高校檔案公共服務(wù)能力研究

徐小莉

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校的檔案公共服務(wù)指的是檔案部門通過(guò)比較多的館藏資源，深入地對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行挖掘[1]。這不但是針對(duì)本校師生，還針對(duì)的是全社會(huì)公眾，特別是需要豐富館藏資源的廣大群眾，為其提供一些服務(wù)。這些服務(wù)是對(duì)高校檔案查證存史功能的延伸，繼而預(yù)防高校的檔案被閑置。高校的檔案對(duì)學(xué)校從成立到發(fā)展壯大過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。除此之外，這對(duì)學(xué)校管理、科研、教學(xué)等發(fā)展進(jìn)行記錄。它是高校一項(xiàng)比較重要?dú)v史文化資源，是我國(guó)檔案重要的構(gòu)成內(nèi)容。隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，各個(gè)高校都從省內(nèi)外進(jìn)行不斷擴(kuò)招，和外界之間的聯(lián)系也不斷增多。越來(lái)越多的優(yōu)秀畢業(yè)生進(jìn)入到社會(huì)當(dāng)中，教師科研成果越來(lái)越多[2]。這些都進(jìn)一步促進(jìn)了高校檔案室有效地進(jìn)行公共服務(wù)，同時(shí)要求不斷增加公共服務(wù)基礎(chǔ)保障，提高服務(wù)的能力。這樣才可以使公眾對(duì)高校檔案資源基本需求進(jìn)行有效的滿足，更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案比較強(qiáng)的服務(wù)價(jià)值。因此，本文對(duì)高校檔案公共服務(wù)的內(nèi)容、開(kāi)展公共服務(wù)的重要性進(jìn)行了研究，另外分析了高校檔案館公共服務(wù)能力的保障機(jī)制，力求給提升高校檔案公共服務(wù)能力帶來(lái)強(qiáng)有力的保障。

一、高校檔案室充分做好公共服務(wù)的重要性分析

（一）高校檔案公共服務(wù)是傳統(tǒng)服務(wù)功能的進(jìn)一步擴(kuò)展

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越快，我國(guó)高等教育事業(yè)改革不斷深入，高校檔案服務(wù)已經(jīng)不單單局限在傳統(tǒng)服務(wù)功能方面，其不管是服務(wù)形式還是在內(nèi)容方面，都需要向著公共服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行擴(kuò)展，例如：文化教育領(lǐng)域、電子化的信息服務(wù)等方面。高校檔案館作為科學(xué)的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，從傳統(tǒng)檔案信息的管理、文化的儲(chǔ)存服務(wù)功能，到傳播教育文化的公共服務(wù)，其逐漸變?yōu)閷W(xué)術(shù)的研究場(chǎng)合。這些都需要在高校的檔案館公共服務(wù)功能進(jìn)行開(kāi)展[3]。

（二）高校檔案公共服務(wù)是自身發(fā)展宣傳的有效途徑

在一些人眼里，高校檔案館比較神秘，許多人不知道有這種部門的存在。當(dāng)有人提及檔案館的時(shí)候，許多人將會(huì)誤以為是圖書館。這就嚴(yán)重影響了檔案的公共服務(wù)功能的有效實(shí)現(xiàn)。由于高校的檔案館和高校圖書館相同，都為對(duì)信息資源進(jìn)行提供的場(chǎng)所。這兩個(gè)場(chǎng)所僅僅所提供的范圍和內(nèi)容不同。但是，為什么高校的檔案館不被許多人知道，最終原因就是高校檔案館宣傳不到位。高校的檔案服務(wù)還僅僅是傳統(tǒng)服務(wù)當(dāng)中，其存在比較差的服務(wù)。高校檔案公共服務(wù)功能不能充分地發(fā)揮出來(lái)[4]。在信息不斷發(fā)展的時(shí)期，高校擴(kuò)招形式之下，越來(lái)越多畢業(yè)生涌入社會(huì)當(dāng)中。高校的檔案館服務(wù)對(duì)象不斷擴(kuò)大到了社會(huì)組織以及個(gè)體。所以，高校檔案館需要利用現(xiàn)代化信息途徑和手段，比如：微博、微信以及互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中進(jìn)行檔案公共服務(wù)，進(jìn)而得到用戶認(rèn)識(shí)、傳播和支持，充分滿足不同用戶的需求，并且對(duì)高校檔案館進(jìn)行廣泛的宣傳，更好實(shí)現(xiàn)高校檔案館比較高的價(jià)值。

（三）信息化是推動(dòng)高校檔案館開(kāi)展公共服務(wù)的動(dòng)力

高等教育部門進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)間比較久，在這種環(huán)境下，對(duì)于服務(wù)高校教育事業(yè)重要的部門，高校檔案室教育信息化建設(shè)也得到了比較多的成績(jī)，比如：目錄能夠更好地實(shí)現(xiàn)電子化，同時(shí)將檔案管理軟件進(jìn)行引進(jìn)。然而，在信息化時(shí)代，越來(lái)越多的群眾對(duì)知識(shí)和信息的興趣變高，進(jìn)而給高校檔案公共服務(wù)能力帶來(lái)強(qiáng)有力的推動(dòng)作用。

