常態(tài)化下做好代建項目合同管理工作

宋曉惠/吉林省經(jīng)濟管理干部學院

常態(tài)化下做好代建項目合同管理工作

宋曉惠/吉林省經(jīng)濟管理干部學院

合同管理貫穿于建設(shè)工程項目管理的全過程，它是進行建設(shè)工程質(zhì)量、進度及投資控制的重要手段和風險控制方法之一，甚至某些時候優(yōu)秀的合同管理產(chǎn)生的經(jīng)濟效益會大于技術(shù)優(yōu)化產(chǎn)生的經(jīng)濟效益。針對合同管理在項目管理中的重要作用，通過總結(jié)合同管理的具體工作，分析在合同管理方面存在的主要問題，針對這些問題，剖析了其產(chǎn)生的原因，對強化合同管理提出對策和建議，達到有效的管理合同，保證項目管理服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)滿意度。

項目合同；管理；滿意度

一、合同管理中主要的問題

（一）合同簽訂階段

1.在合同簽訂過程中，經(jīng)營部門在與業(yè)主進行合同談判與簽訂過程中，存在因考慮到潛在及二次經(jīng)營項目，而遷就業(yè)主提出的權(quán)利不對等條款，由此對后期合同在執(zhí)行過程中，產(chǎn)生風險隱患和執(zhí)行困難的問題。

2.監(jiān)督牽制作用不明顯，經(jīng)營部門與合同管理部門之間溝通不及時、領(lǐng)導直接決策等現(xiàn)象，降低了對合同的審核要求，造成合同審核流程化、機械化，使合同審核不能起到真正作用。

3.文字不嚴謹、描述不準確、條款模糊、違約責任約定不明顯和工作界線不清晰等問題都容易產(chǎn)生歧義，導致合同履行困難，且容易引起爭議。

（二）合同履行階段

1.項目管理人員素質(zhì)參差不齊，對合同管理及法律知識欠佳、意識薄弱。項目管理人員在項目建設(shè)過程中起主導因素，是信息的來源。而變更索賠在項目建設(shè)過程中最常見，因項目管理人員缺乏變更索賠意識，往往是應(yīng)變更合同的沒有及時變更，造成損失。

2.在合同履行過程中，及時收集材料、書面確認是合同管理動態(tài)管理的一種方式，也是一種自我保護手段。在實際發(fā)生了變更索賠事項的應(yīng)及時以書面形式向業(yè)主提出，但這一點經(jīng)常被忽略，所以應(yīng)簽證確認的沒有及時辦理簽證確認。

3.項目部人員沒有對合同進行仔細認識和分析，對合同風險評估和認識能力不足，導致在合同履行過程中不能明辨工作內(nèi)容;以為了片面提高業(yè)主的滿意度，在工作范圍之外承攬各項工作，造成項目實質(zhì)性服務(wù)質(zhì)量不能提高。

4.合同風險分析不透徹，缺少嚴格合同交底制度和風險防范措施，不能正確引起項目部更好的履行合同;而生產(chǎn)職能部門及合同管理部門的監(jiān)督、指導力度不夠，不能為項目及時指出問題、協(xié)助解決問題。

（三）合同履行結(jié)束

在合同履行結(jié)束后，缺少對合同的系統(tǒng)性評估，因合同履行與管理經(jīng)驗不足，缺少案例分析，不能及時總結(jié)合同全過程中的成功經(jīng)驗和失敗教訓，而不能整體提升合同管理水平。

二、解決問題的對策

（一）增強全員合同管理、法律意識

1.推行合同示范文本，定期組織合同管理等相關(guān)培訓活動，對經(jīng)營人員、生產(chǎn)監(jiān)督部門人員及項目部管理人員進行培訓。擴大宣傳范圍，加強宣傳力度，不斷增強全員合同管理意識和法律意識。

2.實行合同分析和分解。

合同簽證后，一是合同管理人員應(yīng)與經(jīng)營人員作充分對接，了解項目背景及基本信息。二是應(yīng)弄清在項目實施過程中的關(guān)鍵性問題，全面的分析合同風險，明確合同的重要和主要風險。如項目管理模式，合同各方的責任、權(quán)利和工作內(nèi)容的界線劃分，對整個項目管理將產(chǎn)生根本性的影響。三是對項目管理合同進行分解，盡可能地將項目管理中可能出現(xiàn)的各種問題納入到合同管理范疇。通過合同分析，可預(yù)防由于這些重大問題的不協(xié)調(diào)或矛盾，造成工作上的障礙和損失。合同又是實施項目的手段，對合同履行方來說，準確的合同分析能確保合同履行質(zhì)量，并順利實現(xiàn)項目的整體目標。因此，在正式開始履行合同之前，必須認真、填密地做好合同分析工作。

