跨地域、跨職能異地協(xié)同辦公系統(tǒng)研究

文｜杜建紅，馮 悅，付海亮，王小賀，秦東輝

跨地域、跨職能異地協(xié)同辦公系統(tǒng)研究

文｜杜建紅，馮 悅，付海亮，王小賀，秦東輝

一、研究背景

我國辦公自動化從八十年代末期到今天已經(jīng)發(fā)展了近三十年，它在各行各業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用。行政辦公系統(tǒng)的定義也已從最初的簡單的公文處理擴展成通用的企事業(yè)單位信息交換的平臺。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，各大企業(yè)業(yè)務(wù)不斷擴展，很多企業(yè)已形成了以總部為中心多點生產(chǎn)的體系結(jié)構(gòu)。企業(yè)內(nèi)部異地業(yè)務(wù)的往來愈來愈多，為提高工作效率和綜合管理水平，進一步落實總部的各項管理工作，解決地理位置差異帶來的行政辦公問題，企業(yè)迫切需要建設(shè)一套完整的跨地域、跨職能的行政辦公系統(tǒng)來支撐總部與各分部的公文流轉(zhuǎn)與信息溝通，借助網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境，有效提高辦公處理效率。

二、研究目標

本研究要實現(xiàn)的目標就是在企業(yè)總部和各分部之間建立一套跨地域、跨職能的協(xié)同行政辦公系統(tǒng)，通過信息化手段，解決由于地域和人員的分散辦公方式造成的公文信息流通不暢的問題，并最終實現(xiàn)以下目標：

（一）實現(xiàn)公文異地簽署和審批，滿足企業(yè)總部及所屬單位的公文流轉(zhuǎn)需求。系統(tǒng)通過分布式的部署模式，依賴于文件交換中心，實現(xiàn)上下級管理單位之間的信息貫通，徹底解決異地信息溝通管理問題。

（二）實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)和工作模式的統(tǒng)一。優(yōu)化工作流程，提升企業(yè)總部與分部間的綜合管理水平。不僅解決異地辦公問題，同時，也為其它業(yè)務(wù)協(xié)同提供可參考的操作模式。

三、系統(tǒng)設(shè)計原則

為了能使設(shè)計的系統(tǒng)取得連續(xù)性、完整性，并考慮到信息化的后續(xù)發(fā)展，系統(tǒng)設(shè)計原則應(yīng)該包含穩(wěn)定性、安全性、實用性和先進性，具體如下：

（一）穩(wěn)定性：系統(tǒng)必須保證架構(gòu)穩(wěn)定、功能順暢、性能優(yōu)化。能很好地適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有操作環(huán)境并能長期穩(wěn)定工作，并確保在應(yīng)用高峰時段不會出現(xiàn)擁堵和數(shù)據(jù)丟失等情況發(fā)生。

（二）安全性：系統(tǒng)必須能提供良好的密級管理功能，確保系統(tǒng)符合國家保密局在BMB17及BMB20對涉密信息系統(tǒng)的分級保護要求及規(guī)范，并能順利通過國家保密測評驗收。

（三）實用性：系統(tǒng)設(shè)計要充分考慮用戶實際工作需求和使用習(xí)慣，提高系統(tǒng)可用性和易用性。系統(tǒng)應(yīng)突出數(shù)據(jù)、信息的主動推送，并能提供立體化的消息提醒機制和個性化的用戶環(huán)境。

（四）先進性：系統(tǒng)設(shè)計要充分考慮與現(xiàn)有系統(tǒng)的融合以及未來技術(shù)的發(fā)展，真正形成符合用戶成長需要和未來技術(shù)發(fā)展趨勢的應(yīng)用系統(tǒng)。

四、系統(tǒng)功能架構(gòu)

異地協(xié)同行政辦公系統(tǒng)，主要實現(xiàn)公文、簽報審批和任務(wù)安排的異地統(tǒng)一管理，使信息能夠方便、暢通地下達和上傳。在辦公過程中，數(shù)據(jù)通過簽署后，按照協(xié)同辦公需求，對于需要其他分部辦理或?qū)徟臄?shù)據(jù)，系統(tǒng)將通過數(shù)據(jù)交換中心的數(shù)據(jù)交換服務(wù)，自動將數(shù)據(jù)和流程信息發(fā)往相應(yīng)單位的服務(wù)器。其他單位的數(shù)據(jù)同樣在經(jīng)過簽署后，根據(jù)需要將數(shù)據(jù)和流程信息通過數(shù)據(jù)交換中心向接收單位服務(wù)器的數(shù)據(jù)傳輸。

