信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

文/王海燕

信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

文/王海燕

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)在越來(lái)越多的領(lǐng)域得到了應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的管理也逐漸走向了電子化，電子檔案對(duì)環(huán)境的要求比較高，而且容易遭到破壞，這對(duì)檔案的管理也提出了更高的要求。當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案電子化管理中還存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不能進(jìn)行有效的管理，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理措施，建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，充分發(fā)揮電子化在會(huì)計(jì)檔案管理中的作用。本文介紹了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)，分析了當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案電子化管理中存在的問(wèn)題，并提出了電子化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策。

信息化；會(huì)計(jì)檔案；電子化管理

會(huì)計(jì)檔案的電子化管理正逐漸代替了傳統(tǒng)的管理方式，紙質(zhì)檔案發(fā)展成為了電子檔案，這也對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理提出了更高的要求。電子檔案在管理中存在容易銷(xiāo)毀、丟失等問(wèn)題，環(huán)境因素、人為因素等都可能給會(huì)計(jì)檔案的管理帶來(lái)影響。因此需要采取措施來(lái)避免這些因素給檔案帶來(lái)的損害，以提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理的效果。

一、會(huì)計(jì)信息化下電子檔案的特點(diǎn)

目前會(huì)計(jì)電子檔案主要采用磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)等進(jìn)行儲(chǔ)存，也有一些采用云存儲(chǔ)方式，存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，相較于紙質(zhì)檔案其對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求更高，容易遭到破壞，但是信息量也更大，查閱方便。

（一）電子檔案的載體對(duì)環(huán)境的要求較高

紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案占用的存儲(chǔ)空間比較大，分類、保存相對(duì)都比較復(fù)雜，管理難度比較大。電子檔案相對(duì)占據(jù)的空間比較小，查閱更容易，但是電子檔案一般是儲(chǔ)存在光盤(pán)或是磁盤(pán)等磁介質(zhì)上的，光盤(pán)和磁盤(pán)在保存時(shí)對(duì)環(huán)境的要求比較高，一旦所處的環(huán)境潮濕或是溫度過(guò)高等，都可能造成磁盤(pán)、光盤(pán)中的信息被毀。

（二）電子檔案容易遭到破壞

電子檔案是存儲(chǔ)在磁介質(zhì)內(nèi)的，信息高度集中，與紙質(zhì)檔案不同的是，電子檔案被篡改之后一般不會(huì)留下痕跡，因此很難被發(fā)覺(jué)，這樣電子檔案就會(huì)失去真實(shí)性。而且磁盤(pán)一般有一定的使用壽命，在保存的過(guò)程中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)也有可能會(huì)被破壞，加上設(shè)備的更新等問(wèn)題，都有可能會(huì)影響到會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，造成信息失真。除此之外還要防止有人惡意篡改信息，一旦數(shù)據(jù)被篡改或是丟失都會(huì)帶來(lái)重大損失。

（三）內(nèi)容豐富、領(lǐng)域?qū)挿?/p>

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案一般包含了原始單據(jù)、記賬憑證以及賬目和報(bào)表等，都是反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，電子化的會(huì)計(jì)檔案不僅包含了傳統(tǒng)意義上的這些會(huì)計(jì)檔案，還包括了存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)以及其它磁性介質(zhì)中的電子數(shù)據(jù)，檔案的內(nèi)容更加豐富。

（四）共享性和高速性

基于信息化條件下的會(huì)計(jì)電子檔案，在處理的過(guò)程中采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，無(wú)論是信息的處理還是數(shù)據(jù)的整合，速度都相對(duì)更加的快速，并且信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，方便信息的共享，具有較高的共享性。因此會(huì)計(jì)檔案的電子化管理及使用更加的方便快速，同時(shí)最大程度的發(fā)揮了會(huì)計(jì)檔案使用價(jià)值。

二、會(huì)計(jì)信息化下電子檔案管理中的問(wèn)題

（一）管理制度不完善

當(dāng)前的電子會(huì)計(jì)檔案一般都是財(cái)務(wù)軟件的管理人員進(jìn)行保管的，但是這些工作人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，在進(jìn)行電子檔案的管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理不到位的情況。而在會(huì)計(jì)電子檔案的管理過(guò)程中也沒(méi)有完善的管理制度，工作人員的職責(zé)不明確，管理沒(méi)有規(guī)范的流程，具有很大程度的隨意性。因此在管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案的丟失或是歸類錯(cuò)誤，無(wú)法查找等情況，給檔案的使用造成了很大的不便，使得檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）保存環(huán)境不達(dá)標(biāo)

在保存會(huì)計(jì)電子檔案時(shí)，許多部門(mén)還是采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理和保存，保存的環(huán)境經(jīng)常出現(xiàn)潮濕或是磁場(chǎng)干擾比較嚴(yán)重的情況，或是檔案室可以被工作人員隨意出入，這就導(dǎo)致檔案可能被環(huán)境破壞或是被有心之人進(jìn)行篡改，造成無(wú)法挽回的損失。

