企業(yè)實施ERP管理的內(nèi)部控制思路初探

文/王　超

企業(yè)實施ERP管理的內(nèi)部控制思路初探

文/王超

隨著科學技術的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡技術和通信技術在全球企業(yè)中日益受到重視，企業(yè)資源計劃(ERP)管理在企業(yè)財務系統(tǒng)的運用獲得了越來越多的肯定。ERP管理不僅能夠?qū)ζ髽I(yè)采購、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量管理等子系統(tǒng)的核心業(yè)務進行集成化處理，還能夠極大的提高會計電算化的處理效率和企業(yè)的競爭力，但是ERP的有效運行需要企業(yè)規(guī)范的內(nèi)部控制作支撐。因此，本文重點闡述了企業(yè)實施ERP管理條件下，會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制策略。

ERP；內(nèi)部控制；會計信息系統(tǒng)；制度

一、ERP管理與內(nèi)部控制概述

(一) ERP的基本含義

ERP是企業(yè)資源計劃或企業(yè)資源規(guī)劃的簡稱，是一種來自國外的現(xiàn)代企業(yè)管理方式。所謂企業(yè)資源計劃是一種集成本管理、采購、財務服務、銷售、質(zhì)量管理和生產(chǎn)制造等功能為一體，確保企業(yè)各項資源實現(xiàn)合理、有效配置，避免了資源浪費和閑置，發(fā)揮各資源模塊的最大效能，從而為提高企業(yè)的市場競爭力，擴大企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會影響力創(chuàng)造條件。它適用于各個類型的企業(yè)，無論是離散性還是流程性。

(二)企業(yè)內(nèi)部控制的基本含義

企業(yè)內(nèi)部控制是指由公司的管理人員和普通員工共同參與、共同實施，以期實現(xiàn)內(nèi)部控制目標，改善經(jīng)營管理方式，明確職責權(quán)限劃分，幫助企業(yè)提高經(jīng)營效率效果、實現(xiàn)戰(zhàn)略目標以及保障財務報表遵循相關法令和真實可靠性，加速企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的一種制約式的管理機制。它不僅僅局限于企業(yè)的內(nèi)部管理控制，還貫穿于整個企業(yè)的各個部門和生產(chǎn)經(jīng)營活動。

(三) ERP與企業(yè)內(nèi)部控制的關系

首先，ERP是企業(yè)實施內(nèi)部控制的重要工具。ERP是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的重要分支，是為企業(yè)特定的管理模塊服務的。會計系統(tǒng)作為企業(yè)管理的核心模塊之一，其內(nèi)部控制機制的設計、實施和開展需要有效的ERP管理信息系統(tǒng)的支持，因此，ERP與內(nèi)部控制之間在目標的實現(xiàn)上具有高度的統(tǒng)一性。

其次，企業(yè)內(nèi)部控制是確保ERP有效運行的前提。一方面，內(nèi)部控制的過程中，ERP作為輸入環(huán)節(jié)的重要工具，如果輸入的數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏，會造成企業(yè)決策的錯誤判斷，另一方面，ERP的實施會面臨著來自系統(tǒng)的安全風險，因此，只有建立完善的內(nèi)部控制機制，才能確保ERP系統(tǒng)有條不紊的運行。

二、 ERP系統(tǒng)實施對企業(yè)內(nèi)部控制要素的影響

企業(yè)實施ERP系統(tǒng)使得企業(yè)的信息與溝通、風險評估、監(jiān)督、控制活動和控制環(huán)境五大要素有了新的特征，同時也產(chǎn)生了新的問題。

(一) ERP系統(tǒng)實施對信息與溝通方面的影響

收集、處理和傳遞內(nèi)部控制相關信息是企業(yè)內(nèi)部控制對信息與溝通的根本要求，有效的溝通和共享信息能夠有效的提高企業(yè)各個部門的工作效率，減少了人力、物力和財力的浪費。ERP系統(tǒng)的實施不僅僅提高了員工的自身業(yè)務素質(zhì)，使員工積極的面對工作，提高了員工的積極性和企業(yè)的整體效益。

(二) ERP系統(tǒng)實施對風險評估方面的影響

風險評估對一個企業(yè)來說至關重要，它通過不斷重復的根據(jù)環(huán)境變化來識別、分析相關風險來實現(xiàn)對風險的預測評級，以此來制定相關的應對措施，避免企業(yè)的損失。ERP系統(tǒng)的實施雖然可以自動生成企業(yè)信息，減少人為介入，使企業(yè)的業(yè)務操作規(guī)程和崗位劃分更加清晰，加大了篡改的難度，降低了經(jīng)營企業(yè)的風險。但是，ERP系統(tǒng)的實施也給企業(yè)帶來了一定的風險。ERP系統(tǒng)實施的過程中會導致企業(yè)環(huán)境相對開放，而相對開放之后會增加很多無法預測的風險，導致企業(yè)在控制風險的內(nèi)容和方法上必須做出很大的改變。

(三) ERP系統(tǒng)實施對內(nèi)部監(jiān)督方面的影響

企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督主要是制定內(nèi)部控制監(jiān)督制度，明確企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)的職責和權(quán)限，規(guī)范內(nèi)部監(jiān)督的要求、方法和程序。ERP系統(tǒng)的實施既可以為企業(yè)提供持續(xù)有效的監(jiān)控，也可以進行實時監(jiān)控，形成實施監(jiān)控報告，幫助控制風險。使得企業(yè)內(nèi)控力度更大、范圍更寬一級控制程度更深。但是也存在一定的風險。

