淺談ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化問題及對策

文/石　楠

淺談ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化問題及對策

文/石楠

隨著社會經(jīng)濟、技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的管理問題也被擺出桌面?，F(xiàn)代企業(yè)在ERP系統(tǒng)的管理輔助下取得了良好的效果，但要緊跟時代的步伐，現(xiàn)代企業(yè)管理在信息化上也需要進一步加強，而其中要首先考慮的便是與社會生活息息相關(guān)的財務(wù)管理：ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化的意義、當(dāng)前存在的問題、針對問題提出的建議、對策等。

ERP環(huán)境；企業(yè)財務(wù)信息化；對策

ERP（中文名為企業(yè)資源計劃）是現(xiàn)代企業(yè)管理中常用的手段，具有使管理高效化、便利化等特點，而當(dāng)今時代的信息技術(shù)發(fā)展越來越強大，所以現(xiàn)代企業(yè)管理不再僅是使用ERP系統(tǒng)來提升管理質(zhì)量，更要使企業(yè)各類管理上走向信息化，以便適應(yīng)并緊跟時代前進的步伐。企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)是企業(yè)財務(wù)管理建設(shè)的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)，綜合程度比較高，涉及的面也比較廣，能夠貫穿企業(yè)日常財務(wù)管理的整個過程。實施企業(yè)財務(wù)信息化主要是為了提升財務(wù)管理的效率，提升管理決策能力，依靠強化企業(yè)財務(wù)內(nèi)部管理和控制，提升企業(yè)財務(wù)價值，進行宏觀管理。

一、ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化的概念和意義

（一）概念

ERP建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，能全面的有效地集成企業(yè)各個方面的資源信息并據(jù)此實現(xiàn)提供計劃、操作業(yè)績評估進程等功能，是當(dāng)前企業(yè)管理中全面系統(tǒng)又高效的一個管理平臺。ERP環(huán)境指的就是在現(xiàn)代企業(yè)使用ERP系統(tǒng)和ERP軟件進行管理，而企業(yè)各項管理中財務(wù)管理對信息的處理與接觸十分多，這也使得企業(yè)財務(wù)管理走在信息化道路上的前端。ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化的管理對象就是企業(yè)的財務(wù)信息。財務(wù)信息就是將包括企業(yè)會計信息在內(nèi)的相關(guān)信息進行加工處理之后所形成的能夠反映企業(yè)整體財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的一系列價值形態(tài)的信息總和。企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)信息化主要是運用現(xiàn)代化的信息管理手段和技術(shù)，如信息處理技術(shù)、計算機技術(shù)、現(xiàn)代財務(wù)管理手段等，收集、整理、分析以及預(yù)測、監(jiān)管企業(yè)財務(wù)信息的一系列活動總稱。

（二）意義

1.企業(yè)財務(wù)管理以價值管理為導(dǎo)向，能夠整合企業(yè)資源和信息

在ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化意味著信息技術(shù)、計算機系統(tǒng)等在財務(wù)管理上進一步的應(yīng)用，企業(yè)管理者可以通過信息管理系統(tǒng)，整合企業(yè)內(nèi)部信息，正確分析企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境，結(jié)合長期目標(biāo)和經(jīng)營發(fā)展的需求，制定合理的管理措施，使得財務(wù)管理能夠更好地整合企業(yè)的各種資源和豐富信息，實現(xiàn)企業(yè)價值增長，最終帶動企業(yè)整體管理水平的提高，創(chuàng)造并保證企業(yè)核心競爭優(yōu)勢。并借此貫徹企業(yè)的經(jīng)營理念、進一步實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)、為企業(yè)文化建設(shè)提供一份力量。

2.企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦驑I(yè)務(wù)流程適時的財務(wù)處理報告系統(tǒng)

傳統(tǒng)的企業(yè)管理難免會出現(xiàn)工作流程過于復(fù)雜而延長工作用時降低效率或過于簡單導(dǎo)致工作容易出現(xiàn)紕漏等情況，而企業(yè)財務(wù)信息化是可以幫助建立簡化工作程序的同時保證工作正確性的處理報告系統(tǒng)，財務(wù)信息化依靠網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)，強調(diào)財務(wù)信息處理的主動性和及時性，改變了整個財務(wù)管理的流程，企業(yè)管理者能及時掌握企業(yè)現(xiàn)階段的籌資、投資、采購、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)的情況，使得企業(yè)財務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程更加適時合理，同時也能使財務(wù)管理模式更加簡便有序、財務(wù)工作效率大幅提升。