二、高校檔案公共服務(wù)能力保障的機(jī)制分析

（一）構(gòu)建完善的高校檔案公共服務(wù)法律法規(guī)

現(xiàn)階段，我國(guó)從戰(zhàn)略方面已經(jīng)陸續(xù)出臺(tái)《保密法》《檔案法》《高校檔案管理辦法》，然后再到開(kāi)發(fā)利用相關(guān)檔案方面有關(guān)政策法律法規(guī)，具體到地區(qū)的檔案管理方法，甚至是各個(gè)高校檔案管理辦法。然而這些管理制度沒(méi)有太多的設(shè)計(jì)高校檔案館信息的利用。這些制度都是從國(guó)家、省市檔案的建設(shè)方面來(lái)對(duì)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行提出。在檔案的信息資源服務(wù)方面，缺少健全的檔案公共服務(wù)的法律法規(guī)，進(jìn)而在規(guī)章制度上制約了高校檔案公共服務(wù)能力更好地發(fā)揮。

第一，從國(guó)家戰(zhàn)略高度方面，不但要健全我國(guó)的檔案公共服務(wù)有關(guān)制度，還需要從我國(guó)長(zhǎng)期教育事業(yè)方面來(lái)健全高校檔案公共服務(wù)的法律規(guī)定，給廣大公眾對(duì)使用高校檔案渠道帶來(lái)強(qiáng)有力的法律保障。要想更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案信息給社會(huì)公眾帶來(lái)強(qiáng)有力的服務(wù)，就要對(duì)現(xiàn)行的《檔案法》《保密法》《高校檔案管理辦法》等進(jìn)行修改，進(jìn)而讓其和服務(wù)對(duì)象的基本需求相符合。

制定詳細(xì)的高校檔案信息服務(wù)和公共服務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范。這些規(guī)范制度的制定需要和當(dāng)前狀況下修改之后的《保密法》以及《檔案法》范圍當(dāng)中的情況相符合。這樣就能夠更好的避免信息不科學(xué)的公布，預(yù)防出現(xiàn)一定的損失。

（二）強(qiáng)化人才引進(jìn)，提供人才保障

要想確保高效檔案公共服務(wù)能力的有效開(kāi)展，需要對(duì)檔案管理人才引進(jìn)以及培養(yǎng)進(jìn)行注重，不但要儲(chǔ)備專業(yè)檔案人才，還需要引進(jìn)各專業(yè)人才，比如：計(jì)算機(jī)專業(yè)、歷史性人才、法律專業(yè)人才等等。專業(yè)的檔案管理人員需要有著專業(yè)檔案管理開(kāi)發(fā)檔案的公共服務(wù)功能。非專業(yè)管理人員需要在日常工作當(dāng)中對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行不斷總結(jié)，根據(jù)自身專業(yè)，提升自己綜合的素養(yǎng)，進(jìn)而給公共服務(wù)帶來(lái)專業(yè)的保障。從一定意義上來(lái)說(shuō)，服務(wù)人員素質(zhì)在一定程度上直接對(duì)服務(wù)水平和服務(wù)能力帶來(lái)影響。所以，在高校檔案公共服務(wù)進(jìn)行擴(kuò)展的時(shí)候，對(duì)高校檔案工作人員也提出越來(lái)越多的要求。由于工作人員不但是服務(wù)人員，還是檔案信息的收集和管理人員，還是檔案信息資源的編纂人員。因此，需要對(duì)高素質(zhì)人才進(jìn)行引進(jìn)，另外還需要培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合人才。進(jìn)而給公共服務(wù)帶來(lái)強(qiáng)有力人才保證。高校檔案在進(jìn)行公共服務(wù)的時(shí)候，需要盡可能地得到高校領(lǐng)導(dǎo)大力支持，強(qiáng)化物力、財(cái)力以及人力方面的大力支持。除此之外，還需要強(qiáng)化現(xiàn)有工作人員公共服務(wù)的素質(zhì)，對(duì)館員的服務(wù)責(zé)任感進(jìn)行大力培養(yǎng)，積極給信息化背景下高校檔案公共服務(wù)工作帶來(lái)人力資源方面的保障。

