事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

◎于俊水

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

◎于俊水

現(xiàn)今隨著社會(huì)信息化的高速發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位也隨之迎來了日常管理信息化發(fā)展的新時(shí)期。社會(huì)的網(wǎng)絡(luò)化、信息化趨勢(shì)發(fā)展迅速，在時(shí)代發(fā)展的背景下檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生。本文對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理所具有的的特點(diǎn)進(jìn)行了深入分析，并進(jìn)一步研討了在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中顯現(xiàn)的問題和相關(guān)的舉措。

現(xiàn)今伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展趨勢(shì)，不少事業(yè)單位依然未能高效管理內(nèi)部的檔案。而近幾年以來，互聯(lián)網(wǎng)的得到了普及推廣應(yīng)用，新型檔案管理軟件不斷研發(fā)和應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案管理信息化工作正在趨于成熟。并成為一種發(fā)展的趨勢(shì)。

事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)。以往傳統(tǒng)的檔案記錄方式是以手工在紙質(zhì)上進(jìn)行文字、數(shù)據(jù)、信息的記錄，由于紙張不利于長(zhǎng)期保存。所以在對(duì)資源的匯集與個(gè)存儲(chǔ)方面的難度較大，而只要達(dá)到檔案的信息化管理，即能夠構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái)，以電子化的方式來進(jìn)行信息化管理，可在U盤及移動(dòng)硬盤上保存電子化檔案，能夠方便快捷的存儲(chǔ)較多檔案信息，檔案信息化管理的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)檔案管理所存在的弊端。而且通過電子化檔案，可以存儲(chǔ)數(shù)量巨大的檔案。使檔案儲(chǔ)存更加便捷高效。

檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢(shì)。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)作為事業(yè)單位工作的重要構(gòu)成部分。怎么樣來科學(xué)合理的利用好信息資源，達(dá)成有效應(yīng)用和便捷存儲(chǔ)，使得信息資源能夠得到共享利用，是檔案管理當(dāng)中亟待解決的實(shí)際問題。而傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中存在的紙質(zhì)文件難以長(zhǎng)期保存，查詢流程較為張復(fù)雜等諸多問題。為確實(shí)能夠高效利用檔案資源，因此采用信息化方式來進(jìn)行檔案管理。

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)使用率較低。事業(yè)單位實(shí)施檔案的信息化管理的出發(fā)點(diǎn)為簡(jiǎn)化工作流程、減少管理成本，高效便捷的來利用檔案信息?？墒前凑宅F(xiàn)今的實(shí)際情況來看，利用檔案管理信息化平臺(tái)的幾率較低，難以將其作用真正顯現(xiàn)與發(fā)揮出來。

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視?，F(xiàn)今，在我國(guó)事業(yè)單位的不少的高層管理者未能對(duì)于檔案的管理制度進(jìn)行全面客觀的了解，僅只是將工作的重點(diǎn)放在注重引進(jìn)和培育人才的方面，對(duì)于檔案管理工作的重視力度不夠，但在事業(yè)單位的實(shí)際工作當(dāng)中，檔案管理是一項(xiàng)極其重要工作。所以，事業(yè)單位的高層管理者應(yīng)該注重此項(xiàng)工作，方可確實(shí)維護(hù)和保障職工權(quán)益，進(jìn)而為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低。在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，不少檔案管理專職人員的理論知識(shí)與實(shí)際技能未能夠達(dá)到專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，亟待提升其整體素質(zhì)。例如不少專職人員的計(jì)算機(jī)實(shí)際操作技能水平不高，未能拓展自身的知識(shí)面。又因?yàn)楫?dāng)前所存在的日趨增長(zhǎng)的檔案信息需求量，也要求管理者必須提升其優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)與良好工作態(tài)度。

檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度較慢?，F(xiàn)今在我國(guó)不少事業(yè)單位都已逐步構(gòu)建起了職工檔案信息管理系統(tǒng)，并在檔案管理工作當(dāng)中積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并取得了一定的成就?？墒且?yàn)楹鲆暳藢?duì)于檔案管理工作的深化實(shí)施，在設(shè)置與維護(hù)更新檔案管理信息化平臺(tái)的工作當(dāng)中推進(jìn)緩慢，未能夠適時(shí)更新部分新入職職工的檔案信息，從而會(huì)對(duì)于單位人力資源管理造成了一定的影響。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式的構(gòu)建。事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)目的是為了能夠提供良好服務(wù)給予信息查詢者，所以，應(yīng)大力推廣和宣傳對(duì)檔案管理信息建設(shè)平臺(tái)的應(yīng)用，使得檔案的查詢與利用更具有高效性與便捷性。也可對(duì)于部分先進(jìn)單位的良好經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)與借鑒，以此來提升事業(yè)單位的檔案管理信息化工作的持續(xù)向前推進(jìn)。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視。事業(yè)單位的高層管理者應(yīng)注重檔案管理信息化建設(shè)工作，將此項(xiàng)工作作為一個(gè)重點(diǎn)工作項(xiàng)目來推進(jìn)實(shí)施。首要的一點(diǎn)在于應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的保密性。還應(yīng)重視檔案管理專用室的隱蔽性和安全性，采用“人防”與“技防”的安全防護(hù)措施的緊密結(jié)合，加固檔案專用室的門窗，設(shè)置監(jiān)控?cái)z像頭，以此來保障其安全性。并安排專人進(jìn)行值班，嚴(yán)格控制人員的進(jìn)出，對(duì)于進(jìn)入人員應(yīng)在《出入檔案管理專用室登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)的人員信息登記。此外，并專項(xiàng)培訓(xùn)管理檔案人員的理論知識(shí)和實(shí)作技能，使得檔案管理工作更加科學(xué)合理、更加規(guī)范化。

加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)。事業(yè)單位檔案管理工作人員所具有的理論知識(shí)和實(shí)作技能能夠在實(shí)際工作當(dāng)中起到極其重要的作用，而工作人員的工作能力和素質(zhì)，也會(huì)檔案管理的信息化建設(shè)工作產(chǎn)生重要的影響作用。因此，應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員的專業(yè)的理論知識(shí)和實(shí)作技能，使其在實(shí)際工作當(dāng)中能夠促進(jìn)工作水平的提高。促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)工作的有效提升與進(jìn)步。

加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的工作協(xié)調(diào)。在檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，既應(yīng)由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員來更新與維護(hù)檔案信息，也應(yīng)由檔案管理人員來提供給檔案查詢者優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，應(yīng)構(gòu)建起一種長(zhǎng)效機(jī)制來進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間在工作方面的緊密協(xié)作，以此來高效合理的推廣和應(yīng)用檔案信息化管理。在日常管理當(dāng)中，強(qiáng)化培養(yǎng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量，使其在實(shí)際工作當(dāng)中重視工作的效率與質(zhì)量，以此來推動(dòng)單位各項(xiàng)工作的全面提升。

總之，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，大力推行電子數(shù)字化檔案管理。事業(yè)單位檔案管理信息化作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與高科技研發(fā)與進(jìn)步的必然衍生物，而同時(shí)也可作為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的助推力。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的趨勢(shì)，深入實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，并以此來進(jìn)一步推進(jìn)單位各項(xiàng)工作的全面提升與進(jìn)步。

（工作單位 威海市市政建設(shè)公營(yíng)事業(yè)管理處）