會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

◎劉權(quán)

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

◎劉權(quán)

隨著時(shí)代的發(fā)展，科技技術(shù)日漸精湛，計(jì)算機(jī)也逐漸普及到大眾范圍內(nèi)，人們大多不再用繁瑣復(fù)雜的傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，而是利用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來(lái)取代，由此可見(jiàn)計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部的地位日益提升。人們大多使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不僅是一種時(shí)代的更新，也能將會(huì)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)得更加準(zhǔn)時(shí)、安全、精確、及時(shí)，讓會(huì)計(jì)人員的工作更加便捷、高效，更加有利于會(huì)計(jì)相關(guān)人員的信息處理。同時(shí)，這種電算化處理也可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生一定影響。為了使企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更加穩(wěn)定地發(fā)展，企業(yè)人員需加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的控制，并且不斷地研究和探索出更多的適合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施和方法。

內(nèi)部控制的目的是保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)和完整性，保護(hù)財(cái)務(wù)的正確性，確保經(jīng)濟(jì)物資的安全性，內(nèi)部控制制度是一種企業(yè)單位內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為此需制定一系列具有控制職能的的措施方法，同時(shí)需不斷根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修正和規(guī)范，以使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)更加嚴(yán)密、完整。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)存在的風(fēng)險(xiǎn)

雖然會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)已成為企業(yè)主要部分，但會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)后，會(huì)計(jì)電算化的本身也帶來(lái)了許多前所未有的風(fēng)險(xiǎn)。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，若想要更改會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)，需同時(shí)手頭更改許多數(shù)據(jù)，如會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)經(jīng)報(bào)表、每日記賬、明細(xì)賬和總賬，其工作量大難以完全更改，同時(shí)其在紙上留下的合計(jì)一般無(wú)法直接摧毀和更改。然而，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，僅僅只需在計(jì)算機(jī)中錄入數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行記賬，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)根據(jù)設(shè)定要求來(lái)計(jì)算出其它賬單，最后再進(jìn)行進(jìn)一步不加工來(lái)生成會(huì)計(jì)表和賬簿。這種系統(tǒng)仍存在著許多的不足，并且內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)得也不太完善，因而建立這種電算化管理難以完全顯示其優(yōu)勢(shì)，且存在著些許風(fēng)險(xiǎn)。

計(jì)算機(jī)中無(wú)形信息難以控制的危險(xiǎn)。當(dāng)會(huì)計(jì)的控制主體改變?yōu)橛?jì)算機(jī)時(shí)，會(huì)計(jì)的控制客體也發(fā)生了變化，部分有形信息資產(chǎn)也逐漸變化為無(wú)形的信息資產(chǎn)。實(shí)物記錄信息時(shí)是一種有形資產(chǎn)，必須借助人工的力量才能進(jìn)行轉(zhuǎn)移，它是一種靜態(tài)資產(chǎn)。而相反的，計(jì)算機(jī)狀態(tài)下的無(wú)形資產(chǎn)是一種動(dòng)態(tài)資產(chǎn)，即使沒(méi)有外界的人工力量也能輕易轉(zhuǎn)移，因而這些信息十分有可能因?yàn)槔婊蚋?jìng)爭(zhēng)等關(guān)系而泄漏到網(wǎng)絡(luò)之中，被不法分子所利用。

組織與管理控制不嚴(yán)格造成的危險(xiǎn)。 如今現(xiàn)代化的管理工具在企業(yè)中廣泛使用，取代了過(guò)去繁瑣復(fù)雜、陳舊落后的人工計(jì)算。但是，不可忽略的是，企業(yè)管理人員和員工的思想觀念也要及時(shí)調(diào)整，而不應(yīng)因?yàn)橛辛穗娝慊姆奖愣尚缸晕?，切勿因業(yè)務(wù)上的操作不規(guī)范和玩忽職守而造成嚴(yán)重后果。因?yàn)闀?huì)計(jì)電信化需要較嚴(yán)格的操作和監(jiān)督，所以更需要加強(qiáng)組織和管理控制，即加強(qiáng)內(nèi)部控制。各部門應(yīng)相互監(jiān)督、相互制約，以保證信息的真實(shí)、可靠性。若內(nèi)部防范制度不嚴(yán)，那么犯罪分子便會(huì)利用內(nèi)部系統(tǒng)薄弱環(huán)節(jié)以身試法，違法侵吞企業(yè)財(cái)產(chǎn)。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程中隱藏的危險(xiǎn)。當(dāng)企業(yè)專業(yè)人員研發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，需要全面考慮問(wèn)題，將各個(gè)方面考慮周到，但是因?yàn)槟芰τ邢藁蚴强紤]問(wèn)題不夠全面，使設(shè)計(jì)得系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)細(xì)小的差誤，實(shí)際狀況無(wú)法與理論完全吻合，正是因?yàn)檫@些差錯(cuò)，使犯罪分子有機(jī)可乘，他們會(huì)利用這些缺陷，運(yùn)用先進(jìn)的高科技來(lái)進(jìn)行犯罪活動(dòng)，若無(wú)法及時(shí)察覺(jué)和發(fā)現(xiàn)，那么便會(huì)造成難以挽回的損失。

