淺議程序化審核在防范企業(yè)合同法律風(fēng)險中的應(yīng)用

摘 要 眾所周知，在當(dāng)今法治社會經(jīng)濟(jì)生活中，合同正在扮演越來越重要的角色。企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過各種形式合同進(jìn)行，合同管理體系的優(yōu)劣與否，是企業(yè)經(jīng)營成敗的一個重要因素。

關(guān)鍵詞 程序化 合同法 企業(yè)合同 管理

作者簡介：俞秀紅，上海飛機(jī)制造有限公司。

中圖分類號：D923.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.427

合同審核是企業(yè)簽訂合同之前的必經(jīng)程序。相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)通過對合同進(jìn)行審核把關(guān)，可以在簽約前發(fā)現(xiàn)并及時協(xié)調(diào)解決合同中的某些問題，可以減少和避免在合同履行的過程中產(chǎn)生不必要的分歧和爭議，降低企業(yè)合同履約風(fēng)險。

筆者所在的航空制造業(yè)中，較多的工作流程采用標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（Standard Operation Procedure）來進(jìn)行。這是將某一事件的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來，用來指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作的方法。它的精髓在于，把程序中的關(guān)鍵控制點進(jìn)行細(xì)化和量化，形成統(tǒng)一規(guī)范的操作方法，能使得中等資質(zhì)的人發(fā)揮出一流人員的效用。根據(jù)筆者多年的合同管理工作經(jīng)驗，雖然合同的標(biāo)的、形式千差萬別，但其審核流程也有著某種類似性，可以用標(biāo)準(zhǔn)工作法來規(guī)范合同審核流程，從而達(dá)到防范法律風(fēng)險并兼顧工作效率的效果。

一、防范企業(yè)合同法律風(fēng)險的必要性和意義

企業(yè)作為市場經(jīng)濟(jì)的主體，在經(jīng)營過程中會遇到各類風(fēng)險，合同法律風(fēng)險是形形色色的風(fēng)險之一。合同法律風(fēng)險是指：在合同訂立和履行過程中發(fā)生的，合同實際履行情況與合同約定偏離導(dǎo)致的法律責(zé)任以及因此造成損失的可能性。它具有不可避免性、分布廣泛性、后果嚴(yán)重性及可防控性等特點。

目前，我國經(jīng)濟(jì)適逢轉(zhuǎn)型之際，國際化合作日益增多，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的崛起，市場和投資環(huán)境的不確定性，合同法律風(fēng)險可謂是暗潮洶涌。如果因防范不善被風(fēng)險擊中，輕則權(quán)益受到影響，遭受損失，重則可能資不抵債，破產(chǎn)等嚴(yán)重后果，所以加強(qiáng)合同法律風(fēng)險的防范對于保障企業(yè)安全運營是十分必要的。本文的重點就是從合同簽訂審核的角度來對風(fēng)險進(jìn)行防范和控制。

二、合同審核的內(nèi)容和要點

在論述程序化合同審核之前，首先需要明確合同審核的基本概念和要點，因為程序化審核就是將這些要點、原則以流程的形式固定下來，便于操作和檢查，所以本章主要介紹合同審核的要點。合同審核主要有三個要點：合同對方資質(zhì)審核、合同內(nèi)容合法性審核和合同訂立程序合規(guī)性審核。

（一）合同對方資質(zhì)審核

資質(zhì)審核主要審核對方是否具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。主要分為對組織機(jī)構(gòu)和對自然人資質(zhì)審核。對組織機(jī)構(gòu)需重點審核機(jī)構(gòu)性質(zhì)、證照編號、專業(yè)資質(zhì)、法定代表人、營業(yè)期限、實收資本、住所地、經(jīng)營范圍、行業(yè)聲譽(yù)、人力資源和以往信用等。對自然人需重點審核對方國籍、身份證編號、性別、年齡、住所地和健康情況等。另外，無論合同對方是組織機(jī)構(gòu)還是自然人，對其近三年財務(wù)狀況、類似項目經(jīng)驗和重大涉訴情況也要重點審核，最后得出評估結(jié)論。

（二）合同內(nèi)容合法性審核

企業(yè)簽訂合同是為了達(dá)到一定的經(jīng)濟(jì)目的，但只有合法的合同才受到法律保護(hù)，能達(dá)到企業(yè)的目標(biāo)，所以合同內(nèi)容是否合法是合同審核中最重要的內(nèi)容。合法性審核主要包括的內(nèi)容有：合同內(nèi)容是否損害國家、集體及第三方利益；是否有以合法手段掩蓋非法目的的情況；是否損害社會公共利益；合同條款是否存在歧義；企業(yè)權(quán)益是否得到保障等內(nèi)容。如果存在《合同法》明確規(guī)定合同無效的情況，那將對企業(yè)經(jīng)營帶來極大的風(fēng)險。

