第32次ISO/TC46/SC11會(huì)議交流及啟示

安小米

中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院數(shù)據(jù)工程與知識(shí)工程教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室

第32次ISO/TC46/SC11會(huì)議交流及啟示

安小米

中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院數(shù)據(jù)工程與知識(shí)工程教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室

2016年5月9日到13日，第32次國際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)委員會(huì)檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)年會(huì)（ISO/TC46/SC11）及第43次國際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)委員會(huì)（ISO/TC46）大會(huì)年會(huì)在新西蘭首都惠靈頓召開。來自21個(gè)國家的代表團(tuán)出席了此次會(huì)議。我國也組織代表團(tuán)出席了該次會(huì)議。會(huì)議期間安小米教授還有幸應(yīng)邀在新西蘭檔案與文件協(xié)會(huì)主辦的“文件與信息管理：國際視野”百人學(xué)術(shù)研討會(huì)上發(fā)言“中國的數(shù)字文件管理：研究發(fā)現(xiàn)及反思”報(bào)告?，F(xiàn)將出席兩個(gè)會(huì)議的收獲及啟示匯報(bào)如下。

一、ISO/TC46/SC11最新工作動(dòng)態(tài)

ISO/TC46/SC11成立于1998年，截至 2016年5月已有29個(gè)參與國成員，16個(gè)觀察國成員。自2001年首次發(fā)布世界范圍內(nèi)第一個(gè)文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)15年來，SC11已發(fā)布18個(gè)國際標(biāo)準(zhǔn)。分別是：《ISO 15489-1：2001信息與文獻(xiàn)文件管理 第1部分：通則》、《ISO/TR 15489-2：2001信息與文獻(xiàn)文件管理第2部分：指南》、《ISO 22310：2006信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于文件管理要求陳述的起草者指南》、《ISO 23081-1：2006信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則》、《ISO 23081-2：2009信息與文獻(xiàn)文件管理元數(shù)據(jù)第2部分：概念及實(shí)施》、《ISO/TR 23081-3-2011信息與文獻(xiàn)文件管理元數(shù)據(jù) 第 3部分：自評(píng)方法》、《ISO/TR 26122-2008信息與文獻(xiàn)文件管理過程分析》、《ISO/TR 13028：2010信息與文獻(xiàn)文件數(shù)字化實(shí)施指南》、《ISO 16175-1：2010信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境下的文件管理原則和功能要求第1部分：總則》、《ISO 16175-2：2011信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境下的文件管理原則和功能要求第2部分：數(shù)字文件管理系統(tǒng)功能要求和指南》、《ISO 16175-3：2010信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境下的文件管理原則和功能要求第3部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件管理功能要求和指南》、《ISO 30300：2011信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》、《ISO 30301：2011信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求》、《ISO 30302：2015信息與文獻(xiàn)文件管理體系實(shí)施指南》、《ISO/TR 17068： 2012信息與文獻(xiàn)數(shù)字文件第三方可信數(shù)字倉儲(chǔ)》、《ISO 13008：2012信息與文獻(xiàn)數(shù)字文件轉(zhuǎn)換和遷移過程》、《ISO/TR 18128：2014信息與文獻(xiàn)文件過程與文件系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估》和《ISO15489：2016信息與文獻(xiàn)文件管理 第1部分：概念與原則》（即原《ISO 15489-1：2001信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分：通則》的第2版）。

目前 SC11正在修訂或準(zhǔn)備修訂的標(biāo)準(zhǔn)有：《ISO/TR 15489-2：2001信息與文獻(xiàn)文件管理第2部分：指南》（因ISO 15489：-1：2016發(fā)布，已撤回正在修訂）、《ISO 23081-1：2006信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則》、《ISO 16175-1：2010信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境下的文件功能要求和原則第 1部分：通則》、《ISO 16175-2：2011信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境下的文件功能要求和原則第2部分：數(shù)字文件管理系統(tǒng)的功能要求和指南》、《ISO 16175-3：2010信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境下的文件功能要求和原則第3部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件管理功能要求和指南》、《ISO 30300：2011信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》和《ISO 30301：2011信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求》。