3.為企業(yè)內(nèi)部運營管理提供決策支持

企業(yè)的各項管理都會涉及財務(wù)管理，而ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)管理信息化能使財務(wù)管理在信息技術(shù)的幫助下更好更快地提高財務(wù)核算和管理等能力，基礎(chǔ)能力的提升則會幫助財務(wù)管理為企業(yè)內(nèi)部的各項運營管理提供更加科學(xué)有效的決策支持。在ERP環(huán)境下，利用會計核算資料、財務(wù)資源和財務(wù)分析模塊，可以進行測算和模型分析，從而提供科學(xué)的決策支持。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化工作存在的問題

（一）大部分?jǐn)?shù)據(jù)來源于業(yè)務(wù)層，財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量不好掌控

企業(yè)的財務(wù)工作是項繁雜的工作，因為每項工作都需要接觸和處理大量的數(shù)據(jù)和信息，這就要求工作數(shù)據(jù)、信息要有一定的準(zhǔn)確度、可信度，財務(wù)工作的大部分?jǐn)?shù)據(jù)都來源于業(yè)務(wù)層，而企業(yè)內(nèi)工作有其劃分，各自分工合作的同時相互聯(lián)系。現(xiàn)代企業(yè)管理所使用ERP 系統(tǒng)理論上來說可以對財務(wù)數(shù)據(jù)進行全面可靠的保存和保護，并能夠有效地增強數(shù)據(jù)統(tǒng)計的效率，但在當(dāng)前ERP環(huán)境下企業(yè)的財務(wù)信息化不夠完善，仍舊存在問題，體現(xiàn)在財務(wù)管理的基礎(chǔ)問題上，其中之一就是財務(wù)工作所需的大量業(yè)務(wù)層數(shù)據(jù)的收集整合和傳輸都有可能出現(xiàn)狀況，也就意味著財務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量不容易進行掌控，進一步來說就是財務(wù)信息化工作的過程和最終結(jié)果都可能不夠確實。

（二）ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和報表難以滿足管理需求

鑒于財務(wù)工作本身的繁雜性和其對數(shù)據(jù)、信息的數(shù)量需要和質(zhì)量要求，在企業(yè)財務(wù)管理運行中ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的收集提供、完善加工、準(zhǔn)確保存等就顯得尤其重要，然而，隨著時代經(jīng)濟、科技、信息等的不斷發(fā)展和變化，財務(wù)管理工作對數(shù)據(jù)的需求越來越高，可是ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和報表等信息卻有難以滿足企業(yè)財務(wù)管理需求的趨勢。由于ERP是面向業(yè)務(wù)層面的，其在運行過程中雖能產(chǎn)生海量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，提供了許多報表，但其中真正能夠用于滿足管理需求的報表卻不多，企業(yè)管理層想直接從這些數(shù)據(jù)中獲得對管理決策、績效管理有用、及時的信息是有很大難度的。這樣就產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)和管理層信息“孤島”的矛盾現(xiàn)象，管理層決策還要大量依靠主觀的經(jīng)驗判斷。主要原因包括：ERP系統(tǒng)中的報表不能提供跨年對比，只能提供當(dāng)年的數(shù)據(jù)分析，而分析報表則大多都需要進行年度對比分析；ERP中缺少一些數(shù)據(jù)，如預(yù)算數(shù)據(jù)、計劃數(shù)據(jù)，而分析考核報表則往往需要和預(yù)算、計劃對比；ERP系統(tǒng)中的一些報表的設(shè)置太復(fù)雜，分類也不符合管理習(xí)慣，非專業(yè)人士操作有難度。

（三）財務(wù)信息化工作中業(yè)務(wù)流程重組實施難度大

企業(yè)管理并不是只有財務(wù)管理一項工作，在使財務(wù)管理信息化的過程中正由于復(fù)雜的內(nèi)部環(huán)境，財務(wù)信息化還需要考慮到其余的因素如企業(yè)的架構(gòu)和層次工作安排、管理系統(tǒng)構(gòu)建的難度等。員工應(yīng)該有一個比較明確的思想認(rèn)識，不能停留在原來的業(yè)務(wù)流程模式中，員工思想認(rèn)識滯后，對于重組后的業(yè)務(wù)流程可能不適應(yīng)。員工的抵觸情緒使得新的業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)困難，無法達到預(yù)期的效果。為適應(yīng)信息化帶來的改變，企業(yè)必須在組織架構(gòu)和部門職責(zé)上作相應(yīng)的調(diào)整，可能涉及到部門職能和崗位職責(zé)的調(diào)整，權(quán)力利益的重新分配等復(fù)雜因素，如果企業(yè)不能妥當(dāng)?shù)奶幚磉@些問題，將會給企業(yè)帶來不穩(wěn)定因素。

