綜合改革視域下高校學(xué)生檔案工作創(chuàng)新方向與路徑

項(xiàng)久才　朱　靜（.渤海大學(xué)學(xué)生發(fā)展與事務(wù)中心，遼寧錦州03；.渤海大學(xué)檔案館，遼寧錦州03）

綜合改革視域下高校學(xué)生檔案工作創(chuàng)新方向與路徑

項(xiàng)久才1朱靜2
（1.渤海大學(xué)學(xué)生發(fā)展與事務(wù)中心，遼寧錦州121013；2.渤海大學(xué)檔案館，遼寧錦州121013）

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在讀期間學(xué)習(xí)、實(shí)踐和生活情況的原始記錄資料，是形成人事檔案的基礎(chǔ)性材料?？茖W(xué)地收集、管理和利用學(xué)生檔案，是高校人才培養(yǎng)和學(xué)生工作的重要內(nèi)容，對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)尤其是職業(yè)發(fā)展具有重要意義。

一、高校學(xué)生檔案工作存在深層次問題

（一）責(zé)任不明，未形成系統(tǒng)工程

當(dāng)前大多數(shù)高校檔案工作在人員、庫房、設(shè)備等方面有了長(zhǎng)足的改善，但這些達(dá)標(biāo)的硬件背后隱藏的仍然是軟實(shí)力的不足：缺乏系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，缺少規(guī)范的管理制度，缺失有效的隊(duì)伍建設(shè)。主要表現(xiàn)在工作邊緣化，欠缺學(xué)校層面的整體規(guī)劃和部署；多口分散管理，檔案館或綜合檔案室抓總能力不強(qiáng)；學(xué)工隊(duì)伍檔案業(yè)務(wù)知識(shí)不足，歸檔意識(shí)淡??；立卷歸檔的范圍和標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)致，檔案資料收集不健全。

（二）簡(jiǎn)化僵化，難反映真實(shí)情況

雖然2008年出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中增設(shè)了“學(xué)生類”并明確了歸檔范圍，但按目錄收集來的資料大量存在填寫內(nèi)容簡(jiǎn)單、模糊甚至空格的形式化現(xiàn)象，鑒定評(píng)語等術(shù)語化、模式化嚴(yán)重，關(guān)鍵是即便集齊了規(guī)定內(nèi)容，仍不能全面真實(shí)反映學(xué)生在校表現(xiàn)情況，比如素養(yǎng)、能力、特點(diǎn)等方面的情況。歸檔渠道單一僵化，管理軟件設(shè)計(jì)不夠合理，系統(tǒng)兼容性不達(dá)標(biāo)等問題不同程度存在，沒有隨著信息化時(shí)代和形勢(shì)的發(fā)展變化更新。材料不健全、信息量不足、管理手段滯后，難以滿足學(xué)校管理育人和用人單位的考評(píng)需要，利用率低。

（三）重藏輕用，與工作實(shí)踐脫節(jié)

以收集、整理、保管為主要內(nèi)容的傳統(tǒng)檔案工作觀念仍然普遍存在，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)淡薄。學(xué)生檔案的主要功能：“一是作為高校學(xué)生管理的一種手段，是高校學(xué)生管理的重要內(nèi)容；二是作為重要的輔助參考資料，是用人單位選人用人和高校向人才市場(chǎng)推薦大學(xué)畢業(yè)生的重要手段，及大學(xué)畢業(yè)生自我推薦的重要佐證材料”[1]。從第一方面來說，僅僅作為學(xué)生管理的一種手段是不夠的，重要的是應(yīng)該通過檔案信息的梳理統(tǒng)計(jì)研究，建立一種對(duì)學(xué)生個(gè)體或有共性的學(xué)生群體管理服務(wù)的反饋和指導(dǎo)機(jī)制，這顯然是沒有的，目前多是被動(dòng)地接受查詢利用。從第二方面來說，不夠健全的檔案信息，顯然無法充分發(fā)揮它的輔助參考作用，利用效果不佳。

二、綜合改革視閾下學(xué)生檔案工作創(chuàng)新方向

（一）頂層設(shè)計(jì)，系統(tǒng)謀劃

高校學(xué)生檔案工作是多個(gè)職能部門、多個(gè)教學(xué)院系共同參與的工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要的是全面、通盤的設(shè)計(jì)和改革。應(yīng)運(yùn)用系統(tǒng)論的方法進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，站在全局高度，強(qiáng)化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，對(duì)檔案形成流轉(zhuǎn)過程中各方面、各層次、各要素進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以加強(qiáng)工作的整體性和系統(tǒng)性，最重要的是保證多部門院系在工作中的協(xié)同性。在工作總體設(shè)計(jì)部署中，要體現(xiàn)檔案管理利用的核心理念和明確的任務(wù)目標(biāo)，充分考慮二級(jí)單位之間工作的匹配和有效銜接，理順領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和管理體制，落實(shí)人員配置，使之具有較強(qiáng)的可操作性。

