人事檔案管理改革若干問題的思考解析

◎劉亞妮

人事檔案管理改革若干問題的思考解析

◎劉亞妮

人事檔案管理是一項非常重要的工作，但是當(dāng)前人事檔案管理工作還存在管理意識薄弱、缺乏專業(yè)性、信息化水平低等問題，針對這些問題，我們來探討下人事檔案管理的改革措施。

人事檔案管理的作用

首先，人事檔案管理能夠為選用干部人才提供參考，通過人事檔案中記錄的人員的工作學(xué)習(xí)情況、工作能力、思想政治、工作業(yè)績、興趣愛好等數(shù)據(jù)，來為事業(yè)單位任用干部作出參考建議，讓單位選出適合的人才，從而促進整體發(fā)展。其次，人事檔案管理能夠為人力資源規(guī)劃提供支持。人力資源規(guī)劃是實行可持續(xù)發(fā)展的重要內(nèi)容，人事檔案全面的記錄了單位員工的信息，包括以往的工作情況與學(xué)習(xí)情況，現(xiàn)階段的工作業(yè)績與工作能力等，通過人事檔案管理預(yù)測人才需求、類型、數(shù)量，為人力資源規(guī)劃提供科學(xué)的建議，從而促進人力資源開發(fā)。人事檔案管理工作質(zhì)量會影響我國事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，所以必須要不斷改進與優(yōu)化，真正做到為社會服務(wù)。

人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理意識薄弱。很多單位覺得人事檔案管理對單位自身的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，所以在這方面的投入比較少，忽視人事檔案管理工作。因為單位本身對人事檔案管理工作不重視，所以人事檔案管理工作人員在開展工作的時候也會產(chǎn)生錯誤的工作觀念，沒有投入到管理工作中，對工作不負責(zé)，從而造成工作上面的失誤。

缺乏專業(yè)的檔案管理人員。理人員比較少，甚至是兼任，這就導(dǎo)致在進行人事檔案管理工作的時候，這些工作人員忙不過來，既要對人事檔案做日常維護，還要進行人事檔案的收集、整理、編目、分類、輸入、排架等工作，高負荷的工作狀態(tài)也導(dǎo)致了這些人員只能進行常規(guī)的工作，根本沒有精力進行檔案管理，這也影響了人事檔案管理工作的效率。

人事檔案管理信息化水平低。人事檔案管理工作要信息化，有些單位雖然裝有人事檔案管理系統(tǒng)，但是只是簡單的做了信息錄入工作，一些人事檔案資料的調(diào)閱等還需要手動操作，所以會引起檔案室內(nèi)存儲的資料不完整，而且也會造成人力浪費、工作效率低下的現(xiàn)象。

人事檔案管理的改革措施

強化人事檔案管理意識。人事檔案管理具有重要的作用，我們應(yīng)該正確認識到人事檔案的作用，在進行人事檔案管理工作中要安排充足的人手，并且確保人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定，不斷提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，提升他們的工作責(zé)任心，并且定期對他們進行培訓(xùn)，確保他們的專業(yè)能力、政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平等不斷提升。人事檔案管理工作要明確責(zé)任制，管理層要做好監(jiān)督工作，定期和不定期的對人事檔案管理工作進行檢查、監(jiān)督，對于人事檔案管理中遇到的問題要及時解決，不斷優(yōu)化，提升整體業(yè)務(wù)水平。

健全人事檔案管理制度。人事檔案管理工作涉及了多方面的內(nèi)容，包括單位運行機制、人力資源管理等內(nèi)容，所以要健全人事檔案管理制度，讓工作的開展更加規(guī)范、科學(xué)，提升整體運行能力。當(dāng)建立健全人事檔案管理制度后，就能夠最大程度的發(fā)揮檔案管理作用，提升各環(huán)節(jié)工作流程效率，加強各部門之間的合作，讓整個檔案管理工作有跡可循，更加透明、公開、科學(xué)。首先，通過對人事檔案管理的實際情況作出科學(xué)的分析，為建立科學(xué)的人事檔案管理制度提供有效參考意見。其次，要注意人事檔案管理制度內(nèi)容要落實，具有可操作性與實用性，能夠為實際的人事檔案管理工作流程作出明確的規(guī)范，從而提升工作流程、提高工作效率。第三，要注意建立人事檔案管理制度不僅僅對人事檔案管理工作人員進行約束，同時要對領(lǐng)導(dǎo)層作出約束，這樣才能確保人事檔案管理工作科學(xué)規(guī)范，減少因為領(lǐng)導(dǎo)層不合理的建議或者錯誤的表達而造成工作方面的錯誤。第四，對人事檔案管理工作有規(guī)范及約束以外，還要有獎懲制度，對于在人事檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、工作能力突出的員工給予一定的獎勵，對于在人事檔案管理工作中表現(xiàn)差、工作經(jīng)常犯錯的員工給予一定的懲罰，從而提升工作積極性，提高工作效率，確保人事檔案管理工作順利開展。

加強人事檔案管理一體化。調(diào)、合作等問題造成人事檔案管理工作無法有效開展。所以要加強人事檔案管理一體化，檔案管理人員要做好檔案歸檔、保存工作，確保檔案資料準(zhǔn)確、安全。

提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。人事檔案管理是一項專業(yè)性和機密性非常強的工作，這也導(dǎo)致了開展這項工作的管理人員需要有一定的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，一方面要嚴格確保人事檔案管理過程中要時刻貫徹保密性的原則，確保人事檔案管理機密性，從而不斷提升人事檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)。另一方面要提升員工的責(zé)任感，讓他們用嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度來專注于人事檔案管理工作。此外，還可以建立起人事檔案管理人員的培訓(xùn)體系，根據(jù)崗位特點與崗位素質(zhì)需求有針對性的進行培訓(xùn)，不斷提升員工的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)能力，讓人事檔案管理工作更有效率。

人事檔案管理信息化。隨著社會的不斷發(fā)展與進步，可以在人事檔案管理工作中結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來有效提高管理水平與工作效?？梢越⑷耸聶n案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，比如用管理軟件進行人事檔案編目、索引、日常查借閱等工作，從而提高人事檔案管理工作效率。比如可以利用掃描儀等工具，讓紙質(zhì)材料數(shù)字化，便于信息的編輯、歸檔，也方便今后的查閱。

人事檔案管理工作需要不斷的改進與優(yōu)化，要強化人事檔案管理意識、健全人事檔案管理制度、加強人事檔案管理一體化、提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力、讓人事檔案管理系統(tǒng)化，確保人事檔案管理工作能夠科學(xué)、合理的開展，并且不斷提升人事檔案管理工作的有效性。

（作者單位：聞喜縣人力資源和社會保障局）