用友U8報(bào)表生成錯(cuò)誤的原因分析及對(duì)策

牙源慧

（廣西玉林財(cái)經(jīng)學(xué)校，廣西 玉林 537000）

用友U8報(bào)表生成錯(cuò)誤的原因分析及對(duì)策

牙源慧

（廣西玉林財(cái)經(jīng)學(xué)校，廣西 玉林 537000）

用友U8財(cái)務(wù)軟件是當(dāng)前我國(guó)運(yùn)用最為廣泛的財(cái)務(wù)管理軟件，隨著越來(lái)越多用戶的使用，更多的問(wèn)題和疑惑逐漸顯露出來(lái)。本文著重從用友U8報(bào)表生成錯(cuò)誤的原因進(jìn)行分析，找出軟件自身存在的缺陷和不足，同時(shí)提出有效的解決對(duì)策。

用友U8軟件；報(bào)表；期末處理

任何報(bào)表模板都具備生成會(huì)計(jì)報(bào)表的基本功能，這也是任何一款會(huì)計(jì)軟件最基本的要求，但在實(shí)踐中，要實(shí)現(xiàn)這一功能并不簡(jiǎn)單，不可能一蹴而就。用友U8軟件的設(shè)計(jì)是以方便用戶為主要目的，它在“UFO報(bào)表”中事先設(shè)置和提供了一些基本的模板，用戶在使用和調(diào)用時(shí)只要根據(jù)具體要求稍作修改和調(diào)整就可拿來(lái)為自己所用，生成所需要的會(huì)計(jì)報(bào)表?！皬膶?shí)際操作上來(lái)說(shuō)，報(bào)表模板的設(shè)置是軟件設(shè)計(jì)者立足于一般會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上生成的，這就決定了報(bào)表模板不可能滿足用戶的實(shí)際所有需求以及和實(shí)際的套賬信息保持一致。”因此，用戶在套用報(bào)表模板時(shí)往往要根據(jù)實(shí)際報(bào)表要求進(jìn)行相應(yīng)的修改。報(bào)表生成錯(cuò)誤的的原因有許多，但是對(duì)于錯(cuò)誤的修正主要是通過(guò)修改報(bào)表模板單元公式。但是對(duì)于報(bào)表生成錯(cuò)誤的分析要從其最根本的原因入手，找出其錯(cuò)誤的根源，也就是要從它的期末處理設(shè)置、操作上著手。

1 用友U8期末處理對(duì)報(bào)表生成的影響

在分析用友U8報(bào)表生成錯(cuò)誤和對(duì)策時(shí)，首先要了解什么是期末處理?！八^期末處理是指要對(duì)當(dāng)期發(fā)生的所有財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)往來(lái)做好最終入賬登記，這是每月必要的、也是特定的工作，具體包括期末轉(zhuǎn)賬、對(duì)賬、結(jié)賬等，并且這些業(yè)務(wù)之間都存在一定的規(guī)律。”各業(yè)務(wù)都有自己系統(tǒng)、固定的業(yè)務(wù)處理程序：用戶先進(jìn)行轉(zhuǎn)賬自定義、接著操作轉(zhuǎn)賬生成。如果后面的各期轉(zhuǎn)賬類(lèi)型、參數(shù)沒(méi)有發(fā)生任何變動(dòng)，只需要直接執(zhí)行轉(zhuǎn)賬憑證生成即可。如果某些數(shù)據(jù)、單元公式發(fā)生了變化，用戶就要根據(jù)實(shí)際對(duì)事先轉(zhuǎn)賬定義進(jìn)行修改，使之符合要求，最后執(zhí)行轉(zhuǎn)賬任務(wù)。友U8財(cái)務(wù)軟件以會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則為基礎(chǔ)，具備自定義轉(zhuǎn)賬、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)和期間費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)等六大轉(zhuǎn)賬功能。運(yùn)用最廣泛、功能涉及齊全的是自定義轉(zhuǎn)賬。這一轉(zhuǎn)賬功能可以實(shí)現(xiàn)工資費(fèi)用分配結(jié)轉(zhuǎn)、制造費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)、增值稅計(jì)算結(jié)轉(zhuǎn)，同時(shí)部門(mén)核算和項(xiàng)目核算等也可以采用。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)適用的條件比較嚴(yán)格，首先它要求業(yè)務(wù)項(xiàng)目之間存在某種固定結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系，其次是業(yè)務(wù)項(xiàng)目之間的結(jié)構(gòu)要一致，最后只能在期末余額結(jié)轉(zhuǎn)操作中使用。其他各項(xiàng)功能都是一種專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)，它們的執(zhí)行關(guān)系損益類(lèi)賬戶的平衡，直接影響損益結(jié)果計(jì)算的正確性。

