公證筆錄

◎胡麗樺

公證筆錄

◎胡麗樺

筆者通過自身從事二十多年公證辦證實踐經驗和體會，從《公證程序規(guī)則》、《公證質量評價標準（試行）》、《最高人民法院關于審理涉及公證活動相關民事案件的若干規(guī)定》中涉及筆錄的范圍和種類進行了分析、歸納，明確了公證筆錄的重要性，總結了辦理公證實際操作所遇到制作筆錄的疑難、重點問題，用公證人的眼光和專業(yè)精神解決、理順筆錄問題，更好地為理論指導實踐提供了新的思路。

公證筆錄的范圍和種類

根據《公證程序規(guī)則》的規(guī)定，在辦理公證中涉及的筆錄有：（一）、“公證機構受理公證申請后，應當告知當事人申請公證事項的法律意義和可能產生的法律后果，告知其在辦理公證過程中享有的權利、承擔的義務。告知內容、告知方式和時間，應當記錄歸檔”，這類稱為《告知筆錄》。（二）、“公證機構可以采用下列方式，核實公證事項的有關情況以及證明材料：通過詢問當事人、公證事項的利害關系人核實；通過詢問證人核實；向有關單位或者個人了解相關情況或者核實、收集相關書證、物證、視聽資料等證明材料”，這類稱為《詢問、核實筆錄》。（三）、“采用現場勘驗方式核實公證事項及其有關證明材料的，應當制作勘驗筆錄，由核實人員及見證人簽名或者蓋章。根據需要，可以采用繪圖、照相、錄像或者錄音等方式對勘驗情況或者實物證據予以記載” ，這類稱為《現場勘驗筆錄》。（四）、“審批重大、復雜的公證事項，應當在審批前提交公證機構集體討論。討論的情況和形成的意見，應當記錄歸檔”這類稱為《集體討論結果筆錄》。

公證筆錄的重要性

根據《最高人民法院關于審理涉及公證活動相關民事案件的若干規(guī)定》，明確了公證損害責任糾紛中對公證機構的過錯認定標準、明確了當事人提供虛假證明材料申請公證致使公證書錯誤造成他人損失的，公證機構應如何承擔責任的問題。當中規(guī)定：“當事人、公證事項的利害關系人提供證據證明公證機構及其公證員在公證活動中具有下列情形之一的，人民法院應當認定公證機構有過錯：4.違反公證程序、辦證規(guī)則以及國務院司法行政部門制定的行業(yè)規(guī)范出具公證書的；5.公證機構在公證過程中未盡到充分的審查、核實義務，致使公證書錯誤或者不真實的 ” ，據此結合上述“一、公證筆錄的范圍和種類”里已明確公證筆錄在公證程序上的規(guī)定，這就是說明了在辦理公證過程中調查、核實所做的公證筆錄是必要的，若公證筆錄出現問題，就會影響到法院對于公證責任承擔的判定。筆者參加了公證系統(tǒng)關于《最高人民法院關于審理涉及公證活動相關民事案件的若干規(guī)定》的培訓學習，其中的法官老師就明確表示公證筆錄是他們法官判案的重要證據材料，也是衡量公證責任承擔的依據之一?？梢姡C筆錄制作的好壞、是否完整、無漏洞是十分重要的。

根據《公證質量評價標準（試行）》，“公證質量評價包括受理公證申請，審查公證事項，審查、核實證明材料，制作詢問筆錄，制作、出具公證書等環(huán)節(jié)” “ 公證案卷材料全部符合下列標準的，公證質量評價為合格：（四）履行告知義務的內容、方式、時間和記錄規(guī)范、明確；（十二）詢問筆錄、現場勘驗筆錄、工作記錄中的記錄內容詳盡、準確、有針對性，筆錄（記錄）時間、地點、簽名等事項齊全，修改之處加蓋了印章或者有當事人的簽名（指?。┗蛘哂¤b”，這個行業(yè)制定的公證質量評價標準是對整個公證系統(tǒng)關于公證質量的統(tǒng)一確定標準，關系到公證書是屬于合格、基本合格、不合格的認定，上面也明確規(guī)定了公證筆錄是評價質量的審查環(huán)節(jié)之一，也規(guī)定了屬于合格標準的筆錄制作規(guī)范做法，所以公證筆錄的制作也是衡量公證質量的關鍵。

筆錄制作的有關要求、規(guī)定

根據《公證程序規(guī)則》，涉及有關筆錄制作的規(guī)定有：（一）、“采用詢問方式向當事人、公證事項的利害關系人或者有關證人了解、核實公證事項的有關情況以及證明材料的，應當告知被詢問人享有的權利、承擔的義務及其法律責任。詢問的內容應當制作筆錄。詢問筆錄應當載明：詢問日期、地點、詢問人、記錄人，詢問事由，被詢問人的基本情況，告知內容、詢問談話內容等。詢問筆錄應當交由被詢問人核對后簽名或者蓋章、捺指印。筆錄中修改處應當由被詢問人蓋章或者捺指印認可”。（二）、“公證機構在審查中，認為申請公證的文書內容不完備、表達不準確的，應當指導當事人補正或者修改。當事人拒絕補正、修改的，應當在工作記錄中注明”。（三）、“公證機構辦理遺囑公證，應當由二人共同辦理。承辦公證員應當全程親自辦理。特殊情況下只能由一名公證員辦理時，應當請一名見證人在場，見證人應當在詢問筆錄上簽名或者蓋章” 。這些有關筆錄制作的內容是程序規(guī)則明確規(guī)定的，我們在辦理公證的過程中必須嚴格執(zhí)行，否則就是違反了公證程序規(guī)定。