（三）合同訂立程序合規(guī)性審核

一份合法合同不一定能為企業(yè)帶來效益，相反，如果這份合同的供應(yīng)商比選失當(dāng)，合同首付款無法與企業(yè)資金計劃相匹配，合同規(guī)定的技術(shù)質(zhì)量要求無法滿足生產(chǎn)實際需要或?qū)Ψ胶贤炗喨瞬痪邆浜炞质跈?quán)，那么簽訂這份合同無疑是一個失敗。所以，在合同審核時，除了合同文本的合法性審核之外，合規(guī)性審核是必不可少的環(huán)節(jié)。合規(guī)性審核主要包括：合同立項依據(jù)是否恰當(dāng)合理；供應(yīng)商比選過程是否廉潔合規(guī)；合同經(jīng)費是否符合財務(wù)資金計劃；合同審核流程是否按既定的流程進(jìn)行；合同約定的產(chǎn)品服務(wù)時間節(jié)點是否滿足項目要求；雙方約定的產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格是否能滿足生產(chǎn)需要；合同對方簽訂人是否具備簽字授權(quán)等。對于某些特定行業(yè)，合同約定的內(nèi)容可能會涉及到專用許可證、市場準(zhǔn)入條件等。例如筆者所在的航空制造業(yè)，涉及到飛機(jī)裝機(jī)件或?qū)Ｓ迷囼灱漠a(chǎn)品都具有國際或國家民航的適航要求。上述因素在合同審核中都應(yīng)該充分考慮到，并以固化到合同標(biāo)準(zhǔn)審核流程中。

三、程序化合同審核的實施和基本步驟

（一）程序化合同審核體系的建立

1.明確各相關(guān)部門在合同審核中的職責(zé)：

合同管理是一項應(yīng)由各部門分工協(xié)作，共同完成的工作。首先，在合同管理各項工作開展前，公司的組織機(jī)構(gòu)規(guī)劃部門根據(jù)公司各部門的職責(zé)確定各部門承辦的合同業(yè)務(wù)范圍。

合同歸口管理部門應(yīng)明確重大合同和一般合同的定義、合同審核流程、各審核會簽部門職責(zé)、合同審核層級并組織重大合同評審。在合同審核過程中負(fù)責(zé)合同合規(guī)性審核，包括合同的形成方式是否符合公司規(guī)定；合同承辦部門與業(yè)務(wù)分工的一致性以及合同簽署人與法定代表人授權(quán)范圍一致性。

法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)審核合同的實質(zhì)性條款，合同實質(zhì)性條款一般包括：當(dāng)事人姓名、住所、營業(yè)執(zhí)照、合同標(biāo)的、履行方式、違約責(zé)任等條款；負(fù)責(zé)合同合法性審核，確保合同不違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，招投標(biāo)或比價程序符合法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)章制度。

合同承辦部門負(fù)責(zé)調(diào)查評估合同對方資信狀況、起草合同、發(fā)起合同審核流程、跟蹤解決合同審核過程中出現(xiàn)的問題等。

項目歸口部門負(fù)責(zé)審核合同內(nèi)容是否符合項目需求；合同經(jīng)費是否符合項目預(yù)算等。當(dāng)公司存在不同的項目歸口部門時，對合同對應(yīng)的項目及項目歸口部門應(yīng)予以明確。

財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同價款（酬金）和收、支進(jìn)度、結(jié)算方式等條款；合同是否符合財務(wù)資金計劃、是否具備履行能力等。

技術(shù)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)審核部門職責(zé)范圍內(nèi)合同相關(guān)條款。

紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)對合同審核過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查，對出現(xiàn)的違法、違規(guī)、違紀(jì)問題進(jìn)行調(diào)查處理。

值得一提的是，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)運行日趨規(guī)范，企業(yè)內(nèi)部控制管理愈加嚴(yán)謹(jǐn)，越來越多的企業(yè)重視合同供應(yīng)商比選的廉潔、公正性。在合同審核過程中也應(yīng)當(dāng)考慮由供應(yīng)商比選歸口管理部門全部或有選擇性地對合同供應(yīng)商選擇過程進(jìn)行合規(guī)性審核。這一方面是合同全壽命周期管理中重要的一環(huán)，另一方面也為合同審核的前置流程復(fù)核把關(guān)，可以最大限度地降低供應(yīng)商選擇廉潔風(fēng)險。