（二）基層創(chuàng)新，聯(lián)動(dòng)流轉(zhuǎn)

基層部門和院系學(xué)生檔案工作應(yīng)牢固樹立和強(qiáng)化責(zé)任、協(xié)作和服務(wù)三種意識(shí)。建立科學(xué)規(guī)范可量化的評(píng)價(jià)體系，將學(xué)生檔案工作納入組織和個(gè)人績(jī)效考評(píng)，對(duì)部門院系和人員設(shè)置任務(wù)指標(biāo)和獎(jiǎng)懲機(jī)制。部門院系在學(xué)校和檔案館的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下，強(qiáng)化信息反饋，建立快速響應(yīng)機(jī)制，加強(qiáng)協(xié)作配合，形成工作合力，提高整體效能。加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案工作隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，準(zhǔn)確定位崗位職責(zé)，強(qiáng)化服務(wù)理念，在實(shí)踐中探索創(chuàng)新工作方法。利用目標(biāo)任務(wù)考核和滿意度調(diào)查等激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化工作體系，促進(jìn)服務(wù)水平的提升。

三、高校學(xué)生檔案信息開發(fā)利用策略與路徑

（一）促進(jìn)檔案資料信息化建設(shè)，變故紙堆為反應(yīng)堆

“檔案管理工作不應(yīng)該僅僅局限于檔案實(shí)體的管理，而應(yīng)該是檔案內(nèi)容的管理，即檔案知識(shí)的管理。同時(shí)更應(yīng)該注重檔案知識(shí)的開發(fā)與利用”“在已有知識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步的挖掘，獲取更加有用的信息，指導(dǎo)高校學(xué)生未來的經(jīng)營(yíng)發(fā)展”[2]。一切信息平臺(tái)都可以成為學(xué)生檔案收集的載體和渠道。突破傳統(tǒng)工作中時(shí)間和空間上的限制，使檔案館掌握的資料信息更豐富，形式更多樣，成為真正意義上的信息中心，運(yùn)用效率更高、準(zhǔn)確性更高、穩(wěn)定性更高、安全性更高的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理與信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)相結(jié)合的工作模式，這絕不僅僅是簡(jiǎn)單地運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)在傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)保管的基礎(chǔ)上增加掃描電子文獻(xiàn)檔案留存而已。在這一模式運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，需要學(xué)生檔案工作隊(duì)伍樹立主動(dòng)服務(wù)理念和管理效益理念，由原來的被動(dòng)提供服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)推送服務(wù)，以社會(huì)、學(xué)校和學(xué)生需求為導(dǎo)向，構(gòu)建積極有效的信息資源開發(fā)制度，主動(dòng)發(fā)布分析數(shù)據(jù)和研究成果，提供參考咨詢服務(wù)，使所掌握的檔案資料成為社會(huì)管理和學(xué)校決策的信息支撐。

在學(xué)生檔案資源信息化建設(shè)過程中，一要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，明確建檔標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，設(shè)立統(tǒng)一可共享的數(shù)據(jù)庫目錄；二要不斷改進(jìn)和完善檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)和開發(fā)利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，保證后臺(tái)技術(shù)支持的可持續(xù)發(fā)展。

（二）拓寬渠道細(xì)化分類標(biāo)準(zhǔn)，變程式化為個(gè)性化

教育領(lǐng)域綜合改革下高等院校現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)步伐必然越走越快，尊重學(xué)生發(fā)展的主體性，遵循學(xué)生個(gè)性發(fā)展、推行多元化的特色教育，將成為真正滿足學(xué)生成長(zhǎng)需求的教育改革方向?！皞€(gè)性化服務(wù)的內(nèi)涵是指以用戶的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及信息需求、心理傾向和行為方式等為依據(jù)，向用戶提供符合其個(gè)性的服務(wù)環(huán)境，向用戶提供信息預(yù)訂服務(wù)，并建立用戶個(gè)人的信息系統(tǒng)”[3]。學(xué)生檔案信息實(shí)現(xiàn)提供個(gè)性化服務(wù)的前提，是大量地占有原始可靠的數(shù)據(jù)資源并進(jìn)行科學(xué)合理準(zhǔn)確的分類組卷，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析研究，提供有價(jià)值的成果反饋，從而提升檔案信息資源的使用價(jià)值。學(xué)生檔案工作者要根據(jù)實(shí)踐發(fā)展豐富歸檔渠道、擴(kuò)充收集范圍，這就要求在學(xué)生檔案形成環(huán)節(jié)的所有部門和院系之間建立日常動(dòng)態(tài)工作機(jī)制，涉及學(xué)生成長(zhǎng)的重要信息及時(shí)歸檔，以保持檔案的即時(shí)更新和完整性，不論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體檔案，還是電子公文、公眾平臺(tái)等新興社交媒體檔案，都要通過方便快捷的歸檔渠道進(jìn)入檔案管理范疇，形成豐富完整的學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫。關(guān)于組卷，可以考慮一人一卷、一事一卷、共性立卷與動(dòng)態(tài)立卷相結(jié)合的方式，即根據(jù)需求創(chuàng)建檔案信息指標(biāo)體系。

