企業(yè)檔案管理制度的特征與建立的必要性

◎姜波林

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企業(yè)檔案管理制度的特征與建立的必要性

◎姜波林

新時(shí)期企業(yè)的不斷改革，使得企業(yè)檔案工作的管理模式成為了檔案界主要探討的話題，只有建立起新時(shí)期企業(yè)檔案管理制度才是最為合理的選擇，也就是建立起高效、多元、靈活的檔案管理方式。目前，該制度尚未形成，但是通過(guò)廣大檔案工作者多年的理論探討和實(shí)踐已初見(jiàn)端倪。本文主要分析建立新時(shí)期檔案管理制度的必要性及企業(yè)檔案管理制度的特征，并圍繞著新時(shí)期該如何建立企業(yè)檔案管理制度這一問(wèn)題做了詳細(xì)的論述。

新時(shí)期檔案管理制度是一種全新的檔案管理方式，具有多元、高效、靈活的特點(diǎn)，同時(shí)也是為適應(yīng)企業(yè)制度變革的需要而在其基礎(chǔ)上進(jìn)行的一種改革。當(dāng)前，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)始終沖擊著社會(huì)的每一個(gè)層面，給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。為了積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案管理工作就要加快改進(jìn)步伐，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

建立新時(shí)期檔案管理制度的必要性

企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)是同步發(fā)展的，企業(yè)發(fā)展離不開(kāi)檔案工作。如今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的變化使得企業(yè)面臨了更為復(fù)雜的形勢(shì)。因此，檔案工作不僅為企業(yè)的日常管理與生產(chǎn)活動(dòng)提供服務(wù)，也能在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)維護(hù)好企業(yè)的合法權(quán)益。建立新時(shí)期檔案管理制度是企業(yè)改革發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也是推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展的必然階段。一是企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新，檔案可以為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)提供重要的信息和依據(jù)；二是新時(shí)期企業(yè)制度的建立也在一定程度上對(duì)檔案管理工作提出了一些新的要求，檔案部門(mén)要探索檔案工作發(fā)展的新思路，有針對(duì)性的改革，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新；三是建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制后，對(duì)檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造了機(jī)遇。

新時(shí)期企業(yè)檔案管理制度的特征

檔案管理制度作為管理制度，它有著制度的共性，體現(xiàn)了檔案工作的價(jià)值觀，也維護(hù)了企業(yè)利益。通常我們認(rèn)為新時(shí)期的企業(yè)檔案管理制度不再是一種固定的管理模式。相反，它是一種檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種企業(yè)檔案管理制度。

明確檔案權(quán)屬，使其多元化。在企業(yè)投資主體多元化和民營(yíng)企業(yè)不斷涌現(xiàn)的情況下，就出現(xiàn)了國(guó)有企業(yè)檔案、中外合資企業(yè)檔案、民營(yíng)企業(yè)檔案等不同檔案所有制共存的局面。檔案的所有權(quán)由企業(yè)產(chǎn)權(quán)決定，所謂的企業(yè)檔案權(quán)屬多元化實(shí)質(zhì)就是依托于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，其含義是指以下幾個(gè)方面：一是國(guó)有或國(guó)有控股企業(yè)所形成的檔案要?dú)w國(guó)家所有；二是民營(yíng)企業(yè)形成的檔案歸民營(yíng)企業(yè)所有；三是合資企業(yè)的檔案一般是歸合資雙方所有；四是外商獨(dú)資企業(yè)內(nèi)部形成的檔案應(yīng)該由外商獲得所有權(quán)?？傊?，所有權(quán)歸誰(shuí)，誰(shuí)就能對(duì)檔案管理進(jìn)行控制。同時(shí)，檔案權(quán)屬一旦發(fā)生變化，就必然會(huì)對(duì)檔案的管理制度與管理方式帶來(lái)較大的影響。

科學(xué)管理。新時(shí)期檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)就是要求按照檔案管理規(guī)律來(lái)建立符合該企業(yè)需求的檔案組織管理制度?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面著手：一是圍繞檔案工作的一般規(guī)律，相繼建立健全文件歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案整理制度、檔案保管制度及檔案利用制度等。對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要始終用制度規(guī)范來(lái)約束。二是企業(yè)必須要按照企業(yè)的實(shí)際來(lái)建立各種檔案管理制度。各個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況、規(guī)模、及管理形態(tài)等方面都有不同，不僅檔案管理形態(tài)、手段上有不同，而且檔案工作設(shè)置的機(jī)構(gòu)及運(yùn)行機(jī)制也各不相同，所以在確定企業(yè)檔案管理制度時(shí)要與該企業(yè)的基本特征相符。

