淺析ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)

陳瑩穎　裴樹峰

(山東大學齊魯醫(yī)院，山東　濟南　250100；山東省農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)產(chǎn)品所，山東　濟南　250100)

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淺析ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)

陳瑩穎裴樹峰

(山東大學齊魯醫(yī)院，山東濟南250100；山東省農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)產(chǎn)品所，山東濟南250100)

隨著信息化、數(shù)字化時代的到來，企業(yè)管理信息系統(tǒng)也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，這一變革的主要產(chǎn)物便是ERP系統(tǒng)。近幾年來，ERP系統(tǒng)在我國的應(yīng)用越來越廣泛。本文主要探究了會計信息系統(tǒng)發(fā)展的過程、現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)受ERP系統(tǒng)的影響及產(chǎn)生的新特點和未來ERP系統(tǒng)的發(fā)展方向，進而分析得出，適合我國的ERP系統(tǒng)中現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)方法，同時提出有效防范風險的措施。

ERP系統(tǒng)；現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)；發(fā)展趨勢；建設(shè)方法

一、ERP系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)概述

(一)ERP系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)的定義

ERP(Enterprise Resource Planning)，中文含義即企業(yè)資源計劃，它是指一個以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，憑借系統(tǒng)化的管理思想，以企業(yè)決策層和企業(yè)員工為對象，提供決策參考、運行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)將信息技術(shù)和先進的管理思想兩者結(jié)合，逐漸成為了現(xiàn)代企業(yè)的一種常用的運行模式，其中的會計信息系統(tǒng)是最為重要的子系統(tǒng)。

會計信息系統(tǒng)(Accounting Information Systems)是一種運用各種現(xiàn)代的技術(shù)對雜亂信息進行收集、存儲，然后將整合后的信息加以處理，再向使用者傳遞，最后用以進行會計核算的過程。從定義可以看出，會計信息系統(tǒng)由兩個分支組成：其一是對收集起來的信息進行會計核算處理；其二是把處理后的信息加工成決策，協(xié)助使用者管理。

(二)會計信息系統(tǒng)的“前世今生”

從經(jīng)歷變化來看，會計信息系統(tǒng)可劃分為四個階段。

1.第一階段：電子數(shù)據(jù)處理

會計信息系統(tǒng)最早出現(xiàn)在20世紀50年代，此時這一系統(tǒng)比較簡單、不能夠獨立地調(diào)用信息數(shù)據(jù)、操作使用不方便，只能低級的處理電子數(shù)據(jù)。

2.第二階段：會計電算化

1979年，會計信息系統(tǒng)正式進入電算化階段。隨著計算機計算能力的發(fā)展和使用的普及，人們開始運用計算機對收集得到的會計數(shù)據(jù)進行處理，會計信息處理進入電算化時代。但此時企業(yè)的管理者和決策者對會計信息電算化的掌握能力仍較低，因此雖然會計電算化和電子信息數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)有了很大的發(fā)展，但它仍然不具備決策和管理的功能，應(yīng)用范圍小。

3.第三階段：會計信息系統(tǒng)

完全意義上的會計信息系統(tǒng)，包括財務(wù)信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)。而在這一階段，主要面臨以下兩個問題：一是如何完善這兩個信息系統(tǒng)互相聯(lián)系并且融合在一起的過程，二是人們可以如何對會計信息進行更好的采集、分析和利用。由于此階段會計信息系統(tǒng)只局限在會計核算上，因此距離完善的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)仍有一段距離。

4.第四階段：現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)

ERP是一個現(xiàn)代的信息管理系統(tǒng)，除了對會計數(shù)據(jù)進行記錄和保存外，還包括對企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理、整體業(yè)務(wù)流程的控制等，是一個幫助企業(yè)進行全方位經(jīng)營管理辦法分析的管理平臺。而現(xiàn)代會計系統(tǒng)則是ERP中一個非常重要的子系統(tǒng)，它結(jié)合了現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進的管理思想理念，擁有ERP系統(tǒng)全部的功能和優(yōu)勢。

二、ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)的特點

會計行業(yè)的本質(zhì)，是為企業(yè)提供各種各樣的信息。會計的功能包括收集、處理、管理和控制信息，在此過程中，ERP系統(tǒng)發(fā)揮了巨大作用。

(一)ERP系統(tǒng)對現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)的“六大優(yōu)化”

1.優(yōu)化范圍：搜集信息的目標區(qū)域擴大

以前使用的會計信息系統(tǒng)存在信息收集范圍小，獲得會計數(shù)據(jù)可用性小等問題。如今針對這些局限性，ERP系統(tǒng)都做出了較好的優(yōu)化。比如，目前的ERP系統(tǒng)會要求使用者將會計事項的發(fā)生科目、發(fā)生日期乃至發(fā)生地點全面且真實地記錄，實現(xiàn)會計信息的全方位管理。

