固定資產(chǎn)管理賬卡物一致性研究

曹芳

摘要：固定資產(chǎn)是企業(yè)經(jīng)營管理的基礎，它的精細化管理對企事業(yè)單位至關重要，而由于固定資產(chǎn)本身的原因，導致在隨機時點賬卡物并不能完全相符。影響賬卡物不一致的主要因素為系統(tǒng)、管理、人為和外部四大因素，企事業(yè)單位應采用技術電子化統(tǒng)一化、管理精細化流程化、人員培養(yǎng)上通用化制度化并加強監(jiān)督考核來提升固定資產(chǎn)管理效率。

關鍵詞：固定資產(chǎn)；賬卡物；一致性；因素；方案

中圖分類號：F426.61 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）08-00000-02

固定資產(chǎn)是指為生產(chǎn)商品、提供勞務、對外出租或經(jīng)營管理而持有的，使用壽命超過一個會計年度的有形資產(chǎn)。固定資產(chǎn)應同時滿足下列條件的才能予以確認：（1）與該固定資產(chǎn)有關的經(jīng)濟利益有可能流入企業(yè)。（2）該固定資產(chǎn)的成本能夠可靠地計量.固定資產(chǎn)管理是企事業(yè)單位經(jīng)營基礎管理中的重要一環(huán)，也是內(nèi)部控制重點關注的一部分。在實務操作中，由于固定資產(chǎn)種類繁多、型號各異、增加減少方式多、涉及部門多、流程冗長復雜，固定資產(chǎn)賬卡物在隨機時點并不能完全相。

一、影響賬卡物不一致因素分析

影響賬卡物一致性主要因素包括系統(tǒng)因素、管理因素、人為因素及外部因素，具體分析如下：

（一）系統(tǒng)因素

1.分散的設備系統(tǒng)對應一個資產(chǎn)管理系統(tǒng)造成設備卡片與資產(chǎn)卡片不一致

目前的大型企事業(yè)單位都是用SAP來進行固定資產(chǎn)卡片的管理，但由于SAP自身的局限性，部分單位開發(fā)使用其他類型的系統(tǒng)來管理設備（以下簡稱設備系統(tǒng)），資產(chǎn)和設備系統(tǒng)各有操作手冊及建卡規(guī)則，造成相互脫節(jié)的情況。

（1）設備系統(tǒng)建卡標準建立在運行維護基礎上，與財務上的資產(chǎn)管理標準大相徑庭。造成系統(tǒng)中多對一或者一對多的現(xiàn)象。

（2）系統(tǒng)的升級改造造成產(chǎn)生大量無法傳遞和難以對應的卡片。

（3）建卡規(guī)則不一致導致雙方均有冗余卡片無法對應。

（4）設備系統(tǒng)中卡片未附有增加方式選項，不需輸入工程編號，導致卡片無法反向查找。

2.設備系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)未實現(xiàn)實時聯(lián)動

導致資產(chǎn)和設備信息反饋均有滯后性。例如資產(chǎn)卡片號變動后，設備系統(tǒng)未及時更新。

3.系統(tǒng)設定因素導致資產(chǎn)易相互串行

某些集團企業(yè)在SAP系統(tǒng)設定的資產(chǎn)規(guī)則為一家集團公司為一個公司碼，所有分公司都在同一帳套下做賬，若在固定資產(chǎn)卡片上未設置嚴格的屏障，會造成分公司之間資產(chǎn)價值誤轉(zhuǎn)入的情況。

（二）管理因素

1.資產(chǎn)全壽命周期管理未向前端延伸導致卡片準確性不足

目前大部分企業(yè)的固定資產(chǎn)管理僅停留于生產(chǎn)運行和固定資產(chǎn)卡片賬面管理上，對于前期的物料采購和工程核算上介入極少，導致物料采購和發(fā)票開具不能符合固定資產(chǎn)管理要求，甚至存在資本性項目列支成本的情況。按照賬卡物一致的要求，物資在采購時就應該按照建卡規(guī)則進行規(guī)范化處理，發(fā)票及清單開具應按固定資產(chǎn)目錄及運行維護要求盡量詳細化，安裝更換及饋贈贈品應補充更換相應發(fā)票以便更新物料信息。沒有前段的規(guī)范化，轉(zhuǎn)資準確性易受人為因素干擾而導致卡片建立準確性不足。

2.對于投運即時轉(zhuǎn)資無有效監(jiān)控手段，存在大量未及時轉(zhuǎn)資資產(chǎn)

一般設備安裝后需要工程決算、財務決算、審計、審批等多個環(huán)節(jié)，造成轉(zhuǎn)資手續(xù)繁雜，時間滯后。轉(zhuǎn)資往往滯后半年到幾年時間，直接導致有卡無價值或者是有物無卡。未及時轉(zhuǎn)資帶來的負面影響還包括折舊計提的不準確，是目前影響折舊計提準確性的主要因素。

