檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

熊 偉

（核工業(yè)檔案館，北京 100822）

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

熊 偉

（核工業(yè)檔案館，北京 100822）

檔案信息化建設(shè)工作與事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展進(jìn)程息息相關(guān)。本文主要探討了檔案信息化建設(shè)工作的內(nèi)容、信息化建設(shè)存在的問題、電子文件鑒定的矛盾以及完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的途徑。

檔案；信息化；管理；資源；電子文件

0　引 言

當(dāng)前，信息化儼然成為了發(fā)展的手段之一，檔案信息化建設(shè)工作要想和新時(shí)期的發(fā)展需求相適應(yīng)，需要對(duì)檔案資源信息進(jìn)行充分的挖掘，全面提高事業(yè)單位的檔案資源利用率，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1　檔案信息化建設(shè)工作的內(nèi)容

1.1檔案信息資源建設(shè)

在檔案信息資源建設(shè)的過程中，主要涉及了多媒體數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，為了進(jìn)一步規(guī)范電子文件歸檔管理，必須對(duì)傳統(tǒng)檔案開展相應(yīng)的數(shù)字化管理活動(dòng)，提高檔案信息資源利用的質(zhì)量、效率，進(jìn)一步增加檔案信息資源的類型。

1.2基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施被作為檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，有力支撐著檔案信息資源的利用、開發(fā)。在一定程度上促進(jìn)著檔案信息的交換、傳輸，達(dá)到資源共享的目的。

1.3標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了達(dá)到檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，還需要進(jìn)一步加大檔案信息化體系建設(shè)的力度，對(duì)相關(guān)工作流程進(jìn)行約束，比如：對(duì)檔案信息資源的查詢、描述、應(yīng)用、管理工作，進(jìn)行明確規(guī)定，逐漸實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案規(guī)范化管理的目的。

2　信息化建設(shè)存在的問題

2.1數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

一般情況下，檔案館接收到的電子檔案來自不同的部門、單位，但是大部分的單位間的數(shù)據(jù)庫都是異構(gòu)的。因此，復(fù)雜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、特殊的屬性、各式各樣的數(shù)據(jù)來源、特殊的處理手段給入館檔案資料的信息化建設(shè)工作帶來一定的難度。

2.2高度的分散性

所需要的資料大多數(shù)分散在各個(gè)經(jīng)濟(jì)單位以及管理部門中，圍繞一個(gè)主題的資料難以有效地進(jìn)行整合。檔案館，即信息資源直接的擁有者，需要面對(duì)龐大的信息量，怎么樣對(duì)信息展開科學(xué)的應(yīng)用、管理，如何及時(shí)對(duì)有價(jià)值信息進(jìn)行篩選，怎么樣對(duì)信息進(jìn)行深度的挖掘、加工等，成為了如今信息化建設(shè)工作中的重要課題。只有良好地保存檔案實(shí)體，才能實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值，比如：稅務(wù)局、建設(shè)局均存在財(cái)務(wù)報(bào)表，在展開單位移交工作中也需要涉及財(cái)務(wù)報(bào)表，難免在之后的入館移交工作中發(fā)生信息重復(fù)，出現(xiàn)無差異化的數(shù)據(jù)資料。一般情況下，檔案價(jià)值的判定需要融入濃厚的主觀意識(shí)，同時(shí)主體對(duì)檔案實(shí)際的價(jià)值客觀性以及價(jià)值大小進(jìn)行判斷。但是該種判斷通常僅僅只是單純地在客觀、主觀的矛盾內(nèi)挖掘出來的平衡點(diǎn)，而具體的價(jià)值判斷結(jié)果也只是矛盾雙方相互不斷轉(zhuǎn)化、調(diào)和的表現(xiàn)。

3　電子文件鑒定的矛盾

當(dāng)前我國正處于時(shí)代大力發(fā)展、環(huán)境不斷變遷的時(shí)期，電子文件鑒定的矛盾也在進(jìn)一步變換形式，尤其是在鑒定電子文件的工作中，具備了新的表現(xiàn)形式。再加上電子文件的出現(xiàn)，在一定程度上給已經(jīng)融入了悖論意義的檔案價(jià)值的鑒定活動(dòng)帶來了一定的難度。在現(xiàn)代化的電子環(huán)境下，需要在文件轉(zhuǎn)化成檔案前展開檔案鑒定工作，把鑒定工作提前，需要在鑒定對(duì)象還未確定前，就展開相應(yīng)的鑒定。鑒于此，對(duì)于電子文件而言，需要提前設(shè)置鑒定環(huán)節(jié)，在文件實(shí)現(xiàn)前，依據(jù)系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行截獲，同時(shí)展開鑒定，并且加大控制力度，避免由于惡意、無意的刪除、更改而造成的信息失真、損毀等不良情況的出現(xiàn)，進(jìn)一步保證有檔案價(jià)值的文件能夠至始至終處于檔案工作的范圍內(nèi)，讓檔案工作人員對(duì)其生成情況進(jìn)行有效的掌控，從而維護(hù)電子文件的真實(shí)性。

4　完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的途徑

4.1加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)