(四) ERP系統(tǒng)實施對控制活動方面的影響

控制活動主要是為了保障企業(yè)的程序和政策得以順利有序的執(zhí)行，它包括績效控制、財產(chǎn)保護控制、會計系統(tǒng)控制、崗位職責不相容管理等。ERP系統(tǒng)的實施一方面可以很容易的做到職責分離和嚴格的授權(quán)審批，節(jié)省了人力、物力。另一方面很多沒有權(quán)限的人可以通過計算機軟件對公司機密數(shù)據(jù)進行截獲，加大了風險控制的難度。

(五) ERP系統(tǒng)實施對控制環(huán)境方面的影響

控制環(huán)境是企業(yè)建立高效控制內(nèi)部制度的前提，主要包括企業(yè)文化、治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部機構(gòu)設置、內(nèi)部審計機構(gòu)設置等。ERP系統(tǒng)的實施加強了企業(yè)業(yè)務的透明化，明確了企業(yè)責任控制和相互制約及監(jiān)督機制，提高了控制效率，同時還改變了企業(yè)的利、責、權(quán)的分配不清的狀況，有效的將責權(quán)分配到具體的崗位。

三、基于ERP管理模式的企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制策略

(一)建立ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制聯(lián)合管理理念

在企業(yè)會計信息系統(tǒng)中應用ERP管理，需要有健全、完善的內(nèi)部控制機制的保障。會計信息系統(tǒng)的從業(yè)人員作為任務執(zhí)行主體，需要樹立較高的ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制聯(lián)合管理理念。

因為，ERP系統(tǒng)的引用和實施，能夠幫助會計從業(yè)人員快速、全面的獲取業(yè)務信息，從而有助于財務人員利用數(shù)據(jù)信息來科學、合理的評價企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況；其次，企業(yè)會計信息管理人員和其他部門的管理人員也要充分的利用ERP系統(tǒng)來健全各個部門、各個子系統(tǒng)的內(nèi)部控制，從而使企業(yè)全員對ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制聯(lián)合管理的重要性有進一步的認識。

(二)優(yōu)化ERP系統(tǒng)下會計內(nèi)部控制的整體環(huán)境

1.建立能夠推進內(nèi)部控制實施的組織機構(gòu)

為了確保ERP管理機制下，企業(yè)會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的穩(wěn)步實施，需要建立一套符合企業(yè)發(fā)展要求、能夠促進內(nèi)部控制實施的組織機構(gòu)。組織機構(gòu)的設置要規(guī)范、具體，層次鮮明，因此，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況和發(fā)展特點，合理的設計管理層級和幅度，例如，可以依法設置股東大會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理等。

2.建立完善的會計系統(tǒng)內(nèi)部控制制度

隨著ERP系統(tǒng)的深入執(zhí)行和使用，企業(yè)會計工作的實施勢必會變得更加規(guī)范化和嚴格化。為了提高ERP系統(tǒng)的運行效果，加強企業(yè)會計系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的完善是十分必要的。

首先，企業(yè)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建，需要囊括不相容職務相分離制度、授權(quán)審批控制制度和會計系統(tǒng)控制制度；

其次，對跨級業(yè)務處理而言，要逐步規(guī)范業(yè)務操作流程，特別是實物資產(chǎn)核算、應收賬款管理等方面；最后，要想充分實現(xiàn)ERP下內(nèi)部控制的有效性，不僅要健全制度，還要及時監(jiān)督制度的實施、落實情況。

3.建立有效的ERP崗位責任制

建立有效的ERP崗位責任制能夠大大的提高內(nèi)部控制的實施效率。在進行ERP崗位設置的過程中，要準確把握不相容職務分離制度的精髓和要義，合理的賦予相關人員職責權(quán)限，并對崗位人員進行有效的組織和控制。

首先，企業(yè)可以根據(jù)自身的組織架構(gòu)設置情況，對職能崗位進行劃分，例如，將出納、財務、審計等崗位歸為基本職能崗，將采購、生產(chǎn)、銷售、物流等歸為ERP系統(tǒng)崗。

其次，為了有效的實現(xiàn)崗位制約和牽制，要交叉設置崗位，從而使各崗位之間既互相聯(lián)系，又相互制約和監(jiān)督。

最后，要對不相容的崗位進行合理的設計和規(guī)劃，如出納人員不能兼任會計檔案的保管、會計記賬和會計審核工作。

(三)增強ERP系統(tǒng)下會計信息系統(tǒng)的維護和管理

會計信息系統(tǒng)的健康運行是保障會計業(yè)務處理工作有序開展的前提，因此，企業(yè)要針對會計信息系統(tǒng)的維護管理工作制定全面的日常維護計劃。另外，要善于總結(jié)、記錄維護工作中出現(xiàn)的問題，對維護數(shù)據(jù)的安全管理要到位，定期進行數(shù)據(jù)備份，并積極建立有效的維護操作管理系統(tǒng)，從而提高ERP系統(tǒng)下會計信息系統(tǒng)的可靠性。

(四)加強內(nèi)部審計，降低ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的風險

內(nèi)部審計工作的開展需要以“精簡高效”為總原則，即精簡流程、提高效率。ERP環(huán)境下實施內(nèi)部審計，需要ERP系統(tǒng)、會計操作人員的共同參與和配合。首先，重點審查會計信息的真實性，要求內(nèi)部審計人員能夠熟練的運用會計信息系統(tǒng)中的審核操作；其次，對ERP操作人員的操作規(guī)范性進行審核；最后，健全審計制度，加強審計工作的執(zhí)行監(jiān)督，從而全面降低ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的風險。

四、結(jié)束語

總之，企業(yè)實施ERP管理的內(nèi)部控制要綜合考慮制度、人員素質(zhì)和網(wǎng)絡安全等因素，因此，要在增強企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行力度的基礎上，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。

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(作者單位：國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部巴林右旗供電有限公司)