新木桶理論在高職院校系部行政管理中的應(yīng)用

■游偉榮

(福建船政交通職業(yè)學(xué)院，福州　350007)

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新木桶理論在高職院校系部行政管理中的應(yīng)用

■游偉榮

(福建船政交通職業(yè)學(xué)院，福州350007)

摘要一個(gè)木桶儲水的多少起決定作用的不只是“短板”，還有“桶底”、“板隙”等因素。新木桶理論提示在高職院校系部行政管理中既要注重優(yōu)秀行政人員的培養(yǎng)，又要注重挖掘“短板”行政人員的潛力，使其管理水平達(dá)到最優(yōu)。

關(guān)鍵詞新木桶理論高職院校行政管理應(yīng)用

1　高職院校系部行政管理現(xiàn)狀分析

(1)行政服務(wù)觀念不強(qiáng)，工作積極性較低

辦公室的特殊地位和工作性質(zhì)決定了從事辦公室工作的每一位人員都要增強(qiáng)服務(wù)意識，心里始終裝著服務(wù)，一切圍繞服務(wù)開展工作，不怕吃苦，不怕吃虧，敬業(yè)奉獻(xiàn)。然而，由于高職院?；蚨嗷蛏俚恼慈玖松鐣系囊恍┎涣剂?xí)氣，官本意識較重，將自己錯誤地放在了管理者而不是服務(wù)者得位置。由于自身位置擺放有誤，造成工作態(tài)度出現(xiàn)偏差，影響到了工作效率。

另一方面，由于行政工作比較繁瑣，工作成就感不高導(dǎo)致工作積極性不高。行政工作的特點(diǎn)是日常事務(wù)瑣碎大到總結(jié)計(jì)劃，小到廁所維修；充斥眼前的是辦公網(wǎng)絡(luò)(OA系統(tǒng))、各種各類的工作群；上傳下達(dá)各部門的電話、郵件、通知；做好大小接待工作等而且偶然性、臨時(shí)性的工作不斷闖入。往往一段長時(shí)間繁忙的工作事后竟沒留下任何成就感。工作人員缺少事業(yè)感、主人翁的成就感。長此以往，工作積極性降低。再者，高職院校的行政人員在待遇和發(fā)展方面普遍低于一線教師。由于待遇落差，一些優(yōu)秀的行政人員不愿呆在行政崗位，認(rèn)為沒有前途。另外，行政人員很少得到外出深造學(xué)習(xí)機(jī)會，學(xué)歷提升比較困難，因而很難得到晉升的機(jī)會。由于待遇相對較低、發(fā)展機(jī)會少，在一定程度上影響到了行政人員的工作積極性。

(2)缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不高

高職院校對系部行政人員存在著重使用、輕培訓(xùn)的現(xiàn)象。即使有培訓(xùn)，也只是例行公事地進(jìn)行些簡單的崗前培訓(xùn)，不重視在職的培養(yǎng)與訓(xùn)練。由于諸多原因，專門面向系部行政人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)交流機(jī)會少。他們對本崗位業(yè)務(wù)相關(guān)知識與信息了解不多，很少與外單位同行橫向交流。而且，他們通常都不是行政管理專業(yè)出身，對于行政工作缺乏理論支持和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而周圍同事多數(shù)都是年齡相仿的年輕人，有的單位是批量上崗，在遇到問題時(shí)可以請教的途徑較少。因?yàn)榕嘤?xùn)機(jī)會少，業(yè)務(wù)的提升只能通過自我學(xué)習(xí)和日常工作經(jīng)驗(yàn)的積累來進(jìn)行，類似于閉門造車，效果經(jīng)常是事倍功半，工作效率提升較慢。

在新的市場經(jīng)濟(jì)體制作用下，社會資源已經(jīng)有了日新月異的改變，所以高職院校面臨著各種競爭壓力。目前，高職院校大多數(shù)系部行政管理人員都存在缺乏專業(yè)理論知識與專業(yè)技能的現(xiàn)狀。一些人員渴求學(xué)習(xí)充電、拓寬業(yè)務(wù)視野的愿望得不到滿足。由于不能有效幫助他們提高思想認(rèn)識水平擴(kuò)展胸懷，整個(gè)行政隊(duì)伍體現(xiàn)出穩(wěn)定性差、浮動性大、業(yè)務(wù)能力不高等一系列弊端。