為了達(dá)到建設(shè)資源共享及檔案信息化的目的，資源的建設(shè)工作成為了一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容。所有的檔案工作均需要圍繞著資源建設(shè)而開展?，F(xiàn)如今，基于我國實(shí)際的信息化程度，檔案管理工作最為主要的任務(wù)就是加強(qiáng)檔案管理的資源共享及數(shù)字化建設(shè)。首先，進(jìn)一步提高檔案管理的數(shù)字化程度。在相關(guān)原則的基礎(chǔ)上，完善實(shí)際的工作方案，加大監(jiān)督的力度，提高檔案工作的數(shù)字化建設(shè)程度。與此同時(shí)，一方面，在符合人們?nèi)粘?yīng)用要求的條件下，優(yōu)化檔案數(shù)字化所需要的文件目錄，加大物力、人力的投入力度；另一方面，完善電子檔案、紙質(zhì)檔案二者結(jié)合的管理機(jī)制也是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容之一，在實(shí)際的檔案管理工作中，有效地納入二者的雙歸檔形式。對(duì)于有明確規(guī)定的圖片類文件而言，需要在關(guān)聯(lián)儲(chǔ)存相關(guān)制度的基礎(chǔ)上，展開工作，達(dá)到全文檢索的目的。其次，進(jìn)一步加大檔案資源的共享力度，嚴(yán)格依據(jù)國家制定的相關(guān)規(guī)定，逐漸完善檔案信息管理體系，采取行之有效的對(duì)策，同時(shí)在該管理體系的前提下，將辦公應(yīng)用體系和管理體系進(jìn)行有機(jī)的融合，進(jìn)一步幫助信息的生成、分類、歸檔。按照先易后難的順序，有效履行檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，應(yīng)用條塊結(jié)合的手段，提高檔案資料的實(shí)時(shí)性，完善檔案信息系統(tǒng)的文件目錄，優(yōu)化檔案信息化的建設(shè)工作。

4.2優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)

相關(guān)工作系統(tǒng)是檔案信息化工作必不可少的保證。這就需要進(jìn)一步對(duì)檔案信息化的工作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。首先，管理機(jī)制要有一定的明確性，保證在運(yùn)行過程中能夠展開持續(xù)完善的工作。合理應(yīng)用檔案管理辦法，構(gòu)建科學(xué)的電子型檔案管理制度，促進(jìn)不同單位、部門的相互配合，完善電子檔案的管理工作。與此同時(shí)，在嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)之余，相關(guān)的檔案部門還需要進(jìn)一步運(yùn)用行政管理職能，在實(shí)際的檔案管理工作中，應(yīng)用合理的手段，對(duì)信息化方法加強(qiáng)應(yīng)用，提高檔案信息化建設(shè)工作的配合度，有效構(gòu)建一個(gè)和諧的合作系統(tǒng)。其次，進(jìn)一步對(duì)相關(guān)的法律、法規(guī)進(jìn)行規(guī)范、完善，保證檔案工作的科學(xué)性，比如：相關(guān)的工作者需要對(duì)檔案信息化建設(shè)工作所涉及的方案進(jìn)行策劃，完善具體工作的職責(zé)目標(biāo)，確定與規(guī)定任務(wù)相關(guān)的工作內(nèi)容，優(yōu)化績效評(píng)價(jià)系統(tǒng)，幫助檔案信息化工作得以穩(wěn)定、順利地展開。

4.3對(duì)檔案信息服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新

檔案信息化建設(shè)其實(shí)就是為了進(jìn)一步提高檔案的利用效率，這就需要強(qiáng)化檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)的能力，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案信息的服務(wù)手段，構(gòu)建一套完整的檔案信息網(wǎng)上公開評(píng)估系統(tǒng)。依靠各級(jí)檔案單位，再依托鏈接手段有效整合相關(guān)資源，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息資源網(wǎng)，達(dá)到一站式網(wǎng)上查閱檔案信息的目的。

4.4優(yōu)化、完善技術(shù)支持與資金保障系統(tǒng)

管理技術(shù)是檔案管理工作中的一項(xiàng)關(guān)鍵因素，而充足的資金是先進(jìn)設(shè)備得以應(yīng)用的保障。鑒于此，在檔案信息化建設(shè)過程中，需要科學(xué)的技術(shù)方法給予支撐，還需要投入足夠的資金。在保證檔案信息化體系穩(wěn)步運(yùn)行的同時(shí)，還可以確保檔案資源的可靠性。首先，應(yīng)用相應(yīng)的對(duì)策優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)備，將檔案信息化建設(shè)中的資金納入財(cái)政的預(yù)算中，同時(shí)融入基本的建設(shè)、維護(hù)費(fèi)用。應(yīng)用服務(wù)外包、合作開發(fā)的手段，支持相關(guān)的檔案研究管理技術(shù)。其次，對(duì)相關(guān)的軟件、硬件設(shè)施進(jìn)行更新，同時(shí)也需要對(duì)正在應(yīng)用的設(shè)施進(jìn)行不斷更新，為檔案信息化工作創(chuàng)建一個(gè)充裕的工作環(huán)境。

5　結(jié) 語

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，現(xiàn)如今，信息化儼然成為了檔案管理發(fā)展的手段之一。本文主要對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行了幾點(diǎn)思考，以期進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的實(shí)效性。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.116

G270.7；G271

A

1673-0194（2016）18-0172-02

2016-08-20