目前SC11正在制定或準(zhǔn)備制定的標(biāo)準(zhǔn)有：《信息與文獻(xiàn)數(shù)字文件第三方可信數(shù)字倉儲(chǔ)》（技術(shù)報(bào)告轉(zhuǎn)為國際標(biāo)準(zhǔn)）、《信息與文獻(xiàn)文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)》、《信息與文獻(xiàn)業(yè)務(wù)架構(gòu)中的文件管理》、《信息與文獻(xiàn)文件管理中的鑒定》、《信息與文獻(xiàn)文件處置實(shí)施指南》和《信息與文獻(xiàn) 文件管理 詞匯》。

目前SC11正在編寫的白皮書有：“關(guān)于使用ISO 30301：2011文件管理體系中過程和控制實(shí)施的證明性信息條款的指南”和“文件管理元數(shù)據(jù)集”等。

目前SC11正在開展的研究工作有：“與開放數(shù)據(jù)相關(guān)的文件管理”、“與數(shù)據(jù)相關(guān)的文件管理”和“ISO管理體系集成應(yīng)用中的文件管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用案例”等。

目前SC11活躍的工作組有：元數(shù)據(jù)第1工作組、數(shù)字文件保存第7工作組、文件管理體系第8工作組、文件處置實(shí)施指南第10工作組和業(yè)務(wù)架構(gòu)中的文件要求第14工作組。

此會(huì)議新成立了3個(gè)新工作組：文件管理中的鑒定第15工作組、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)第16工作組和云端文件第17工作組。

此外，正在開展專題性研究的特別工作組有：分布式平臺(tái)和服務(wù)中的文件第2特別工作組、SC11標(biāo)準(zhǔn)的通用概念第3特別工作組、與開放數(shù)據(jù)相關(guān)的文件管理第4特別工作組。

此次SC11會(huì)議決議通過，由我國負(fù)責(zé)的文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)工作有：《信息與文獻(xiàn)文件管理詞匯》征求意見稿起草及工作建議，同時(shí)負(fù)責(zé)提供關(guān)于新產(chǎn)生的統(tǒng)一詞匯標(biāo)準(zhǔn)替代ISO 30300：2011和所有SC11系列標(biāo)準(zhǔn)中術(shù)語及定義條款的潛在困難及相關(guān)建議，建議還將包括標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿出版后的維護(hù)程序。標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿將在2017年3月底前發(fā)送SC11成員，并將由第8工作組和SC11協(xié)調(diào)工作組在2017的南非會(huì)議上進(jìn)行討論，由SC11標(biāo)準(zhǔn)的通用概念第3特別工作組組長安小米負(fù)責(zé)。

此外安小米教授還代表我國參與了以下國際標(biāo)準(zhǔn)的制修訂及專題研究工作：《ISO 30300：2011信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》（修訂）、《信息與文獻(xiàn)文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)》（制訂）和“與數(shù)據(jù)相關(guān)的文件管理”（專題研究）和 “ISO管理體系集成應(yīng)用中的文件管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用案例”（案例研究）。國家檔案局杜梅和中國人民大學(xué)安小米還參與了《信息與文獻(xiàn)文件管理中的鑒定》新標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作。

