企業(yè)檔案管理工作中的問題與對策

張寶琦

【摘 要】企業(yè)中的檔案管理工作是一項政策性、保密性、專業(yè)性較強的工作，各管理部門要充分認(rèn)識到該項管理工作的重要性。加強對企業(yè)的檔案管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，需各部門的大力支持與配合。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；檔案管理；工作問題，管理對策

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。在企業(yè)里管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。作為一種知識管理，檔案管理在社會發(fā)展中表現(xiàn)出來的重要性越來越明顯。面對社會新形勢的發(fā)展、新時期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業(yè)與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。檔案管理工作無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。因此就檔案管理過程中存在的問題及對策做作如下剖析。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）很多企業(yè)對檔案的重視程度不夠。長期以來， 檔案管理工作在許多企業(yè)就成了一個虛有的工作，甚至有些企業(yè)為了節(jié)省開支，減少成本，根本就不設(shè)立檔案管理部門，也沒有檔案管理人員。檔案管理工作之所以得不到企業(yè)的重視，我覺得主要是每一個工作人員尤其是管理者對檔案管理工作認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理工作就是一項瑣碎的，無用的工作，認(rèn)為外面來檢查的有幾份東西就行，不能夠正確認(rèn)識檔案管理工作對于一個企業(yè)的重要性，

（二） 大多數(shù)企業(yè)根本不設(shè)計檔案管理這一職務(wù)，所以導(dǎo)致大多數(shù)求職者不重視檔案管理工作的學(xué)習(xí)和深造，以至于真正熟悉和熟練了解檔案管理工作的人員少之又少，有些企業(yè)雖然雖然設(shè)計了檔案管理職務(wù)，但也沒有專門的、專業(yè)的人員來做這一項工作，而是其他部門的工作人員在業(yè)余的時間里來管理這項工作，沒有專業(yè)的管理方式、方法，有些企業(yè)為了硬性檢查甚至有些檔案的真實性還存在問題。

（三） 為數(shù)不少的企業(yè)，壓根就沒有獨立的檔案管理室，有些企業(yè)即使有那么一間屋子列為了檔案管理室，里面的設(shè)施也不夠完善，引起檔案材料霉變、蟲蛀，暴曬影響檔案的美觀整潔及完整。

（四）增強管理意識，提高管理水平。無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理工作中采取的對策

（一）增強責(zé)任感，提高管理意識。 責(zé)任在當(dāng)今社會上被提到的概率越來越多，足以說明在當(dāng)代這種經(jīng)濟形式下人們更加重視責(zé)任感，各行各業(yè)都強調(diào)責(zé)任感，企業(yè)的老板也都要求員工有足夠的責(zé)任感，當(dāng)然檔案管理這一職務(wù)也不例外，和別的職務(wù)一樣它也要求檔案管理者需要責(zé)任感。同時檔案管理者要要在日常工作中不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，提高專業(yè)水平。健全檔案管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（二）不斷加強學(xué)習(xí) ，了解并學(xué)會運用檔案管理知識和技巧，在當(dāng)今這個互聯(lián)網(wǎng)覆蓋的時代，檔案管理這一項工作也跟隨著時代的腳步開始走向電子一體化，在電子計算機上完成檔案管理的一切工作，包括文檔初期的編排、修改，中期的匯總、總結(jié)，和后期的保存。這一系列的工作都是在電子計算機完成的所以現(xiàn)在化的檔案管理工作給工作人員提出了更高的要求。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

（三）不斷加強企業(yè)檔案管理人員教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，在當(dāng)今，電子檔案的普及給我們提出來更高的要求，所以在這一行業(yè)中我們要做的工作很多很多，在檔案管理工作還沒有被大多數(shù)人認(rèn)識到真正意義的時代，要想提高工作人員的管理素質(zhì)，我們面臨的一大難題就是改變企業(yè)管理層的思想認(rèn)識，在思想讓管理層認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而主動安排管理工作人員的培訓(xùn)工作，加強工作人員的管理技能，同時要加上有效的考核制度，給檔案管理者壓力，從而有學(xué)好檔案管理工作的動力 。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

（四）改進和完善檔案功能。企業(yè)可以利用現(xiàn)有資源，整理保管檔案。檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。人工立卷繁瑣，勞動力加大，立卷人對文件的理解分類不同，無統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生對存檔文件分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給工作帶來不方便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

（五） 企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理工作，把檔案管理工作和其他工作一樣，列為日常工作議事日程，檔案管理人員要發(fā)揮其作用，讓領(lǐng)導(dǎo)看見自己的工作的是有意義，更是有價值的，從而引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，加強對管理工作的投入，檔案管理人員對工作的認(rèn)真態(tài)度和工作效率是決定檔案管理工作成功的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

加大檔案宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識。有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理這個工作對于一個企業(yè)來個說不是重要的工作，的對企業(yè)的發(fā)展無關(guān)緊要，所以不重視檔案管理工作，導(dǎo)致整個企業(yè)對檔案管理工作都不夠重視，所以在這個時候檔案管理人員就要起作用了，在加強自己專業(yè)知識與技能同時，要多給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看一些與企業(yè)發(fā)展有關(guān)的文檔，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。

三、結(jié)束語

總之，在新的歷史條件下企業(yè)檔案管理工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)與發(fā)展。