在分層級(jí)、分權(quán)限實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的基礎(chǔ)上，可以嘗試開辟個(gè)性化互動(dòng)管理服務(wù)平臺(tái)，使個(gè)人或特定組織在一定權(quán)限內(nèi)可以自主填充檔案信息或查閱利用檔案資料，為保證檔案信息安全可設(shè)置核審確認(rèn)權(quán)限。這種互相平臺(tái)的設(shè)立，一是可以充分調(diào)動(dòng)學(xué)生和學(xué)校管理者的積極性，更大限度地?cái)U(kuò)展信息來源渠道；二是可以通過自助方式完成一些基礎(chǔ)服務(wù)項(xiàng)目，從而節(jié)約一定的人力資源和辦公成本。此外，還可以考慮后學(xué)生時(shí)代學(xué)生檔案信息資源的持續(xù)搜集和利用項(xiàng)目。

（三）建立信息處理反饋機(jī)制，變保管員為督辦員

在歷史憑證功能以外，檔案資源最重要的作用在于為管理提供借鑒、為決策提供輔助，實(shí)際上信息資源共享尤其是智能化的網(wǎng)絡(luò)資源共享在當(dāng)今這個(gè)時(shí)代已經(jīng)是全社會(huì)越來越迫切的需要。高校學(xué)生檔案也不例外，其所承載的信息無疑是學(xué)校人才培養(yǎng)這一中心工作的重要戰(zhàn)略資源，可以為相關(guān)工作提供決策支持，而目前這也是我們工作中最薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)，解決這一問題，無疑要從人的身上下功夫。只有人發(fā)揮了主動(dòng)性，這種動(dòng)態(tài)關(guān)系才能成立。從學(xué)生檔案開發(fā)利用的角度出發(fā)，就是學(xué)生檔案工作者隊(duì)伍的主動(dòng)性問題，要在學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、進(jìn)修、交流中推進(jìn)學(xué)習(xí)型、研究型隊(duì)伍建設(shè)，其主要目的是為了提高隊(duì)伍的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和協(xié)作意識(shí)，并具備能夠適應(yīng)學(xué)生檔案開發(fā)利用服務(wù)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是信息化管理能力，最終實(shí)現(xiàn)根據(jù)檔案利用者的特征和需求推出有針對(duì)性的個(gè)性化主動(dòng)服務(wù)，即能夠主動(dòng)出擊，提前為相關(guān)學(xué)生管理工作提供依據(jù)、借鑒和建議方案。此外，還要考慮對(duì)學(xué)生加強(qiáng)檔案通識(shí)教育，其主要目標(biāo)是為了提升學(xué)生積累檔案和利用檔案的意識(shí)，這也是學(xué)生檔案工作隊(duì)伍主動(dòng)服務(wù)的方向之一。

綜上，高等院校學(xué)生檔案工作隊(duì)伍要在理論學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新問題、探索新方法，擴(kuò)大服務(wù)范圍，深化服務(wù)內(nèi)容，變被動(dòng)利用為主動(dòng)服務(wù)，把學(xué)生檔案建設(shè)滲透到學(xué)校管理和服務(wù)工作中去，促進(jìn)學(xué)生檔案開發(fā)利用與學(xué)校人才培養(yǎng)和學(xué)生管理工作的有機(jī)結(jié)合，切實(shí)提升學(xué)生檔案開發(fā)利用的質(zhì)和量，以服務(wù)對(duì)象的工作績(jī)效檢驗(yàn)學(xué)生檔案工作的成效。

[1]陳文斌,楊莎.高校學(xué)生檔案研究綜述[J].蘭臺(tái)世界,2009(2):41-42.

[2]張麗敏,崔曉東.知識(shí)管理框架下的高校學(xué)生檔案開發(fā)與利用[J].蘭臺(tái)世界,2014(3):90-91.

[3]杜成軍.大數(shù)據(jù)時(shí)代圖書信息服務(wù)的創(chuàng)新探討[J].電子測(cè)試,2013(10):157-158.

（責(zé)任編輯鄭艷鳳）

G270.73文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1672-8254（2016）04-0153-02

2016-04-22

遼寧省教育廳高校思想政治工作研究專項(xiàng)項(xiàng)目“完全學(xué)分制下構(gòu)建新型高校學(xué)生管理體制研究”成果（項(xiàng)目編號(hào)：ZS2014013）；遼寧省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃立項(xiàng)課題“高等教育綜合改革下的學(xué)生工作創(chuàng)新路徑研究”成果（項(xiàng)目編號(hào)：JG15DB039）

項(xiàng)久才（1979—），男，碩士，渤海大學(xué)學(xué)生發(fā)展與事務(wù)中心部長(zhǎng)，講師，從事高校學(xué)生管理研究；朱靜（1979—），女，檔案學(xué)碩士，渤海大學(xué)檔案館館員，從事檔案管理研究。