交通部門檔案管理探討

姜艷秋

(公主嶺市運(yùn)輸管理所,吉林 公主嶺136100)

為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求,提高交通部門整體的工作效率,需要采取有效的方式提升部門內(nèi)部整體的管理水平,增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量。做好檔案管理工作,可以有效地記錄交通事件的基本信息,加快這些部門可持續(xù)發(fā)展的步伐,提高處理交通突發(fā)事件的工作效率。

1 檔案管理的相關(guān)內(nèi)容

1.1 檔案管理的內(nèi)涵

為了增強(qiáng)決策者戰(zhàn)略部署的有效性,需要最大限度地提高檔案管理資源的利用效率。所謂的檔案主要是指能夠記錄保存一些重要文字、圖表、影像資料等具有重大參考價(jià)值資源的組織管理方式?？茖W(xué)的檔案管理方式,可以為使用者查閱相關(guān)的資料提供可靠的參考依據(jù),增強(qiáng)相關(guān)信息的傳遞效率。檔案管理方式實(shí)際的作用效果有所差異,具體的保存方法也存在著較大的區(qū)別。開展檔案管理工作時(shí),必須遵循一定的原則,對檔案的形成、整理、保存方法等有著充分地了解,增強(qiáng)具體管理方式的適用性。

1.2 檔案管理原則

常見的檔案管理可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。二者的保存方式差異性顯著,使用壽命區(qū)別很大。為了更好地管理檔案,保證檔案資料的完整性,管理者在具體的工作開展中應(yīng)該遵循相關(guān)的原則。這些原則主要包括:(1)標(biāo)準(zhǔn)化原則。這種原則主要強(qiáng)調(diào)的是檔案在具體的管理過程中信息資源的集成和共享需要滿足相關(guān)參考標(biāo)準(zhǔn)的要求。這樣做的主要目的在于可以促使檔案的分類歸檔更加合理,可以及時(shí)地糾正其中存在的相關(guān)問題。(2)數(shù)字化原則。現(xiàn)階段電子檔案的應(yīng)用范圍較廣,對于相關(guān)行業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的積極影響顯而易見。為了更好地體現(xiàn)出檔案的參考價(jià)值,應(yīng)該利用數(shù)字化的方式對檔案進(jìn)行合理地保存。完成這樣的操作,提高了檔案管理的工作效率,方便了信息的快速檢索。(3)雙套化原則。社會不同行業(yè)在長期發(fā)展的過程中,檔案管理方式選擇應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的工作需要,同時(shí)使用紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理兩種方式,滿足不同行業(yè)檔案管理的多樣化需求。完成這樣的發(fā)展目標(biāo),主要依賴于可靠的雙套機(jī)制。(4)信息化原則。檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的高低,直接關(guān)系著相關(guān)部門工作部署的順利開展。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,豐富了檔案管理方式。為了更好地保存檔案,避免檔案損毀丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用可靠的信息化技術(shù),可以增強(qiáng)檔案管理能力,延長檔案的使用壽命。

2 交通部門檔案管理的基本內(nèi)容

結(jié)合現(xiàn)階段交通部門檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀,可知它的主要內(nèi)容包括:(1)收集檔案。由于交通部門日常的工作量非常大,工作內(nèi)容豐富,需要收集某些重要的檔案材料,為后續(xù)的工作提供重要的參考依據(jù)。檔案收集工作的順利完成,促使交通部門整體的檔案管理水平有了較大的提升,增強(qiáng)了檔案材料的完整性和安全性。(2)檔案的整理。交通部門的檔案管理內(nèi)容形式多樣,各種復(fù)雜的材料混合在一起,為交通部門帶來了一定的工作壓力。為了改變這種不利的發(fā)展現(xiàn)狀,需要對檔案進(jìn)行有效地管理,提高交通部門整體的工作效率。檔案管理的工作中要求專業(yè)的管理者遵循一定的管理原則,最大限度地保證管理措施的適用性。(3)檔案的鑒定。為了滿足使用者的多樣化需求,有效地應(yīng)對各種突發(fā)的事件,需要充分地發(fā)揮不同類型檔案的作用。檔案的收集。整理等,為交通部門檔案分類奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。作為檔案管理中的重要組成部分,檔案鑒定工作的順利開展,保證了檔案管理的高效性,實(shí)現(xiàn)了交通部門檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化的發(fā)展目標(biāo)。(4)檔案的保存。檔案的保管及保質(zhì),主要依賴與交通部門檔案的有效保存。由于某些檔案的價(jià)值非常大,保密性程度非常高,體現(xiàn)著交通部門檔案管理的綜合能力。因此,采取有效的方式保存檔案,對于交通部門長期穩(wěn)定的發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。同時(shí),當(dāng)交通部門的檔案管理保存達(dá)到預(yù)期的效果時(shí),可以提高檔案的利用率,增強(qiáng)了檔案的完整性和真實(shí)性。這些不同方面的內(nèi)容,客觀地體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容的豐富性,決定了交通部門做好檔案管理工作的必要性。