(3)按部就班，團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神欠缺

目前有些高職院校系部行政團(tuán)隊(duì)的辦公效率低下。究其原因：一是因?yàn)閷W(xué)校有別于企業(yè)單位，行政工作雖然緊張，但是它有一定規(guī)律，每學(xué)期周而復(fù)始，無需進(jìn)行資源分析和市場調(diào)查，這使得系部行政人員形成了按慣性照章辦事的程式，思維和行動逐漸積淀了惰性，缺乏工作創(chuàng)新的活力和競爭的激情；二是部分行政人員工作因循守舊，工作不求有功，但求無過，使行政處于消極低效狀態(tài)；三是部分行政人員素質(zhì)較低，工作效率低下，缺少協(xié)作和配合，往往帶有“把屬于我自己的那點(diǎn)工作完成就可以了”而放棄從整體上對事情或工作進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)或提出自己的看法。工作缺乏交流、各自為政，個(gè)別部門之間以自我為中心，缺乏協(xié)作精神，團(tuán)隊(duì)協(xié)作觀念差。因此，按部就班、因循守舊、扯皮推脫等消極工作態(tài)度嚴(yán)重阻礙了系部行政團(tuán)隊(duì)的高效運(yùn)行。

2　用新木桶理論強(qiáng)化系部行政管理

2.1新木桶理論的提出

水桶原理是由美國管理學(xué)家彼得提出的。說的是由多塊木板構(gòu)成的水桶，其價(jià)值在于其盛水量的多少，但決定水桶盛水量多少的關(guān)鍵因素不是其最長的板塊，而是其最短的板塊。這也被稱為短板效應(yīng)。一只木桶想盛滿水，必須每塊木板都一樣平齊且無破損，如果這只桶的木板中有一塊不齊或者某塊木板下面有破洞，這只桶就無法盛滿水。這就是說任何一個(gè)組織，可能面臨的一個(gè)共同問題，即構(gòu)成組織的各個(gè)部分往往是優(yōu)劣不齊的，而劣勢部分往往決定整個(gè)組織的水平。

新木桶理論是在木桶理論的基礎(chǔ)上提出的，是對木桶理論的改進(jìn)?！靶履就袄碚摗庇直环Q之為“反木桶理論”，它以動態(tài)開放的組建木桶環(huán)境為出發(fā)點(diǎn)，認(rèn)為一只木桶能夠裝多少水正常情況下(指木桶的大小是一定的，也不斜放等)取決于三方面的因素：第一、是每一塊木板的長度，最短的木板決定盛水量。第二、是木板與木板之間的結(jié)合是否緊密。第三、是有一個(gè)很好的桶底。新木桶理論改進(jìn)了原來單一的取長補(bǔ)短的思維，強(qiáng)調(diào)整合自身和組織中其它的優(yōu)勢資源，形成一個(gè)新的、互補(bǔ)的、動態(tài)的整體，從而增加組織的整體競爭力。

將新木桶理論進(jìn)行推理，高職院校系部行政管理與新木桶理論有著異曲同工之妙，也就是說，如果把系部行政團(tuán)隊(duì)比作一只大木桶，其中的行政人員就是組成這個(gè)木桶的木板，其中既有長板也有短板，既有質(zhì)地好的木板也有質(zhì)地差的木板，那么如何樹好長板，放好短板，又如何分別將短板變成長板，將質(zhì)地差的木板變成質(zhì)地好的木板，以使木桶的盛水量最多，將是高職院校系部行政管理中的一個(gè)焦點(diǎn)、一個(gè)挑戰(zhàn)、一個(gè)目標(biāo)。新木桶理論從管理的角度就是使每位行政人員的潛能得到充分發(fā)揮，從而提高系部行政團(tuán)隊(duì)的凝聚力和戰(zhàn)斗力。

