論新時代如何加強企業(yè)檔案管理的途徑

張　蓉/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

論新時代如何加強企業(yè)檔案管理的途徑

張蓉/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

隨著市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，改革開放給社會發(fā)展提供了機遇與商機，隨著改革的不斷的深入，企業(yè)發(fā)展的速度越來越快，同樣也進入了一個新的時期，檔案工作做為企業(yè)管理最重要的一項的輔助工作，關系到企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的經(jīng)營決策的確定，企業(yè)精神文化的內容、企業(yè)知識產權的信息及企業(yè)技術技能信息等。所以，努力的發(fā)展檔案工作，規(guī)范檔案工作標準，及時解決檔案工作中遇到的相關問題，捋順檔案工作的流程等這些問題顯得更為重要和緊迫。

企業(yè)檔案；檔案管理；變革檔案；綜合素質

當時加強檔案工作中重中之重是建立數(shù)字檔案館工作，檔案工作的理念再不斷更新變化，所以我們要打破以往歷史性的檔案工作方法及理論，開創(chuàng)更適合現(xiàn)代社會的新的檔案管理理論及方法，這樣才不會被企業(yè)及社會淘汰，才可以為社會及企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。我們要通過檔案來記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，以最客觀的，最全面的，最真實的，最有效的反映企業(yè)的生產經(jīng)營情況以及歷史至今的變化。檔案管理的狀態(tài)及成果關系到企業(yè)的發(fā)展和前途，關系到為企業(yè)分析出或提供出是否有利于企業(yè)發(fā)展的資源，為領導者提供正確決策的依據(jù)，而不會出現(xiàn)因為檔案資料不全出現(xiàn)分析偏差造成了決策的失誤，對于給企業(yè)提供生產經(jīng)營的戰(zhàn)略決策，提高企業(yè)的生產經(jīng)營效率，具有十分重要的影響及作用。有一個企業(yè)中，檔案的管理工作關系到企業(yè)的命脈，是提升企業(yè)生產經(jīng)營及工作的效率的保證，且檔案中記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史的真實情況，也是考查一個企業(yè)的可持續(xù)的發(fā)展性及管理水平高低的標尺。所以建立起科學的檔案管理體系，建立起現(xiàn)代化的數(shù)字檔案館是大趨所在，是社會發(fā)展及企業(yè)發(fā)展的必然結果。我們需要立足在我們現(xiàn)在檔案工作的現(xiàn)實情況中，不斷的去學習和吸收有利的養(yǎng)份，將傳統(tǒng)檔案工作中不足之處進行修復，借鑒優(yōu)秀的檔案工作方法及向優(yōu)秀的檔案工作組織及機構進行學習，需要不斷的去適應檔案工作的新動態(tài)新形式，對于檔案管理人員需要提高專業(yè)素質及綜合辦公自動化設備及管理的水平，且需要提高檔案工作人員及企業(yè)領導及其它企業(yè)人員的責任感，認知度，使命感，積極的工作熱情等。只有這樣才可以讓檔案工作適應現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，才可以使企業(yè)的檔案工作更加強大，成為企業(yè)發(fā)展的堅實后盾。

我們從以下幾個方面來討論下應該從哪些方面來加強企業(yè)檔案的工作及管理

一、加強人們對檔案工作的認識，對檔案工作的認知

傳統(tǒng)檔案工作并不被人們所完全認知，所以人們無法了解他的價值及作用。檔案是記錄社會及企業(yè)從開始形成，發(fā)生的變化，發(fā)生的事件，隨著時間的發(fā)展，而客觀真實的記錄整個過程的一個真實的記錄，所以檔案工作是至觀重要的，如果沒有檔案的記錄，我們不會了解我們的祖先，我們的歷史，我們的國家，及國家的變化。所以我們應該通過加大宣傳來使大眾了解檔案的重要性，才可做到讓人們去配合完成檔案工作的完成?，F(xiàn)在社會上宣傳的渠道多種多樣，多媒體快速發(fā)展，所以我們要利于這些新興的渠道，無論是通過報紙、電視、廣告、發(fā)放資料、授課，科普講座、微信、短信等任何可以宣傳的通道，大力的宣傳檔案工作的內容及重要性。只要這樣普及了大家的檔案認知，才可以提高大家的檔案意識，才可以推動檔案的發(fā)展。

