論高校檔案信息資源的開發(fā)和利用

李媛媛

（遼寧省交通高等?？茖W(xué)校，沈陽(yáng) 110122）

論高校檔案信息資源的開發(fā)和利用

李媛媛

（遼寧省交通高等?？茖W(xué)校，沈陽(yáng) 110122）

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案信息資源在越來(lái)越多的領(lǐng)域體現(xiàn)其利用價(jià)值，當(dāng)然高等教育領(lǐng)域也不例外，高等院校自建校以來(lái)，長(zhǎng)期的辦學(xué)實(shí)踐和教學(xué)活動(dòng)積累了大量的檔案資源。這些檔案資源不僅僅是高校日常管理活動(dòng)的真實(shí)寫照，而且它們也具有非常重要的開發(fā)和利用價(jià)值。只有對(duì)高校的檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)合理充分的利用，才能為高等院校的發(fā)展提供更加可靠的參考及科學(xué)依據(jù)。對(duì)于高等院校來(lái)說(shuō)，檔案信息資源的開發(fā)與利用不僅關(guān)系著高等院校的發(fā)展，而且還會(huì)接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)水平，同時(shí)它也是衡量學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。

高校；檔案；信息資源；信息化；開發(fā)；利用

1　高校檔案信息資源開發(fā)和利用的重要意義

高等院校檔案信息資源的開發(fā)和利用的重要意義，一般來(lái)說(shuō)有三點(diǎn)：第一，當(dāng)高等院校領(lǐng)導(dǎo)層面進(jìn)行某一些重大問(wèn)題的決策時(shí)，或者是制訂年度計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃等重大事宜時(shí)都需要有本校的一些檔案信息資源作為參考，以這些信息資料為依據(jù)，能制訂更合理的計(jì)劃和作出更準(zhǔn)確的決策；第二，高校檔案信息資料記載了高等院校最真實(shí)、最原始的，包含教師教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生情況等各種信息，高校將這些資料通過(guò)各種渠道展現(xiàn)給學(xué)生及教師，有利于高等院校各項(xiàng)工作的開展；第三，高校檔案之中不僅包含了教師教學(xué)活動(dòng)的資料，還有學(xué)生各種信息的記載，教師通過(guò)翻閱這些信息，可以及時(shí)地了解到自己在教學(xué)活動(dòng)中的不足之處，認(rèn)真反思，及時(shí)改進(jìn)，促進(jìn)教學(xué)活動(dòng)順利高質(zhì)量的開展，另外，教師還能夠通過(guò)信息資料了解到學(xué)生的不足在哪里，然后對(duì)教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，來(lái)解決這種問(wèn)題。

2　高等院校檔案信息資源開發(fā)和利用中存在的問(wèn)題

2.1思想觀念存在誤區(qū)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中只是進(jìn)行簡(jiǎn)單信息的整理和歸檔，在服務(wù)方面也相對(duì)比較被動(dòng)。從目前的情況來(lái)看，高等院校的檔案管理工作雖然具有嚴(yán)格的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但是檔案管理人員對(duì)于信息資源的價(jià)值和作用缺乏認(rèn)同感，同時(shí)也缺乏對(duì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)資源共享的創(chuàng)新理念，管理人員的工作也是為保管而保管，對(duì)于保管的重視度要大于利用。檔案信息資源的優(yōu)化整合與開發(fā)利用工作不能滿足社會(huì)的需求，進(jìn)而成為阻礙高等院校發(fā)展的重要因素。

2.2缺乏資金投入

由于缺乏專項(xiàng)的資金投入，造成了高等院校檔案保管數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模較小、結(jié)構(gòu)不合理等一系列問(wèn)題，很難能滿足檔案信息資源建設(shè)合理完善的需求。另外，缺乏資金的投入，造成了高等院校檔案管理部門信息化現(xiàn)代化建設(shè)所必需的軟件及硬件設(shè)備落后或者是缺乏，阻礙了高等院校檔案管理的現(xiàn)代化信息化建設(shè)。