2.固化合同審核流程和層級：

程序化合同審核是通過對合同合法合規(guī)性的規(guī)劃和分析，針對法律風(fēng)險和企業(yè)合規(guī)性需求，遵照一定的模式、流程和審核標(biāo)準(zhǔn)對合同文本進(jìn)行審核活動。程序化合同審核由審核管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)審核流程和合同審核指引，加上合同示范文本、信息化系統(tǒng)等組成。其中標(biāo)準(zhǔn)審核流程和合同審核指引是核心，示范文本、信息化系統(tǒng)是輔助部分。

合同審核流程一般分為重大合同審核和一般合同審核兩類。一般合同審核先由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行審核，再提交法務(wù)部門、供應(yīng)商比選歸口管理部門、財務(wù)部和項目歸口部門等相關(guān)部門進(jìn)行合法、合規(guī)性審核，審核完畢后由合同管理部門對上述審核流程進(jìn)行確定，對于達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的合同提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總會計師審批和聯(lián)簽。重大合同因為其對企業(yè)的重要程度高，故此其審核流程應(yīng)比一般合同更加嚴(yán)格。首先業(yè)務(wù)部門應(yīng)向合同涉及的部門進(jìn)行書面意見征求，全部意見得到落實后，由公司主要管理部門對合同進(jìn)行評審，評審?fù)ㄟ^后，再由總法律顧問、公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總會計師審核，最后提交公司最高決策平臺審議。

需要注意的是，合同審核流程的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和應(yīng)注意事項必須以文件、規(guī)章制度的形式表達(dá)出來，用以指導(dǎo)和規(guī)范合同審核工作，它要求保留必要動作，去除不必要的程序，達(dá)到相對統(tǒng)一又清晰精簡的程度。合同審核記錄最終也要以表單的形式記錄在案備查。

3.制訂合同審核指引：

質(zhì)量管理中的三個層級由高到低依次是“質(zhì)量手冊-程序文件-表單和作業(yè)指導(dǎo)書”。與之類似，上述兩項工作構(gòu)建合同審核工作架構(gòu)，明確了審核流程，相當(dāng)于完成程序化合同審核的“質(zhì)量手冊”和“程序文件”內(nèi)容，但對于具體、特定的合同審核程序中關(guān)鍵點仍需細(xì)化和量化，所以筆者提出合同審核指引的概念。所謂合同審核指引是指，以合法性和合規(guī)性為基礎(chǔ)，結(jié)合審核人員經(jīng)驗總結(jié)成的，對于特定類型合同形成審核標(biāo)準(zhǔn)。合同審核指引可以以表單的形式編制，在審核合同時可以參照一份或數(shù)份審核指引單。

所有合同既有“共性”的部分，也有“個性”的內(nèi)容。所以有必要對不同類型的合同編制“個性化”的合同審核指引。買賣合同是最常見、最重要的合同種類之一。掌握買賣合同的相關(guān)審核要點，可以為審核其他合同打好基礎(chǔ)。下面就以買賣合同為例，建立合同審核指引：

我方為買方的買賣合同審核指引

（二）程序化合同審核的實施

上述工作構(gòu)建了完整的合同審核體系，接下來論述系統(tǒng)的實際運行情況。

1.合同審核流程的發(fā)起：

業(yè)務(wù)承辦部門根據(jù)本部門職責(zé)，辦理相應(yīng)的合同管理相關(guān)工作。首先，業(yè)務(wù)承辦人員收到項目歸口部門下發(fā)任務(wù)指令，根據(jù)其要求開展供應(yīng)商比選工作，供應(yīng)商比選工作內(nèi)容包括但不限于：各家供應(yīng)商報價比較、質(zhì)量技術(shù)談判、產(chǎn)品交付期確定、其他供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量等。確定供應(yīng)商后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員起草合同。起草合同應(yīng)力爭使用公司合同示范文本。如實在無法使用公司示范文本，則確保合同條款維護(hù)公司權(quán)益。完成合同文本起草工作后，經(jīng)辦人按公司合同管理相關(guān)要求編制合同送審材料，并提請相關(guān)部門進(jìn)行審核。這里要特別強(qiáng)調(diào)的一點是，為提高審核效率，減少駁回次數(shù)，合同審核在流轉(zhuǎn)到公司職能部門會簽審批前，應(yīng)由業(yè)務(wù)承辦部門內(nèi)部人員先進(jìn)行初審，并由部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。

