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    論檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案館的發(fā)展

    2016-12-27 20:55:34李維娜中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司
    大陸橋視野 2016年14期
    關(guān)鍵詞:裝盒庫房紙質(zhì)

    李維娜/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

    論檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案館的發(fā)展

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    隨著社會發(fā)展,科技的發(fā)展,信息化、數(shù)字化,已經(jīng)成了大眾人群生活的一部分,且現(xiàn)在全社會都在重視大數(shù)據(jù)的發(fā)展,只要掌握了大數(shù)據(jù),可以了解過去,發(fā)展過程,通過集中這些數(shù)據(jù)并分析,來預知末來,就像是電影中可以預測未來的情節(jié),不同的是電影是虛幻的,而現(xiàn)實中我們是通過現(xiàn)代化的手段。

    檔案館;檔案數(shù)字化;檔案管理

    隨著社會發(fā)展,科技的發(fā)展,信息化、數(shù)字化,已經(jīng)成了大眾人群生活的一部分,且現(xiàn)在全社會都在重視大數(shù)據(jù)的發(fā)展,只要掌握了大數(shù)據(jù),可以了解過去,發(fā)展過程,通過集中這些數(shù)據(jù)并分析,來預知末來,就像是電影中可以預測未來的情節(jié),不同的是電影是虛幻的,而現(xiàn)實中我們是通過現(xiàn)代化的手段。而且我們存儲的檔案文件 ,不在是單一的紙質(zhì)文件,而是有圖像、多媒體、聲音等多樣化的檔案,使檔案更加完整。

    我們的檔案也是如此,歷史上檔案給人們的印象就是一個大大的屋子做為庫房,里面一排排的架子,按一定順序或索引方式排列著各代各年各類的檔案,而查詢也是需要依靠厚厚的目錄,需要很長的時間才可以查詢到所需要檔案所在庫屋里的位置,當然前提是要有人去周而復始的詳細記錄,保存完好并完整的目錄臺賬,否則你什么都無未能查詢到。

    當前社會,科技發(fā)展,信息發(fā)展,我們的檔案事業(yè)也融入了檔案數(shù)字化的隊伍中,檔案從收集到最后歸檔上架都可以通過電子數(shù)字化完成,通過計算機及網(wǎng)絡及時實現(xiàn)檔案的收集、整理、編號、裝盒、上架進庫等工作,也同樣方便日后查詢及調(diào)取。

    檔案的收集工作:通過與合同相關(guān)電子系統(tǒng)對接按一定條件讀取數(shù)據(jù)進入檔案系統(tǒng),可以保證數(shù)據(jù)的完整與齊全,完全避免了合同丟失的問題。對與讀入檔案系統(tǒng)的合同可以設置自動篩選條件,可以大大降低無用工作,如一些沒有生效履行的合同等按電子的篩選條件不會被讀入數(shù)字檔案館的記錄中,不會對后面的一系統(tǒng)歸檔工作產(chǎn)生影響。

    檔案的整理工作,目前因為檔案數(shù)字化剛剛開如,大家還心存疑慮,故而紙質(zhì)合同無法完全放棄,會雙向存儲,既保留紙質(zhì)也保存電子,即使這樣,紙質(zhì)合同也可以做到有證可查,可以歸檔一份完整的內(nèi)容,檔案沒實現(xiàn)數(shù)字化前我們是無法確定歸檔時紙質(zhì)合同是否與審批時完全完整。當然,隨著科技及電子的成熟及發(fā)展,及人們對檔案數(shù)字化信任度的改變,檔案的整理過程可以完全實現(xiàn)數(shù)字化、自動化。

    檔案編號工作,過去的檔案都是通過檔案人員手寫編號,會造成很多客觀錯誤,比如重號、漏號等,但實現(xiàn)檔案數(shù)字化后就不出會現(xiàn)這種問題,因為電子系統(tǒng)會按檔案管理人員預設的條件將檔案分類進行編號,也就是大家常數(shù)的二維數(shù),每份檔案的二維碼都是單一不重復的,二維碼會自動顯示在相關(guān)電子檔案的首面相關(guān)位置中,一切的操作均由電子自動完成,用時幾分鐘而已。由于是上述操作都是系統(tǒng)自動完成,大大減少因為人為因素造成的錯誤,為檔案的查詢工作做好基礎(chǔ)保證。當然目前有些單位是紙質(zhì)與電子雙路保存,那么電子的編號已經(jīng)完成,紙質(zhì)可以按照電子系統(tǒng)中的順序進行整理排序,最后在每份經(jīng)質(zhì)檔案上打印系統(tǒng)顯示的編號,或打印出二維碼粘在紙質(zhì)檔案上,方便查詢紙質(zhì)文檔。