二、新西蘭檔案與文件協(xié)會(huì)研討會(huì)的國際視野

2016年5月10日新西蘭檔案與文件協(xié)會(huì)主辦了“文件與信息管理：國際視野”學(xué)術(shù)研討會(huì)，有100余人出席會(huì)議。來自澳大利亞的Cassie Findly作為《ISO15489：2016信息與文獻(xiàn)文件管理 第1部分：概念與原則》標(biāo)準(zhǔn)起草工作項(xiàng)目組組長，介紹了新標(biāo)準(zhǔn)的修訂過程，修訂內(nèi)容和修訂變化。來自中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的安小米教授交流了國家社科重大課題“國家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)機(jī)制研究”2014到2015年期間對(duì)我國68個(gè)數(shù)字檔案資源產(chǎn)生機(jī)構(gòu)、保管機(jī)構(gòu)和提供服務(wù)機(jī)構(gòu)開展的調(diào)查及研究發(fā)現(xiàn)，討論了信息惠民工程建設(shè)、政府開放數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)發(fā)展應(yīng)用背景下國家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策。澳大利亞SC11代表團(tuán)團(tuán)長Barbara Reed交流了數(shù)字時(shí)代文件信息學(xué)理念構(gòu)建對(duì)文件管理專業(yè)社會(huì)認(rèn)同及文件管理工作領(lǐng)域人才培養(yǎng)的意義。西班牙SC11代表團(tuán)團(tuán)長Carlota Bustelo分享了西班牙電子政府無紙化戰(zhàn)略實(shí)施對(duì)文件檔案管理帶來的影響和其電子文件無紙化管理的實(shí)踐。韓國SC11代表團(tuán)團(tuán)長Song-Ahm Cho分享了韓國國家檔案館在落實(shí)電子政府無紙化戰(zhàn)略，對(duì)電子文件實(shí)施全生命期管控和規(guī)范化移交方面的經(jīng)驗(yàn)。葡萄牙代表團(tuán)團(tuán)長José Borbinha交流了葡萄牙國家檔案館在電子文件管理方面遇到的困難，他指出檔案部門管理理念亟待更新，管理意識(shí)亟待從被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)和互動(dòng)，以支持電子文件的全程管理及自動(dòng)化服務(wù)。

三、幾點(diǎn)啟示

1、ISO15489-1：2016文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)的新動(dòng)向

新標(biāo)準(zhǔn)適用于各類組織背景，包括跨層級(jí)和跨組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)，支持各種環(huán)境的業(yè)務(wù)活動(dòng)及其產(chǎn)生的各種載體和各種形式的文件管理，更加關(guān)注業(yè)務(wù)架構(gòu)和系統(tǒng)互操作、協(xié)同與合作的背景。適應(yīng)數(shù)字時(shí)代文件管理的要求，不僅包括文件管理提高業(yè)務(wù)效率，利用文件重塑過去的管理動(dòng)因，同時(shí)還包括數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)、開放政府計(jì)劃、共享和協(xié)同在線服務(wù)和社會(huì)對(duì)組織責(zé)任的關(guān)注等新的管理動(dòng)議。針對(duì)數(shù)字文件，強(qiáng)調(diào)了其生成、捕獲和管控的風(fēng)險(xiǎn)管理和變化管理，提出了有效性文件的概念，只有具有真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的文件才具有文件證據(jù)性屬性，強(qiáng)調(diào)文件生成、捕獲和管控是業(yè)務(wù)活動(dòng)的有機(jī)組成，突出了文件的可用性與再用性要求，提出了五項(xiàng)管理原則。

新標(biāo)準(zhǔn)新增了文件管理過程中的鑒定要求，采用業(yè)務(wù)、法律和社會(huì)多維度的鑒定分析方法，提倡鑒定和元數(shù)據(jù)管理貫穿于文件全生命過程。提出了文件全程化、全方位、全要素和全員管理的要求，將“監(jiān)控與評(píng)估”列入管理要求，指明了在管理文件的不同階段所需關(guān)注的不同角度的監(jiān)管環(huán)境要求，同時(shí)強(qiáng)化了所有相關(guān)人員對(duì)文件生成、捕獲和管理的責(zé)任。

新標(biāo)準(zhǔn)增加了與ISO30300文件管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)聯(lián)，強(qiáng)調(diào)文件管理活動(dòng)還需要配套實(shí)施上述其他文件管理標(biāo)準(zhǔn)。涉及文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、文件管理中的鑒定、文件處置等的詳盡要求目前已列入正在制定的其他新標(biāo)準(zhǔn)中。