2.2新木桶理論在系部行政管理中的應(yīng)用分析

(1)短板是木桶容水的局限

木桶的底板是基礎(chǔ)，桶箍是關(guān)鍵，而最短木板決定了能容水的最大容量。人的天賦及在后天的學(xué)習(xí)與勞動中所形成的知識、技術(shù)、能力是不相同的，這就決定了在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員的能力是有差異的。能力強(qiáng)的不能完全覆蓋能力弱的那部分，不可能靠一個(gè)人或少部分人的力量就能組成高效團(tuán)隊(duì)。我們應(yīng)該堅(jiān)信，每位系部每位行政人員都具特長和“閃光點(diǎn)”。只要我們能運(yùn)用諸如“尺短寸長”的辯證觀點(diǎn)去看待他們；只要我們能運(yùn)用期望理論、激勵機(jī)制等極具親和力的辦法，最大限度地挖掘他們的潛能。同樣能夠取得“化腐朽為神奇”之效，創(chuàng)造出出人意料的奇跡。而有的系部為了提高“木桶的容量”，對偶有失誤的行政人員就當(dāng)成是無用的短板，干脆晾到一邊。然后重新用桶箍圍成桶，這個(gè)新桶的容量就有可能大于原來的舊桶。這樣的方法省力又省時(shí)，但這樣的方法卻不一定得人心，嚴(yán)重的影響了系部行政管理中的工作績效，阻礙了系部工作的開展。

(2)桶底是木桶容水的基礎(chǔ)

一個(gè)完整的木桶，除了木桶中長板、短板，木桶還有底板。正是這誰也不太重視的底板，決定這只木桶能不能容水，能容多大重量的水。這只底板正是系部行政效率的基礎(chǔ)，即系部行政人員的綜合素質(zhì)。行政人員所具備的每個(gè)要素都是桶底的組成部分，包括他們的肉體、精神、思想、文化等。高職院校中迅速發(fā)展的各個(gè)系部，正如一只容納了相當(dāng)水量的木桶，越來越大的容量將構(gòu)成木桶底板的巨大挑戰(zhàn)。隨著師生人數(shù)的日益增長，要處理的事務(wù)越來越多，這無疑增加了對木桶底板的壓力，如果不時(shí)時(shí)關(guān)注底板，最后可能因?yàn)椤安荒艹惺苤亍倍鴮?dǎo)致所有的蓄水都丟失。可見，系部行政人員自身的素質(zhì)如何、直接影響到系部行政管理質(zhì)量和服務(wù)水平的高低，作為系部領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)樹立“以人為本”的管理理念，必須從全新的高度加以認(rèn)識，并通過各方面的努力，使行政人員的綜合素質(zhì)上升到一個(gè)新的臺階，讓每位成員都能迅速成長。

(3)桶箍是木桶容水的關(guān)鍵

木桶能否有效地容水，除了需要堅(jiān)實(shí)的底板外，還取決于木板之間的縫隙，這個(gè)卻是大多數(shù)人不易看見的。對于系部行政團(tuán)體而言，其不同人員之間的協(xié)作和聯(lián)動有如木板之間的縫隙，通常為人們所忽視，但其對行政工作的危害卻最深。行政人員之間的不協(xié)同工作有如木板之間的縫隙，將致使木桶不能容納一滴水，比短板更可怕。而桶箍的妙處就在于它能把一堆獨(dú)立的木條聯(lián)合起來，緊緊地排成一圈。同時(shí)它消除了木條之間的縫隙，使木條之間形成協(xié)作關(guān)系，形成一個(gè)共同的目標(biāo)，成為一個(gè)封閉的容器。如果沒有了箍，水桶就變成了一堆木條，成為不了容器；如果箍不緊，那木桶也會千瘡百孔，縱有千升好水，焉有不盡之理？

為了防止水桶之間的板隙出現(xiàn)，系部領(lǐng)導(dǎo)必須重視行政管理中的“板隙”建設(shè)，箍好桶之“中堅(jiān)”。人員優(yōu)化配置是強(qiáng)力乳合劑。鐵打的營盤流水的兵，人才可能外流，也可以內(nèi)轉(zhuǎn)，關(guān)鍵要看管理者如何因才設(shè)崗。比如木桶的某位置應(yīng)該安裝一塊足夠?qū)挼哪景?，才能使桶密不透水，不留縫隙，可是若安插了一塊較窄的木板，那么即使這塊木板再長也無濟(jì)于事。因此系部領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)每個(gè)工作人員自身情況和專業(yè)特長安排適合的工作崗位，以最大限度地發(fā)揮其特長，促使各行政人員通過相互學(xué)習(xí)、交流相互促進(jìn)。所以說實(shí)現(xiàn)人員的協(xié)同配合是減少縫隙的強(qiáng)力粘合劑。

