管理信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用

彭小花 / 昆山騰世達信息工程有限公司

管理信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用

彭小花 / 昆山騰世達信息工程有限公司

進入信息化時代，企業(yè)的發(fā)展對于信息的依賴越來越明顯，不論是從前期的市場調(diào)查、新產(chǎn)品的設(shè)計、企業(yè)內(nèi)部的管理運營還是后期的產(chǎn)品營銷都離不開信息管理，因此以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)而建立的管理信息系統(tǒng)成了影響現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個重要的因素，本文就從提高企業(yè)的市場競爭力出發(fā)，探究管理信息系統(tǒng)的基本內(nèi)容，并用實際案例分析管理信息系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中的作用以及其應(yīng)用情況。

管理信息系統(tǒng)；企業(yè)發(fā)展；市場競爭；作用

引言

進入21世紀(jì)以后，信息化在社會各領(lǐng)域掀起了革命的浪潮。在計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，信息以前所未有的速度和數(shù)量被收集、傳輸，而這也使整個社會籠罩在一個信息交互的網(wǎng)絡(luò)之中。管理信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用經(jīng)歷了從簡單的數(shù)據(jù)存儲、處理，到后來的信息控制，再到現(xiàn)在的輔助決策，這樣一個從低到高的發(fā)展歷程。而隨著現(xiàn)代市場競爭的日趨激烈，管理信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中的地位一定會越來越重要，而未來企業(yè)的要想在市場中獲得一席之地，必然要在內(nèi)部建立完善的信息系統(tǒng)，并充分發(fā)揮其在企業(yè)管理中的作用。

一、管理信息系統(tǒng)概述

管理信息系統(tǒng)是為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，在管理科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、信息科學(xué)和計算機科學(xué)等學(xué)科的基礎(chǔ)上形成的一門新興學(xué)科?！吨袊髽I(yè)管理百科全書》中對管理信息系統(tǒng)定義的描述為：“一個由人、計算機等組成的能進行信息的收集、傳送、儲存、加工、維護和使用的系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)能實測企業(yè)的各種運行情況；利用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來；從企業(yè)全局出發(fā)輔助企業(yè)進行決策；利用信息控制企業(yè)的行為；幫助企業(yè)實現(xiàn)其規(guī)劃目標(biāo)?！?/p>

由于管理信息系統(tǒng)是一門綜合性學(xué)科，因此其具有以下功能：（1）數(shù)據(jù)處理功能，即數(shù)據(jù)通過計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)強大的計算和整理功能，實現(xiàn)了輸入、傳輸、存儲、加工處理，進而形成有效的信息資料，該功能是管理信息系統(tǒng)的基本功能，其他功能都是在這一功能上的延伸；（2）預(yù)測功能，即管理人員利用系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)學(xué)、統(tǒng)計等計算方法，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)建立產(chǎn)品銷售模型，并根據(jù)模型走勢，預(yù)測未來市場情況，進而做出科學(xué)的生產(chǎn)決策；（3）控制功能，即系統(tǒng)通過對各部門信息的收集，對各部門的決策執(zhí)行情況進行監(jiān)測、檢查，確定、分析組織的管理漏洞，并進一步完善管理體制；四、輔助決策功能，即通過系統(tǒng)提供的信息，相關(guān)人員不僅能夠?qū)崿F(xiàn)組織的日?；芾?，還能從全局出發(fā)，制定未來發(fā)展戰(zhàn)略。

二、管理信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用

1.有利于信息資源的有效利用。

隨著知識經(jīng)濟時代的到來，信息資源、物質(zhì)資源、人力資源成為影響企業(yè)發(fā)展的三個最重要的因素，在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，企業(yè)將大部分精力都花費在產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售上，同時由于企業(yè)管理上對信息重要性的忽視，或者缺乏必要的設(shè)備進行有效的信息收集，導(dǎo)致了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動多數(shù)處于盲目無序的狀態(tài)。而隨著管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用逐漸成熟，它使得企業(yè)信息大量、迅速的收集和處理成為可能，而這一方面改變了企業(yè)發(fā)展的總體思路，將信息作為一個重要的市場資源來利用，從而使得企業(yè)能夠沿著信息化的道路上不斷前進，另一方面也使得信息資源的利用效率有了明顯的提升，從而為企業(yè)發(fā)展帶來了新的效益空間。