所需的內(nèi)部核實(shí)工作量大。企業(yè)需不斷對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行審核以免出現(xiàn)錯(cuò)誤，而審核必須解決幾個(gè)問(wèn)題，如企業(yè)會(huì)擔(dān)心有關(guān)的內(nèi)部資料遭到暴露或泄密，因而損害其競(jìng)爭(zhēng)能力。核實(shí)電算化會(huì)計(jì)信息需要運(yùn)用更復(fù)雜的審查技術(shù)，并且會(huì)計(jì)師們必須具備處理復(fù)雜電腦資料出色能力，能夠?qū)?huì)計(jì)信息系統(tǒng)中有必要的數(shù)據(jù)信息通過(guò)一定的形式表示出來(lái)，這樣將會(huì)使會(huì)計(jì)師們的審查工作量大大增加。

加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制的措施

因?yàn)槿缃窨刂品椒▽?duì)象的改變，許多企業(yè)原本的內(nèi)部控制方法和措施早已無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展要求，為了保證企業(yè)新型會(huì)計(jì)系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展，因而需要企業(yè)根據(jù)自身研發(fā)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)因進(jìn)一步加強(qiáng)完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度。根據(jù)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)來(lái)制定相關(guān)內(nèi)部控制制度，可以區(qū)分為對(duì)于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和實(shí)行而進(jìn)行的控制，對(duì)會(huì)計(jì)各部門的管理監(jiān)督控制，對(duì)計(jì)算及日常工作的過(guò)程控制。

加強(qiáng)電算化系統(tǒng)的安全控制。加強(qiáng)電算化系統(tǒng)控制主要的目的是為了防止系統(tǒng)安全信息被犯罪人員或未經(jīng)授權(quán)的外界人員擅自進(jìn)入企業(yè)系統(tǒng)并違法盜取和改動(dòng)會(huì)計(jì)信息，為此需從減少因外界因素而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)故障這些部分入手，其主要的方法和措施有：

內(nèi)部人員的身份需用密碼控制，需及時(shí)簽到和核實(shí)身份；根據(jù)不同人員設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限；設(shè)定內(nèi)部的相關(guān)控制制度，嚴(yán)禁委授予權(quán)限人員擅自動(dòng)用財(cái)務(wù)專用電腦；嚴(yán)格做到數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的處理，操作系統(tǒng)的審核和修改，當(dāng)系統(tǒng)受到外來(lái)侵犯時(shí)，需有及時(shí)響應(yīng)及時(shí)反應(yīng)和解決。

提高組織和管理的嚴(yán)格控制。內(nèi)部控制包括人員和部門上組織和管理上的控制，不同職位和部門應(yīng)相互監(jiān)督和審查，以保證企業(yè)內(nèi)部的真實(shí)性和高效性。為此需制定一系列嚴(yán)謹(jǐn)有效的應(yīng)建立一系列有效的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格劃分職責(zé)。組織控制的要求就是將有關(guān)系統(tǒng)的不同職責(zé)進(jìn)行分劃，將系統(tǒng)中不同的人員進(jìn)行分工，同時(shí)配以合理、嚴(yán)苛的方案制度，其主要目的是通過(guò)一種相互審核、相互制約和的相互監(jiān)督和制度來(lái)保證信息的真實(shí)性和可靠性，從而減少會(huì)計(jì)信息上的差誤。管理控制的主要目的是建立起嚴(yán)格劃分的職位機(jī)構(gòu)和分工制度，它們互相監(jiān)督制約，以減少差錯(cuò)的發(fā)生。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是企業(yè)眾多管理信息系統(tǒng)中的一個(gè)不可或缺的部分，信息管理是業(yè)務(wù)、人員、財(cái)務(wù)的各方結(jié)合統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施，同時(shí)也是企業(yè)管理、業(yè)務(wù)等方面改造的過(guò)程?，F(xiàn)階段企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)仍存在著許多問(wèn)題，為此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，探索適合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制的方法成了當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)所要解決的重要問(wèn)題。

（作者單位：河南中材環(huán)保有限公司）