3　提高系部行政效率的“新木桶”管理策略

3.1長“短板”——提高團(tuán)隊(duì)的整體能力

在建設(shè)團(tuán)隊(duì)工作中，一定要注意團(tuán)隊(duì)中的薄弱環(huán)節(jié)，盡可能地發(fā)現(xiàn)并解決團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)的“短板”。

(1)有針對性地開展培訓(xùn)，提高員工業(yè)務(wù)水平。而要想提高每一個(gè)成員的能力，并將他們的力量有效地凝聚起來，最行之有效的辦法就是對成員進(jìn)行教育和培訓(xùn)。培訓(xùn)的實(shí)質(zhì)上就是通過培訓(xùn)來有針對性地提高所有板子的長度，以此增大“水桶”的容量，增強(qiáng)組織或團(tuán)隊(duì)的總體實(shí)力。而要想提升組織或團(tuán)隊(duì)的整體績效，除了有計(jì)劃、分批次地對所有行政人員進(jìn)行培訓(xùn)外，更要注重對“短板”成員的有針對性地培訓(xùn)和開發(fā)。按照“缺什么補(bǔ)什么，干什么學(xué)什么”的原則，抓好行政人員各層次培訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整、更新、豐富培訓(xùn)內(nèi)容，為行政管理業(yè)務(wù)知識和技能提升搭建良好的學(xué)習(xí)平臺，以真正達(dá)到提高行政人員業(yè)務(wù)技能水平的目的。

(2)采取激勵政策，提高員工工作積極性。有效的激勵是企業(yè)長久保持團(tuán)隊(duì)士氣的關(guān)鍵。通過對“短木板”的激勵，可以使“短木板”慢慢變長，從而提高團(tuán)隊(duì)的總體實(shí)力。就聯(lián)系實(shí)際而言，我們可進(jìn)一步細(xì)化和量化獎罰分明的系部行政管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，使行政人員對自己的工作質(zhì)量與效果有一個(gè)清楚的自我評價(jià)，變“要我做”為“我要做”。

3.2固“桶底”——全面提高行政人員的綜合素質(zhì)

一個(gè)完整的木桶除了木桶中的長板、短板、桶箍，還有桶底。桶底雖然很不起眼，常常會被忽視，但它卻能決定這只木桶能不能盛水，能盛多少容量的水。對系部行政管理而言，桶底就好比是行政人員的綜合素質(zhì)，行政人員的每個(gè)要素都是桶底的組成部分，如行政人員的形象是否標(biāo)準(zhǔn)，行為是否規(guī)范，基本知識是否扎實(shí)，實(shí)踐操作的硬技能水平如何；處理堆積如山的行政事務(wù)以及同事之間溝通交流的軟技能如何等等，其中的每一次處理事務(wù)的水平的高低都直接影響到行政團(tuán)隊(duì)的聲譽(yù)。為此作為系部領(lǐng)導(dǎo)，必須全面進(jìn)行行政人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，以提高他們的勝任力。具體做法如下：

(1)加強(qiáng)思想政治教育，樹立愛崗敬業(yè)的意識。由于高職院校系部行政工作較為穩(wěn)定，受外部沖擊和影響較小，造成部分人員有較強(qiáng)的安穩(wěn)思想，缺乏必要的危機(jī)感，缺少競爭意識。必須通過深入開展形勢教育，教育他們要愛崗敬業(yè)，干一行，愛一行，專一行，珍惜高職院校給我們帶來較好的工作環(huán)境，穩(wěn)定的生活保障，珍惜這來之不易的工作機(jī)會，進(jìn)一步強(qiáng)化行政人員的責(zé)任意識、奉獻(xiàn)意識、服務(wù)意識。