2.有利于實現(xiàn)科學(xué)的管理和決策。

在傳統(tǒng)的管理模式中，企業(yè)管理人員所做出的決策多數(shù)是依賴個人經(jīng)驗或是個人能力，雖然這種帶有明顯個人主義色彩的管理與決策模式在統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部資源調(diào)配的過程中，具有一定的優(yōu)勢，但是在新時期，消費者的市場選擇空間越來越大，而這就使得市場行情的變化也會越來越迅速，在這種情況下，依據(jù)一個人或者幾個人的力量根本無法完全把握市場走向，而管理信息系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得企業(yè)的內(nèi)部運行資源、產(chǎn)品的銷售情況以及未來的發(fā)展趨勢等數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)明確地呈現(xiàn)在決策者面前，而這種“用數(shù)據(jù)說話”的管理模式為管理者決策的預(yù)見性提供了有效的手段，從而也提高了企業(yè)管理的科學(xué)性。

3.有利于加強企業(yè)的內(nèi)部控制。

對企業(yè)的內(nèi)部控制作用是管理信息系統(tǒng)的輔助決策功能的延伸，在企業(yè)發(fā)展過程中，這種內(nèi)部控制作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）監(jiān)督，在傳統(tǒng)企業(yè)的管理模式下，企業(yè)生產(chǎn)計劃執(zhí)行的監(jiān)督過程多是由人工來完成，而現(xiàn)在通過管理信息系統(tǒng)對員工工作信息的反饋，管理者可以迅速了解員工的工作狀態(tài)；（2）檢查，管理信息系統(tǒng)通過對企業(yè)發(fā)展執(zhí)行計劃的檢查，可以使管理者及時有效地獲得企業(yè)生產(chǎn)活動各個環(huán)節(jié)中的信息，而通過所得信息與計劃目標(biāo)的對比，發(fā)現(xiàn)計劃執(zhí)行的空白區(qū)；（3）分析，管理信息系統(tǒng)在信息檢查的基礎(chǔ)上對企業(yè)計劃執(zhí)行中出現(xiàn)的問題進行原因分析，從而及時調(diào)整生產(chǎn)活動，以保證企業(yè)的發(fā)展沿著市場導(dǎo)向前進。

4.有利于實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的扁平化。

企業(yè)組織結(jié)構(gòu)通?？煞譃閮煞N模式，即垂直化結(jié)構(gòu)和扁平化結(jié)構(gòu)，所謂垂直結(jié)構(gòu)是指企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)中存在著層層疊疊的管理部門，而這不僅會延長決策信息的傳遞路徑，還會使信息在傳遞過程中出現(xiàn)曲解甚至失真，從而導(dǎo)致企業(yè)的戰(zhàn)略執(zhí)行無法按計劃完成；而扁平結(jié)構(gòu)則是指企業(yè)的管理層級經(jīng)過簡化之后，剔除了多余的人員與部門，使得整個管理體制變得干練而緊湊，而這也使得信息在傳遞過程中變得迅速而有效。組織結(jié)構(gòu)的扁平化是現(xiàn)代企業(yè)管理者追求的目標(biāo)，而管理信息系統(tǒng)則使這一目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實，該系統(tǒng)通過計算機和互聯(lián)網(wǎng)將管理層進行連接，而這不僅使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)更加靈活，也使得企業(yè)的運行效率得到了進一步的提升。

5.有利于優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。

企業(yè)的運行包括原料的供應(yīng)、產(chǎn)品的生產(chǎn)、產(chǎn)品的銷售等多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，使得這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)得到了優(yōu)化。在新時期這種優(yōu)化著重體現(xiàn)在企業(yè)的供應(yīng)鏈管理和電商平臺的建立上。就供應(yīng)鏈的管理而言，隨著全球化的深入發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)深刻認(rèn)識到了合作的重要性，因此管理者利用信息系統(tǒng)在世界市場范圍內(nèi)尋找最佳供應(yīng)商，從而實現(xiàn)生產(chǎn)成本的有效控制；從電商平臺的建立來看，隨著電子商務(wù)的蓬勃發(fā)展，實體企業(yè)紛紛意識到利用電子技術(shù)開拓市場的重要性，因此企業(yè)的管理者通過建立電商平臺，將線下的商品進行線上營銷，從而實現(xiàn)了商品的跨區(qū)域流通。

6.有利于創(chuàng)新企業(yè)管理制度和企業(yè)文化。

在管理信息系統(tǒng)條件下，企業(yè)的管理制度和企業(yè)的文化都突破了傳統(tǒng)的形式，完成了創(chuàng)新。就企業(yè)的管理制度而言，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計上更加科學(xué)流暢，從而使企業(yè)的信息的上傳下達更加有效；企業(yè)各部門職能的劃分更加明確，進而保證企業(yè)運行的責(zé)任能夠得到有效的落實；企業(yè)的規(guī)章制度更加健全，管理者通過對信息的分析，可以迅速了解企業(yè)規(guī)章制度中的漏洞，從而實現(xiàn)進一步的完善。企業(yè)文化是一個企業(yè)的靈魂所在，它能夠通過柔性管理滿足員工更高層次的心理需求，使其在工作過程中能夠?qū)€人價值的實現(xiàn)同企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，進而提高了企業(yè)的向心力和凝聚力。