3.更新改造流程較長和信息脫節(jié)導致報廢提前或滯后

由于工程更新改造流程冗長，大型工程甚至超過數(shù)年以上才能完工，另外工程、生產(chǎn)和財務之間信息相互脫節(jié)，有些單位不按照既定的規(guī)章制度執(zhí)行，處置缺乏應有的評估和審批環(huán)節(jié)，報廢隨意。

4.技術更新手段導致新設備分類不明確

隨著技術進步，新的固定資產(chǎn)類型不斷出現(xiàn)，但固定資產(chǎn)目錄一般由總部統(tǒng)一制訂，存在一定的滯后性，導致新固定資產(chǎn)類型在系統(tǒng)中無法找到相應分類，各單位按照自行理解的方式進行入賬，導致手段五花八門不統(tǒng)一。

5.資產(chǎn)盤點不嚴謹導致資產(chǎn)入賬差錯

按照會計準則要求，企事業(yè)單位在每年至少進行一次固定資產(chǎn)盤點，同時依照盤點結(jié)果來更新資產(chǎn)數(shù)據(jù)。部分單位不按期盤點，盤點的質(zhì)量及后期問題分析和解決的方式存在隨意性，直接影響到卡片數(shù)據(jù)的準確性，導致諸如重復入賬、部分設備未收資、誤報廢等問題。

6.成本管理方式造成設備列支成本

成本管理中存在修理費、科技費工程，部分資產(chǎn)以舊換新或者直接列支成本，新的設備僅在設備系統(tǒng)中做標注（有的甚至不做）而不實際轉(zhuǎn)資。導致出現(xiàn)有物無卡和卡片數(shù)據(jù)不準確的情況。

7.拼盤費用導致卡物不符或重復入賬

若單項工程預留資金不足購置指定設備，可能會在其他項目中劃取部分資金匯總形成資金池來購置指定設備，造成重復建卡和卡物不符。

（三）人為因素

1.資產(chǎn)全壽命周期理念及資產(chǎn)管理要求并非全員貫徹

目前電網(wǎng)企業(yè)實施的是部門專職專責管理維護設備資產(chǎn)信息系統(tǒng)，資產(chǎn)管理理念及流程要求僅部分人員熟悉，并非全員貫徹資產(chǎn)全壽命周期管理理念。公司絕大部分的人員對資產(chǎn)管理不熟悉不熟練，對資產(chǎn)管理的要求存在理解誤差。因此，在人員更替階段，新入職人員往往出現(xiàn)管理差錯，導致帳卡物不對應。

2.手工建卡受人員素質(zhì)影響，無有效稽核手段

固定資產(chǎn)卡片主要依靠人工創(chuàng)建，建卡質(zhì)量受人員素質(zhì)影響，系統(tǒng)中未設置有效稽核手段來控制建卡質(zhì)量。

3.設備維護人員與資產(chǎn)卡片維護人相互脫節(jié)

設備維護人員不實際負責資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)的維護，對資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理不熟悉，而資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)的維護人對設備現(xiàn)場情況也不熟悉，導致設備現(xiàn)場數(shù)據(jù)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中不能實時更新，而設備系統(tǒng)在維護時也存在有時間差。交接環(huán)節(jié)、交接信息的不對稱給后續(xù)工作帶來隱患。

4.設備維護人員未及時更新設備變動信息

設備在使用過程中會因為安裝地點、管理人員等因素的改變發(fā)生多次變動，但由于對于信息維護及時性的不重視導致資產(chǎn)設備數(shù)據(jù)更新很不及時。

（四）外部因素

1.公用企業(yè)特殊性導致存在公益性維護的設備

水電氣等公用企業(yè)，原從政府部門剝離，但其公用事業(yè)的特殊性導致公用企業(yè)有對無人管理小區(qū)和市政道路承擔維護管理的職責，直接導致企業(yè)存在大量實際維護無產(chǎn)權的設備。

2.國家會計制度的固定資產(chǎn)概念過于模糊

固定資產(chǎn)是指超過一定金額的能夠使用一定年限的實物資產(chǎn)，但是對于超過多少金額和使用多少年限并未無實際規(guī)定，導致同一設備，若買的便宜便是低值易耗品可以入成本，而買的貴就可以是固定資產(chǎn)，給企業(yè)調(diào)節(jié)利潤大開方便之門。

二、提高賬卡物一致性水平的對策建議

針對以上情況的分析，建議采取以下方式進行解決：

（一）技術層面

1.升級設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將所有設備納入統(tǒng)一設備管理系統(tǒng)管理，與資產(chǎn)管理系統(tǒng)實現(xiàn)多數(shù)據(jù)實時聯(lián)動。

