探析地勘單位檔案數(shù)字化管理的路徑

李亞琴 / 河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院

探析地勘單位檔案數(shù)字化管理的路徑

李亞琴 / 河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院

伴隨著信息化進程的不斷加快，大多數(shù)行業(yè)都已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化發(fā)展，地質(zhì)勘查行業(yè)也不例外。因此，本文對地質(zhì)勘查單位檔案數(shù)字化管理的路徑進行了具體分析。

地勘單位；檔案；數(shù)字化管理

一、實施檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）檔案資源實現(xiàn)充分共享

地質(zhì)勘察和地質(zhì)災(zāi)害治理等資源實現(xiàn)數(shù)字化管理，既能夠在地勘單位內(nèi)部實現(xiàn)相互交流和共享，在和其他單位之間也能夠?qū)崿F(xiàn)共享和相互傳遞。不僅如此，檔案數(shù)字化管理還能夠有效實現(xiàn)地勘單位之間的優(yōu)勢互補，以及地質(zhì)勘察資料的交換互補，以此促進地勘單位的共同進步，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）能夠進一步提高辦公效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，地勘單位檔案主要是通過人力管理和手工操作開展檔案工作的，但是花費的時間和成本都很好，檔案材料數(shù)量較多，所占據(jù)的空間也很大，再加上缺乏專業(yè)人員進行系統(tǒng)的工作，所以經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，根本無法實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。而在檔案數(shù)字化管理模式下，檔案的形成、傳遞和利用等環(huán)節(jié)都是由計算機完成，這就使得檔案管理工作變得更加簡單、快捷和高效，從而在很大程度上提高了管理工作的整體效率和質(zhì)量。

（三）保證檔案的機密性和實效性

大部分的地質(zhì)勘察檔案具有一定的機密性和時效性，而通過檔案的數(shù)字化管理，管理人員可以通過設(shè)置管理權(quán)限，進行保密檔案管理，以此確保檔案的安全性和保密性。與此同時，還能夠通過輸入關(guān)鍵詞查閱所需資料，以此節(jié)省更多的時間，并大大節(jié)約人力和財力。

（四）確保檔案保存更具安全性和完整性

在檔案數(shù)字化管理模式下，地質(zhì)勘察資料的保存和傳承實現(xiàn)了電子化，適當檔案資料保存更具完整性和安全性，保存的時間也會更長久。伴隨著存儲方式逐漸多樣化，存儲容量不斷增大，地質(zhì)勘察資料的保存和傳遞變得更加便利和穩(wěn)定。

二、地勘單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案整理不規(guī)范

地勘單位的庫藏檔案數(shù)量巨大，在缺乏檔案分類標準的基礎(chǔ)上，檔案整理工作是很難進行的，并且隨意性也很大。作為單位工作活動的歷史記錄，檔案是非常貴重的歷史參考資料，參考憑證價值是普通文字材料不能相提并論的。由于查閱量相對較大，所以檔案管理人員直接忽視了文件材料整理的規(guī)范化。甚至還有一些檔案管理工作人員隨意擺放檔案資料，這也在很大程度上影響了檔案查閱工作的順利開展。

（二）檔案檢索效率低

目前大多數(shù)地勘單位的檔案檢索方式主要有兩種，其一是人工檢索，其二是計算機檢索。伴隨著信息化時代的到來，以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，使得檔案數(shù)字化建設(shè)實現(xiàn)了快速發(fā)展。但是就實際情況而言，手工檢索仍舊是地勘單位檔案管理所采用的主要查閱手段，尤其是在發(fā)展相對不平衡的地勘單位，他們過于重視經(jīng)濟發(fā)展，從而忽視了檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，導(dǎo)致檔案檢索效率較低。

（三）檔案毀損屢見不鮮

地勘單位保存的檔案，特別是一些地質(zhì)勘察資料，很多都具備保密性和較高的科研價值，傳統(tǒng)檔案主要是以紙質(zhì)形式進行保存。大多數(shù)地勘單位的歷史久遠，很多檔案資料的存放時間相對較差，在借閱過程中，損壞現(xiàn)象屢見不鮮，這就進一步加大了檔案管理的難度。檔案資料出現(xiàn)損壞根本無法復(fù)原，所造成的損失也不可估計。

