論ACCESS數(shù)據(jù)庫管理高校信息系統(tǒng)

畢韜+李明倩+王苗

摘要：就ACCESS數(shù)據(jù)庫管理信息的強(qiáng)大功能作了一些綜述，介紹了該數(shù)據(jù)庫技術(shù)在高校信息管理中的特點(diǎn)，探討了以后的管理發(fā)展方向以及要注意的問題。在高校中，面對(duì)數(shù)以萬計(jì)的學(xué)生信息管理，數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用研究尤為重要。

關(guān)鍵詞：ACCESS數(shù)據(jù)庫；技術(shù)；發(fā)展方向

中圖分類號(hào)：G4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672.3198.2016.28.097

0 引言

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量的急劇增加，高校面對(duì)一個(gè)信息量不斷增長的管理難題，數(shù)以萬計(jì)的信息管理是高校首要并且要長期處理的任務(wù)。面對(duì)這些，學(xué)校要提高信息管理能力與水平是必然的趨勢。隨著ACCESS的向前發(fā)展，其強(qiáng)大的功能日趨成熟，為信息管理帶來了很大的方便，適應(yīng)了當(dāng)今發(fā)展的趨勢。本文在此基礎(chǔ)上簡單歸納ACCESS在高校中管理的特點(diǎn)及發(fā)展現(xiàn)狀。

1 ACCESS數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)

1.1 ACCESS數(shù)據(jù)庫優(yōu)點(diǎn)

使用過ACCESS的人都知道，ACCESS操作比較簡單，可滿足任何形式下的建立，管理很方便，管理范圍很廣泛?？筛鶕?jù)需要，隨時(shí)更改或刪除數(shù)據(jù)庫中的信息屬性。支持各種數(shù)據(jù)類型，提供了大量的內(nèi)置函數(shù)和宏。

1.2 ACCESS與Excel的不同

從以前的Excel到現(xiàn)在的ACCESS，很大程度上增加了數(shù)據(jù)的聯(lián)動(dòng)性。Excel是電子表格處理軟件，很方便地設(shè)置、運(yùn)算、統(tǒng)計(jì)表格，但是對(duì)于數(shù)理的聯(lián)動(dòng)處理和高級(jí)運(yùn)算就不如ACCESS。

ACCESS是數(shù)據(jù)庫軟件，除了進(jìn)行上述的Excel基本功能外，還可以使用VBA代碼編寫程序，從而更好的管理。如果涉及到比較復(fù)雜的計(jì)算，利用ACCESS可以輕松搞定。

2 ACCESS在高校中的管理運(yùn)用

2.1 ACCESS開發(fā)學(xué)生信息管理系統(tǒng)

高校每年新生的報(bào)到，學(xué)校要建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)建立如下：

在“進(jìn)入系統(tǒng)”的界面下，每個(gè)模塊又細(xì)分為很多的小塊。如：“查詢信息”下分為：按學(xué)號(hào)、按姓名、按出生年月、按家庭住址等。除上述信息系統(tǒng)外，學(xué)校還建立了網(wǎng)絡(luò)資源共享教學(xué)的系統(tǒng)，學(xué)生可以很方便的在網(wǎng)上學(xué)習(xí)和查閱。

2.2 ACCESS數(shù)據(jù)庫的管理與維護(hù)

ACCESS管理的信息量很大，對(duì)其內(nèi)的管理與維護(hù)是必不可少的。首先對(duì)公用的數(shù)據(jù)庫設(shè)置相應(yīng)的密碼，其次，由于數(shù)據(jù)庫里面的信息不是一成不變的，需要經(jīng)常添加、修改、刪除等操作，有些文件會(huì)有不同程度的損壞和丟失，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫的性能變差，所以要不斷的修復(fù)數(shù)據(jù)庫與備份數(shù)據(jù)庫。再次，對(duì)一些占用空間較大的文件，通過壓縮提高存儲(chǔ)利用率，提高數(shù)據(jù)庫的性能。再次，有些數(shù)據(jù)類型不符合數(shù)據(jù)庫的，盡量轉(zhuǎn)換成與之相符的類型，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫的使用范圍。最后，教導(dǎo)學(xué)生愛惜公共教學(xué)資源，共同維護(hù)教學(xué)環(huán)境，創(chuàng)造美好的教學(xué)氛圍。

3 ACCESS在高校的發(fā)展

3.1 ACCESS在高校管理的發(fā)展現(xiàn)狀

就目前高校信息管理而言，ACCESS的強(qiáng)大功能的確方便了信息的管理。大量的工作表明ACCESS的運(yùn)用主要運(yùn)用在新生的報(bào)到信息管理，成績管理，大量的文獻(xiàn)資料管理，教師的工資管理等方面，存儲(chǔ)方式單一，操作界面簡單。ACCESS擅長于處理大量數(shù)據(jù)并且相互之間有復(fù)雜的引用關(guān)系的數(shù)據(jù)集合的存貯與查詢，而Excel是做不到的。

3.2 ACCESS不足之處

ACCESS不管處理的數(shù)據(jù)有多大，畢竟是小型數(shù)據(jù)庫，有他自身的局限性，例如：當(dāng)數(shù)據(jù)庫達(dá)到50M左右的時(shí)候，ACCESS的性能就會(huì)急劇下降，很影響使用；同一時(shí)間，當(dāng)訪問的人數(shù)過多時(shí)或訪問的頻率過大，也會(huì)出現(xiàn)這樣的情況?；A(chǔ)以上這些，可以有針對(duì)性的調(diào)整研究下，避免不必要的麻煩。

另外，ACCESS所涉及的范圍較狹窄，大部分都是在于單純的數(shù)據(jù)打交道。在高校的管理中，沒有與其他的領(lǐng)域結(jié)合，這點(diǎn)是以后重點(diǎn)發(fā)展趨勢。利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢與其他學(xué)科結(jié)合起來，開發(fā)出新的天地。

4 結(jié)束語

本文簡單介紹了ACCESS在高校中運(yùn)用，ACCESS的功能遠(yuǎn)不止這些。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，ACCESS數(shù)據(jù)庫可以與網(wǎng)絡(luò)、人工智能、多媒體技術(shù)等結(jié)合起來，產(chǎn)生出新的技術(shù)內(nèi)容，形成更多的分支和領(lǐng)域。例如：知識(shí)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)挖掘等等。這些有待解決的新的內(nèi)容期望于研究者們繼續(xù)努力，為數(shù)據(jù)庫的發(fā)展做出一片天地。

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