“報(bào)表編制的正確性是建立在財(cái)務(wù)登記的明確、完整的基礎(chǔ)上，期末處理設(shè)置是用友U8財(cái)務(wù)軟件中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，它設(shè)置的好壞、執(zhí)行的質(zhì)量對(duì)總賬的影響是直接的，進(jìn)而會(huì)對(duì)整個(gè)報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性產(chǎn)生影響?！?/p>

2 報(bào)表生成錯(cuò)誤的原因分析及對(duì)策

在一般情況下，期末轉(zhuǎn)賬處理是在用戶完成日常賬務(wù)處理之后再進(jìn)行的，并且用戶在進(jìn)行期末轉(zhuǎn)賬結(jié)算要遵循一定的先后順序，大體上是按照總賬業(yè)務(wù)程序進(jìn)行。在報(bào)表生成的操作中，用戶要根據(jù)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)具體項(xiàng)目預(yù)設(shè)好期末轉(zhuǎn)賬中的各類(lèi)轉(zhuǎn)賬項(xiàng)目定義，然后按照設(shè)置好的程序執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成，最后根據(jù)生成的憑證結(jié)果完成審核和登記等任務(wù)。在這一系列工作結(jié)束后，用戶就要開(kāi)始期末的對(duì)賬、結(jié)賬工作。值得注意的是：用戶在進(jìn)行對(duì)賬工作時(shí)，報(bào)表系統(tǒng)會(huì)在報(bào)告表窗口顯示對(duì)賬、結(jié)賬的詳細(xì)信息。當(dāng)期財(cái)務(wù)工作的順利落幕需要保證對(duì)賬、結(jié)賬工作都能順利通過(guò)?？傎~系統(tǒng)結(jié)賬后，還要進(jìn)行最后一步操作就是生成會(huì)計(jì)報(bào)表，這時(shí)用戶要登錄UFO報(bào)表系統(tǒng)，可以采用自定義報(bào)表，也可以采用報(bào)表模板生成最終財(cái)務(wù)報(bào)表。在生成報(bào)表的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者報(bào)表根本無(wú)法生成的情況，此時(shí)需要用戶對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行仔細(xì)檢查、修改。金額數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤是用友U8生成報(bào)表錯(cuò)誤的主要原因，這主要表現(xiàn)為利潤(rùn)累計(jì)金額數(shù)據(jù)錯(cuò)誤以及資產(chǎn)總額和負(fù)債加所有者權(quán)益總和不平衡等。本文對(duì)報(bào)表生成錯(cuò)誤原因分析主要是根據(jù)用友U8中的總賬系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)設(shè)置處理程序考慮，這可以從兩個(gè)角度出發(fā)：一是報(bào)表系統(tǒng)中報(bào)表模板單元公式的自身問(wèn)題；二是總賬系統(tǒng)中總賬處理錯(cuò)誤的外部問(wèn)題。

另外，對(duì)于報(bào)表系統(tǒng)自身的設(shè)置問(wèn)題，比如：無(wú)法生成報(bào)表、報(bào)表出現(xiàn)空白頁(yè)等，這主要是由于用戶自身粗心大意，忘記設(shè)置關(guān)鍵詞或者設(shè)置的關(guān)鍵詞值，讓即將生成的報(bào)表套賬信息與其不相匹配，最終導(dǎo)致錯(cuò)誤的出現(xiàn)。針對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤但總賬系統(tǒng)已經(jīng)結(jié)賬的情況，用戶要根據(jù)篩查功能去尋找錯(cuò)誤。在核對(duì)的過(guò)程中可以開(kāi)通總賬系統(tǒng)賬戶查詢，如果結(jié)賬后的項(xiàng)目余額表三個(gè)欄目中余額的值都是借、貸相平衡，那么說(shuō)明當(dāng)期財(cái)務(wù)結(jié)果是正確的。用戶根據(jù)前面執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行下一步操作，即把項(xiàng)目余額表期末欄各項(xiàng)數(shù)據(jù)和報(bào)表生成的數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行比較，如果兩者結(jié)果不一致，那么意味著報(bào)表在數(shù)據(jù)上存在錯(cuò)誤，而這種錯(cuò)誤出現(xiàn)的原因在于報(bào)表對(duì)應(yīng)單元的取數(shù)公式有誤。

資產(chǎn)負(fù)債表的錯(cuò)誤往往是由于預(yù)先設(shè)置的公式不完整而導(dǎo)致的，以“存貨”這一項(xiàng)目為例，假如預(yù)置的公式缺乏完整性，那么實(shí)際中所涉及的存貨類(lèi)就是不充分的，用戶此時(shí)在修改“存貨”項(xiàng)目類(lèi)過(guò)程中就要仔細(xì)核對(duì)，避免遺漏，全面考慮業(yè)務(wù)涉及的賬戶。對(duì)項(xiàng)目余額逐項(xiàng)核對(duì)以后就要修改單元公式，并操作表頁(yè)，觀察計(jì)算結(jié)果。