企業(yè)自律。新時(shí)期企業(yè)檔案管理制度的又一特征就是企業(yè)自律，這是與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度的根本區(qū)別。目前，企業(yè)對(duì)檔案管理自律所蘊(yùn)含的有自主、自理兩個(gè)層面的意義。在檔案管理工作法律的框架內(nèi)，企業(yè)對(duì)檔案的管理形式及管理對(duì)象有自主決定權(quán)，企業(yè)建檔工作被視為企業(yè)行為。此外，通過(guò)企業(yè)的自律原則可以突出建檔工作中企業(yè)所占的主體地位，以企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)為其理論基礎(chǔ)。企業(yè)要管理好檔案就一定要認(rèn)識(shí)到檔案所具有的價(jià)值，搞好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作?？傊⑿聲r(shí)期檔案管理制度，就是建檔案高效、多元、靈活的檔案管理制度。

新時(shí)期企業(yè)檔案管理制度的建立

堅(jiān)持以史為鑒。檔案管理制度作為企業(yè)制度的重要內(nèi)容之一，為推動(dòng)企業(yè)建設(shè)和發(fā)展提供了可靠依據(jù)。所以，必須要建立起科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)。新時(shí)期的企業(yè)不同于傳統(tǒng)企業(yè)，兩者有本質(zhì)差別，但是兩者之間也有共性，即檔案管理制度。制定新時(shí)期企業(yè)檔案管理制度不可白手起家，而是要借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作史上的實(shí)踐經(jīng)營(yíng)和理論。以集中統(tǒng)一管理理論為例，對(duì)檔案是否應(yīng)該實(shí)行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)所有制形式?jīng)]有必然的聯(lián)系。檔案工作中，集中統(tǒng)一管理是一般規(guī)律的基本要求。其區(qū)別只是在于管理的范圍及內(nèi)容之間存在的差別。新時(shí)期企業(yè)對(duì)檔案管理可以全部實(shí)施集中統(tǒng)一管理，適用于國(guó)企，也適合于民營(yíng)企業(yè)。通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度的借鑒，能較大程度的縮短新時(shí)期企業(yè)檔案管理制度的進(jìn)程。

加快現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的步伐。時(shí)代的發(fā)展迅速，科技水平也在突飛猛進(jìn)的提高，鑒于這種新的形勢(shì)，就要結(jié)合著企業(yè)檔案管理的自身特點(diǎn)，建立一套行之有效的安全防范及科學(xué)管理處置機(jī)制。要加大對(duì)檔案管理的資金投入，用數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案實(shí)體，搞好檔案館建設(shè)，對(duì)檔案安全要進(jìn)行定期的檢查，實(shí)行檔案安全管理目標(biāo)責(zé)任制。此外，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，多學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從而使檔案管理工作開(kāi)展能夠在功能、結(jié)構(gòu)、容量等多個(gè)方面都適應(yīng)時(shí)代變化發(fā)展的需要。

建立必要的約束機(jī)制，保證檔案工作的健康發(fā)展。建立約束機(jī)制能從檔案制度、成本核算及質(zhì)量控制等方面約束著手。一是制度約束，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要督促檔案管理部門(mén)建立起一套規(guī)范化檔案管理制度及檔案人員任職制度，以免有檔案管理任意化傾向的出現(xiàn)，利用制度來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，特別是針對(duì)一些外向型與信息化程度較高的企業(yè)來(lái)說(shuō)，規(guī)范化的檔案管理模式是十分重要的。二是保管檔案的空間減少了，從傳統(tǒng)檔案管理工作來(lái)看，這是削弱了檔案工作，但是從另一個(gè)角度來(lái)看又是具有一定合理性的。企業(yè)不可能永遠(yuǎn)保存沒(méi)有價(jià)值的檔案，對(duì)無(wú)任何價(jià)值的檔案就可以挑選著保存或者直接銷(xiāo)毀，通過(guò)建立成本與質(zhì)量控制的檔案管理工作就能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)潔、高效的要求。

（作者單位：吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）