二、變革檔案工作的方法及理論

傳統(tǒng)的檔案工作方法是通過人力及大量的體力，主要精力是放在了整理的環(huán)節(jié)，而調用開發(fā)出更深一層的資源根本沒有時間去考慮，且也沒有條件去實現(xiàn)，所以我們不能再抓著認為最安全的原始檔案的工作方法及理論進行工作，我們要推陳出新，不斷開創(chuàng)，在新時代的環(huán)境下，我們要順應社會的發(fā)展，將實物檔案通過信息化及電子化的手段，使用電子檔案來逐步代替實物檔案，只有電子檔案的開始，才可以節(jié)省工作時間，提高效率，通過科學的分析，提取出更加有利于企業(yè)發(fā)展的信息及資源，為企業(yè)更好的服務。

三、提高檔案人員的綜合素質水平

檔案人員不能在停留在原來只整理一些實物檔案，對企業(yè)運作及流程完全不知，而且與外界聯(lián)系不多，完全沉浸在一個相對封閉的環(huán)境中，這樣會使檔案工作與企業(yè)發(fā)展脫結，我們檔案人員需要真正的參與到企業(yè)的生產經(jīng)營中，完全了解企業(yè)的生產經(jīng)營及運作的各環(huán)節(jié)情況，只有這樣，才可以了解檔案在整理及收集及歸檔過程中應該需要什么，應該測重什么，應該以什么內容為中心，才可以與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展保持一致的步調。所以檔案人員素質及水平提高的任務十分緊急，無論是通過自學，考取相關專業(yè)認證，外出參加培訓，定期進行考試或考核等方式，迅速的提高檔案人員的工作能力和專業(yè)水平，而且現(xiàn)在無紙辦公已經(jīng)可以實現(xiàn)，這就需要檔案人員了解辦公自動化設備，了解網(wǎng)絡，了解電腦使用，了解多媒體技術，才可以將現(xiàn)代化的辦公手段與檔案工作完美的結合，使這些手段服務于我們的檔案工作，使檔案工作現(xiàn)代化，科學化。

四、推動數(shù)字檔案館的發(fā)展才可以真正的實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化

傳統(tǒng)時期的檔案工作需要人力、物力、財力、時間，比如收集檔案，需要檔案人員去找每個部門的接口人去要資料，這樣的資料事實上已經(jīng)是歷史上，因為無從核對，所以也無法知道他的完整性與真實性，手動編寫頁號，由于完全人工編寫，所以錯誤的出現(xiàn)是必然的而不是偶然。資料的裝盒需要很長時間，動用大量的人力物力來實現(xiàn)，還需要花費更長的時間手動的去編制盒內的目錄及備考的內容，所以花費時間更加的長，故而這樣費時費力費財費人的工作辦法是不適合現(xiàn)代高速發(fā)展社會的需要，我們應該去改革他，讓他快速科學，所以數(shù)字檔案館就誕生了。數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡將數(shù)據(jù)完全對接進入，保證的真實性與完整性與正確性，我們可以通過電子的核對，快速的完成收集工作，而編頁號的工作根本不需要人工操作，系統(tǒng)是自動讀入數(shù)據(jù)時自動統(tǒng)計的，然后生成識標碼的工作，目前最應用最廣的就是二維碼的使用，他是檔案的身份證，有了他的應用，檔案的查詢會更簡單更方便，然后就是最費時的裝盒工作，而在數(shù)字檔案館中裝盒只需要幾個簡單的按鈕和操作就可能再一周內完成而不是過去的半年或更長的時間，上架工作也同樣可以通過電子系統(tǒng)完成，不需要檔案人員花費大大的體力去實現(xiàn)，這項工作只需要一個小時左右就完全完成，所以只有應用了數(shù)字檔案館，我們的檔案工作才可以實現(xiàn)無紙化，現(xiàn)代化，我們的檔案工作才可以適應社會的進步，才可以與國際接軌，才可以為企業(yè)提供源動力。

五、結束語

綜上所述，在新的時代時，一切的變化都是快速的，檔案工作如何不想被取代，就要適應時代的發(fā)展，與其同步的快速優(yōu)化，不斷的更新新的理論、新的技術、新的方法，以更科學的、更方便的、更快捷的、更能服務于企業(yè)的使用為目標，快速強大和發(fā)展。