報(bào)表模板公式根據(jù)要求修正后，報(bào)表數(shù)據(jù)依舊存在錯(cuò)誤，這時(shí)用戶就要考慮財(cái)務(wù)報(bào)表在類(lèi)型處理上是不是發(fā)生了錯(cuò)誤。多數(shù)用戶在運(yùn)用用友U8生成報(bào)表的過(guò)程中，都會(huì)忽視或者直接忘記結(jié)賬這一執(zhí)行項(xiàng)目而直接登入報(bào)表系統(tǒng)，這種錯(cuò)誤不難找出，只要用戶執(zhí)行結(jié)賬功能操作就會(huì)發(fā)現(xiàn)。同時(shí)，報(bào)表系統(tǒng)會(huì)在結(jié)賬任務(wù)結(jié)束后自動(dòng)生成一份報(bào)告，在這份報(bào)告中對(duì)于錯(cuò)誤的存在都有詳細(xì)說(shuō)明，用戶只要按照?qǐng)?bào)告說(shuō)明進(jìn)行相應(yīng)的修改即可。

如果用戶在日常財(cái)務(wù)處理的過(guò)程中沒(méi)有發(fā)生失誤，但是報(bào)表生成存在錯(cuò)誤，那么這種問(wèn)題的存在就和期末結(jié)賬處理是有緊密關(guān)系的。期末處理有六大類(lèi)型操作，任何一項(xiàng)操作定義不當(dāng)都會(huì)使生成的報(bào)表存在錯(cuò)誤，例如：轉(zhuǎn)賬定義不當(dāng)，那么月末的銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)就不能生成憑證。

若對(duì)賬、結(jié)賬等操作都可以順利通過(guò)，并且報(bào)表模板、單元公式的檢查審核都不存在問(wèn)題，可是最終的報(bào)表數(shù)據(jù)仍然不正確，這種情況出現(xiàn)的原因只有一種：用戶在期末轉(zhuǎn)賬過(guò)程中操作的先后順序有誤。期末操作要注意順序問(wèn)題，如果不重視其順序，那么本期損益類(lèi)項(xiàng)目結(jié)轉(zhuǎn)就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，因?yàn)橄到y(tǒng)對(duì)于沒(méi)有到年終結(jié)轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)賬務(wù)會(huì)自動(dòng)允許本期結(jié)賬，這種錯(cuò)誤用戶往往是很難注意到的?！皩?duì)于多個(gè)期末轉(zhuǎn)賬項(xiàng)目并存的情況，用戶要先定義轉(zhuǎn)賬類(lèi)型，而后操作轉(zhuǎn)賬生成任務(wù)，核對(duì)通過(guò)后，進(jìn)行記賬，這是用戶用友U8生成報(bào)表的一般性程序?！钡窃诙鄠€(gè)期末項(xiàng)目存在的情況下，需要注意它的轉(zhuǎn)賬生成順序（特別是在“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”之外存在損益類(lèi)轉(zhuǎn)賬賬戶的），其他轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)則必須要等轉(zhuǎn)賬生成執(zhí)行完成后，才可進(jìn)行憑證審核、登記等處理程序。用戶在“自定義轉(zhuǎn)賬”中設(shè)置一項(xiàng)業(yè)務(wù)，并把它的憑證內(nèi)容分為借、貸兩個(gè)方向：借方表現(xiàn)為財(cái)務(wù)費(fèi)用；貸方表現(xiàn)為應(yīng)付利息。用戶在對(duì)用友U8的各項(xiàng)功能類(lèi)型中的項(xiàng)目分別執(zhí)行，然后再根據(jù)執(zhí)行得到的所有轉(zhuǎn)賬憑證結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)一的審核、記賬，最后可能會(huì)導(dǎo)致一個(gè)問(wèn)題：“自定義轉(zhuǎn)賬”生成的“財(cái)務(wù)費(fèi)用”賬戶產(chǎn)生的金額不能計(jì)入“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”，造成余額留存，使資產(chǎn)負(fù)債表中的“未分配利潤(rùn)”項(xiàng)目數(shù)據(jù)產(chǎn)生不正確。用戶在意識(shí)到系統(tǒng)程序存在錯(cuò)誤時(shí)，就要立即通過(guò)再次執(zhí)行一次“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”的方式加以修正，最后對(duì)產(chǎn)生的轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行核對(duì)、登記，以使最后生成的報(bào)表準(zhǔn)確無(wú)誤。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.024

TP319；F232

A

1673-0194（2016）18-0037-02

2016-08-02