2.制訂設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)建卡及維護統(tǒng)一標準，在設備系統(tǒng)中設定設備來源分類，冗余卡片有說明，資產(chǎn)卡片上的設備編碼與設備系統(tǒng)中設備卡片號保持一致。

3.在分公司間設置做賬屏障，不允許未經(jīng)批準相互串入。

4.設備改造修理信息在設備資產(chǎn)系統(tǒng)中實現(xiàn)聯(lián)動，拆除設備立刻在資產(chǎn)系統(tǒng)中轉(zhuǎn)入待報廢狀態(tài)以便監(jiān)控資產(chǎn)報廢時間，確保及時性。部分報廢設備在系統(tǒng)中卡片設置標注以便與工程對應報廢。

5.在設備資產(chǎn)管理中加入日志管理，要求更新資產(chǎn)信息同時也要有維護記錄（維護記錄里要由更新記錄原因描述）

6.在設備資產(chǎn)系統(tǒng)中設置卡片信息準確性稽核，對于錯誤信息及時提醒。

7.在設備實體外殼上增加設備編碼牌，并推廣條碼數(shù)據(jù)采集器，設備維修、更換、盤點日志使用掃碼錄入方式，減少手工錄入和核對工作量。

8.利用GIS的空間數(shù)據(jù)管理與表達功能推行設備資產(chǎn)管理三維可視化，動態(tài)展現(xiàn)資產(chǎn)實物及價值情況，并與營銷數(shù)據(jù)能夠相互結(jié)合。

（二）管理層面

1.從設備采購開始植入資產(chǎn)全壽命管理理念，發(fā)票及清單開具嚴格按照后期固定資產(chǎn)及設備管理標準執(zhí)行，不允許化整為零，與實際收入設備型號、數(shù)量一致。推行自動轉(zhuǎn)資，減少轉(zhuǎn)資過程中的人為因素影響。實現(xiàn)資產(chǎn)從“入”到“出”的全過程管理和監(jiān)督。

2.加強預算管理，嚴肅工程預算的審核，項目開工前進行準確的可行性研究，開展事前、事中、事后管理，避免出現(xiàn)拼盤工程和超預算現(xiàn)象，預算結(jié)余按照規(guī)定上交或?qū)徟筠D(zhuǎn)入其他工程使用。

3.及時轉(zhuǎn)資，對各項工程規(guī)定轉(zhuǎn)資時間并不得延遲，推行預轉(zhuǎn)資制度，在系統(tǒng)中對工程設置監(jiān)控，確保轉(zhuǎn)資信息準確及時，避免虛假完工。工程不得預留資金，歷史造成的預留資金及時沖回。

4.實現(xiàn)固定資產(chǎn)目錄更新實時性，可采用工作流方式逐級審批實現(xiàn)更新。

5.加強資產(chǎn)清理及處置的嚴謹性，對于盤盈盤虧資產(chǎn)要求分析歷史成因，多部門審核，符合條件的才辦理入賬手續(xù)。

6、改變成本管理模式，以舊換新除在系統(tǒng)中更新設備信息外還必須走技改流程不得納入成本。加強審核，嚴禁固定資產(chǎn)直接列支成本。

（三）人員層面

1.全員推廣固定資產(chǎn)精細化管理理念，將固定資產(chǎn)信息化培訓納入新員工培訓中，確保管設備懂資產(chǎn)，重實物也重信息維護。

2.資產(chǎn)管理使用保管人與設備主人有效掛鉤，并貫穿到設備成本管理、報廢管理等業(yè)務流程中，做到設備主人真正管設備、懂設備，做全面的“主人”。

3.對資產(chǎn)變動信息維護設置時點，要求在變動后規(guī)定時間內(nèi)完成信息的錄入。

（四）外部層面

1.對于無產(chǎn)權設備，在設備系統(tǒng)中單獨設置標識列出，并依靠公司、政府力量逐步解決產(chǎn)權移交問題，新建設備盡力爭取在工程合同簽訂階段即明確是否移交。對于用戶明確不愿意移交的收取一定比例的維護費用，否則不予維護。

2.對于因性質(zhì)和金額模棱兩可的設備明確入賬條件。

三、結(jié)語

中國正處于經(jīng)濟轉(zhuǎn)型期，技術化、精細化在企業(yè)管理中更加重要，企事業(yè)單位要緊跟技術革新的步伐，將固定資產(chǎn)管理作為企業(yè)的一項重要基礎管理，在技術上實現(xiàn)電子化統(tǒng)一化、在管理上實現(xiàn)精細化流程化、在人員培養(yǎng)上制度化通用化，在對外方面標準化，并在過程中加強監(jiān)督和考核來提高單位資產(chǎn)管理工作績效，提供真正能為領導決策所用的真實準確的資產(chǎn)信息。

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