論財務(wù)檔案信息化管理的完善策略

張韌生

（漳州市人防指揮所管理處，福建 漳州 363000）

論財務(wù)檔案信息化管理的完善策略

張韌生

（漳州市人防指揮所管理處，福建 漳州 363000）

當(dāng)今社會是信息和網(wǎng)絡(luò)的時代，信息和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到管理的各個方面，企業(yè)的財務(wù)檔案管理也不例外。信息化管理更高效、簡單、穩(wěn)定，克服了原有的煩瑣、低效等缺點(diǎn)。因此，財務(wù)檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢。本文通過分析財務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)和主要內(nèi)容，提出加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化管理的建議。

財務(wù)檔案；管理；信息化

1　財務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)

當(dāng)前會計電算化進(jìn)程不斷加快，財務(wù)人員的日常制單、復(fù)核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財務(wù)報表和賬簿也可以根據(jù)需要隨時打印輸出。越來越多的企業(yè)財務(wù)檔案管理也實施了信息化管理，使財務(wù)檔案的管理更加便利，磁性介質(zhì)形式存儲取代了紙介質(zhì)的保存。一些信息存儲量大、攜帶方便的存儲工具如U盤、磁盤等得到了廣泛應(yīng)用。財務(wù)管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業(yè)未來發(fā)展的一種必然趨勢。

2　財務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1建立適合管理的財務(wù)檔案動態(tài)數(shù)據(jù)庫

財務(wù)檔案管理信息化促使財務(wù)檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)。計算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)是信息化管理的基礎(chǔ)，而軟件建設(shè)是信息化管理成功的關(guān)鍵。財務(wù)檔案管理軟件和信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，提高了系統(tǒng)里各類信息資源的準(zhǔn)確性，同時也為使用者提供解決問題的方案。財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的完善建立，既可以將各類業(yè)務(wù)文檔和文件錄入數(shù)據(jù)庫，形成數(shù)據(jù)動態(tài)存儲，保證信息完整，還可以實現(xiàn)聯(lián)機(jī)公共查詢、遠(yuǎn)程服務(wù)及傳輸?？傊?，財務(wù)檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時空差，打破了原有的靜態(tài)管理模式，實現(xiàn)了向動態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了財務(wù)檔案的服務(wù)職能，大大提高了使用效率。

2.2加強(qiáng)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

財務(wù)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，使其存儲更加便捷、查詢更加迅速，數(shù)據(jù)提取更加準(zhǔn)確，形成了全面電子化的檔案管理。財務(wù)信息作為內(nèi)部重要資源，除可對外披露的信息外，應(yīng)做到保密、不公開，涉及重大決策項目的財務(wù)信息更要嚴(yán)格保密。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，做好信息保密與公開，才能高效地實現(xiàn)信息合理利用。

2.3完善財務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)

財務(wù)檔案數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡(luò)化平臺進(jìn)行采集、分析、整理和傳輸，為領(lǐng)導(dǎo)、決策者和財務(wù)人員的決策運(yùn)用提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支撐。由于信息量和工作量大，同時對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求高，因此，單單依靠相關(guān)人員的經(jīng)驗判斷解決問題是行不通的，必須借助于先進(jìn)和智能的輔助決策系統(tǒng)來完成。決策支持系統(tǒng)的建立，要以管理科學(xué)、電腦科學(xué)、控制理論以及行為科學(xué)作為基礎(chǔ)，并輔以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、經(jīng)濟(jì)模型等技術(shù)手段，科學(xué)合理地建立起適宜決策運(yùn)用的完善系統(tǒng)。該系統(tǒng)要做到對問題的提出形成多套可行的解決方案，并對不同的方案進(jìn)行對比分析，得出最優(yōu)解決方案，進(jìn)一步提升財務(wù)決策的質(zhì)量和水平。

3　加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化管理的建議

3.1注重實效性

財務(wù)檔案管理要注重信息的實效性，同時它也是衡量財務(wù)檔案信息化程度的標(biāo)尺。首先，在財務(wù)檔案建立初期，就要對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，建立檔案目錄咨詢平臺，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時采集、整理動態(tài)數(shù)據(jù)，進(jìn)行補(bǔ)充、完善，確保檔案使用的時效性。其次，所存儲的財務(wù)數(shù)據(jù)要確保全面、科學(xué)，做到檔案資源共享，檔案資料管理規(guī)范。另外，財務(wù)檔案信息化管理對所需的硬件、軟件設(shè)備、系統(tǒng)等都有很高要求，要定期對電腦設(shè)備進(jìn)行升級換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實效性，使財務(wù)檔案信息的利用價值得到最大化。

3.2保障網(wǎng)絡(luò)安全

財務(wù)檔案信息化管理有著非常顯著的特點(diǎn)，就是保存的財務(wù)數(shù)據(jù)量大，保密性要求高。數(shù)據(jù)的信息化也就代表著網(wǎng)絡(luò)化，保障網(wǎng)絡(luò)的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財務(wù)檔案內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，防止財務(wù)檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴(yán)格保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，防止U盤、磁盤等磁性介質(zhì)儲存設(shè)備的病毒傳播。定期對計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行升級改造，及時安裝防病毒軟件，并定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行病毒查殺。最后，還要定期做好財務(wù)檔案資料的備份，防止財務(wù)檔案數(shù)據(jù)永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3完善管理的各項規(guī)章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責(zé)任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)不受地域、時間等限制的特點(diǎn)，實現(xiàn)專業(yè)化精準(zhǔn)查詢。

3.4提高管理人員信息化素質(zhì)

高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理人員是財務(wù)檔案信息化工作的主體。財務(wù)部門要改變?nèi)藛T專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，不斷充實計算機(jī)和通信等專業(yè)的技術(shù)人員，以保證信息化建設(shè)的需要。加大管理人員培訓(xùn)力度，分層次和分階段地結(jié)合業(yè)務(wù)要求開展培訓(xùn)，提高管理人員信息化技術(shù)水平，提高其運(yùn)用各項信息技術(shù)和手段的能力。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

F275

A

1673-0194（2016）14-0042-01

2016-06-08