數(shù)字化城建檔案管理平臺建設(shè)方案研究

文｜詹艷艷

數(shù)字化城建檔案管理平臺建設(shè)方案研究

文｜詹艷艷

一、引言

城市建設(shè)檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是城市發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，囊括了在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動中形成的房屋建筑、道路橋梁、地下管線等各類重要工程檔案。然而鑒于城建檔案的特殊憑證性，目前國內(nèi)各城建檔案館（室）接收入館的檔案大多為紙質(zhì)檔案，這就為檔案的查閱利用帶來了一定困難，同時也帶來了一定隱患。根據(jù)《關(guān)于積極防御地震等自然災(zāi)害充分發(fā)揮城建檔案作用的通知》記載，四川汶川地震對當(dāng)?shù)爻墙n案工作造成很大損失，汶川、北川、平武縣城建檔案室?guī)旆康顾?，?dǎo)致其所存檔案均被掩埋；廣元、綿陽、江油、都江堰、崇州、綿竹、什邡等市城建檔案館，以及青川、安縣、三臺等縣城建檔案室館房受損嚴(yán)重，為當(dāng)?shù)氐目拐鹁葹?zāi)和災(zāi)后重建工作增加了難度。因此，建設(shè)數(shù)字化城建檔案管理平臺刻不容緩，該平臺無論是對提高館藏檔案的利用效率，還是對提高城建檔案的容災(zāi)能力都具有十分重要的意義。

二、數(shù)字化城建檔案管理平臺的建設(shè)目標(biāo)

數(shù)字化城建檔案管理平臺是采用信息化手段，將各種紙質(zhì)、照片、錄像等傳統(tǒng)介質(zhì)的城建檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息，通過專門的軟硬件設(shè)備搭建集快速檢索、瀏覽、打印、統(tǒng)計等功能于一體的數(shù)字化城建檔案管理平臺。該平臺利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、模擬信號轉(zhuǎn)換設(shè)備等對各種載體的城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)換為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，形成數(shù)字化檔案信息庫，并對數(shù)字化后的電子檔案進(jìn)行管理并提供查閱利用，同時通過雙機(jī)熱備技術(shù)、定期硬盤備份，結(jié)合同城備份、異地備份等備份模式，確保數(shù)字化檔案的存儲安全，提高館藏檔案的容災(zāi)能力。

三、構(gòu)建數(shù)字化城建檔案管理平臺的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

為確保數(shù)字化城建檔案管理平臺的正常運(yùn)行，除服務(wù)器、工作站外，必要的輸入設(shè)備，如文檔掃描儀、圖紙掃描儀；輸出設(shè)備，如高速文檔打印機(jī)、繪圖儀、卷盒打印機(jī)等都是必不可少的。具體的網(wǎng)絡(luò)拓補(bǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計如圖1所示：

圖1 數(shù)字化城建檔案管理平臺網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖

四、數(shù)字化城建檔案管理平臺的項目實(shí)施流程

為確保數(shù)字化后的電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致，筆者設(shè)計了一套完整的卷內(nèi)目錄、文字材料、圖樣材料等的錄入、校驗、審核流程，如圖2所示。在實(shí)際操作過程中，若經(jīng)校驗或?qū)徍耍l(fā)現(xiàn)數(shù)字化后電子的檔案與原始紙質(zhì)檔案不符，則該平臺將執(zhí)行操作回滾。

圖2 數(shù)字化城建檔案管理平臺操作流程

五、數(shù)字化城建檔案管理平臺的應(yīng)用前景分析

數(shù)字化城建檔案管理平臺是現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)等在城建檔案管理領(lǐng)域的一個應(yīng)用嘗試，該平臺利用計算機(jī)的程序語言和迅速便捷的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，將數(shù)字化后的海量電子檔案、程式化的數(shù)字化流程進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，具有不可比擬的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

一是有利于提升查閱利用工作效率。該平臺將數(shù)字化后形成的卷內(nèi)目錄和各種檔案信息存儲在功能強(qiáng)大、可隨數(shù)據(jù)量增大而自動擴(kuò)容的SQL數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)行規(guī)范化、高效率的倉儲式管理，使數(shù)字化后的檔案存儲在一個“電子庫房”中，可以方便地查詢和利用，大大提高了館藏檔案從數(shù)字化到查詢利用的工作效率。

二是有利于提升館藏檔案容災(zāi)能力。該平臺采取雙機(jī)熱備、多介質(zhì)多份備份等方式，防止因磁盤損壞導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，為電子檔案提供了基礎(chǔ)保障。同時，該平臺及其電子檔案構(gòu)成數(shù)字化城建檔案館還可以通過同城備份，將電子檔案備份于同一個城市的不同區(qū)域，用以應(yīng)對電路故障、系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)故障、火災(zāi)、館房倒塌等影響范圍較小的突發(fā)事件；通過遠(yuǎn)程備份，將電子檔案備份于處于不同氣候帶、地震帶等災(zāi)情帶，且相隔距離較遠(yuǎn)，不會同時受到同一突發(fā)性公共事件影響的城市，用以應(yīng)對地震等大型災(zāi)害事件，從而最大程度地提高館藏檔案的容災(zāi)能力。

六、數(shù)字化城建檔案管理平臺運(yùn)行效果

該平臺已在紹興市城市建設(shè)檔案館建成并投入使用，大大提高了城建檔案查閱利用的工作效率。目前，共數(shù)字化工程檔案25萬余卷，僅2015年即數(shù)字化檔案10.8萬余卷，共計文字1178萬余張，圖紙39萬余張。以大量電子檔案為基礎(chǔ)形成的電子檔案數(shù)據(jù)庫為該平臺的運(yùn)行提供了堅實(shí)的數(shù)據(jù)保障。如今，該平臺已經(jīng)可以滿足大多數(shù)市民的查檔、調(diào)檔需求，其查閱利用的效率優(yōu)勢在相對復(fù)雜的查檔案例上體現(xiàn)得尤為明顯。例如，對于有的市民由于房屋建造年代久遠(yuǎn)，標(biāo)識信息不清等原因，需要從多卷檔案中查閱判斷的情況，如果采用原始的紙質(zhì)查檔方式，則查檔—調(diào)檔—閱檔—確認(rèn)的過程，往往需要耗費(fèi)半天，甚至一天的時間完成，而通過該平臺，則可將查閱利用的時間縮短至幾個小時，獲得了查檔者的一致好評。

七、結(jié)語

目前，該平臺的運(yùn)行已趨于穩(wěn)定，擬將逐步推廣到全市各區(qū)、縣（市）城建檔案館（室），通過電信專網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)全市城建檔案的信息共享，為市民跨區(qū)域查檔提供便利。

作者單位：紹興市重大公建項目工程管理辦公室。