三、管理信息系統(tǒng)在沃爾瑪中的運用

1.企業(yè)簡介。

沃爾瑪公司由美國零售業(yè)的傳奇人物山姆·沃爾頓先生于1962 年在阿肯色州成立，經(jīng)過多年的發(fā)展，沃爾瑪公司已經(jīng)成為美國最大的私人雇主和世界上最大的連鎖零售商，其主要業(yè)績有：（1）連續(xù)三年蟬聯(lián)美國《財富》雜志全球500強企業(yè)第一名；（2）年銷售額相當(dāng)于全美所有百貨公司的總和；（3）在全球近20個國家開設(shè)了8000多家商場，雇員人數(shù)也突破了兩百萬，而每周的顧客流高達2億；（4）2010年沃爾瑪以4082.14億美元的年銷售再次取得美國《財富》公布的全球500強企業(yè)榜首。

2.管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用。

沃爾瑪創(chuàng)始人山姆·沃爾頓先生早年服役于美國陸軍情報部隊，因此他非常重視信息系統(tǒng)的建立與應(yīng)用，沃爾瑪公司在進入營運軌道后，便利用現(xiàn)代信息技術(shù)在銷售業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)建立起了電子商務(wù)信息系統(tǒng)化管理系統(tǒng)，例如1974年，沃爾瑪開始在分銷中心和各家商店運用計算機進行庫存控制；1983年，沃爾瑪?shù)恼麄€連鎖商店系統(tǒng)都用上了條形碼掃描系統(tǒng)；1984年，沃爾馬開發(fā)了一套市場營銷管理軟件系統(tǒng)，這套系統(tǒng)可以使每家商店按照自身的市場環(huán)境和銷售類型制訂出相應(yīng)的營銷產(chǎn)品組合。目前隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，沃爾瑪?shù)墓芾硇畔⑾到y(tǒng)也更加完善，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）銷售時點數(shù)據(jù)系統(tǒng)（POS），即收銀機根據(jù)商品的條形碼打印出顧客的購物清單，清單上的信息通過在線連接傳送到總公司，總公司通過對商品銷售情況的分析，發(fā)現(xiàn)滯銷品和暢銷品，并以此進行貨物調(diào)整、品種配置、商品陳列、價格確定等操作，最后將信息傳送給供應(yīng)、生產(chǎn)物流等供應(yīng)鏈上的相關(guān)企業(yè)，從而實現(xiàn)信息的良性循環(huán)；（2）有效客戶反饋系統(tǒng)（ECR），即企業(yè)以零售市場為導(dǎo)向，將優(yōu)質(zhì)商品和有效信息經(jīng)過電子信息交換平臺系統(tǒng)，傳送給生產(chǎn)商的生產(chǎn)線和零售商的結(jié)賬平臺，從而實現(xiàn)及時開發(fā)新產(chǎn)品，科學(xué)制定新生產(chǎn)計劃，提高貨物的分銷效率和倉儲運輸效率，降低訂貨成本等目標(biāo)；（3）數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS），即借助先進的數(shù)據(jù)庫，沃爾瑪可以實現(xiàn)對其標(biāo)準(zhǔn)店、超市中心以及連鎖門店單品的全面數(shù)據(jù)管理與分析，同時每件單品記錄保持時間可達65個星期，而這樣的數(shù)據(jù)系統(tǒng)在確定庫存補足率，完成外部委托、定價與商品銷售規(guī)劃相關(guān)的決策，實踐促銷、廣告、商品陳列等營銷決策等方面起著重要的作用。

四、結(jié)論

總之，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，管理信息系統(tǒng)的地位是不可替代的。管理信息系統(tǒng)以信息的管理為核心，將企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境和外部競爭聯(lián)系成一個整體，而這不僅有利于提高企業(yè)的運營效率，還有利于提高企業(yè)的核心競爭力，更有利于企業(yè)文化的塑造，當(dāng)然要想讓管理信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮上述作用，還需要企業(yè)管理體制、績效機制和人力資源管理體制等外部資源的配合，而只有這樣才能夠使企業(yè)在現(xiàn)代化的市場競爭中脫穎而出。

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彭小花（1982.12-），女，漢族，湖南省岳陽市人，本科學(xué)歷，昆山騰世達信息工程有限公司運營副總監(jiān)，研究方向：企業(yè)管理（采購與供應(yīng)鏈管理）。