    檔案的裝盒工作,傳統(tǒng)檔案工作時期,裝盒工作量十分巨大,需要估算盒的可裝容量,手動錄入打印盒內(nèi)目錄、備考表、盒脊內(nèi)容,需要將檔案按順序放入,并放入相關(guān)目錄備考,再盒面上蓋上相關(guān)年份等印章,并粘貼盒脊。但檔案數(shù)字化以后,這些問題都十分輕松的解決,我們通過電子管理界面只需要設定一盒的電子容量,將電子系統(tǒng)已經(jīng)排好順序的檔案按預設盒的容量選中放入電子盒中,完成裝盒工作,在點擊相應報表選項,自動生成所有盒的盒內(nèi)目錄及備考,這些工作最多一個多小時,而傳統(tǒng)時期這項工作的完成少說需要一個月或更久,而且還是一個最大的好處,就是省去了買實物檔案盒的成本,為企業(yè)的運營成本節(jié)省了一大批開支。針對目前雙路保管過渡的單位,則需要將紙質(zhì)合同與電子記錄相對應并裝入與電子相對應的盒號的盒中,盒內(nèi)目錄及備考表都是系統(tǒng)自動生成,需要打印出來后,分別裝入相應盒中。

    檔案的上架進庫工作,傳統(tǒng)時期的上架工作可是就考驗檔案人員體力的工作,需要檔案人員將檔案按順序依次移到庫房,中途要保證檔案安全完整,到庫房后需定位庫架,粘貼相關(guān)標簽后,人工將每盒檔案按層依次擺放。檔案數(shù)字化,這些工作完全不用體力,因為在電子系統(tǒng)中,可以建立電子庫房,用時幾分鐘將電子庫房的庫架進行設定,一層電子層可以放多少盒,一個架的層數(shù)等,然后將已經(jīng)裝盒的檔案依次點擊裝電子架,檔案的一個完整歸檔工作結(jié)束,整個上架工作用時不會超過20分鐘,如果檔案量少幾許幾分鐘就完成了,傳統(tǒng)時期的這項工作最少用時也要幾天。當然傳統(tǒng)時期存放檔案還需要實物庫房,需要投入很多人力及物力,但檔案數(shù)字化后,庫房完成電子化,所以完成可以不再設立實物庫房,而且也節(jié)省的配置檔案管理人員的投入。雙路保存過渡的單位則還需要將已經(jīng)裝好檔案的盒按順序般運到庫房,按電子庫的架號順序?qū)⑽臋n盒上架,以后查詢檔案就十分方便了。

    前面分別介紹了檔案歸檔工作的各環(huán)節(jié)的操作,但最終是為方便查詢而做的前期工作,檔案數(shù)字化后可以通過近期及遠程調(diào)用查詢檔案,可以開發(fā)軟件直接連接到檔案管理人員處,提出查詢需求,或如果有保存電子檔案的二維碼,可以直接發(fā)送二維碼給檔案管理人員,檔案人員在電子臺賬中可以直接搜索,查到相應電子架號后可以能過電腦調(diào)出電子內(nèi)容提供閱覽,這樣不管查詢的人是在本地,還是在外地,只要通過網(wǎng)絡與企業(yè)內(nèi)部的電子檔案館聯(lián)接,就可以即時的查詢到所需要的資料,大大提高了工作效率。當然,雙路保管的企業(yè),可以實現(xiàn)上述的電子查找,也可以通過檔案人員查詢到電子庫架號后前往實物庫房,調(diào)取紙質(zhì)檔案,提供給查閱者實場閱讀。但是隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展,最終要實現(xiàn)的目標是查詢電子化、閱覽電子化。

    當然檔案數(shù)字化的優(yōu)缺點。首先,我們總結(jié)一下數(shù)案數(shù)字化的優(yōu)點:(1)于部門及公司立卷歸檔制度的落實,檔案不會出現(xiàn)缺失。(2)檔案管理、調(diào)用不再受時間及工作環(huán)境及地點的限制,大大提高了工作效率。傳統(tǒng)時期,我們查詢檔案可能需要在工作時間,而且需要前往在檔案館所在地方查詢,實現(xiàn)檔案數(shù)字化后,我們可以通過電腦、網(wǎng)絡、手機終端等都可以連接到公司的數(shù)字檔案館,需要檔案管理人員授權(quán)或批準后在一定時間段內(nèi)可以進行查閱,這樣就可以快速的得到你所需要的資料。(3)檔案數(shù)字化管理提高了檔案利用率及檔案內(nèi)容的信息開發(fā)。傳統(tǒng)時期我們查詢檔案,可能只能查詢到一份檔案,實現(xiàn)檔案數(shù)字化后,我們可以通過數(shù)字檔案館中的檢索條件或工具,找到所有符合或相關(guān)的文件,這樣可以不僅可以實現(xiàn)單份文件的查詢,也可以查詢到同一事件的若干歷史性的電子文件。

    綜上所述,隨著社會的進步,科技的發(fā)展,效率要求的提高,檔案數(shù)字化,實現(xiàn)數(shù)字檔案館是必須的趨勢,使我們的檔案不再只是一堆厚重的紙張,而是變成了多元化的電子數(shù)據(jù)檔案,所以,我們需要努力的去推動數(shù)字檔案館及檔案數(shù)字化的實現(xiàn),從而將它變成一個強有力的巨大數(shù)據(jù)庫,為我們的大數(shù)據(jù)分析提供能量。

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