3　加強(qiáng)高等院校檔案管理信息資源開發(fā)與利用的幾點(diǎn)建議

3.1高等院校檔案管理工作人員需要更新觀念

現(xiàn)在的檔案管理工作人員受到傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)影響，認(rèn)為檔案信息資源是為保管而保管。另外，檔案管理工作人員缺乏強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)及優(yōu)勝劣汰的風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)意識(shí)，缺乏開拓創(chuàng)新的意識(shí)，安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取、貪圖安逸、使高等院校檔案館中保存的一些信息資源的潛在的價(jià)值不能夠被充分的發(fā)掘和利用。所以，高等院校檔案管理工作人員應(yīng)該克服這些傳統(tǒng)的陳舊的檔案管理思想，及時(shí)更新知識(shí)、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，審時(shí)度勢(shì)，從傳統(tǒng)的老舊的思維中擺脫出來(lái)，積極探索，勇于競(jìng)爭(zhēng)，抓住機(jī)遇，化被動(dòng)為主動(dòng)，積極地發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力地探索檔案信息資料開發(fā)和利用的新模式，為高等院校檔案信息管理工作的發(fā)展提供動(dòng)力。

3.2建立健全高等院校檔案開發(fā)利用管理機(jī)制

高等院校檔案資源開發(fā)和利用的首要前提就是保證高等院校信息資源的真實(shí)性及完整性，而只有建立健全高等院校檔案開發(fā)利用管理機(jī)制才能夠保障信息資源的真實(shí)性和完整性。那么建立健全高校檔案開發(fā)利用管理機(jī)制，首先就是高等院校檔案管理部門堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則，對(duì)于具有一定保存價(jià)值的信息資料應(yīng)該有專人去進(jìn)行集中收集和統(tǒng)一的管理。其次，就是應(yīng)該完善高校答案管理規(guī)章制度，這也是做好管理工作的重要基礎(chǔ)。因此在新時(shí)期新形勢(shì)下想要做好高等院校檔案管理工作就應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一套適用于高等院校的科學(xué)合理的且操作性比較強(qiáng)的檔案規(guī)章管理制度，堅(jiān)持按照規(guī)章制度辦事，克服工作中的隨意性，將服務(wù)工作落實(shí)到實(shí)處。最后，就應(yīng)該將高等院校檔案信息資源的開發(fā)和利用納入到學(xué)校的發(fā)展之中，避免工作人員因?yàn)檎{(diào)整而受到影響。

3.3做好高等院校檔案信息資源的宣傳和服務(wù)

在新的時(shí)期加強(qiáng)高校檔案信息資源開發(fā)和利用的目的就是能夠更好地為高等院校的師生以及有需要的社會(huì)人員提供更好的服務(wù)，但是如果高校檔案信息資源的開發(fā)率已經(jīng)非常高，但是師生以及社會(huì)人員的知情人員卻不多，那么利用率也達(dá)不到，所以做好高等院校檔案信息資源的宣傳和服務(wù)是高等院校檔案信息資源開發(fā)和利用中的非常重要的一項(xiàng)工作。這樣檔案信息資源的開發(fā)率和利用率會(huì)同時(shí)上升，高校檔案信息資源也能夠被充分的利用。

加強(qiáng)宣傳和服務(wù)首先應(yīng)該加大物力和財(cái)力的投入，提高檔案館的公共服務(wù)水平，擴(kuò)大高等院校檔案管理部門的影響力和吸引力。然后應(yīng)該開展多方面、多種類、多渠道的宣傳活動(dòng)，也可以通過(guò)舉辦展覽、講座等向高校師生及社會(huì)人員宣傳檔案工作，讓更多的人能夠認(rèn)識(shí)了解到檔案工作。

開發(fā)和利用檔案信息資源是檔案管理工作中的最終目的，高等院校檔案管理人員應(yīng)該不斷更新理念，提高管理水平，充分挖掘檔案信息資料，從而為高校師生及社會(huì)人員提供更好的服務(wù)。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.131

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1673-0194（2016）18-0190-01

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