國企檔案資源管理創(chuàng)新方式探析

褚鳳華　胡梅芬

摘要：國有企業(yè)的檔案是企業(yè)的原始資料，真實的記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的所有活動，是企業(yè)的無形資產(chǎn)。科學(xué)合理的管理，能夠為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供有效地參考。國有企業(yè)檔案資源也是國家檔案資源的一部分。但是當(dāng)前我國的國有企業(yè)檔案資源管理存在不少問題，主要從這幾個方面創(chuàng)新國企檔案資源管理方式，促進檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案資源管理；創(chuàng)新

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.21.036

國企檔案資源管理部門是從資料室、情報室逐漸發(fā)展起來。經(jīng)過長時間的發(fā)展，國有企業(yè)檔案部門已經(jīng)由管理分散向集中管理、種類豐富、載體多樣的綜合檔案管理部門。隨著信息化的發(fā)展，對國有企業(yè)檔案資源管理提出了更高的要求，如何解決當(dāng)下國有企業(yè)檔案資源管理的困境，創(chuàng)新檔案管理方式和效率，更好的發(fā)揮檔案資源的價值。

1國有企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)狀

1.1國企檔案資源管理內(nèi)容多樣化

國有企業(yè)與一般企業(yè)不同，它是由國家政府直接負責(zé)的企業(yè)，但是它又與政府事業(yè)單位的檔案機構(gòu)不同，所以它的檔案管理也不同于一般的企業(yè)和政府單位，必須根據(jù)企業(yè)的具體情況進行。國有企業(yè)檔案形式多種多樣。它可以是綜合管理檔案室，也可以是檔案管理網(wǎng)絡(luò)，甚至可以直接委托相關(guān)的機構(gòu)進行管理。隨著國有企業(yè)的改革，國有企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營理念，國有企業(yè)檔案管理人員除了管理檔案還要監(jiān)管攝像、資料復(fù)印等工作。

1.2國有企業(yè)檔案資源管理工作面臨新的環(huán)境

國有企業(yè)的改革，國有企業(yè)經(jīng)營管理不再由國家政府包辦，而是企業(yè)進行自主經(jīng)營，自負盈虧。因此，國有企業(yè)也面臨復(fù)雜的市場環(huán)境，企業(yè)為了在競爭中取得優(yōu)勢，往往會將調(diào)整企業(yè)經(jīng)營方式，向多元化方向發(fā)展，延伸企業(yè)的各項業(yè)務(wù)和相關(guān)的企業(yè)，并向國際市場拓展。企業(yè)戰(zhàn)略擴展的時候，需要大量的文件資料和相關(guān)的檔案資源。因此，國有企業(yè)檔案資源管理部門應(yīng)該針對企業(yè)的不同業(yè)務(wù)設(shè)置不同的門類。為了適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟社會的發(fā)展，國有進行了戰(zhàn)略重組以及內(nèi)部改革，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生了變化，那么檔案管理的隸屬問題也發(fā)生了變化。重組初期，企業(yè)各個部門還需要一定的磨合期，因此，大家很難關(guān)注到企業(yè)的檔案資管管理問題，把一些小企業(yè)的檔案或者法人代表檔遺棄的現(xiàn)象，這樣可能造成企業(yè)資源的流失。

1.3國有企業(yè)面臨信息化發(fā)展

21世紀是信息化發(fā)展的時代，電子計算機、信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用在社會的各個領(lǐng)域。國有企業(yè)對信息的需求也更大了，特別是當(dāng)前國有企業(yè)改革過程中，很多工作可能需要檔案資源的佐證。但是大部分的國有企業(yè)信息化都不高。

2國有企業(yè)檔案資源管理問題

2.1檔案管理方式落后，無法適應(yīng)社會發(fā)展需求

國有企業(yè)長期以來在政府部門的管轄范圍之內(nèi)，因此企業(yè)管理方式帶有濃厚的政府機關(guān)檔案管理方式，檔案管理也是重藏輕用，檔案管理工作人員將大量的工作集中在檔案的收集、整理和保管等方面，忽略了檔案實用意義，對檔案的利用率比較低。

2.2檔案管理工作不重視

隨著信息化的發(fā)展，一些檔案部門已經(jīng)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展。但是大部分國有企業(yè)對檔案管理工作不夠重視。只是簡單的給檔案部門配備微機，接收企業(yè)的電子文件，然后對系統(tǒng)進行編目，方便搜索。連檔案部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都沒有更新，計算機屬于脫機運行。這種鼓勵的檔案信息化方式，無法真正將檔案資源的價值發(fā)揮出來。

2.3檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高

由于企業(yè)自身不重視檔案管理工作，檔案管理人員很多都是其他部門借調(diào)過來的，他們本身并沒有檔案管理的專業(yè)知識，因此檔案管理水平不高。再加上，長期以來，國有企業(yè)都是吃大鍋飯的，檔案工作人員普遍工作積極性不高，干得好干的差都一個樣，所以檔案資源管理的效率不高。