（三）對(duì)檔案范圍和內(nèi)容進(jìn)行不斷擴(kuò)展

高校檔案收集只有不斷地完善才可以給公共服務(wù)帶來(lái)基本資源。檔案收集的完整性和齊全性指的是高校檔案橫向和縱向內(nèi)容就需要完整，力求做到不缺項(xiàng)和不缺件。只有這樣才可以更好給高校檔案公共服務(wù)帶來(lái)基礎(chǔ)內(nèi)容資源的保證。按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，高校的檔案橫向內(nèi)容含有高校發(fā)展過(guò)程中各種檔案、學(xué)生檔案以及科研檔案等。高校的檔案縱向內(nèi)容含有各個(gè)類別當(dāng)中文件材料都需要完整和齊全。要想不斷擴(kuò)展檔案范圍和內(nèi)容就需要從下面幾個(gè)方面入手：第一，操作性能比較強(qiáng)的歸檔范圍。第二，需要含有穩(wěn)定收集檔案的團(tuán)隊(duì)。第三，需要密切融合日常收集以及集中收集。只有這樣才可以讓檔案資源內(nèi)容縱向和橫向更加齊全，給高校檔案公共服務(wù)帶來(lái)基礎(chǔ)內(nèi)容資源的保證。

（四）建立教學(xué)檔案公共服務(wù)平臺(tái)

第一，強(qiáng)化編纂工作，促進(jìn)傳統(tǒng)公共服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建。對(duì)各類檢索工具進(jìn)行編制，其含有目錄型的檢索工具等，更好地利用計(jì)算機(jī)軟件來(lái)對(duì)檢索工具進(jìn)行編制。充分利用檔案的管理軟件，更好地讓檔案目錄更加信息化，給利用人員帶來(lái)基本檢索工具。除此之外，還需要將各類有關(guān)檔案信息進(jìn)行融合，進(jìn)而編輯為各類電子信息檔案資源，更加方便用戶進(jìn)行使用。

第二，利用現(xiàn)代化的手段，積極地對(duì)新型的公共服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建進(jìn)行擴(kuò)展。首先，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)建立高效檔案網(wǎng)站，對(duì)其公共服務(wù)功能進(jìn)行大力的宣傳。在網(wǎng)站當(dāng)中，基本內(nèi)容含有檔案的服務(wù)指南、數(shù)字檔案館以及信息查詢等信息。除此之外，還含有相關(guān)的檔案知識(shí)、規(guī)章制度以及檔案管理軟件等。這樣能夠大大有利于對(duì)高校檔案的了解，提高宣傳效果。其次，通過(guò)微信平臺(tái)來(lái)增加高校檔案公共服務(wù)功能?，F(xiàn)階段，微信廣泛應(yīng)用到人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鳟?dāng)中。微信平臺(tái)的構(gòu)建給高校檔案公共服務(wù)打下了牢固的技術(shù)基礎(chǔ)和用戶基礎(chǔ)。微信平臺(tái)傳播信息有著速度快、多樣化以及經(jīng)濟(jì)實(shí)用等特點(diǎn)。對(duì)高校檔案公共服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升服務(wù)水平和服務(wù)能力和質(zhì)量，能夠給高校的師生和社會(huì)大眾帶來(lái)個(gè)性化以及公開(kāi)的服務(wù)。這是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需求，同時(shí)也是公共服務(wù)功能擴(kuò)展的主要途徑。再次，通過(guò)微博平臺(tái)來(lái)增加高校檔案公共服務(wù)功能。高校檔案能夠試著通過(guò)微博平臺(tái)發(fā)布一些高校檔案的新聞以及宣傳檔案管理知識(shí)和文化，增加高校檔案公共服務(wù)功能。通過(guò)微博力量，不斷增加高校檔案工作的影響力。在微博平臺(tái)建設(shè)方面，需要對(duì)公共信息進(jìn)行充分的考慮，比如：檔案管理有關(guān)法律法規(guī)，利用微博來(lái)傳遞到社會(huì)公眾。這樣不僅能夠讓廣大人民對(duì)檔案基本內(nèi)容進(jìn)行充分了解，還能夠給服務(wù)信息推動(dòng)給用戶，并且和用戶進(jìn)行互動(dòng)，對(duì)用戶類別和需要的檔案類別進(jìn)行實(shí)時(shí)的掌握，其有利于提升高校檔案公共服務(wù)能力。

三、結(jié)論

通過(guò)上述分析我們可以看到，檔案部門是高校對(duì)外大力宣傳和服務(wù)的窗口。它的公共服務(wù)能力直接表現(xiàn)出高校實(shí)力和服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的能力。它對(duì)建立高質(zhì)量大學(xué)發(fā)揮著重要作用。因此，本文對(duì)高校檔案公共服務(wù)的內(nèi)容、開(kāi)展公共服務(wù)的重要性進(jìn)行了研究，另外分析了高校檔案館公共服務(wù)能力的保障機(jī)制，其中包括構(gòu)建完善的高校檔案公共服務(wù)法律法規(guī)，建立教學(xué)檔案公共服務(wù)平臺(tái)，對(duì)檔案范圍和內(nèi)容進(jìn)行不斷擴(kuò)展，強(qiáng)化人才引進(jìn)，提供人才保障。通過(guò)高校檔案公共服務(wù)能力保障機(jī)制的建立，力求為進(jìn)一步提升高校檔案公共服務(wù)能力帶來(lái)強(qiáng)有力的保障。