2.優(yōu)化質(zhì)量：錄入信息的質(zhì)量提高

ERP系統(tǒng)中有一個類似“大箱子”式的數(shù)據(jù)服務(wù)器，所有的被錄入的信息都存放于此，當企業(yè)某部門需要會計信息時，這個數(shù)據(jù)服務(wù)器就從中選取出有用信息，提供給該部門使用。在這個過程中，人員參與較少，并且前期要求錄入信息質(zhì)量高，所以整個系統(tǒng)傳遞出的信息比較準確，使企業(yè)的管理水平得到了大幅度的提升。

3.優(yōu)化效率：各部門之間的協(xié)作效率提高

企業(yè)中的每個員工都可使用ERP系統(tǒng)，員工對企業(yè)的現(xiàn)有情況一目了然，避免了無用的怠工和資源浪費。此外，使用ERP系統(tǒng)，可以方便財務(wù)部門了解其他部門的業(yè)務(wù)情況，在進行日常工作監(jiān)控中，及時發(fā)現(xiàn)工作失誤并加以修改。這一過程大大縮短了工作時間，提高了整體的工作效率，使各部門達到共贏的結(jié)果。

4.優(yōu)化決策：促進進行財務(wù)決策

ERP系統(tǒng)在原始數(shù)據(jù)輸入后，會直接將標準數(shù)據(jù)傳送、處理，轉(zhuǎn)化為標準信息，然后根據(jù)這些信息，編制、報告出企業(yè)的各種財務(wù)報表。相比人工處理，這一過程縮短了做賬時間，提高了結(jié)果的準確性，企業(yè)管理人員可直接對企業(yè)財務(wù)報表進行分析和決策，財務(wù)決策的效率和質(zhì)量都會因此大大提高。

5.優(yōu)化處理：會計信息處理方式改變

第一，會計憑證通過計算機程序自動化生成。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，可以利用某些編譯程序，將發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)設(shè)置為自動生成憑證，會計人員只需要做簡單的審核即可。

第二，會計信息系統(tǒng)可以對業(yè)務(wù)處理的過程進行控制。企業(yè)的會計人員收集原始信息后，ERP處理系統(tǒng)會將自動處理。

第三，幫助企業(yè)經(jīng)營者和管理者進行財務(wù)決策功能。由于當前ERP系統(tǒng)覆蓋率廣，通過互聯(lián)網(wǎng)，可快速準確地收集到各個企業(yè)的相關(guān)資料，方便企業(yè)的財務(wù)信息處理。

6.優(yōu)化輸出：會計信息輸出方式改變

其一，會計信息的輸出形式變得不拘一格。ERP系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合后，使信息傳遞方式并不僅局限在書面材料上，可實現(xiàn)多個企業(yè)的信息共享。

其二，多樣化的會計信息輸出內(nèi)容。隨著會計信息國際化發(fā)展，ERP環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)也應(yīng)與時俱進，添加更加多樣化的內(nèi)容和模塊，滿足不同企業(yè)，不同行業(yè)、不同國家、不同市場的多樣化需求。

(二)ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)的新特色

1.新融合：與其他子系統(tǒng)完全融合

ERP系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，其中有著許多子系統(tǒng)，本文所討論的會計信息系統(tǒng)便是其中的一個。目前會計信息系統(tǒng)，已經(jīng)很好的融合到ERP系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)中。

2.自動化：信息處理自動化程度提高

通過ERP系統(tǒng)的使用，會計部門的工作人員可通過互聯(lián)網(wǎng)交流，自動傳遞會計信息。該方法不僅更加迅速，而且得到的數(shù)據(jù)也更加真實。

3.豐富靈活：信息提供多樣化

企業(yè)會計除了要記錄企業(yè)所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)、計算企業(yè)員工薪酬之外，還有向本企業(yè)的生產(chǎn)者、管理者、經(jīng)營者和投資者提供信息，幫助他們了解企業(yè)經(jīng)濟現(xiàn)狀的職能。在ERP系統(tǒng)中，會計人員可以一次性地為信息使用者提供豐富的信息，幫助他們更高效地得到結(jié)論。

三、ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)的發(fā)展

(一)建設(shè)ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)的重要性

前面提到，ERP系統(tǒng)是一個新型的企業(yè)管理平臺，可以幫助企業(yè)完成人工不能完成的復雜分析工作。因此，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)建設(shè)非常必要。

1.正確認識成本管理系統(tǒng)