3企業(yè)檔案資源管理創(chuàng)新方式

3.1完善檔案管理制度

國有企業(yè)當(dāng)前處于改革階段，為了避免遺漏企業(yè)發(fā)展重要的信息，企業(yè)應(yīng)該完善企業(yè)的檔案管理制度。比如國企重組以后，國企改革以后有很多新的企業(yè)加入進來，檔案資源管理部門應(yīng)該將其單獨整理出來歸檔，并標明日期時間，并注明相關(guān)的說明。這樣就可以避免國有企業(yè)重組以后，檔案信息混亂的局面，檔案工作人員要將企業(yè)重組、企業(yè)組織架構(gòu)、人事變動等情況檔案信息收集起來，不因為國企改革而造成企業(yè)歷史檔案出現(xiàn)空白現(xiàn)象。同時，還應(yīng)該根據(jù)國企的實際情況，尤其是國企一般是大企業(yè)，檔案資源比較多，而且很多檔案屬于國家檔案。國企應(yīng)該建立檔案保密制度，加強檔案保管和檔案保衛(wèi)制度，建立檔案資源管理日常制度，并明確檔案管理人員的崗位職責(zé)。

3.2開發(fā)利用檔案資源

為了更好地利用檔案資源，檔案資源管理部門應(yīng)該加強檔案資源管理的利用率，將沒有開發(fā)的檔案資源進行開發(fā)，企業(yè)的新業(yè)務(wù)也要設(shè)立獨立的檔案單元，并對新業(yè)務(wù)新產(chǎn)品進行細分，舊檔案進行分門別類，方便員工查找。國有企業(yè)檔案資源也是國家檔案資源，但是隨著國有企業(yè)改革，很多幾十年前可能是秘密的檔案信息。到現(xiàn)在早已不是什么重要的商業(yè)機密，也不會對國家經(jīng)濟社會造成一定的影響，檔案資源管理部門應(yīng)該根據(jù)實際情況，公開一部分可以公開的檔案信息資源，滿足公眾對過去國有企業(yè)發(fā)展的求知欲。

3.3提高檔案資源管理人員的專業(yè)技能

企業(yè)檔案的價值對企業(yè)未來的發(fā)展具有重要的參考價值，檔案資源的作用也越來越明顯，這就需要我們的檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技能，充分挖掘檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。企業(yè)應(yīng)該加大對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)檔案管理知識，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。同時企業(yè)還可以聯(lián)系一些檔案管理工作比較突出的工作單位，組織檔案資源管理職工進行學(xué)習(xí)。為了調(diào)動職工工作的積極性，激發(fā)檔案資源管理部門的活力，檔案資源管理部門應(yīng)該引入競爭機制，在工作中表現(xiàn)突出表現(xiàn)或者在檔案開發(fā)利用方面做出重大貢獻的職工，應(yīng)該給予一定的獎勵。

3.4加強檔案資源管理數(shù)字化建設(shè)

信息化已經(jīng)成為檔案資源管理的未來趨勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文件檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展。數(shù)字檔案易存存儲、不易損壞，保留時間長。然而，數(shù)字檔案信息具有一定的物理特性，它必須依靠電子通訊設(shè)備或者光盤等介質(zhì)上。但是電子信息也有一個致命的缺點，就是它的不可恢復(fù)性。一旦發(fā)生意外，可能造成滅頂之災(zāi)，數(shù)據(jù)信息可能全部毀滅，因此形成電子檔案的時候要做好備份工作，并在電子檔案上做好相關(guān)的記錄，記錄信息建立的時間以及工作人員的名字以及保護標簽。加大對電子檔案信息的開發(fā)利用，將檔案資源信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行融合，將檔案資源信息化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)工作來，檔案信息的數(shù)據(jù)收集、整理與企業(yè)的業(yè)務(wù)部門、資金信息實行共享，從而加快國有企業(yè)的信息化進程。

4結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，國有企業(yè)資源檔案管理不僅僅只是保存企業(yè)信息資源或者記錄企業(yè)發(fā)展信息，它還能增加企業(yè)的活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。當(dāng)前，國有企業(yè)正在大刀闊斧地改革，檔案資源管理作為改革的一部分，如何在當(dāng)下信息化的時代，提升檔案管理水平和服務(wù)水平，促進檔案信息資源管理水平的進步，是當(dāng)下國有企業(yè)的檔案管理者所要思想的問題。

參考文獻

[1]蔣效君.國企檔案資源管理創(chuàng)新方式探究[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2013，（26）：5152.

[2]胡西春.淺論新形勢下我國企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)（下半月），2013，32（3）：5758.

[3]黃小嫻.國企改革背景下的人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].經(jīng)濟視野，2014，（14）：111.

[4]李慧.檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2015，（10）：33923393.