如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

姚武

（江蘇省句容市市場(chǎng)監(jiān)督管理局，江蘇 句容 212400）

如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

姚武

（江蘇省句容市市場(chǎng)監(jiān)督管理局，江蘇 句容 212400）

檔案對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位至關(guān)重要，因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的諸多工作都需要通過(guò)檔案來(lái)開展，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常工作中，要提高檔案管理的能力，提高其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度。文章主要分析我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以及提升規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的措施，希望能夠機(jī)關(guān)為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)幫助。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

我國(guó)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位眾多，其承擔(dān)的責(zé)任也比較重，在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，做出了積極貢獻(xiàn)，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在我國(guó)具有較高的地位。隨著時(shí)代的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸遇到問(wèn)題，進(jìn)而影響了工作的正常進(jìn)行，工作效率逐漸降低，這是因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)量在不斷增加，檔案管理的時(shí)間也在延長(zhǎng)，如此多的任務(wù)壓在并不成熟的單位上面，勢(shì)必會(huì)影響其發(fā)展。為此，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理的能力，重點(diǎn)要推進(jìn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，闡述這方面的相關(guān)措施，希望能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)一些參考。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

1.1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式陳舊

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理仍在沿用以前的老辦法，以紙質(zhì)的檔案為主，然后將其放在特定的場(chǎng)所中，當(dāng)使用到這些檔案時(shí)，需要到該場(chǎng)所進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程使用的時(shí)間在幾小時(shí)至幾天不等，這種管理方式在以前的工作過(guò)程中能夠發(fā)揮重要的作用，但是，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，工作內(nèi)容的逐漸細(xì)化，檔案的數(shù)量與日俱增，傳統(tǒng)的檔案管理有些落伍，因?yàn)樗粌H不能提高管理的效率，還會(huì)增加管理部門的負(fù)擔(dān)，影響整個(gè)單位的工作效率。因此事業(yè)單位檔案管理方式不能一成不變、遵循守舊，不能停留在老路上。而實(shí)現(xiàn)信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理是大勢(shì)所需，用計(jì)算機(jī)管理檔案能提供諸多方便，這才是高效快捷的管理方式［1］。

1.2 檔案管理認(rèn)識(shí)水平有待提高

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往把比較實(shí)際的工作當(dāng)做核心任務(wù)，認(rèn)為檔案的管理往往屬于后勤一類的工作，因此，在工作中會(huì)比較松懈，產(chǎn)生這種問(wèn)題的主要原因就是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不是非常重視，他們認(rèn)為這種工作不能突顯自己的工作成績(jī)，不能給自己帶來(lái)實(shí)際的利益，因此，會(huì)將人員安排在一線工作中，往往將年近退休的員工或者工作水平較差的員工安排到檔案管理工作中，這些員工的工作效率是非常低的，他們的工作態(tài)度也存在很大的問(wèn)題，例如會(huì)將這份工作當(dāng)做是養(yǎng)老的工作，或者是消磨時(shí)間的工作，不會(huì)將自己的精力投入到檔案管理工作中。同時(shí)，上級(jí)的部門在考核時(shí)，往往也不會(huì)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核，這樣也使得部門的檔案管理積極性降低，而且，工作人員在填寫檔案時(shí)，存在應(yīng)付了事的思想，填寫過(guò)程非常不認(rèn)真，字跡潦草、內(nèi)容非常簡(jiǎn)單，使得檔案的價(jià)值大大降低，這些原因使得檔案資料的內(nèi)容的利用性極差，不能為實(shí)際工作帶來(lái)有益的幫助，所以，這種局面應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁淖儭?/p>

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的未來(lái)要求

在未來(lái)的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化等多方面的要求，未來(lái)的檔案管理工作將不再使用現(xiàn)如今的方式，其主要依靠計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)進(jìn)行管理，它有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，具有占用空間小、存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)，是非常適合機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作要求的檔案形式，檔案處理信息的能力大大提高，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的超遠(yuǎn)距離傳輸，使得檔案的利用效率極大提高。未來(lái)的管理方式應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息進(jìn)行高度濃縮，使得檔案的體積和所占用大的空間大大減小，而且，還能最真實(shí)的記錄信息內(nèi)容，保持信息的準(zhǔn)確性，例如現(xiàn)在的監(jiān)督工作中，還會(huì)使用錄音錄像設(shè)備，通過(guò)信息化的方式，能夠?qū)⑦@些聲音和視頻進(jìn)行存儲(chǔ)，提高了檔案的豐富程度。此外，未來(lái)的檔案管理方式應(yīng)當(dāng)具有較長(zhǎng)的保存時(shí)間，滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的需要，其保存的方法要得當(dāng)，保存的環(huán)境條件要適宜，使得檔案在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不會(huì)出現(xiàn)損壞［2］。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施途徑

未來(lái)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，其具體的執(zhí)行措施和應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則主要包括以下幾點(diǎn)：

