關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的思考

王文杰

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的思考

王文杰

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

通過對財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行分析，提出了財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)與應(yīng)用的軟硬件環(huán)境要求，并從文件層次構(gòu)建及網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面提出對財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的看法。

財(cái)務(wù)檔案；管理；信息化建設(shè)

1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.1 財(cái)務(wù)檔案信息化的范圍

對財(cái)務(wù)管理的日常業(yè)務(wù)憑證應(yīng)做到及時(shí)歸檔；對財(cái)務(wù)管理中涉及的各類合同和協(xié)議應(yīng)隨時(shí)歸檔；對項(xiàng)目文件和購置的設(shè)備應(yīng)及時(shí)登記并錄入信息庫歸檔。財(cái)務(wù)的電子文件包括背景和內(nèi)容信息，元數(shù)據(jù)等等，電子文件的歸檔應(yīng)做到定期進(jìn)行。電子文件的歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔指通過網(wǎng)絡(luò)將財(cái)務(wù)管理檔案的數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理部門，物理歸檔則指將財(cái)務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)下載到存儲(chǔ)介質(zhì)，再將存儲(chǔ)介質(zhì)移交給檔案管理部門。為防止電子文件損毀，保證財(cái)力檔案電子文件長期完整，同一數(shù)據(jù)應(yīng)做到邏輯歸檔和物理歸檔。

1.2 財(cái)務(wù)檔案信息化的要求

用于財(cái)務(wù)檔案歸檔的文件要求完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。其存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)便于長期保存，保存介質(zhì)必須是全新，避免因重復(fù)使用而感染病毒。為做到財(cái)務(wù)檔案的完整性，凡有視頻音像的文件應(yīng)同時(shí)附上文字說明，并一起歸檔。原則上，進(jìn)行保存的電子檔案為一式一份，但是值得注意的是，為避免借用損壞，對一些重要的財(cái)務(wù)檔案的電子文件可以制作成一式兩份甚至一式多份，以確保電子檔案不會(huì)因頻繁借用而導(dǎo)致?lián)p壞。同時(shí)，檔案部門對于借用的財(cái)務(wù)檔案電子文件，還要及時(shí)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)損壞，要及時(shí)進(jìn)行重新備份。

1.3 財(cái)務(wù)檔案信息化后的保管

財(cái)務(wù)檔案的電子文件可以參照紙質(zhì)檔案的分類進(jìn)行管理。具體操作上，包含以下幾個(gè)方面：一是按照財(cái)務(wù)管理紙質(zhì)檔案的分類進(jìn)行分類整理；二是根據(jù)分類情況，把不同類別的財(cái)務(wù)檔案電子文件存儲(chǔ)到不同的介質(zhì)上面，在介質(zhì)上應(yīng)用貼上紙質(zhì)說明，注明電子檔案序號、密級和保密期限、介質(zhì)序號、存儲(chǔ)日期、保管期限等信息。用于電子檔案存儲(chǔ)的介質(zhì)應(yīng)為一次性寫入媒介，以防在檔案存儲(chǔ)后更改內(nèi)容。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)可以根據(jù)實(shí)際情況，制作一式一份或一式多份，對于重要檔案，可以制作成一式三份，一份存檔，一份異地存檔，一份作為借用備份，以確保萬無一失。電子檔案的保管期限可參照紙質(zhì)檔案，到期銷毀時(shí)要有登記和相關(guān)信息記載。

2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)與應(yīng)用

2.1 軟硬件環(huán)境要求

財(cái)務(wù)檔案管理信息化，要求必須配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)和適應(yīng)檔案管理的軟件系統(tǒng)。財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)必須具備收集歸類、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)檢索、權(quán)限設(shè)置、借閱管理、安全保密等功能，并且可以根據(jù)實(shí)際管理需要進(jìn)行功能擴(kuò)展或刪除。財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的收集歸類，要根據(jù)紙質(zhì)檔案的分類情況確定，其信息存儲(chǔ)要采取服務(wù)器與存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的形式，對服務(wù)器上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以隨時(shí)調(diào)用，以滿足平時(shí)的工作需要，如遇特殊情況造成服務(wù)器上的數(shù)據(jù)損毀，可以調(diào)用存儲(chǔ)介質(zhì)上的數(shù)據(jù)。隨著信息化的普及和不斷深入，我國財(cái)務(wù)檔案管理信息化的將會(huì)越來越普及，伴隨財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)的增多，對存儲(chǔ)空間和介質(zhì)的容量要求也會(huì)逐漸增加。在未來，利用“云計(jì)算”等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)會(huì)將成為多數(shù)企業(yè)和單位的必然選擇。

2.2 文件層次

財(cái)務(wù)檔案的電子文件分為案卷級和文件級兩個(gè)層次。重點(diǎn)在于建設(shè)文件級檔案管理數(shù)據(jù)庫，案卷級檔案管理主要是方便查找和調(diào)用。

2.3 網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和要求

財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要目的之一是為了方便網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。檔案管理部門應(yīng)按照企業(yè)對財(cái)務(wù)檔案的管理?xiàng)l件設(shè)定財(cái)務(wù)檔案調(diào)用權(quán)限，并在計(jì)算機(jī)上時(shí)行設(shè)置和落實(shí)，對應(yīng)相關(guān)部門提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。為達(dá)到這一目的，要求具備的條件如下：首先是建立財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度，做好檔案分級管理；其次是設(shè)置不同調(diào)用者的權(quán)限，根據(jù)企業(yè)賦予的管理者權(quán)限，財(cái)務(wù)檔案管理部門要嚴(yán)格保密制度，在網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中做到保證只向具備調(diào)用權(quán)限的人員提供檔案信息，具體到操作層面，應(yīng)該設(shè)置財(cái)務(wù)檔案文件調(diào)用者的身份驗(yàn)證、權(quán)限控制，并加裝防火墻等設(shè)備；最后是按照保密制度要求，將涉密的財(cái)務(wù)檔案與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理斷開，非涉密的檔案采用防火墻等設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行邏輯隔離。另外，還應(yīng)對財(cái)務(wù)檔案管理服務(wù)器建立可靠的備份恢復(fù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)備份要求做到一天一備份，備份的服務(wù)器必須是異地服務(wù)器，不得僅在原服務(wù)器上作備份。對于意外停電、雷擊以及病毒感染等情況導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損毀也要有數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案。同時(shí)，對于聯(lián)結(jié)互聯(lián)網(wǎng)的財(cái)務(wù)檔案，要有專門的防護(hù)軟件，防止黑客侵入盜取財(cái)務(wù)檔案信息資料，并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測，對一些比較重要的財(cái)務(wù)檔案電子信息，要有專門的服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ)，并配備有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)行定期維護(hù)和檢查。對于用于存儲(chǔ)的磁盤等介質(zhì)，要切實(shí)采取措施，進(jìn)行防火防潮防盜管理，定期對磁盤情況進(jìn)行檢查，如遇老化等自然原因不能使用，要立即從服務(wù)器或其它備份介質(zhì)中提取同行數(shù)據(jù)進(jìn)行重新備份，并記錄在案。

3 結(jié)語

財(cái)務(wù)檔案管理信息化在我國已經(jīng)是大勢所趨，企事業(yè)單位在實(shí)施這一工作的時(shí)候，要根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的軟硬件要求，購置相關(guān)設(shè)備，并根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的保密性和重要性要求，制定相關(guān)工作制度，在保證財(cái)務(wù)檔案電子文件安全的前提下，發(fā)揮電子檔案調(diào)用快捷便利的優(yōu)勢。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.15.105

G203

A

1673-0194（2016）15-0167-02

2016-05-13