（四）投入不足，人員素質(zhì)較低

伴隨著數(shù)字化建設(shè)大力宣傳和推廣，很多地勘單位開始嘗試進行檔案數(shù)字化管理，但是并沒有得到普及。這主要是由于資金投入不足，設(shè)備不能及時更新，還有就是由于歷史遺留問題較多，使得檔案數(shù)字化管理受阻。一些地勘單位在檔案管理工作上缺乏重視，管理人員的能力和素質(zhì)相對較低，從而導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理難以順利進行。

三、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的路徑

（一）更新理念

地勘單位管理者應(yīng)該樹立良好的信息管理意識，不斷更新檔案管理理念。在我國各行業(yè)逐漸實現(xiàn)數(shù)字化的背景下，地勘單位檔案管理的數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢。只有不斷創(chuàng)新地勘單位管理者的管理理念，才能夠為工作創(chuàng)新提供更多的動力和源泉。而且只有充分認識到信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性，才能夠不斷加強檔案數(shù)字化管理理念，實現(xiàn)傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)換。

（二）制度保障

地勘單位要建立完善的檔案數(shù)字化規(guī)章制度，完善管理機制，強化制度建設(shè)，保障制度機制的執(zhí)行力度。而制度建設(shè)是做好檔案數(shù)字化管理工作的重要前提和主要保障，檔案數(shù)字化管理制度的建設(shè)主要包括檔案收集、存儲和利用等環(huán)節(jié)。而且檔案數(shù)字化管理還需要地勘單位建立完善的制度體系，通過制度推動檔案數(shù)字化管理工作的規(guī)范化發(fā)展?？茖W(xué)的機制是保證制度得以實施的關(guān)鍵，這就要求地勘單位應(yīng)該將崗位職責(zé)和權(quán)利義務(wù)等歸納到考核內(nèi)容中去，以此充分調(diào)動工作人員的主動性和積極性，推動檔案工作的有序發(fā)展。

（三）構(gòu)建平臺

地勘單位的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，主要包含數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)分離，檔案管理辦公的自動化，搭建信息共享平臺，新型檔案管理軟件開發(fā)等等。已經(jīng)有很多地勘單位開始實行檔案數(shù)字化管理，其中大部分檔案管理系統(tǒng)也僅僅實現(xiàn)了部分檔案的目錄及管理，但是相對完善、快捷、準確的全文檢索并沒有健全。還有一些地勘單位實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)自動化，但是仍舊需要構(gòu)建平臺，構(gòu)建健全的檔案管理信息系統(tǒng)，提高管理效率和檔案利用率。與此同時，還應(yīng)該積極利用多種方式隔離內(nèi)外網(wǎng)，對數(shù)據(jù)進行嚴格過濾，以此保障檔案管理系統(tǒng)的完整性和安全性。

（四）保障投入

只有加大投入，才能夠為工作開展創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境，培養(yǎng)一支綜合能力和素質(zhì)較高的檔案管理隊伍。這就需要地勘單位不僅要為檔案管理工作人員提供更多的學(xué)習(xí)、交流和分享的機會，還需要地勘單位加強對檔案數(shù)字化管理投入的高度重視，保障資金支持，并配置與地勘單位發(fā)展規(guī)模相適應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，安裝高性能的安全軟件，從而保證檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全運行。

（五）隊伍優(yōu)化

檔案管理工作人員是地勘單位實現(xiàn)數(shù)字化管理的關(guān)鍵因素，所以加強對檔案管理工作人員的信息技術(shù)知識和實際操作能力的培養(yǎng)，在不斷更新知識的基礎(chǔ)上，提高專業(yè)素質(zhì)，融合現(xiàn)代化檔案管理理念，并與地勘單位的業(yè)務(wù)相結(jié)合，以此為實際工作提供更多的參考依據(jù)，只有這樣才能在經(jīng)濟和科技快速發(fā)展的背景下，為地勘單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有力的幫助。

四、結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理不僅是企業(yè)自身的發(fā)展要求，同時也是時代的需求，是科技快速進步發(fā)展的結(jié)果，已經(jīng)成為了一種必然趨勢。地勘單位在經(jīng)濟發(fā)展的新形勢下，必須借助大量完善的檔案信息資源，為社會經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展提供幫助。因此，加強對地勘單位檔案數(shù)字化管理的重視是非常有必要的。

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