成本管理，對每個企業(yè)至關(guān)重要。現(xiàn)代ERP系統(tǒng)，可以完成對產(chǎn)品的成本核算、對超成本預測的部門進行警告和業(yè)務(wù)控制等工作。

另外，ERP系統(tǒng)還可在進行成本核算控制的同時，獲取企業(yè)的各項信息，這些信息包括財務(wù)方面和管理方面，能及時向企業(yè)的管理者和經(jīng)營者反映該企業(yè)的經(jīng)營成果，預測企業(yè)下一步的運營方向，為企業(yè)負責人進行管理和決策，提供準確依據(jù)。

2.轉(zhuǎn)變會計人員的角色

企業(yè)的會計人員在業(yè)務(wù)發(fā)生時，就在計算機上對發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行了錄入。此時，ERP系統(tǒng)便會立即收到“提醒”，自動去確認業(yè)務(wù)的發(fā)生，同時自動將這些原始的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會計數(shù)據(jù)，并登記在企業(yè)的賬目中，即進行會計記賬。整個過程由計算機程序完成，大量減少了會計人員工作量，解放了會計人員的傳統(tǒng)角色，有效提升了工作效率。

3.過渡財務(wù)部門的職能

由于當前的ERP系統(tǒng)完全可實現(xiàn)自動記賬，使得企業(yè)會計和財務(wù)人員的工作量大大減輕，高端的財務(wù)人員也就更有精力著重關(guān)心于企業(yè)的財務(wù)決策，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

(二)ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

一個企業(yè)的會計信息是所有相關(guān)企業(yè)都關(guān)心的資料。之前會計信息系統(tǒng)不完善，一個企業(yè)的信息基本只屬于自己，其他企業(yè)想要獲取真實數(shù)據(jù)比較困難。但在ERP環(huán)境下，會計信息系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)間會計信息的共享。

1.與ERP系統(tǒng)貫通融合

作為ERP系統(tǒng)的子系統(tǒng)之一，會計信息系統(tǒng)從獨立產(chǎn)生，到與計算機進行簡單的協(xié)同工作，再到由計算機進行大量的作業(yè)，當前，會計信息系統(tǒng)已經(jīng)與ERP系統(tǒng)做到了默契的互相配合，甚至完美的彼此融合。

2.滿足國際化發(fā)展潮流的需要

現(xiàn)代國際化的市場，要求企業(yè)在ERP系統(tǒng)管理模式下的會計信息系統(tǒng)，能夠運行國際會計準則，處理多國外語，多種幣種的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。作為為本國企業(yè)服務(wù)的系統(tǒng)，還應(yīng)該能為本國總公司提供具有可以覆蓋世界的、可對比的、有用的經(jīng)營管理信息。只有這樣，這個會計信息系統(tǒng)才算得上是一個全方位的會計核算和財務(wù)管理平臺，能為企業(yè)分布在世界各地的分支機構(gòu)、投資者和客戶等會計信息使用者提供有用信息，滿足企業(yè)國際化經(jīng)營的需要。

3.面向電子商務(wù)

當今社會，電子商務(wù)迅速發(fā)展。獨立存在的企業(yè)會計信息系統(tǒng)無法處理電子訂單，那么企業(yè)也會最終在電子商務(wù)的時代中被時代淘汰，因此ERP環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)改革刻不容緩。會計信息系統(tǒng)的改革不但要考慮企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營，還應(yīng)該充分考慮多個企業(yè)之間、個人用戶與企業(yè)間的交流和使用，將拓寬系統(tǒng)的開放性作為先頭工作進行。這一工作的進行，包括可以與計算機公司合作，開發(fā)使用適用于各種網(wǎng)絡(luò)平臺、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、數(shù)據(jù)庫、公共軟件接口的語言等。通過這種方式，使企業(yè)更加適應(yīng)電子商務(wù)時代中的交易。

四、ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)的構(gòu)建

(一)ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)存在的風險

1.環(huán)境風險

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，企業(yè)的外部環(huán)境是企業(yè)自身無法控制的，但恰恰是這些外部環(huán)境，會對企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)造成很大的威脅。為了降低外部風險，中國對財務(wù)軟件的使用有著嚴格的法規(guī)規(guī)范，如果企業(yè)使用的財務(wù)軟件是沒有得到財政部門認可的軟件，或者是未規(guī)范使用系統(tǒng)中的功能模塊，企業(yè)將面臨違法的處境。

