中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案管理探討

張　洋，李　莉

（長(zhǎng)慶油田分公司第九采油廠，西安 710000）

中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案管理探討

張洋，李莉

（長(zhǎng)慶油田分公司第九采油廠，西安 710000）

中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案關(guān)系到國(guó)家安全、利益和企業(yè)的發(fā)展。所以加強(qiáng)石油企業(yè)涉密檔案規(guī)范化管理，保證涉密檔案信息的安全，最大程度地發(fā)掘企業(yè)涉密檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，獲得顯著的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，是現(xiàn)代中國(guó)石油企業(yè)應(yīng)考慮的重要問(wèn)題。

中國(guó)石油企業(yè)；涉密檔案；管理；可持續(xù)發(fā)展

1　中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案管理存在的問(wèn)題

1.1硬件設(shè)備缺乏

一部分石油企業(yè)對(duì)涉密檔案管理區(qū)域沒(méi)有進(jìn)行明確的分工，如檔案管理辦公區(qū)域與檔案存儲(chǔ)的區(qū)域相距太遠(yuǎn)，再加上庫(kù)房沒(méi)有安裝防護(hù)、報(bào)警裝備及監(jiān)控設(shè)施，如此一來(lái)，很容易導(dǎo)致儲(chǔ)存涉密檔案的庫(kù)房出現(xiàn)信息被盜取或秘密泄露的安全事件，若未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，會(huì)存在極大的安全隱患。

1.2工作人員安全責(zé)任意識(shí)不夠

工作人員在涉密檔案管理中安全意識(shí)薄弱，意識(shí)不到涉密檔案對(duì)國(guó)家、對(duì)企業(yè)的重要性。這樣會(huì)導(dǎo)致工作人員在工作中養(yǎng)成懶散的習(xí)性，容易使涉密檔案丟失。

1.3文件登記不科學(xué)、手續(xù)不規(guī)范

石油企業(yè)在涉密檔案管理工作中，對(duì)來(lái)文登記不及時(shí)、文件記錄不規(guī)范、分類不細(xì)致，就會(huì)導(dǎo)致涉密檔案混亂，文件丟漏。

1.4管理功能不健全

部分石油企業(yè)在涉密檔案管理工作中，人員分配不合理，閱讀、儲(chǔ)存、整理等都在相同區(qū)域由相同的人員統(tǒng)一進(jìn)行，容易導(dǎo)致涉密檔案信息丟漏，檔案整理、校對(duì)等一系列工作混亂等。

2　加強(qiáng)涉密檔案管理的對(duì)策

2.1配備完善的硬件設(shè)施，做好企業(yè)涉密檔案安全管理基礎(chǔ)工作

石油企業(yè)在管理涉密檔案工作時(shí)，應(yīng)將企業(yè)涉密檔案與企業(yè)普通檔案分開(kāi)管理，并且設(shè)立專門(mén)的房間存放涉密檔案。涉密檔案室必須安裝防盜門(mén)窗、報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)施、除濕設(shè)備。保管涉密檔案和普通檔案的區(qū)域要相隔一定的距離。工作人員若進(jìn)入涉密檔案區(qū)必須確認(rèn)身份，不相關(guān)的人員禁止入內(nèi)。為確保石油企業(yè)涉密檔案的安全性，要有專門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理。

2.2增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)，做好保密的宣傳工作

做好保密工作最重要的一點(diǎn)就是要有保密安全責(zé)任意識(shí)、政治意識(shí)、全局意識(shí)，宣傳保密的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常管理，把各方面意識(shí)較強(qiáng)的工作人員安排在保密工作中。要顧全企業(yè)工作大局，加強(qiáng)石油地質(zhì)資料、工程設(shè)計(jì)等涉密資料的管理工作，提高工作人員的保密責(zé)任意識(shí)。然后檔案部門(mén)根據(jù)每年涉密檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析并提出解決辦法，對(duì)工作人員做好專題性的宣傳教育工作，增強(qiáng)員工的保密意識(shí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到涉密檔案對(duì)國(guó)家、企業(yè)的重要性。