（四）信息系統(tǒng)的安全性問題

現(xiàn)代企業(yè)的ERP系統(tǒng)并不是直接就可以使用的，需要專業(yè)人士經(jīng)過可行性分析、系統(tǒng)評估、專業(yè)設(shè)計、模擬運行等一系列步驟后搭建而成，因為這一搭建過程的難度較高，企業(yè)不僅需要有相當(dāng)實力同時又有各方面高素質(zhì)的技術(shù)人才，還需要在建設(shè)期間投入大量的資金支持，一旦缺少了哪一項，都有可能導(dǎo)致最終搭建完成的ERP系統(tǒng)存在缺陷或者不夠安全?，F(xiàn)代企業(yè)管理中對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用十分廣泛，其對數(shù)據(jù)的提供、處理等被企業(yè)所依賴，而企業(yè)財務(wù)又與數(shù)據(jù)、信息密不可分，所以ERP系統(tǒng)中有關(guān)信息搜集、處理等部分的安全性非常重要。但當(dāng)前技術(shù)市場內(nèi)有些缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才，加上企業(yè)在投入系統(tǒng)搭建時由于其投入資金后的回報性尚不明確，難免會有所動搖導(dǎo)致投入不充分，最終產(chǎn)生的結(jié)果就是企業(yè)的信息系統(tǒng)在對信息的處理和保存等功能上很可能存在缺陷，以及系統(tǒng)本身的安全性存在漏洞。信息系統(tǒng)不夠安全就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)在傳輸過程中的流失、篡改，最終使得企業(yè)財務(wù)工作因為一個數(shù)據(jù)的錯誤而多項工作受牽連。

企業(yè)內(nèi)信息系統(tǒng)的開發(fā)搭建要求開發(fā)人員既要有信息技術(shù)方面的專業(yè)知識，又要懂得企業(yè)財務(wù)管理方面的相關(guān)知識，還要對企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理情況有一定程度的了解，只有這樣才能基于企業(yè)財務(wù)管理情況開發(fā)建立出高效運作的企業(yè)信息系統(tǒng)。然而，我國目前許多信息技術(shù)人員都僅了解自己專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的知識，對企業(yè)財務(wù)管理不甚了解甚至一無所知，所以最終開發(fā)出來的系統(tǒng)往往缺乏財務(wù)管理上的復(fù)雜性操作，間接使得財務(wù)管理過程中信息數(shù)據(jù)安全沒有落實到位。

企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的過程中有時因為信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏科學(xué)合理的規(guī)劃、企業(yè)在對業(yè)務(wù)的界定中存在模糊性、項目管理的控制中存在一定的缺點和風(fēng)險、缺乏有效的風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案等原因，使得信息系統(tǒng)的使用存在風(fēng)險，而這種風(fēng)險一旦變成現(xiàn)實就會造成財務(wù)管理成本、時間的浪費，從而帶給企業(yè)效益雙損失。

（五）信息系統(tǒng)的升級和維護問題

對企業(yè)信息系統(tǒng)的搭建、日常維護、升級更新來說，無論是資金的支持還是人才的輔助都必不可少，尤其是在技術(shù)日益更新變化的大環(huán)境下，信息系統(tǒng)要跟上新技術(shù)必須要升級，要發(fā)揮其作用幫助企業(yè)良好運行必須要加強日常的維護工作，可是無論是資金、人才上的支持都不夠到位的情況下信息系統(tǒng)很難處理好升級和維護的問題。系統(tǒng)的升級需要高素質(zhì)的復(fù)合型開發(fā)人才，因為財務(wù)信息化要求所使用的系統(tǒng)不僅僅能對數(shù)據(jù)簡單的分析處理，還要能操作實行財務(wù)上一些復(fù)雜的分析、核算等工作。除了升級問題，系統(tǒng)定期的維護工作也很重要，如果不重視維護工作，系統(tǒng)一旦出現(xiàn)崩潰情況，整個企業(yè)的管理工作都有可能受到嚴(yán)重影響，從而使企業(yè)損失不少。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)信息化工作的對策和建議

