建筑設(shè)計單位文書檔案管理淺議

秦傳庫

（山東省建筑設(shè)計研究院，濟(jì)南 250000）

建筑設(shè)計單位文書檔案管理淺議

秦傳庫

（山東省建筑設(shè)計研究院，濟(jì)南 250000）

文書檔案管理是建筑設(shè)計單位管理工作中的一項重要內(nèi)容，文書檔案管理的好與壞直接關(guān)系到單位檔案資料的完整與否，所以一定要引起重視。本文闡述了建筑設(shè)計單位文書檔案管理的特點和普遍存在的問題，并提出了完善文書檔案管理的對策，目的在于給建筑設(shè)計單位的文書檔案管理提供借鑒。

建筑設(shè)計；文書檔案；管理；信息化

1　建筑設(shè)計單位文書檔案管理的特點

建筑設(shè)計單位的文書檔案主要包括生產(chǎn)合同、人事檔案、行政檔案、院內(nèi)重大活動（如職代會、建院周年慶等）的方案及記錄、各類合作協(xié)議、各種上級來文、院務(wù)及黨委會議紀(jì)要、院內(nèi)普發(fā)文件、各項規(guī)章制度以及各種重要時刻的照片與影像，等等。對大多數(shù)建筑設(shè)計單位而言，設(shè)計圖紙等技術(shù)檔案有著重要的價值，自然受到格外的重視，一般設(shè)有專門的圖檔室并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，而文書檔案則沒有得到足夠的重視。與技術(shù)檔案管理相比，整體上還處于比較原始的階段，還有較大的提升空間。

1.1文書檔案管理過于分散

建筑設(shè)計單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要，一般會設(shè)置不同的職能管理部門，比如：生產(chǎn)經(jīng)營處、技術(shù)處、人事處、財務(wù)處、后勤處與辦公室等，在日常工作中，這些職能部門均是為一線生產(chǎn)經(jīng)營部門服務(wù)的，每個部門每年都會產(chǎn)生一定量的文書檔案。為了使用的方便，這些檔案大都由各職能部門自行存檔管理，比如：生產(chǎn)合同由生產(chǎn)經(jīng)營處保管、人事檔案由人事處保管、財務(wù)資料由財務(wù)處保管、各種文件由辦公室保管等，這就不可避免地造成了檔案管理的過于分散，不利于建筑設(shè)計單位文書檔案的整體控制與保管。

1.2管理人員不夠?qū)I(yè)

建筑設(shè)計單位普遍缺乏專職文書檔案管理人員，文書檔案管理往往由其他崗位的工作人員兼任，例如：生產(chǎn)合同一般由生產(chǎn)經(jīng)營處負(fù)責(zé)資質(zhì)證書、項目登記，或者由生產(chǎn)一線的人員兼職管理；人事檔案則由人事處負(fù)責(zé)，或由工資社保的同志兼職管理；辦公室的檔案管理一般由秘書負(fù)責(zé)，秘書的主要任務(wù)是起草文字、收發(fā)文件、登記傳閱、上傳下達(dá)等，日?，嵤路倍?。這些人因為都不是專職的文書檔案管理人員，用在檔案管理上的時間和精力就十分有限，管理也不夠科學(xué)，收集、存放、保管都比較隨意，存在收集不完整、歸檔不到位、借閱不歸還的現(xiàn)象。

1.3檔案管理手段和技術(shù)落后

建筑設(shè)計單位的技術(shù)檔案（圖紙）管理水平十分先進(jìn)，大多已采用了電子歸檔，之前沒有電子歸檔的圖紙，也已全部掃描成電子文件，極大地方便了圖紙的歸檔整理和查閱。相比而言，文書檔案則落后的多，基本全是紙質(zhì)檔案，由于沒有專門的檔案室，檔案保存條件簡陋，年代久遠(yuǎn)的一些文件資料，紙張開始變得發(fā)黃發(fā)脆，在翻閱時稍有不慎便會對這些寶貴的資料造成損害。因此，在文書檔案管理過程中，引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)是十分必要的，充分利用現(xiàn)代化的一些軟件和設(shè)備，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化、數(shù)字化并不是難事。

2　建筑設(shè)計單位文書檔案管理的改進(jìn)策略

文書檔案管理作為建筑設(shè)計單位職能管理的一部分，有其自身的價值和意義，文書檔案中的各種文件、合同、圖片、影像等資料，是一個單位業(yè)績的體現(xiàn)和歷史文化的積淀，對于提升一個單位的聲譽(yù)、影響有潛移默化的作用。因此，應(yīng)重視文書檔案管理，提升管理水平，發(fā)揮其潛在價值。

2.1加強(qiáng)對文書檔案管理的重視，整合職能，統(tǒng)一管理

建筑設(shè)計單位的一個共同特點是，重業(yè)務(wù)、輕黨建，重生產(chǎn)、輕管理，文書檔案管理與生產(chǎn)經(jīng)營關(guān)系不大，不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以很難引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。但一個現(xiàn)代化的建筑設(shè)計企業(yè)，必須既重經(jīng)營，也重管理，對記載著單位發(fā)展歷程和重大成果的文書檔案，更應(yīng)引起足夠的重視。首先，應(yīng)成立專門的檔案室，將單位所有的文書檔管集中存放管理。如果條件不允許，至少在現(xiàn)有職能管理部門內(nèi)開辟一個單獨的空間有序存放本部門負(fù)責(zé)保管的文書檔案。其次，配備專職的管理人員，專門負(fù)責(zé)文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計、歸檔和借閱等。再次，要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定適合本單位的檔案管理制度，使文書檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。最后，要將文書檔案管理納入單位的質(zhì)量管理手冊，每年進(jìn)行質(zhì)量抽查，確保安全有效。

2.2加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)

文書檔案管理人員除了應(yīng)具備基本的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、服務(wù)意識、保密意識和業(yè)務(wù)知識外，還要通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)。首先，建筑設(shè)計單位的文書檔案管理人員大多不是科班出身，缺乏基本的檔案管理知識，因此要對他們普及檔案管理的一些基本知識和技能，經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)再安排上崗；其次，根據(jù)建筑設(shè)計單位文書檔案的特點，文書檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)一些勘察設(shè)計方面的知識和法律、法規(guī)，以便對所管理的檔案有更深刻的了解，對檔案的功能和價值有較好的把握；再次，檔案管理人員要學(xué)習(xí)保密法，對涉密文件要嚴(yán)格保管，以免因好奇泄密而觸碰法律；最后，管理人員要充分利用文書檔案的價值，為生產(chǎn)一線服好務(wù)。

2.3加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升工作效率

建筑設(shè)計單位文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平普遍較低，應(yīng)向圖書館、檔案館以及一些大型現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理部門學(xué)習(xí)，加快信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升工作效率。首先，單位應(yīng)投入一定的資金采購硬件設(shè)備，如掃描儀、硬盤等；其次，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案全部掃描、分類存儲；再次，建立綜合信息查詢借閱系統(tǒng)，通過設(shè)置一定權(quán)限，方便職工查詢借閱相關(guān)資料；最后，逐步實現(xiàn)無紙化辦公，新形成的文書檔案由電子文書逐步取代紙質(zhì)文書，當(dāng)然，這是一個慢長的過程，不是一個單位的事情，需要全社會的共同努力。

主要參考文獻(xiàn)

［1］李玲.文書檔案的現(xiàn)代化管理 ［J］.山西檔案，2009（1）.

［2］張艷鳳.文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對策［J］.黑龍江史志，2014（9）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127

G275.2

A

1673-0194（2016）14-0176-01

2016-06-12