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，企業(yè)除了讓工作人員加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，還應(yīng)使他們學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科技手法，做好竊取預(yù)防工作，以加強(qiáng)涉密檔案管理工作。企業(yè)還應(yīng)與工作人員簽訂保密責(zé)任書(shū)，把宣傳工作、安全責(zé)任意識(shí)貫徹落實(shí)到實(shí)際的企業(yè)涉密檔案管理工作中。

2.3完善規(guī)章制度

石油企業(yè)涉密檔案管理工作的依據(jù)和保證就是法律、法規(guī)。有了規(guī)章制度的約束企業(yè)涉密檔案才有保障。成功的企業(yè)檔案管理模式都有合理的制度規(guī)范，俗話有“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，合理的制度規(guī)定能達(dá)到良好的效果。企業(yè)涉密檔案管理應(yīng)有一套完善的管理制度，從涉密檔案的接收、整理到檢驗(yàn)、借閱等一系列工作都應(yīng)有相關(guān)的監(jiān)管制度。企業(yè)還應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度定期進(jìn)行檢查和抽查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞、隱患，從而不斷改進(jìn)優(yōu)化企業(yè)涉密檔案管理工作，完善檔案管理制度。

2.4做好企業(yè)涉密檔案的管理工作

為確保中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案的安全，石油企業(yè)涉密檔案部門(mén)應(yīng)做好相應(yīng)的管理工作。

2.4.1保管職責(zé)

企業(yè)涉密檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)文件的接收、整理、分類等日常工作，還應(yīng)對(duì)進(jìn)入涉密檔案區(qū)域的人員嚴(yán)格履行登記手續(xù)。管理人員應(yīng)對(duì)涉密檔案進(jìn)行分類，根據(jù)文件涉密級(jí)別分別放入不同的密碼柜中保管，整理編寫(xiě)涉密檔案文件目錄，做好涉密檔案借閱、復(fù)制的登記記錄。

2.4.2實(shí)行資格審核制度，執(zhí)行嚴(yán)格的管理程序

若想借閱、復(fù)制涉密檔案必須填寫(xiě)借閱、復(fù)制審批單，由企業(yè)涉密檔案委員會(huì)審核，確認(rèn)借閱、復(fù)制人員，涉密檔案部門(mén)審查、備案，符合條件的借閱者才能借閱。

2.4.3涉密檔案借閱、復(fù)制過(guò)程的具體要求

如需借閱，借閱者應(yīng)在指定的地方進(jìn)行閱讀（管理者的視線范圍內(nèi)），以防止不法人員破壞或泄露涉密檔案信息。對(duì)于涉密檔案不同級(jí)別的文件要求也各不相同，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定，嚴(yán)禁偷拍、損壞等破壞行為，如需要復(fù)制文件的，在取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意后，在指定的復(fù)印機(jī)上進(jìn)行復(fù)印；復(fù)制文件用完后應(yīng)及時(shí)退回檔案室，并由檔案工作人員進(jìn)行銷(xiāo)毀；如需要攜帶外出，涉密管理工作人員應(yīng)當(dāng)面數(shù)清楚帶出文件的頁(yè)數(shù)，查看是否有損壞，借用期限為3～5天，若到期還需要再用需要先歸還再借用。

中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案直接跟國(guó)家安全、利益，企業(yè)發(fā)展直接掛鉤，為確保涉密檔案的安全，石油企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，配備完善的硬件設(shè)備，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行經(jīng)常性、專題性的保密宣傳教育，提高涉密檔案管理人員的安全責(zé)任意識(shí)，針對(duì)涉密檔案建立一套完整制度，落實(shí)管理責(zé)任制，切實(shí)做好涉密檔案管理工作。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.124

G271

A

1673-0194（2016）14-0173-01

2016-06-12