事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及有效措施

◎胡茲泉

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及有效措施

◎胡茲泉

本文對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中的不足和缺陷進(jìn)行介紹，進(jìn)一步提出會(huì)計(jì)檔案管理的健全方法和完善措施。

在不斷改革事業(yè)單位和更新信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，逐漸健全其會(huì)計(jì)管理體系，在此期間獲得顯著地成就。然而，其中產(chǎn)生了大量的弊端，所以，事業(yè)單位必須大力改革會(huì)計(jì)檔案管理，處理好其中存在的問題，彌補(bǔ)其中的缺陷。

做好事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

第一，在單位內(nèi)部管理工作中，必須強(qiáng)化事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理。當(dāng)前，我國形成了巨大的事業(yè)單位體系，職工總數(shù)超過三千多萬，在該項(xiàng)目中我國需要較大的資金投入。然而。我國財(cái)力難以滿足事業(yè)單位的實(shí)際需求。進(jìn)一步強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，有利于將財(cái)政收支及時(shí)記錄和分檔好，提供科學(xué)的依據(jù)，以便正確編制事業(yè)單位的預(yù)算。第二，在法治管理中，必須強(qiáng)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理。我國出臺(tái)《會(huì)計(jì)檔案方法》有關(guān)條例，明確規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)要求。在國家機(jī)構(gòu)中，事業(yè)單位是其中一個(gè)重要分支，必須發(fā)揮示范作用，遵守相關(guān)規(guī)定，順利開展和實(shí)施相關(guān)工作。

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)薄弱。部分事業(yè)單位未能準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作的作用，相關(guān)工作人員在檔案管理知識(shí)方面較為缺乏，部分單位會(huì)計(jì)檔案管理工作只能由會(huì)計(jì)人員來處理，缺乏專門的負(fù)責(zé)人。針對(duì)部分業(yè)務(wù)少、規(guī)模不大的事業(yè)單位，管理人員只保存了相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證和賬簿等核算材料，將單位賬目視為簡(jiǎn)單的工作，進(jìn)而造成部分單位丟失了預(yù)決算材料和合同協(xié)議等資料。

信息資源投入不足。第一，會(huì)計(jì)檔案和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展不相適應(yīng)，這是由于缺乏合適的設(shè)備所致。由于各個(gè)地區(qū)和時(shí)代發(fā)展存在不均衡性，所以其采用的存儲(chǔ)設(shè)備型號(hào)和規(guī)格也各異；各個(gè)事業(yè)單位未能足夠重視電子檔案的重要性。所以，現(xiàn)代化管理設(shè)備中，存在不同比重的投入資金和不同的存儲(chǔ)設(shè)備，部分事業(yè)單位為降低投入資金，甚至采購較為落后的傳統(tǒng)設(shè)備管理電子檔案，嚴(yán)重阻礙了發(fā)展現(xiàn)代化會(huì)計(jì)檔案管理。雖然部分事業(yè)單位選擇較為先進(jìn)的設(shè)備，然而因?yàn)槲茨苁炀毑僮髟O(shè)備，所以也造成設(shè)備浪費(fèi)的現(xiàn)象，難以有效利用設(shè)備。第二，未建立全套的電子檔案管理規(guī)范和制度，部分音頻、視頻、文書格式的會(huì)計(jì)電子檔案和規(guī)定不相適應(yīng)；未能通過會(huì)計(jì)電子檔案的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)辦公系統(tǒng)中的文件資料進(jìn)行任意篡改，難以形成真實(shí)有效的會(huì)計(jì)電子檔案信息；難以有效保護(hù)會(huì)計(jì)電子檔案光盤和U盤，嚴(yán)重?fù)p壞部分存儲(chǔ)文件，甚至造成相關(guān)信息資料丟失；部分檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏良好的設(shè)備條件，導(dǎo)致檔案資料發(fā)霉老化等，不利于有效使用檔案信息，發(fā)揮其作用。

會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行力較弱。只有通過人的實(shí)施才能實(shí)現(xiàn)健全的管理制度，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，當(dāng)前，會(huì)計(jì)檔案不斷降低管理效率，主要是由于逐漸弱化了會(huì)計(jì)檔案制度執(zhí)行力所致。首先，未能貫徹落實(shí)相關(guān)管理制度。例如，未能嚴(yán)格遵循預(yù)設(shè)案卷制度，有效實(shí)施立卷和歸檔，造成混亂地排放立卷，分類歸檔混亂；未能按照會(huì)計(jì)檔案定期歸檔和定期入庫驗(yàn)收等相關(guān)制度實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理，造成會(huì)計(jì)檔案未能及時(shí)歸檔。其次，未能使管理制度貫徹落實(shí)到位。例如，盡管會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行了裝訂，然而未按照相關(guān)要求和規(guī)范進(jìn)行，沒有查證和剔除部分沒有完整簽章的憑證，就進(jìn)行裝訂；會(huì)計(jì)資料查閱盡管辦理了相關(guān)手續(xù)，然而缺乏完善的手續(xù)，或者只是從表面上辦理查閱手續(xù)，其限制和監(jiān)督的作用未能得到有效發(fā)揮。