（一）建立企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)規(guī)范化管理和內(nèi)部控制機制

對企業(yè)財務(wù)信息化工作進行系統(tǒng)規(guī)范化管理并建立完善的內(nèi)部控制制度有助于更好地推進企業(yè)管理信息化進程、提高企業(yè)財務(wù)管理工作的質(zhì)量，而要建立完善的內(nèi)部控制機制可以做以下幾件事：建立以企業(yè)財務(wù)管理為中心的企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造和嚴(yán)格的財務(wù)管理制度；完善機構(gòu)設(shè)置安排好各層次、各部分的職責(zé)；加強人員管理、對財務(wù)中心信息系統(tǒng)的管理和對財務(wù)信息檔案的管理，從而在各個方面控制并提高企業(yè)財務(wù)信息的質(zhì)量；制定和完善統(tǒng)一的ERP信息系統(tǒng)考核管理機制，結(jié)合企業(yè)自身的管理實踐和行業(yè)特點來制定符合企業(yè)實際的有效完整的財務(wù)信息系統(tǒng)核算考核方法和內(nèi)容，并進一步明確具體要求，管理部門還應(yīng)當(dāng)對企業(yè)的考核規(guī)范體系進行具體落實，實現(xiàn)整個企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)一致性，避免因為考核標(biāo)準(zhǔn)落實不到位導(dǎo)致信息之間難以有效銜接，在落實考核政策時，還應(yīng)當(dāng)做到有所偏重，有重有輕，在確保各個部門之間考核內(nèi)容一致的情況下，盡量保障考核上的內(nèi)容一致性。

（二）提高流程重組效率，注重財務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一

業(yè)務(wù)流程重組是一種前衛(wèi)的管理思想，提高流程重組效率要在業(yè)務(wù)流程改變時盡量選擇與原業(yè)務(wù)流程相似的流程運作，這樣不僅可以節(jié)省變革時間，使員工盡早看到改變后的效果，還可以減輕員工對于新系統(tǒng)的抵觸心理。建立溝通交流渠道，在出現(xiàn)問題時能找到快速解決的途徑。對于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整觸動到利益的一些人員，要重點關(guān)注，緩解抵觸情緒，讓這些人員了解信息化系統(tǒng)能為他們的發(fā)展帶來什么好處，及早發(fā)現(xiàn)其存在的情緒，及時處理。

（三）抓好財務(wù)人員業(yè)務(wù)和信息化培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，建立考核機制

要加強財務(wù)管理信息化工作，財務(wù)人員的培訓(xùn)必不可少，要對財務(wù)人員進行有針對性的、系統(tǒng)持續(xù)的培訓(xùn)，使財務(wù)人員熟悉并掌握財務(wù)信息系統(tǒng)的每一項功能。對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行適當(dāng)?shù)呢攧?wù)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)人員在進行ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理時才能符合財務(wù)管理要求。對重點崗位要選擇責(zé)任心強、計算機水平高、能夠適應(yīng)重復(fù)性工作的員工，在培訓(xùn)期間強調(diào)財務(wù)信息數(shù)據(jù)的重要性，避免在工作中造成數(shù)據(jù)的遺漏和錯誤。要加強人員管理，建立完善的考核制度，如建立符合企業(yè)經(jīng)營狀況、輔助業(yè)績考核的獎懲機制和監(jiān)督機制來提高工作人員的工作積極性，進而使得企業(yè)財務(wù)信息化工作能得到有效的實施。

（四）注重財務(wù)信息系統(tǒng)日常運行的檢查和維護

日常檢查是企業(yè)長效發(fā)展、信息化管理逐步完善的必要步驟，對信息系統(tǒng)的定期維護也同樣重要。財務(wù)信息系統(tǒng)上線后，會出現(xiàn)各種新問題，應(yīng)該認(rèn)真做好問題描述和處理記錄，落實各項制度，認(rèn)真、及時、規(guī)范地使用模塊，及時做好數(shù)據(jù)安全備份，保管好各種會計檔案。在工作中積累遇到的問題和解決方法，關(guān)注模塊的異常，使用者不能因為偶爾的小問題就對模塊持懷疑態(tài)度，出現(xiàn)問題應(yīng)該檢查軟件和參數(shù)設(shè)置是否正確，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否正常。如在認(rèn)真檢查后仍然不能解決問

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