筆者制作筆錄的經驗和做法

在辦理公證的筆錄制作過程中，可以主動引導當事人談及很多與案件有關聯的情況，印證當事人所申請辦理公證的事實、文書和證據內容的真實性，如果發(fā)現有不同于所提供證明材料內容的以及一些未知的情況，可通過察言觀色，根據筆錄再綜合調查核對資料來判斷、確定當事人所申請辦理的公證事項是否真實、合法，有沒有存在提供虛假資料、隱瞞事實等情況；下面是筆者辦理公證中某些情況下的筆錄制作方式、方法。

在辦理公證中憑居民身份證核實當事人的身份出現樣貌不能明確確認時，我們需仔細詢問當事人的相關其他方面的資料情況，比如根據其提供的戶口本、結婚證等資料以及我們在公安網上查到其身份資料情況來詢問：家庭住址、籍貫、父母、配偶、子女、同住親屬的姓名、出生日期、電話等等，并現場觀察其回答的表情、行為，所有的這些詢問回答確認過程都應該在筆錄中記錄下來，然后通過談話內容來比對當事人的相關資料、打電話核實相關情況，這樣才能比較準確地判斷真假，最后這份筆錄可作為當事人的身份能否確認下來的調查證據。

在辦理繼承公證的時候，1、詢問的順序應該是：首先對年齡較長的老人實行仔細詢問，因為老齡人知道的情況比較多，而且不會受現在社會風氣和環(huán)境的影響，一般都會如實作答，或者你感覺到他有所隱瞞，這時你需要有足夠的耐心，當你連續(xù)、繞彎的詢問他時，他就會說漏嘴、不能自圓其說或者說話語言、神情表現出異樣，這樣你再釘住那個問題追問肯定會知道真相的；其次是詢問放棄繼承權的當事人，因為他們不是受益人，所以一般也會如實作答，最重要是提醒其辦理放棄聲明后就不能反悔，財產就歸繼承人了，想清楚了再做決定；最后才詢問需要繼承財產的當事人。2、詢問應該注意的是：當詢問被繼承人有多少子女時，應該加問有沒有已去世的子女、收養(yǎng)的子女、非同住的子女、繼子女，因為一些老人通常只回答共同居住的子女、在生的子女、或者農村的老人只說兒子不說女兒等等，如果有已去世的子女，記得再問死去子女的配偶有沒有對被繼承人盡了主要贍養(yǎng)義務，因為很多當事人都不知道這樣其配偶也是第一順序繼承人的，而且這種情況出現也是常有的；詢問過程應該把當事人分開單獨詢問，這樣才能不會受到影響。

在辦理保全證據公證時，應特別注意問準申請辦理保全證據的具體內容，應細致到辦證原因、目的、用途、取證過程、時間、地點、數量等，要求辦理多少件公證，還有要求公證處通過怎樣的方式、方法去保全這些證據；這時要求當事人務必回答準確、完整，如果有些當事人自己都未能確定應該怎樣做才能取得最好的、最完整的證據，達到最高的法律效力，而在筆錄時隨便回答得不完整、不確定，這樣做成的筆錄可能就會產生后患。因為如果辦理公證時是按當事人現場口頭確認的目的、用途、方式、方法等內容去完成的，那么當事人最后可能會因公證書起不到證據作用時反口說是因為公證處公證錯誤的原因，從而要求承擔有關經濟損失。

在辦理遺囑公證時，應該注意的是：一定不能有其他人在場時詢問。因為遺囑人可能會受到威脅作答，遺囑人被迫來到公證處，而單獨詢問時表示不是自愿辦理的情況時有發(fā)生。詢問時公證員不能自己將問話和答案講述，然后只讓遺囑人回答是或不是，這樣有引誘作答的嫌疑。 盡管有些遺囑人有年老、患病、反應緩慢、不善言語等等情況，這時公證員詢問不能心急求快，應有足夠的耐心，等待遺囑人想清楚再自己回答，筆錄應真實記錄所答內容。重要的問題應該增加反問，如：為什么遺產只給他？還給不給其他人？你不認字怎么看明白遺囑和筆錄？你是否想清楚了？等等。因為經過這樣的反問，遺囑人再一次確認，更能體現遺囑人清晰明白的行為能力及真實自愿的辦證狀況，使公證遺囑經得起利害關系人異議時的審查。

在辦理公證案件中，經常會調查出各種各樣不同于一般案情的特殊情況（如姓名前后不符、死亡證、結婚證、戶口本、身份證、親屬關系證明等上面的身份證號碼、日期等與事實或檔案記載不符、辦證提供資料不全等等），這就需要經過公證員的反復詢問和仔細調查、研究后才可確定是否辦理的，這些特殊的詢問內容就一定要做好補充筆錄，讓當事人自己說明原因，確認事實；或找到證人詢問，做好證人詢問筆錄，在詢問證人時應單獨進行，不能受到當事人影響而作答，詢問應多方面，包括關系、原因、怎么知道、反復論證，不要放過一個細小的疑點，并要告知證人應承擔的責任。這些補充筆錄才能使案件的辦證資料嚴謹、完整。

綜上，筆者認為有關筆錄制作的細節(jié)及方法應在日常辦證時注意提醒自己做好，形成做筆錄完整、細致、精確的習慣，還要在辦證過程中尋找漏洞，不斷更新、改進、完善筆錄制作，確保公證的質量。

（作者單位：廣東省廣州市白云公證處）