（三）計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件版本的使用不一致

現(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件存在許多版本，還沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一，每一款軟件的功能和操作方式都不相同，財(cái)務(wù)人員在學(xué)習(xí)時(shí)存在較大的困難。一般情況下，財(cái)務(wù)工作人員并不能了解所有的軟件，對(duì)軟件的熟悉程度也比較有限，可能就會(huì)造成在工作中的操作失誤。

（四）備份不及時(shí)

會(huì)計(jì)檔案記錄的都是十分重要的信息和數(shù)據(jù)，但是許多檔案管理人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性，對(duì)自身的工作要求不嚴(yán)格，經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)檔案不及時(shí)備份的情況。這樣一來(lái)一旦檔案出現(xiàn)丟失或是損毀就會(huì)造成永久的損失，數(shù)據(jù)無(wú)法再進(jìn)行恢復(fù)。

（五）缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員

電子化管理會(huì)計(jì)檔案是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上開(kāi)展的，但是網(wǎng)絡(luò)本身也存在較大的危險(xiǎn)性，例如網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等都會(huì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的信息造成威脅。這就需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全性維護(hù)，但是很少有單位、部門(mén)有自己專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，通常都是財(cái)務(wù)人員經(jīng)過(guò)短暫的培訓(xùn)擔(dān)當(dāng)日常的維護(hù)人員，或者是在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)聘請(qǐng)外界的專業(yè)人士來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，這樣不僅維護(hù)效果不好，而且容易造成信息的泄露，從而造成巨大的損失。

三、會(huì)計(jì)信息化下電子檔案管理的對(duì)策

（一）完善管理制度

對(duì)于電子檔案的管理要建立完善的管理制度，財(cái)務(wù)檔案中包含的都是比較重要的數(shù)據(jù)，因此在管理中要格外謹(jǐn)慎，防止出現(xiàn)差錯(cuò)，有效的開(kāi)展檔案的電子化管理就要建立完善的管理制度。首先要制定電子會(huì)計(jì)檔案的傳遞及管理流程，數(shù)據(jù)和信息整理完成后要按照要求刻盤(pán)、備份，然后按照規(guī)定保存到檔案庫(kù)，進(jìn)行分類存放，管理人員要定期檢查，維護(hù)，確保檔案的完整性。然后是制定嚴(yán)格的管理規(guī)范，例如查閱檔案時(shí)需要經(jīng)過(guò)審批等，管理人員要按照規(guī)范進(jìn)行檔案的管理，不能出現(xiàn)違規(guī)的操作。

（二）確保會(huì)計(jì)電子檔案保存環(huán)境的安全

電子檔案需要采用現(xiàn)代設(shè)備加以保存，當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案的保存一般是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存，電子檔案方便查詢，紙質(zhì)檔案相對(duì)更加可靠，在電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)差異時(shí)可以用來(lái)校對(duì)。電子檔案的保存應(yīng)該進(jìn)行至少一份的備份，防止在保存的過(guò)程中出現(xiàn)損毀，用來(lái)恢復(fù)數(shù)據(jù)，因此備份的磁盤(pán)和原盤(pán)要分別保存。存放電子檔案需要防火、防潮、防磁，庫(kù)房的溫度不能過(guò)高，要選擇陽(yáng)光不會(huì)直照的環(huán)境，同時(shí)通風(fēng)性也要好。入庫(kù)的磁盤(pán)都要放在特制的防磁柜中保存，并防止磁盤(pán)感染計(jì)算機(jī)病毒。

（三）選擇版本一致的軟件

財(cái)務(wù)軟件的版本較多以及版本更新速度比較快等因素造成了財(cái)務(wù)人員使用軟件比較困難，因此要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，在采用新的軟件或是軟件版本更新之后，都應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)人員的操作水平，防止財(cái)務(wù)人員因?yàn)椴皇煜ぼ浖牟僮鞫斐傻牟僮魇д`。另外會(huì)計(jì)檔案的操作軟件應(yīng)該選擇與財(cái)務(wù)軟件版本一致的，財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和檔案查詢時(shí)都會(huì)更加的方便。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

首先要提高檔案保管人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，要讓檔案管理人員明白，財(cái)務(wù)檔案包含了許多重要的數(shù)據(jù)，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中都是不可或缺的，向檔案管理人員強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，防止管理人員在管理中出現(xiàn)隨意性。其次是規(guī)范管理人員的操作，例如在磁盤(pán)提交過(guò)來(lái)之后及時(shí)進(jìn)行備份，明確不同檔案的位置，以方便維護(hù)和查找等。企業(yè)要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，對(duì)管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，在管理檔案時(shí)更加的方便，另外也要加強(qiáng)其自身素質(zhì)的培養(yǎng)，才能有效提高工作效率，防止工作中出現(xiàn)誤差。另外企業(yè)也要招收專業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，保障檔案信息的安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案有著十分關(guān)鍵的作用，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理可以有效提高檔案的管理效率，方便檔案資料的查詢。我們必須切實(shí)做好會(huì)計(jì)電子檔案的管理工作，使它同紙質(zhì)檔案一樣發(fā)揮作用，能夠長(zhǎng)期的存真、保實(shí)?？傊瑫?huì)計(jì)電子檔案是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的一次質(zhì)的改變，它代表著未來(lái)檔案管理現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展方向。