3 現(xiàn)階段增強(qiáng)交通部門檔案管理工作質(zhì)量的有效措施

3.1 采用集中管理的方式增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量

現(xiàn)階段交通部門檔案管理涉及的內(nèi)容非常多,需要采取集中管理的方式,來實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。當(dāng)檔案材料過于分散時(shí),交通部門很難在較短的時(shí)間內(nèi)獲取有效的檔案管理信息,降低了檔案的利用效率。交通部門應(yīng)該在相關(guān)的制度約束和指導(dǎo)下,對檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的管理,將某些交通事故的檔案納入重要的管理內(nèi)容中,增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)這樣的發(fā)展目標(biāo),需要交通部門做到:(1)在相關(guān)的理論體系指導(dǎo)下,細(xì)化檔案管理內(nèi)容,明確檔案管理人員的職責(zé)范圍,健全檔案管理機(jī)制;(2)結(jié)合交通部門實(shí)際的發(fā)展概括及工作要求,將檔案的分散管理及集中管理有效地統(tǒng)一起來,規(guī)范檔案管理行為,為使用者查閱當(dāng)前提供可靠地保障。

3.2 提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

現(xiàn)階段交通部門內(nèi)部某些檔案管理工作者在實(shí)際的工作開展,缺乏必要的管理意識,管理方式不合理,影響了檔案管理質(zhì)量,降低了檔案管理的工作質(zhì)量。在此形勢影響下,交通部門采取有效的方式提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),加強(qiáng)他們對于檔案管理的重要性認(rèn)識,顯得尤為重要。為了更好地實(shí)現(xiàn)這樣的工作目標(biāo),交通部門應(yīng)該定期開展培訓(xùn)活動,提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),培養(yǎng)他們良好的職業(yè)道德,從根本上減少檔案管理中不必要的工作失誤。同時(shí),檔案管理工作者也應(yīng)該充實(shí)自己的專業(yè)知識,增強(qiáng)解決實(shí)際問題的綜合能力。

3.3 完善檔案管理中相關(guān)的硬件設(shè)備

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,對于交通部門檔案管理產(chǎn)生了積極的影響,為管理部門拓寬檔案管理思路帶來了可靠的參考依據(jù)。為了豐富檔案管理手段,提高管理工作效率,交通部門應(yīng)該完善檔案管理中相關(guān)的硬件設(shè)備。當(dāng)檔案管理系統(tǒng)的硬件資源配置發(fā)揮出良好的作用效果時(shí),可以縮短交通事故的處理時(shí)間,增強(qiáng)檔案管理人員處理實(shí)際問題的工作效率。由于交通檔案管理系統(tǒng)的復(fù)雜性,對于硬件設(shè)備工作的可靠性及安全性要求非常高,需要技術(shù)人員對于檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行深入地分析,增強(qiáng)相關(guān)技術(shù)手段后期運(yùn)用的適用性。當(dāng)交通部門檔案管理中的硬件設(shè)備性能增強(qiáng)后,系統(tǒng)的運(yùn)行效率將會得到很大地提高,減少了檔案管理工作開展中系統(tǒng)資源的消耗量,加快了現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的步伐。

4 結(jié)束語

深入理解檔案管理的內(nèi)涵,采取有效的方式對交通部門檔案管理的具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)地分析,有利于優(yōu)化交通部門檔案管理工作方式,構(gòu)建出可靠的檔案管理系統(tǒng),提升我國道路交通的服務(wù)水平。文中通過對交通部門檔案管理內(nèi)容的分析,為增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量措施的制定和實(shí)施提供了重要的參考依據(jù)。

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