解決事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理問題的有效措施

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)事業(yè)單位有關(guān)負(fù)責(zé)人必須高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，正確指導(dǎo)管理人員合理開展工作，增強(qiáng)其對(duì)混亂的檔案管理工作的弊端的認(rèn)識(shí)，了解到對(duì)財(cái)務(wù)管理工作造成的不利影響。例如，某事業(yè)單位在編制預(yù)算前期收集資料時(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的參與積極性，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的作用的認(rèn)知，以便順利開展理念財(cái)務(wù)報(bào)表和會(huì)計(jì)賬簿搜尋工作，將管理過程的問題及時(shí)找出來，并制定相應(yīng)的對(duì)策?；诖耍聵I(yè)單位必須聘用專職會(huì)計(jì)檔案管理人員，保證人員穩(wěn)定性和減少人員流動(dòng)性，防止會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理人員，隨意更改會(huì)計(jì)檔案管理人員的情況出現(xiàn)，另外，必須有效保證采用專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，提高其專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)水平。從眾多會(huì)計(jì)人員中挑選其中一名優(yōu)秀人員，對(duì)其進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高其會(huì)計(jì)知識(shí)水平，并且增強(qiáng)其檔案管理知識(shí)專業(yè)技能。

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化。伴隨著廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，為會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理奠定了強(qiáng)有力的技術(shù)基礎(chǔ)。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能自動(dòng)分類、編輯和統(tǒng)計(jì)電子檔案。通過掃描儀，可以轉(zhuǎn)化文件、圖像等數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，極大提高了計(jì)算機(jī)技術(shù)利用效率。通過互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的專業(yè)平臺(tái)，能有效實(shí)現(xiàn)電子檔案信息共享和網(wǎng)絡(luò)化。與此同時(shí)，通過這一平臺(tái)，在需要調(diào)取會(huì)計(jì)檔案中的相關(guān)資料時(shí)，只需檢索平臺(tái)中的信息，即可快速獲取所需的檔案信息。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理并非一蹴而就，而要經(jīng)過相當(dāng)長(zhǎng)的發(fā)展時(shí)期，經(jīng)過大量的努力才能完成這一目標(biāo)。比如，在會(huì)計(jì)檔案管理中，可以以管理人員手工操作工作為基礎(chǔ)，在開展該項(xiàng)工作過程中，檔案工作人員必須嚴(yán)格遵循檔案部門出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定，滿足法律法規(guī)的要求。采用現(xiàn)代化的方式管理檔案不僅僅要發(fā)揮檔案局的職責(zé)功能，還要引起其他相關(guān)部門的關(guān)注，進(jìn)而保證快速有效實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案現(xiàn)代化管理。

強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行力度。事業(yè)單位常常缺乏足夠的會(huì)計(jì)檔案管理人員，部分小規(guī)模且業(yè)務(wù)單一的事業(yè)單位管理人員往往只有一個(gè)，所以，必須通過有效監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案管理人員來實(shí)現(xiàn)加大會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行力度。部分事業(yè)單位為了有效制約會(huì)計(jì)檔案人員的工作行為，促進(jìn)其貫徹落實(shí)檔案管理制度，必須將員工績(jī)效管理的功能體現(xiàn)出來，并獲得了顯著的成就。換言之，必須有效掌握會(huì)計(jì)檔案管理制度的核心，建立重要的指標(biāo)，針對(duì)性地進(jìn)行權(quán)重設(shè)計(jì)，集中財(cái)務(wù)部門其他工作人員反饋的具體工作情況和定期抽煙檢驗(yàn)的工作結(jié)果，準(zhǔn)確計(jì)算關(guān)鍵性指標(biāo)的分?jǐn)?shù)，以此對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的績(jī)效工資進(jìn)行核算，制定相適應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，推動(dòng)工作發(fā)展，為保證完成有效管理成果奠定基礎(chǔ)，進(jìn)一步貫徹落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理制度。

綜上所述，針對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理工作的 不足和缺陷，本文提出了相關(guān)的完善對(duì)策，事業(yè)單位可以通過上述解決措施，增強(qiáng)相關(guān)管理意識(shí)，采用現(xiàn)代化的方式管理會(huì)計(jì)檔案，不斷加大制定會(huì)計(jì)檔案管理制度的力度，以此保證健康可持續(xù)發(fā)展事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（工作單位：湖北省疾病預(yù)防控制中心）