2、數(shù)字時(shí)代文件無紙化管理的國際經(jīng)驗(yàn)借鑒

新西蘭檔案與文件協(xié)會(huì)學(xué)術(shù)研討會(huì)上西班牙文件無紙化管理的經(jīng)驗(yàn)受到廣泛關(guān)注和贊揚(yáng)。目前西班牙政府已立法，建立電子政府通用過程，計(jì)劃實(shí)現(xiàn)政府部門無紙化辦公，紙張作為通訊手段但僅限用于少數(shù)沒有能力使用計(jì)算機(jī)接收文件的公民。所有政府部門都必須留存其獨(dú)特的電子檔案包括與最終業(yè)務(wù)過程相關(guān)的電子文檔。目前有兩種管理方式。一種是按傳統(tǒng)的生命周期理論，研發(fā)管理電子文件的檔案系統(tǒng)，采用OAIS參考模型，在業(yè)務(wù)結(jié)束后，進(jìn)行文件元數(shù)據(jù)攝取和格式轉(zhuǎn)換及電子檔案移交，但面臨文件處置在哪里實(shí)施有誰負(fù)責(zé)的挑戰(zhàn)（韓國采用的就是該模式）；另一種是在嵌入電子政務(wù)平臺(tái)，使用內(nèi)容管理倉儲(chǔ)，從文件形成開始進(jìn)行文件捕獲，應(yīng)用管控策略，識(shí)別獨(dú)特的電子檔案并進(jìn)行歸檔管理。目前地方政府在推行集成化數(shù)字文件檔案管理系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)過程中構(gòu)建文件鑒定規(guī)則和文件處置規(guī)范，實(shí)施自動(dòng)化業(yè)務(wù)分類方案，產(chǎn)生并維護(hù)具有真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的有效性文件，使用ISO30300文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)作為治理框架，應(yīng)對(duì)無紙化數(shù)字轉(zhuǎn)型，同時(shí)將實(shí)施《ISO 30301：2011信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求》認(rèn)證，作為管理成功的標(biāo)識(shí)。其實(shí)施ISO 30300文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)，將文件管理方針納入電子政務(wù)戰(zhàn)略層，重新定位文件管理的角色，將其作為信息治理工具，集成化應(yīng)用最新 ISO15489-1：2016國際標(biāo)準(zhǔn)和 ISO 30300系列標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施全程、全方位、全要素和全員管理的經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。

3、我國文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作亟待加強(qiáng)

筆者自2005年參與SC11工作已11年，出席SC11會(huì)議16次，完成了40多個(gè)研究報(bào)告撰寫，作為第八文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語項(xiàng)目組織長起草和完成了《ISO 30300：2011信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》的發(fā)布，作為SC11通用概念第三特別工作組組長完成了“ISO 30300系列標(biāo)準(zhǔn)與ISO TC46/SC11其他系列標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系-第2部分：詞匯”白皮書的撰寫及發(fā)布工作。

親眼目睹韓國、澳大利亞、新西蘭、加拿大、英國、南非、西班牙、法國、荷蘭等國有組織的資助固定專家參與ISO/TC46/SC11文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)的制修訂工作，搶領(lǐng)文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)的制修訂工作任務(wù)，提升所在國在國際標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作中的話語權(quán)，維護(hù)國家利益的國家間競爭。

我國急需加強(qiáng)SC11文件管理標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作，亟待制定國家戰(zhàn)略，積極參與國際標(biāo)準(zhǔn)的制修訂工作，有組織的搶領(lǐng)文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)的制修訂工作任務(wù)，維護(hù)我國在國際標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作中的話語權(quán)和國家利益。

建議加強(qiáng)人才培養(yǎng)，對(duì)承擔(dān)國際標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作任務(wù)的專家出席工作會(huì)議給予一定經(jīng)費(fèi)資助，支持我國文件檔案管理國際標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作的可持續(xù)發(fā)展。

The 32th Session ISO/TC46/SC11 ConferenceIts Communications&Enlightenments

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