做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理

◎滑高社

做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理

◎滑高社

抓好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理是醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮臨床效用的可靠保障，關(guān)系著醫(yī)院的診斷、治療水平。本文對醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的重點薄弱環(huán)節(jié)—生成周期長、涉及部門多、管理難度大等問題進行了分析。并結(jié)合工作實踐，提出了針對性解決思路。

當今，隨著現(xiàn)代科技和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，先進的醫(yī)療設(shè)備已成為衡量一家醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和整體水平的重要標志之一。做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理工作，對于保障醫(yī)療設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，減少故障次數(shù)，延長使用壽命，充分發(fā)揮其價值，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益的最大化，具有重要意義。

醫(yī)療設(shè)備檔案的作用

為購置論證提供重要參考。購置論證是醫(yī)療設(shè)備購置的首要任務(wù)。少則幾萬，多則千萬以上的設(shè)備，能否正常使用，對醫(yī)院的經(jīng)濟及發(fā)展影響甚大。因此，加強設(shè)備購置的科學論證，關(guān)系到醫(yī)院的決策正確與否。設(shè)備檔案為應(yīng)否購置新設(shè)備提供了可靠依據(jù)。 通過查閱醫(yī)療設(shè)備檔案，詳細了解設(shè)備的技術(shù)狀況、完好率、利用率、維修率、報廢率，可以確定哪些急需采購、哪些暫時不購、哪些堅決停購，避免決策失誤。

為保養(yǎng)與維修提供信息資源。查閱醫(yī)療設(shè)備檔案，了解醫(yī)療設(shè)備的運行狀況、維修和完好情況，可提前報告和督促有關(guān)維修部門及時進行醫(yī)療設(shè)備維修。避免為獲得短期經(jīng)濟效益，對使用率較高的醫(yī)療設(shè)備長期使用磨損，拼設(shè)備拼消耗，一旦出現(xiàn)故障，維修起來十分困難，甚至一些因維修費用高昂而提前進入報廢行列，給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失，影響病人的繼續(xù)診斷治療。

為保養(yǎng)與維修提供技術(shù)支持。完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，是快速排除故障的得力助手。檔案資料缺失或管理不完善，必然影響維修工作，拖延修復時間，甚至造成設(shè)備無法修復而報廢。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的困難和問題

重視程度不夠。對于能給醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟收益的醫(yī)療設(shè)備，大多數(shù)醫(yī)院在購置環(huán)節(jié)都投入了較大的精力，多方論證，談判降價，擇優(yōu)購置，盡快到貨驗收使用發(fā)揮效能，而對能夠真實反映醫(yī)療設(shè)備從購置到使用、維保直至處置等一系列生命周期全過程的檔案資料，則疏于管理。比如缺少全職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員，或管理人員在對檔案進行收集時，態(tài)度不一，存在應(yīng)付心理。此外，相比于其他檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理內(nèi)容、管理方式更加復雜，并且存在不斷變化、更新的情況。

生成周期長，收集難度大。醫(yī)療設(shè)備從申購到驗收、使用、報廢等一般需要5～10年，其檔案資料生成過程貫穿于設(shè)備的整個生命周期，數(shù)量也比較多，如何收集、保存、利用好，本身就是一項具有挑戰(zhàn)性的工作。

涉及部門多，協(xié)作難度大。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的各個階段涉及多個部門，需要各部門相互配合才能完成。許多環(huán)節(jié)，檔案管理人員并未參與。比如，前期購置階段形成的資料收集與記錄，檔案管理人員就不大參與，主要由資產(chǎn)、財務(wù)等部門完成。使用階段，維護、檢修記錄則由使用科室負責。因此，其檔案管理是一個貫穿始終的系統(tǒng)工作，要由管理、維護、使用等部門共同協(xié)作，才能完成。

利用效能發(fā)揮不夠。作為技術(shù)性資料，設(shè)備檔案是醫(yī)院的寶貴資源，但目前很多醫(yī)院進行收集、整理、歸檔后，借閱利用不夠，檔案資料的指導借鑒作用有待于進一步充分發(fā)揮。

提高管理水平的幾點思路

加強隊伍建設(shè)。建立健全專、兼職檔案管理人員隊伍，并制定切實有效的管理制度，加大對檔案工作的檢查力度，督促整改、提高。同時，大力宣傳檔案工作的重要性，營造人人重視，人人參與檔案工作的濃厚氛圍。

建立考核制度，明確責任分工。對專、兼職檔案管理員工作情況進行考核，并與績效掛鉤。建立薪資檔案評級制度、人員考核晉升機制，對工作表現(xiàn)突出的給予獎勵，違規(guī)者則處罰，實行用制度管人。

加大培訓力度。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的復雜性和特殊性，決定了大量非專業(yè)的兼職檔案管理員參與醫(yī)療設(shè)備的檔案管理。而其管理是一項持續(xù)性、完整性、時效性、系統(tǒng)性的工作，對檔案管理員有著較高專業(yè)技術(shù)要求，邀請檔案管理專家，開展檔案管理培訓，就是提高檔案管理員專業(yè)技術(shù)水平的有效途徑。同時，也要重視傳幫帶的作用。

加強部門溝通，提升協(xié)作意識。主要是以設(shè)備科為核心，加強設(shè)備科與財務(wù)部、醫(yī)務(wù)部、信息科、各設(shè)備使用科室等部門之間的溝通、交流，提高各部門對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的認識水平和重視程度，使檔案的收集更加全面、完整。

建立交接制度，抓好資料交接。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位變動的情況下，及時就檔案資料進行交接。檔案部門參與，列明移交的醫(yī)療設(shè)備檔案資料目錄，逐卷清點內(nèi)容，交、接人員、監(jiān)交人員三方簽字存檔。

強調(diào)動態(tài)管理。伴隨著醫(yī)療設(shè)備的整個生命周期，新的資料必然隨時產(chǎn)生，比如設(shè)備保養(yǎng)、維修、使用、質(zhì)檢、計量記錄、不良事件報告等，因此，對檔案應(yīng)進行動態(tài)管理，確保檔案目錄及內(nèi)容及時補充與更新。要以頻繁使用的需求來促使設(shè)備檔案不斷更新，進而保證整個管理工作有序進行。

充分發(fā)揮指導借鑒作用。完善借閱使用管理措施，鼓勵采購、使用、維修等部門積極利用設(shè)備檔案資料，用以指導實際工作。同時，注意嚴格落實借閱相關(guān)規(guī)定，限定借閱期限，嚴禁污損、拆散檔案資料，對丟失者，更應(yīng)嚴肅追究責任，以確保檔案資料的完整、系統(tǒng)、安全。

設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案類目體系中的一級類目之一，其收集與管理是一個系統(tǒng)性工作，貫穿與設(shè)備相關(guān)的整個過程。專、兼職檔案管理人員在不同的階段要相互配合，并應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)將相關(guān)資料進行統(tǒng)一管理，以充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的效能，使投資得到良好的效益回報，促進醫(yī)院各項工作的順利開展。

（作者單位：菏澤市立醫(yī)院）