圖1 系統(tǒng)功能架構(gòu)圖Fig.1 Functional architecture of the system

五、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

因為面臨“以總部為中心多點生產(chǎn)”的辦公模式，由此必須要解決異地協(xié)同工作問題，這就涉及應(yīng)用服務(wù)器的部署方式問題。當(dāng)前，對于服務(wù)器部署問題有集中式與分布式兩種解決方式。

集中式部署采用總部建立一套系統(tǒng)供集團內(nèi)所有用戶訪問的方式。分布式部署的含義是數(shù)據(jù)存儲和服務(wù)器部署是分布各地的，在總部和各分部分別部署一套系統(tǒng)，通過復(fù)制等技術(shù)手段在后臺完成數(shù)據(jù)同步。

集中式部署方式由于系統(tǒng)所有用戶單位共用同一套系統(tǒng)，各種信息和文檔的共享變得非常方便，任何單位任何個人都可以通過授權(quán)方便的獲得相關(guān)信息，集團內(nèi)部共享效率很高；由于系統(tǒng)主要設(shè)備都部署在集團總部，集團成員單位對網(wǎng)絡(luò)等的要求相對降低，可以在集團部署后迅速部署；由于只在總部部署一套系統(tǒng)，所以容易建設(shè)，同時系統(tǒng)維護也比較方便。因此，集中式部署具有信息集中共享、快速集中部署、維護方便等優(yōu)勢，但是，采用集中式部署存在大并發(fā)用戶使用時的性能問題，各成員單位都需要通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)＞W(wǎng)等進行訪問，對集團總部的網(wǎng)絡(luò)帶寬有較高的要求。另外，因為在同一臺服務(wù)器上工作，各成員單位的業(yè)務(wù)保密問題也值得考慮。

分布式部署方式，各單位分別部署一套系統(tǒng)，分別有各自獨立的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)，各單位各自管理自己的系統(tǒng)，僅對本單位的獨立的系統(tǒng)進行授權(quán)管理。采用分布式部署，有以下優(yōu)點：

（一）在實施過程中可以很方便的進行分步實施，降低實施風(fēng)險，可分單位逐步進行部署，可以在各獨立系統(tǒng)上線運行成功的基礎(chǔ)上，最后部署交換中心即可；

（二）危險分散：由于各系統(tǒng)相對獨立，系統(tǒng)安全性大幅度提高，單個服務(wù)器故障僅影響一個單位而不會影響到整個大系統(tǒng)；

（三）管理上獨立：各單位各自建立自己的系統(tǒng)，系統(tǒng)管理員由本單位人員擔(dān)任，便于管理和維護；同時，各單位也可以根據(jù)自身情況靈活地對系統(tǒng)進行配置而不受其他單位的影響；

（四）內(nèi)部訪問速度快：由于各單位獨自一套系統(tǒng)，大多數(shù)訪問通過局域網(wǎng)進行，內(nèi)部訪問速度快，對互聯(lián)網(wǎng)依賴小，對互聯(lián)網(wǎng)的帶寬要求減少；

（五）大容量、大負荷能力：分布式系統(tǒng)便于減輕網(wǎng)絡(luò)負擔(dān)，降低對服務(wù)器等設(shè)備的要求，在提供大量用戶同時上線方面具有明顯的優(yōu)勢。

綜合考慮兩種部署方式的優(yōu)缺點，結(jié)合本項目的實際情況，項目團隊研究構(gòu)建的跨地域、跨職能協(xié)同行政辦公系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)上選擇采用分布式部署方式，依賴于交換中心與反向代理服務(wù)，保證上下級管理單位之間的信息貫通。

圖2 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓撲圖Fig.2 Network architecture of the system

六、應(yīng)用案例

筆者所了解的中航工業(yè)發(fā)動機院在組建之前，各分院都是一個獨立的單位，有自己獨立的辦公系統(tǒng)來支撐日常辦公業(yè)務(wù)的運轉(zhuǎn)。在整個發(fā)動機院辦公系統(tǒng)規(guī)劃之初，既要考慮發(fā)動機院（一院五地）的互聯(lián)互通，又要考慮本地的個性化服務(wù)需求與運行效率?；诖?，中航工業(yè)發(fā)動機院采用分布式的部署模式，依賴于文件交換中心與反向代理服務(wù)，既保證上下級管理單位之間的信息貫通，便于統(tǒng)一決策管理、統(tǒng)一落地執(zhí)行，又實現(xiàn)各分院系統(tǒng)相對獨立，保證效率，保留特色。本研究構(gòu)建的跨地域、跨職能協(xié)同辦公系統(tǒng)已在中航工業(yè)發(fā)動機院成功完成了分布式部署，其應(yīng)用效果如下：

