高校二級學(xué)院電子與紙質(zhì)教學(xué)檔案管理規(guī)范化研究

王雅新

（內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué) 資源與環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院，呼和浩特 010070）

高校二級學(xué)院電子與紙質(zhì)教學(xué)檔案管理規(guī)范化研究

王雅新

（內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué) 資源與環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院，呼和浩特 010070）

教學(xué)檔案管理工作是學(xué)院教學(xué)管理工作的重要部分，是維護(hù)學(xué)院的歷史真實情況的重要組成工作之一，也是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的必備條件。隨著我國高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展和教育改革的不斷完善、深化，檔案工作也愈發(fā)重要。本文主要是結(jié)合當(dāng)前高校二級學(xué)院教學(xué)工作的真實情況，來探討教學(xué)檔案的含義及其存在的重要性，以進(jìn)一步完善高級二級學(xué)院的檔案管理工作。

教學(xué)檔案管理；二級學(xué)院；規(guī)范化

1　教學(xué)檔案概述

教學(xué)檔案是指二級學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學(xué)校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點一滴累積得到的，真實地記錄了二級學(xué)院的發(fā)展軌跡。

2　教學(xué)檔案的作用

隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學(xué)院辦學(xué)的自主權(quán)和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴(kuò)展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。

隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴(kuò)大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實施都由二級學(xué)院進(jìn)行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問題。自我國進(jìn)入21世紀(jì)以來，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級學(xué)院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學(xué)院的高度重視。因為檔案是回顧總結(jié)和評估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過自身的優(yōu)秀管理，嚴(yán)格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進(jìn)現(xiàn)代化計算機(jī)工具，這樣才能真正做好高校二級學(xué)院的檔案的管理工作。

3　教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容

3.1學(xué)院的管理類文檔

管理類檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機(jī)制、學(xué)院設(shè)施管理、各類學(xué)院會議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。

3.2教學(xué)科研類檔案

教學(xué)科研類檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報立項的驗證資料以及科研成果取得的證書等關(guān)于科研類的檔案文檔。

3.3教學(xué)日常運行的管理類檔案

主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時也包括各個學(xué)科的專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實踐教學(xué)材料等。

3.4學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計類的文檔

其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業(yè)設(shè)計的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。

4　教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施

4.1設(shè)備管理人員要配備齊全

本科教學(xué)檔案資料庫的構(gòu)建，本身就是一項日?；慕虒W(xué)管理工作，需要長期進(jìn)行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來，由院長等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨立的機(jī)構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實好每個管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長久地定期檢查工作。

為了更好地管理二級學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強(qiáng)學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專門檔案室，專門進(jìn)行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因為檔案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。

4.2建立并完善檔案管理的相關(guān)制度

檔案管理工作下放到二級學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級學(xué)院自主權(quán)不斷擴(kuò)大，相關(guān)管理體系和制度也要進(jìn)行適應(yīng)性的改變。

從目前情況來看，大多數(shù)二級學(xué)院并未在此問題上進(jìn)行改善，仍然存在諸多相關(guān)問題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點應(yīng)該在二級學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負(fù)責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒有進(jìn)行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學(xué)校的檔案管理工作中時有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。

建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自主權(quán)的同時，應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇面對挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機(jī)構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。

4.3嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時間點

確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開始，二級學(xué)院本科教學(xué)資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進(jìn)行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計論文；對于學(xué)生考卷或者一般類畢業(yè)設(shè)計論文，保存4年即可；對于學(xué)生日常的實習(xí)、實驗等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。

對于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進(jìn)行歸檔整理，但要注意對一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學(xué)季，學(xué)校都會對各學(xué)院本科的檔案庫進(jìn)行檢查和評價。在學(xué)期中，學(xué)院也會根據(jù)管理規(guī)定對各學(xué)院的教學(xué)工作進(jìn)行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查。因為學(xué)校對二級教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫的建設(shè)和維護(hù)情況。這樣做能促使檔案庫相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫建設(shè)完善工作卻無人執(zhí)行的現(xiàn)象。

5　結(jié) 語

教學(xué)檔案工作作為一個本科二級學(xué)院對教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實記錄，是對高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評價的重要指標(biāo)和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點所在。它能真實記錄整個教育過程，對高校的未來發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進(jìn)高科技的管理方式，應(yīng)用計算機(jī)相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

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1673-0194（2016）14-0166-02

2016-06-08