3.1 深化檔案改革，升級(jí)管理方式

當(dāng)前形勢(shì)下的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作壓力非常大，其在進(jìn)行管理、治理、檢查的過(guò)程中，會(huì)用到以前檢查的數(shù)據(jù)，例如檢查企業(yè)是否進(jìn)行了整改，是否改進(jìn)了生產(chǎn)方式方法等，如果使用現(xiàn)代化的檔案管理方法，就能及時(shí)的調(diào)取過(guò)往的數(shù)據(jù)，提高監(jiān)管的效率，而且，檔案材料的種類比較豐富，在管理的過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員要對(duì)檔案資料進(jìn)行維護(hù)，維護(hù)的方法主要是病毒檢測(cè)與病毒查殺、進(jìn)行數(shù)字化掃描，對(duì)重要的檔案資料要進(jìn)行備份，并妥善保管，相關(guān)部門要有勇于創(chuàng)新的勇氣，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)又提升了工作效率。

3.2 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案管理工作是一種不會(huì)直接產(chǎn)生利益的工作，但是，它能為其他工作提供便利，幫助其他工作創(chuàng)造利益，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案對(duì)工作具有明顯的幫助作用，如果檔案調(diào)取的效率非常高，就能對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行系統(tǒng)的排查。同時(shí)，通過(guò)信息化的方式還能存儲(chǔ)錄像、照片等傳統(tǒng)檔案不能存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)能為檢查工作帶來(lái)更大的便利，提高檢查的直觀性，因此，相關(guān)部門要加強(qiáng)這方面的宣傳和引導(dǎo)，普及信息化檔案的優(yōu)勢(shì)，讓干部職工逐漸接受這種管理方式。

3.3 理順管理體制，狠抓組織落實(shí)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，充分認(rèn)識(shí)到它的重要性，在選派員工的時(shí)候，要挑選責(zé)任心強(qiáng)、能力強(qiáng)、做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工，因?yàn)椋瑱n案管理工作的難度并不大，它的主要要求就是工作嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，不能出現(xiàn)紕漏，因此，那些做事馬虎，不注意細(xì)節(jié)的員工就不適合這項(xiàng)工作。同時(shí)要制定嚴(yán)格的管理制度，將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人的身上，這樣就能加強(qiáng)員工的責(zé)任心，減少相互推卸責(zé)任情況的發(fā)生。上級(jí)部門在進(jìn)行工作考核時(shí)，要進(jìn)行檔案管理工作的考核，提高下級(jí)部門的責(zé)任心和使命感［3］。

3.4 全面普查案卷，去粗取精

在全部檔案中，會(huì)存在許多無(wú)用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數(shù)量，還占據(jù)了檔案管理資源，為此，需要對(duì)這些檔案進(jìn)行清理，保留有價(jià)值檔案，這是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。綜合性的檔案管理部門，要對(duì)管理的檔案進(jìn)行清查，分門別類，銷毀些無(wú)用的檔案資料，然后才能為計(jì)算機(jī)信息化管理提供幫助。

3.5 按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新組合

對(duì)于厚度過(guò)厚、內(nèi)容比較復(fù)雜的檔案，要進(jìn)行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯(lián)系的文件組合到一起，對(duì)于那些沒(méi)有頁(yè)碼、沒(méi)有目錄的檔案，要重新進(jìn)行編碼和制作目錄，保證重新組合之后的檔案更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)重新組卷的方式，能夠最大限度地解放館藏場(chǎng)地，優(yōu)化管理資源，提高管理的效率。

3.6 規(guī)范著錄工作

著錄工作是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)管理的真實(shí)性和可靠性產(chǎn)生重大的影響，因此，相關(guān)部門要按照《檔案著錄規(guī)則》中的規(guī)定，規(guī)范自己的著錄行為，由于各個(gè)檔案管理部門的條件存在差異，且計(jì)算機(jī)管理又提出新的技術(shù)性要求，所以各個(gè)檔案管理部門，要從自己的實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合計(jì)算機(jī)管理方法的技術(shù)要求，制定出相應(yīng)的著錄細(xì)則［4］。

3.7 統(tǒng)一分類號(hào)

計(jì)算機(jī)在檢索時(shí)，會(huì)根據(jù)檔案的分類號(hào)進(jìn)行，所以，分類號(hào)制作的質(zhì)量會(huì)影響計(jì)算機(jī)檢索的結(jié)果和效率，為了保證檢索的效率，檔案管理人員在分類過(guò)程中，要根據(jù)我國(guó)的《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，同時(shí)，還要根據(jù)各地的具體情況進(jìn)行劃分，提高檔案的可利用價(jià)值。另外，在分類工作中，要加強(qiáng)分類的審查力度，及時(shí)糾正不合理的分類，并且要經(jīng)常組織工作人員統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，以電子文件為載體的信息化檔案管理方式開始逐漸興起，這種檔案管理方式記錄的內(nèi)容更加豐富，信息量更大，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度更高，更重要的是解決了傳統(tǒng)檔案只能記錄文字材料或者依靠其他方式進(jìn)行存儲(chǔ)的弊端，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方式已經(jīng)與現(xiàn)代社會(huì)有些脫節(jié)，因此，提升檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化就成為必然，相關(guān)部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)真對(duì)待，在日常工作中逐漸提升檔案管理的水平，制定一套科學(xué)有效的管理模式，提升檔案管理的水平，以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］路晉超，賈彥敏，林建民.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的若干問(wèn)題［J］.黑龍江史志，2013（11）：208.

［2］王學(xué)利.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施［J］.華章，2013（2）：321.

［3］成立立，李偉.檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施［J］.黑龍江科技信息，2012（4）：130.

［4］侯蕓子，張龍.高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.麗水學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，30（6）：126-128.

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.15.109

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A

1673-0194（2016）15-0174-03

2016-06-29