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（作者單位：北方銅業(yè)股份有限公司）

上接（第188頁(yè)）模式和經(jīng)營(yíng)理念也是醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)謀求新的生存和發(fā)展的重要途徑。由于兩票制壓縮了藥品流通過(guò)程中的經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)，醫(yī)藥批發(fā)公司要轉(zhuǎn)型向藥品流通行業(yè)發(fā)展。第三方醫(yī)藥物流可以通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)、先進(jìn)的專業(yè)化設(shè)備和高端的人才把握藥品流通的關(guān)鍵關(guān)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、流通和消費(fèi)之間的相互協(xié)調(diào)。只有形成專業(yè)化與社會(huì)化并行的第三方醫(yī)藥物流服務(wù)系統(tǒng)，才能面對(duì)目前的市場(chǎng)和經(jīng)濟(jì)政策給醫(yī)藥服務(wù)行業(yè)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，并在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中逆流直上，為醫(yī)藥批發(fā)公司謀求新的經(jīng)濟(jì)效益關(guān)鍵點(diǎn)，并實(shí)現(xiàn)公司效益的持續(xù)發(fā)展。

（三）產(chǎn)業(yè)鏈的兼并重組是發(fā)展趨勢(shì)

醫(yī)藥行業(yè)由于受到兩票制的影響，行業(yè)優(yōu)化和重組將成為醫(yī)藥批發(fā)行業(yè)的必然趨勢(shì)。在兼并與重組的過(guò)程中，大型醫(yī)藥批發(fā)公司將有實(shí)力進(jìn)行企業(yè)優(yōu)質(zhì)資源的分割與發(fā)展，并逐步轉(zhuǎn)向新型產(chǎn)業(yè)和藥品相關(guān)的新的業(yè)態(tài)領(lǐng)域。因此，為了防止市場(chǎng)變革的大潮對(duì)醫(yī)藥批發(fā)公司帶來(lái)的不利影響，優(yōu)化其產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，通過(guò)產(chǎn)業(yè)鏈模式的發(fā)展可以逐步增強(qiáng)企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中的實(shí)力和穩(wěn)固性。兩票制在一定程度上優(yōu)化了醫(yī)藥批發(fā)公司的整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈組合，通過(guò)優(yōu)勝劣汰的方式，保證了優(yōu)勢(shì)企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。

（四）發(fā)展新型商務(wù)模式，拓展業(yè)務(wù)渠道

兩票制模式為醫(yī)藥批發(fā)公司向新型產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型提供了必要的動(dòng)力。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，電子商務(wù)給醫(yī)藥批發(fā)公司帶來(lái)了新的商機(jī)。為了擴(kuò)大市場(chǎng)份額，謀求更大的發(fā)展前景，B2B電子商務(wù)系統(tǒng)成為了現(xiàn)代醫(yī)藥批發(fā)公司的必爭(zhēng)之地。B2B電子商務(wù)系統(tǒng)可以通過(guò)電商平臺(tái)實(shí)現(xiàn)流通層級(jí)的不斷縮減，使得藥品從制藥企業(yè)或藥品批發(fā)企業(yè)直達(dá)零售終端，從而改變藥品流通的傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)，為企業(yè)創(chuàng)建更高的效益優(yōu)勢(shì)。因此，藥品批發(fā)企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展的特點(diǎn)，拓寬業(yè)務(wù)渠道，并抓住電子商務(wù)的興起和發(fā)展帶來(lái)的商業(yè)機(jī)遇，才能在新的政策下找到最為合適的發(fā)展戰(zhàn)略方向。

四、結(jié)束語(yǔ)

2016年對(duì)于醫(yī)藥行業(yè)來(lái)講是格局復(fù)雜的一年。隨著營(yíng)改增稅制改革的推行，國(guó)家主張實(shí)行的兩票制對(duì)于傳統(tǒng)的醫(yī)藥批發(fā)公司的經(jīng)營(yíng)模式帶來(lái)的巨大的影響和沖擊。因此，只有與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)政策的變革給醫(yī)藥批發(fā)公司帶來(lái)的各種影響，并結(jié)合新的環(huán)境調(diào)整自身的發(fā)展模式，才能夠保持企業(yè)經(jīng)營(yíng)的長(zhǎng)久不衰，在新的政策環(huán)境下取得穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：四川華通藥業(yè)有限公司）