信息化條件下檔案的電子化管理與未來展望

楊旭

摘 要 隨著信息化社會的快速發(fā)展，使檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理檔案的方式已經(jīng)逐漸被淘汰，電子檔案正在被廣泛應(yīng)用，成為主要的發(fā)展趨勢。所以，積極探討信息化條件下如何提高檔案的電子化管理水平具有重要意義。本文就檔案電子化管理工作的基本內(nèi)容展開論述，探討了如何提高檔案電子化管理管理水平的措施，并對未來檔案電子化管理進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞 信息化；檔案；電子管理

中圖分類號 TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）172-0096-02

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的重要工作。原來的紙質(zhì)檔案也正在逐漸被電子數(shù)字檔案替代。怎樣將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代化的檔案管理工作中，提高檔案的電子化管理管理水平，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的重要任務(wù)。

1 檔案電子化管理的基本內(nèi)容

1.1 加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案的電子化管理工作是否能夠順利進(jìn)行和人才隊(duì)伍的水平息息相關(guān)。當(dāng)前的數(shù)字革命讓所有的行業(yè)均面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。所以，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平，讓檔案管理工作可以跟隨現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，這是實(shí)施檔案電子化管理、提高服務(wù)質(zhì)量的基本要求。

1.2 建立相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)

想要充分利用檔案中的資源，就應(yīng)當(dāng)建立有效的應(yīng)用系統(tǒng)?，F(xiàn)代化的信息技術(shù)在很多方面均有應(yīng)用，因此，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用體系過程十分復(fù)雜，會用到很多的技術(shù)，它是一個(gè)全面、系統(tǒng)的工程，其中主要有前后臺、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫或倉庫等的建設(shè)。

1.3 制定相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)以及現(xiàn)在的檔案管理工作都應(yīng)該有自己的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，比如歸檔、管理程序等工作。針對不同檔案的各種信息建立相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建一個(gè)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。在目前的大數(shù)據(jù)背景下，利用分布式、集中、云技術(shù)、數(shù)據(jù)倉庫等手段對檔案進(jìn)行存儲，是檔案電子化管理的重要內(nèi)容。

1.4 硬件、軟件的建設(shè)

檔案電子化管理工作中會使用到大量的軟件、硬件，是檔案電子化管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，比如在安全、網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等等[ 1 ]。

2 提高檔案電子化管理水平的主要措施

2.1 提高管理人員的綜合素質(zhì)水平

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的背景之下，檔案的電子化管理依然離不開相應(yīng)的管理人員，但是，現(xiàn)有的工作人員是有一定缺點(diǎn)的，所以，應(yīng)當(dāng)重視管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，促進(jìn)檔案的電子化管理。具體的措施有：1）培養(yǎng)工作人員的安全意識。與普通工作不同，檔案具有較高的保密性質(zhì)，所以，應(yīng)當(dāng)對工作人員進(jìn)行安全意識的培訓(xùn)工作，提高他們的警惕性，并簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議，對工作人員的行為進(jìn)行一定的約束，保護(hù)檔案；2）提高工作人員的專業(yè)技能。越來越多的現(xiàn)代技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理中，所以，管理人員也要緊跟時(shí)代的步伐，學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)技能，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行；3）提高工作人員的專業(yè)知識。檔案的電子化管理需要有關(guān)工作人員的知識應(yīng)當(dāng)多元化，利用培訓(xùn)等手段促使工作人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識、現(xiàn)代的管理理念，推進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

2.2 建立健全的管理體制

很顯然，原有的檔案管理體制已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的檔案管理工作，為實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，主要措施有：1）檔案館應(yīng)當(dāng)高度重視檔案的數(shù)字化管理，至今為止，有些檔案單位已經(jīng)在使用現(xiàn)代的設(shè)備或者技術(shù)，但是人工操作依然占據(jù)著主要的地位，浪費(fèi)了很多的人力、物力資源和時(shí)間。所以，在檔案管理中引入現(xiàn)代化的管理模式，實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源的目的，并在一定程度上提高檔案管理工作的水平；2）根據(jù)當(dāng)前的趨勢和檔案管理的具體情況，將現(xiàn)代科技應(yīng)用于檔案管理工作條例、原則的制定中，使檔案管理工作有序、有據(jù)地進(jìn)行，提高工作的效率、質(zhì)量。

2.3 建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)

檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)搭建一個(gè)相應(yīng)的信息平臺，為檔案的電子化管理提供便利條件。信息平臺的建立應(yīng)當(dāng)注意：1）檔案具有很高的保密特性，若重要信息泄漏，會導(dǎo)致不可預(yù)測的后果，所以，應(yīng)當(dāng)安全防護(hù)工作，確保檔案的安全；2）檔案管理工作內(nèi)容很多，可以根據(jù)不同的內(nèi)容來設(shè)定信息平臺的功能，設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)把實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效作為目標(biāo)，保證工作的效率、質(zhì)量；3）將檔案管理工作的程序標(biāo)準(zhǔn)化。管理程序是否科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)在很大程度上影響著管理工作的效率，所以，在設(shè)計(jì)管理程序的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)綜合考慮檔案管理自身的特點(diǎn)、檔案館具體情況，以確保相關(guān)人員順利開展檔案工作。

2.4 改進(jìn)管理模式

傳統(tǒng)檔案的管理模式是不適用于電子化管理工作中的，需要對其做出相應(yīng)的改進(jìn)，具體措施有：1）改變存儲的方式。信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案存儲的途徑提出了新的要求。在之前的檔案管理中，存儲工作量巨大，會花費(fèi)大量的時(shí)間、人力，并占據(jù)很大的場地。信息技術(shù)的應(yīng)用可以把大量的信息存在很小的空間中，實(shí)現(xiàn)了檔案工作的高效性；2）把紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)字化信息。之前的檔案的形式通常是錄音、錄像或者紙質(zhì)等，這些是相應(yīng)的工作人員手工收集整理的，所以，具有工作量大、過程繁瑣等特點(diǎn)，對工作人員具有很高的要求，特別是在檔案材料很多的時(shí)候，工作人員要花費(fèi)大量的時(shí)間，工作的效果也得不到保障。所以，應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)，把檔案變?yōu)閿?shù)字化的形式，既提升了工作效率。又降低了工作的難度。此外，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有不宜磨損、存儲時(shí)間長的優(yōu)勢，當(dāng)紙質(zhì)檔案因搬遷等原因找不到的時(shí)候，電子檔案可以起到備份的作用，為檔案管理提供一定的保障。總之，數(shù)字化管理的發(fā)展推動了檔案管理的電子化進(jìn)程，在提高工作效率的同時(shí)，還可以優(yōu)化、合理配置相關(guān)的資源，進(jìn)一步推動檔案管理的現(xiàn)代化[ 2 ]。

2.5 加強(qiáng)檔案的安全水平

將檔案進(jìn)行信息化的管理，不可避免地會遇到病毒、黑客等問題，使其面臨著很大的安全問題。針對這一現(xiàn)象，檔案部門可以通過定期檢查、殺毒軟件、提高工作人員的安全意識等方式，加強(qiáng)檔案信息的保護(hù)力度。

3 未來展望

實(shí)行檔案的電子化管理是夯實(shí)征管基礎(chǔ)的必然要求、是信息管稅工作的必然趨勢、是優(yōu)化納稅服務(wù)的有效載體、是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控的有效手段、是創(chuàng)建節(jié)約型機(jī)關(guān)的顯示需要、是為基層減負(fù)的有效方法，總之，電子化管理將是檔案管理工作的主要手段。

目前，檔案的電子化管理工作面臨著很多的問題，例如管理人員信息化知識的缺乏、管理機(jī)構(gòu)職能的變化、檔案的保密、偽造以及鑒定等等。針對當(dāng)前存在的問題以及電子化管理的必然趨勢，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做出客觀、理性的判斷，立足當(dāng)前，展望未來，積極面對現(xiàn)在以及之后所面臨的所有問題[3]。

4 結(jié)論

在大數(shù)據(jù)背景下，將檔案進(jìn)行電子化管理已逐步成為了重點(diǎn)工作。這就要求各檔案部門緊跟時(shí)代的步伐，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和信息化技術(shù)，建立完善的管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理工作的效率、質(zhì)量，使其適應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展的趨勢，更好地服務(wù)于社會、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]盧愛鳳.信息化條件下檔案管理中的相關(guān)問題及未來趨向[J].中外企業(yè)家，2016（14）：200，202.

[2]郭玉英.對信息化條件下檔案管理工作的思考[J].黑龍江史志，2014（1）：93.

[3]]田紅臣.信息化條件下檔案管理工作研究[J].蘭臺內(nèi)外，2015（3）：35.