(2)系部通過制定完善業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)考核制度，督促行政人員平時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)是立身之本，對于行政部人員尤為重要。組織集體活動，了解項(xiàng)目進(jìn)程，及時(shí)宣傳報(bào)道；熟練操作電腦各類辦公軟件，提高工作效率；掌握新的科技知識，應(yīng)用現(xiàn)代辦公設(shè)備，實(shí)施精細(xì)管理，科學(xué)籌劃工作等等。這些行政工作中的硬技能和軟技能都需要通過學(xué)習(xí)強(qiáng)化。此外，人事管理、行政管理、后勤管理和社會管理等知識都應(yīng)廣泛涉獵。要向書本學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)、向同行學(xué)、向同事學(xué)。只有在學(xué)習(xí)上下大力氣，才能學(xué)到真本領(lǐng)，工作起來才會得心應(yīng)手，減少忙亂。

3.3消“縫隙”——加強(qiáng)行政團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)協(xié)作，增強(qiáng)凝聚力

在團(tuán)隊(duì)中，個(gè)人的知識、精力都是有限的，單槍匹馬不行，需要人們相互協(xié)作，需要群體智慧。一個(gè)團(tuán)隊(duì)能否真正發(fā)揮其高效作用，往往依賴于如何進(jìn)行團(tuán)結(jié)協(xié)助、溝通和協(xié)調(diào)。

(1)強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的向心力和控制力。充分發(fā)揮系辦公室主任的影響力，有意識地強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的核心作用，使團(tuán)隊(duì)成員自覺主動的團(tuán)結(jié)在領(lǐng)導(dǎo)周圍，跟緊領(lǐng)導(dǎo)的步伐；缺乏向心力的團(tuán)隊(duì)必然是個(gè)人主義思想蔓延，一盤散沙的團(tuán)隊(duì)；沒有向心力很難想象會有戰(zhàn)斗力！當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員沒有“向心”時(shí)，木桶的縫隙就出來了，團(tuán)隊(duì)的效率將受到損害。但是，團(tuán)隊(duì)管理只有影響力顯然是不夠的，即使每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都“向心”，但由于聯(lián)結(jié)得不緊，成員之間也會出現(xiàn)了縫隙，團(tuán)隊(duì)的作用也不能夠得到充分的發(fā)揮。因此，系部辦公室主任要經(jīng)常加強(qiáng)深入實(shí)際了解情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)規(guī)范各項(xiàng)流程與制度，激勵與引導(dǎo)，確保團(tuán)隊(duì)成員能緊密地結(jié)合在一起。

(2)建設(shè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)協(xié)作機(jī)制，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的協(xié)同作戰(zhàn)與互相支持。一是建立下情上傳渠道，創(chuàng)造民主管理氛圍。每一個(gè)組織、每一個(gè)團(tuán)隊(duì)都會有抱怨，就象湖水會有波濤一樣，沒有抱怨的只會是一潭死水的團(tuán)隊(duì)。在系部辦公室內(nèi)部，允許行政人員把心中不快的事越級向系部領(lǐng)導(dǎo)班子成員反映，讓領(lǐng)導(dǎo)解答他們提出的問題，使他們自覺地與系部形成命運(yùn)共同體和利益共同體，真正從內(nèi)心深處關(guān)心系部的行政事務(wù)，努力工作。二是建立有效的溝通機(jī)制。在系部辦公室內(nèi)部營造一種開放坦誠的溝通氣氛，使行政人員之間能充分溝通意見，讓大家不僅能自由地發(fā)表個(gè)人意見，而且還能以開放的心靈去傾聽和接受其他人的意見，通過相互溝通，增進(jìn)了解，達(dá)成一致。

4　結(jié)論

總之，為了切實(shí)提高高職院校系部行政管理水平，作為管理者應(yīng)注重“新木桶理論”的運(yùn)用，明確木桶每個(gè)部分應(yīng)發(fā)揮的功能和職責(zé)，不斷進(jìn)行“變換或協(xié)調(diào)”，促使系部行政團(tuán)隊(duì)的凝聚力和戰(zhàn)斗力?，F(xiàn)實(shí)中，高職院校系部行政管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而不斷翻新的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)少些低層次表象的分析總結(jié)，多些具體的技術(shù)手段和管理方法的探索應(yīng)用，使高職院校系部行政團(tuán)隊(duì)這個(gè)“新木桶”永遠(yuǎn)盛滿清涼而純凈的好水。

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