2.信息傳遞風險

由于ERP系統(tǒng)的會計信息使用網(wǎng)絡(luò)收集和傳遞，數(shù)據(jù)的安全性維護是重中之重。因此需要對使用系統(tǒng)訪問者的權(quán)限進行嚴格設(shè)置，否則機密的財務(wù)數(shù)據(jù)將變得透明，企業(yè)的經(jīng)營管理決策和信息安全將面臨巨大的威脅。另外一方面，數(shù)據(jù)信息錄入可能也會產(chǎn)生錯誤的數(shù)據(jù)輸入，這些情況都將導致ERP系統(tǒng)信息傳遞面臨風險。

3.技術(shù)性風險

技術(shù)性風險主要指有關(guān)ERP軟件設(shè)計上的風險。在ERP軟件設(shè)計之初，相比安全，設(shè)計人員更重視的是它的功能性，加之編寫代碼的過程中會存在失誤，造成系統(tǒng)漏洞，使該系統(tǒng)存在技術(shù)性風險。

(二)ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)中風險的防范

1.制定總體規(guī)劃

第一，嚴格根據(jù)我國現(xiàn)行的會計準則與管理法規(guī)制定本企業(yè)會計信息系統(tǒng)的基本發(fā)展規(guī)劃，并將這一規(guī)劃執(zhí)行責任主體明確。第二，結(jié)合自身運營的實際情況，安排合適的管理人員。第三，建立和健全管理系統(tǒng)操作的管理制度，限定會計信息系統(tǒng)管理使用人員的權(quán)限，要求系統(tǒng)管理和使用人員嚴格遵守企業(yè)的信息系統(tǒng)操作管理制度。

2.營造良好的內(nèi)外環(huán)境

第一，企業(yè)應(yīng)該重視會計信息系統(tǒng)的建設(shè)，加強對系統(tǒng)的認識，將會計信息系統(tǒng)貫徹到企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，營造良好的企業(yè)內(nèi)部環(huán)境。第二，政府部門應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和政策，嚴懲違法違規(guī)的行為，切實做好監(jiān)管工作，保障會計信息系統(tǒng)的安全性，塑造一個良好的社會外部環(huán)境。

3.優(yōu)化規(guī)范會計業(yè)務(wù)流程

第一，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，從總體出發(fā)，分析企業(yè)現(xiàn)有的會計業(yè)務(wù)流程。第二，在會計信息數(shù)據(jù)錄入到ERP系統(tǒng)后，再次重新進行組織建設(shè)，更好地實現(xiàn)會計業(yè)務(wù)流程的順暢。

4.提高信息傳遞的準確性

第一，對于企業(yè)的初級財務(wù)人員，要重點培訓計算機操作能力。對于中級財務(wù)人員，要重點培訓系統(tǒng)分析能力，掌握通過案例，梳理出財務(wù)數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)的能力。對于高級財務(wù)人員，要重點培訓完善和維護系統(tǒng)的能力，從而保證會計信息系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性與安全性。第二，建立專門的ERP系統(tǒng)技術(shù)保障機構(gòu)，聘請相關(guān)的管理專家和信息技術(shù)專業(yè)人員對企業(yè)的ERP系統(tǒng)相關(guān)設(shè)備進行維護，保證會計信息傳遞的順暢。

5.提高技術(shù)水平

第一，采取多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，從軟硬件角度保證會計信息系統(tǒng)的安全性。第二，提高系統(tǒng)操作者的專業(yè)知識水平和ERP系統(tǒng)軟件的操作水平。第三，加強與軟件開發(fā)公司的交流和溝通，在ERP軟件使用前，對軟件進行充分的測試，及時對查出的系統(tǒng)問題進行漏洞修補和軟件升級。

6.提高工作人員道德素質(zhì)

第一，對企業(yè)員工進行培訓，讓員工了解ERP系統(tǒng)的正確使用方法。第二，加強員工的職業(yè)道德建設(shè)，從根本上規(guī)避道德風險。第三，運用其他電子系統(tǒng)，建立身份識別模式，保障會計信息系統(tǒng)的安全。

五、小結(jié)

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，企業(yè)所使用的會計信息系統(tǒng)也不斷更新?lián)Q代。在ERP系統(tǒng)被企業(yè)廣泛應(yīng)用的大環(huán)境下，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)不僅能進行會計核算和財務(wù)管理，更增加了對企業(yè)進行內(nèi)部控制和整體調(diào)控等功能，這使得企業(yè)財務(wù)部門的職能越來越完善，同時工作任務(wù)也得到了減輕。另外，ERP環(huán)境下的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)不光能預測風險，還可化解風險，可針對企業(yè)的不同情況作出風險應(yīng)對方案，進而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營決策管理和財務(wù)管理的高度集成。

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本文系山東省衛(wèi)生廳醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革研究課題(YG-201522)