3.建立合同交底制度。

項目負責人及團隊成員應(yīng)熟悉合同的全部內(nèi)容，并對合同條款有一個統(tǒng)一的理解和認識，因此，在合同風險完成后，首先合同管理人員應(yīng)對生產(chǎn)職能部門負責人及項目負責人進行合同咨詢，全面陳述合同背景、工作范圍、目標、執(zhí)行要點和特殊情況處理。其次，項目負責人向項目部人員進行合同交底，解答項目部人員提出的問題，形成書面交底記錄。最后，項目負責人將交底情況反饋給合同管理人員，由其對合同執(zhí)行計劃、管理程序、管理措施和風險防范措施，作進一步的修改和完善，形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導其合同管理工作。

（二）增強合同履約過程控制意識

1.建立健全合同管理臺帳。

合同管理臺帳既是合同履行的依據(jù)，又是合同履行的記錄，對合同管理的執(zhí)行和評價起著重要的作用。合同的量不斷增加、信息量大，因此，必須完善合同管理臺帳，建立全面的信息管理系統(tǒng)，不僅使各種信息處于可控狀態(tài)，而且還可以為管理者提供調(diào)整、修改、決策依據(jù)。在建立合同管理臺帳之前，應(yīng)全面了解合同的基本內(nèi)容、管理要點，進行分類管理，且應(yīng)分總臺帳和明細統(tǒng)計表。

2.加強合同變更和索賠管理。

合同變更是索賠的重要依據(jù)，要及時、全面的處理合同變更。合同變更往往都是在項目建設(shè)過程中發(fā)生的，而工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠的重要直接依據(jù)。為更好的做好合同變更和索賠管理，應(yīng)重視現(xiàn)場簽證、及時收集和整理各種文件(如變更設(shè)計聯(lián)系單、會議紀要、往來函件、月報、國家政策法令文件)，對合同變更部分應(yīng)進行宙核與分析，并非所有變更都可索賠，應(yīng)在分清責任的前提下，準確地進行索賠。

3.建立履約檢查制度。

合同管理不能淪為僵硬的程式化管理，而應(yīng)結(jié)合項目實際情況實行動態(tài)管理，落實合同責任、實行目標管理，進行經(jīng)常性檢查，包括過程資料的收集、對業(yè)主進行回訪，全面了解項目合同實施情況。

4.建立合同管理知識庫。

建立合同示范文本，建立合同數(shù)據(jù)庫，整理合同具有代表性的成功和失敗案例，對合同管理進行評價。如合同實施后風險分析是否全面、風險防范措施是否有效等進行總結(jié)評價。通過合同評價，總結(jié)利弊得失、成功經(jīng)驗和失敗教訓，不斷提高合同管理水平。

5.提高相關(guān)合同管理人員素質(zhì)，重視人才培訓。

企業(yè)不缺優(yōu)秀的專業(yè)技術(shù)人員，但合同管理人員匿乏，合同管理人員首先應(yīng)是優(yōu)秀的專業(yè)技術(shù)人員，同時熟悉各種法律、法規(guī)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋，熟悉合同履行和工程索賠管理。作為企業(yè)領(lǐng)導人，應(yīng)當從優(yōu)秀的工程技術(shù)人員中挑選一部分具有潛力的年輕人，送到高校接受二次職業(yè)培訓，以緩解合同管理人員嚴重不足的現(xiàn)狀。

三、結(jié)語

合同管理是進行建設(shè)工程項目管理的重要環(huán)節(jié)，也是工程項目管理的核心和重點。合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個企業(yè)的管理水平，對企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。因此，在項目管理過程中，應(yīng)全過程、全面性的進行動態(tài)管理，即在早期簽訂合同階段就應(yīng)減少合同隱患，在合同履行階段要加強跟蹤、檢查、指導，在后期對合同履行情況進行總結(jié)評估。只有不斷地增強合同防范意識、提高合同管理水平，降低項目成本，才能實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。