2.各會簽部門程序化合同審核：

公司各職能部門根據(jù)其在合同審核中的職責(zé)，按固定的合同審核流程和審核指引對合同進(jìn)行會簽，并留存審核記錄備查，合同完成會簽后，由合同管理部門對合同會簽結(jié)果進(jìn)行匯總，審核合規(guī)性。對于重大合同，在完成各部門會簽準(zhǔn)備提請公司決策層審批前，應(yīng)當(dāng)由核心管理部門、審計監(jiān)察部門對合同進(jìn)行評審。

對于合同審核出現(xiàn)的問題應(yīng)建立完善的駁回機(jī)制，同時為考慮審核效率，對合同原則性錯誤和非原則性錯誤設(shè)定不同駁回層級。

3.合同用印前的二次復(fù)核機(jī)制：

為確保合同審核意見得到完整、全面的落實，在合同用印前應(yīng)對照合同審核記錄對待用印的合同文本進(jìn)行復(fù)核。同時需檢查合同對方簽訂人的授權(quán)、合同文本有無留空、合同附件是否完整等細(xì)節(jié)問題。

（三）程序化合同審核與合同信息化管理的關(guān)系

目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化合同管理流程正逐漸被信息化管理所取代。程序化審核的特點恰好使其能與信息化管理流程契合。首先，合同審核流程固化在信息化系統(tǒng)中很容易實現(xiàn)，即使對于一般合同和重大合同有著不同的審核流程，在合同信息錄入時要求經(jīng)辦人確定該合同是否重大合同，系統(tǒng)可以自動選擇該種合同的審核流程。其次是表單的固定，在搭建合同信息化管理系統(tǒng)時，可以將合同審核所需表單輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)可以自動或取合同基本內(nèi)容，審核流轉(zhuǎn)信息，并填寫入相應(yīng)表單，并由電腦打印出來。既提高了審核效率，又確保審核記錄留存的完整無誤。最后，信息化系統(tǒng)所獨具的數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計、審核查詢和用印文本電子檔留存等智能化功能可以使得合同管理人員更快捷、準(zhǔn)確地掌握合同審核的信息，提高了整體管理質(zhì)量。

四、程序化審核特征和優(yōu)點

程序化合同審核具有程序性、模型化和自動化審核的特點。合同審核人員按照優(yōu)化過的流程、程序步步為營、有條不紊地審核合同，去除不必要的動作，達(dá)到流程再造的目的，既高效又能保證合同質(zhì)量份，防范法律風(fēng)險。

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，合同數(shù)量顯著增長、爆炸，所以合同審核模式也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，改進(jìn)審核模式，采取程序化的審核模式勢在必行，當(dāng)然這個模式不是鐵板一塊，它應(yīng)該是相對靈活和開放并根據(jù)工作實際不斷完善。

在非常熟練掌握了合同審核的方法、流程和模式技巧后，必然能達(dá)到自由階段的王國。在長時間熟練使用各類合同審核指引后，一名審核員對合同審核要點駕輕就熟，在頭腦中自然形成了虛擬的審核指引對照表，這對于提高個人能力有著積極作用。

五、結(jié)語

對企業(yè)而言，合同審核和防范法律風(fēng)險是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程。實踐中必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度、操作流程來執(zhí)行。通過建立合同程序化審核體系，明確各職能部門審核職責(zé)和權(quán)限，固化審核流程，參照指引對合同進(jìn)行審核，構(gòu)筑防范企業(yè)合同法律風(fēng)險的防火墻，降低或避免風(fēng)險的危害性?？傊?，企業(yè)合同管理人員要時時保持一顆警惕的“心”，認(rèn)認(rèn)真真努力，方能以不變應(yīng)萬變。

參考文獻(xiàn)：

[1]董雪峰.合同審核和管理的關(guān)鍵.經(jīng)濟(jì)師.2012（1）.

[2]劉成慧.淺論合同風(fēng)險防范和程式化合同審核.山東大學(xué)碩士學(xué)位論文.2012.

[3]高麒麟.企業(yè)合同法律風(fēng)險研究.現(xiàn)代商業(yè).2014（4）.

[4]常宇通.淺析企業(yè)合同法律風(fēng)險管理.行政管理.2012（5）.