（一）發(fā)文管理

發(fā)文管理模塊用來處理內(nèi)部制發(fā)的公文，可記錄發(fā)文審批過程中的所有審批情況和意見；可記錄所有進入系統(tǒng)的用戶所做的操作；可實現(xiàn)公文修改的痕跡保留；可靈活定義發(fā)文處理流程；可處理審批及會簽；可自動催辦等。發(fā)文處理的全過程除包括擬稿、核稿、會簽、流轉(zhuǎn)、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等常規(guī)操作以外，還可以通過選擇板塊的發(fā)送范圍，通過文件交換中心下發(fā)到所屬單位收文管理模塊，所屬單位收文運轉(zhuǎn)情況也會通過文件交換中心反饋回本模塊。效果如圖3所示：

圖3 發(fā)文簽署示意圖Fig.3 Official document issued sketch map

（二）收文待辦處理

待辦事宜將會在用戶登錄辦公系統(tǒng)之后，第一時間出現(xiàn)在首頁面中最醒目的地方，提醒用戶盡快處理，單擊每項待辦事宜即可進行相應(yīng)的處理。另外，針對在總部及各分院都有任職的多身份用戶，系統(tǒng)通過加載各分院數(shù)據(jù)源的方式進行待辦事項的抓取，把該用戶在各分院系統(tǒng)中的待辦事項集中抓取到本地系統(tǒng)中顯示，并通過標簽頁分組的形式呈現(xiàn)給用戶。效果如圖4所示:

圖4 待辦任務(wù)顯示圖Fig.4 The to-do list display

用戶通過單擊不同單位的標簽頁就可以切換到相應(yīng)單位的公文待辦，點擊待辦即可處理公文的批示工作，實現(xiàn)公文的異地批示。

（三）組織機構(gòu)維護

大組織結(jié)構(gòu)在文件交換中心體現(xiàn)，由各單位在本地辦公系統(tǒng)中維護、自動同步到大組織結(jié)構(gòu)中。交換中心中的大組織結(jié)構(gòu)采用實時、定時兩種方式與各單位的辦公系統(tǒng)進行同步。大組織機構(gòu)主要用于各地的辦公系統(tǒng)交互選人時使用，同時，目前條件下，嚴格控制大組織機構(gòu)的可見范圍，通過分配交互模塊權(quán)限限制信息的交互范圍。效果如圖5所示：

圖5 組織機構(gòu)同步示意圖Fig.5 The synchronization of organization mechanism

七、結(jié)束語

基于該體系構(gòu)架下的異地協(xié)同行政辦公系統(tǒng)已經(jīng)在中航工業(yè)發(fā)動機院及各分院得到實施應(yīng)用。運行結(jié)果表明，該協(xié)同辦公平臺功能強大，運行穩(wěn)定可靠，使用維護方便，不僅很好的滿足了中航工業(yè)發(fā)動機院現(xiàn)有組織機構(gòu)模式下的信息流轉(zhuǎn)需求，同時也為多組織、跨地域的公文流轉(zhuǎn)，信息傳遞提供了可靠保障，取得了令人滿意的效果。

在當(dāng)前階段，國企改革如火如荼，大型企事業(yè)集團兼并重組，組織模式日新月異。如何快速整合資源，增強協(xié)同是擺在企業(yè)面前的一個重要難題。充分利用信息化手段，快速搭建符合企業(yè)自身特色的工作平臺，將資源進行無縫互聯(lián)與共享，不僅大大提升新組織模式下的辦公效率，而且有效的提升職工對新企業(yè)的認同感和歸屬感。筆者團隊結(jié)合本單位協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)過程，總結(jié)一些建設(shè)心得，希望能為相關(guān)行業(yè)提供一些參考，以快速提升信息化建設(shè)應(yīng)用水平。

作者單位：杜建紅，馮 悅：沈陽發(fā)動機設(shè)計研究所 信息技術(shù)中心；付海亮，王小賀，秦東輝：金航數(shù)碼科技有限責(zé)任公司。