高校固定資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息化管理實(shí)踐研究

徐云麗 王家順

摘 要：高校固定資產(chǎn)是教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)等必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)。近年來，隨著高校固定資產(chǎn)規(guī)模的不斷增大，固定資產(chǎn)管理問題越來越凸顯。很多高校嘗試通過規(guī)范管理流程、制度制定等方式對(duì)固定資產(chǎn)加強(qiáng)管理，均未達(dá)到預(yù)期的效果。文章結(jié)合西南交通大學(xué)固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)建設(shè)的實(shí)施情況，在財(cái)務(wù)部門普遍使用的無等候報(bào)賬系統(tǒng)的前提下，分別從資產(chǎn)管理人員、實(shí)際報(bào)賬人、財(cái)務(wù)人員等角度對(duì)固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)的操作流程進(jìn)行了分析和闡述。指出平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)對(duì)接，解決了高校固定資產(chǎn)賬實(shí)不符、對(duì)賬難的問題。

關(guān)鍵詞：資產(chǎn)管理 財(cái)務(wù)管理 無等候報(bào)賬系統(tǒng) 固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)

中圖分類號(hào)：F233 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）11-100-02

一、引言

高校固定資產(chǎn)是教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)等必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)。近年來，隨著政府對(duì)教育投入的不斷加大，高校固定資產(chǎn)已達(dá)到了空前的規(guī)模，由于種類繁多、管理環(huán)節(jié)多、評(píng)估難等特點(diǎn)，管理過程中遇到的問題越來越凸顯。為了保證國(guó)有資產(chǎn)的安全，財(cái)政部和教育部陸續(xù)印發(fā)了一系列加強(qiáng)管理的文件，盡管如此，固定資產(chǎn)賬實(shí)不符、對(duì)賬難的問題一直未得到根本性的解決。

現(xiàn)有高校固定資產(chǎn)管理難的問題主要存在于部門聯(lián)動(dòng)和管理信息系統(tǒng)建設(shè)兩個(gè)方面。在資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門聯(lián)動(dòng)上，由于資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理分管部門、管理側(cè)重點(diǎn)不同，固定資產(chǎn)賬實(shí)不符、對(duì)賬難等問題時(shí)有發(fā)生；在固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)上，資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門一般使用相對(duì)獨(dú)立的管理信息系統(tǒng)，資產(chǎn)管理部門使用的信息系統(tǒng)主要針對(duì)各類資產(chǎn)的特征進(jìn)行管理，財(cái)務(wù)部門使用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)很少涉及資產(chǎn)管理，只以會(huì)計(jì)科目的形式存在于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。因此，加強(qiáng)部門聯(lián)動(dòng)，建立高校固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接對(duì)固定資產(chǎn)管理有著重要的意義。

二、無等候報(bào)賬系統(tǒng)

無等候報(bào)賬是實(shí)際報(bào)賬人在網(wǎng)上填報(bào)預(yù)約報(bào)銷申請(qǐng)，經(jīng)該部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將相關(guān)憑證及預(yù)約單送至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以處理的報(bào)銷模式。無等候報(bào)賬系統(tǒng)在高校的財(cái)務(wù)管理中較為普遍，可以減少實(shí)際報(bào)賬人在報(bào)賬過程中的排隊(duì)等待時(shí)間，有效地緩解實(shí)際報(bào)賬人與財(cái)務(wù)人員之間的矛盾，提升預(yù)算精細(xì)化管理的水平。

無等候報(bào)賬系統(tǒng)由網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)無現(xiàn)金系統(tǒng)和物流管理系統(tǒng)組合而成，三大系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，缺一不可。實(shí)際報(bào)賬人網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單填寫后，財(cái)務(wù)部門制單人員可以根據(jù)實(shí)際報(bào)賬人提交的無等候預(yù)約報(bào)銷單編號(hào)提取報(bào)銷單信息，由網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)直接在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中生成會(huì)計(jì)科目、金額、支付信息，有效地避免了制單人員錄錯(cuò)科目、金額、匯款單位的情況發(fā)生。

三、固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)建設(shè)全過程

開發(fā)固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)主要是為了解決固定資產(chǎn)管理中遇到的以下幾個(gè)問題：一是盡可能減少固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中人工錄入環(huán)節(jié)，避免人工錄入過程中發(fā)生的錯(cuò)誤；二是解決以往財(cái)務(wù)系統(tǒng)只有總賬，無明細(xì)賬，無法與資產(chǎn)管理部門核對(duì)明細(xì)賬的問題，平臺(tái)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中建立固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)固定資產(chǎn)明細(xì)賬，保證了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的一致性；三是解決了資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門不能實(shí)時(shí)對(duì)賬的問題，平臺(tái)從固定資產(chǎn)登記出發(fā)，通過生成預(yù)約報(bào)銷單、預(yù)約報(bào)銷單審批、財(cái)務(wù)部門人員收單、制單、審批、支付等環(huán)節(jié)，最終完成了資產(chǎn)管理部門的固定資產(chǎn)登記。

固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)中涉及的操作人員包括資產(chǎn)管理人員、實(shí)際報(bào)賬人、財(cái)務(wù)人員，具體流程圖見圖1。

1.資產(chǎn)管理人員及其需求。資產(chǎn)管理人員主要是指學(xué)校資產(chǎn)管理部門中負(fù)責(zé)審核實(shí)際報(bào)賬人錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)的資產(chǎn)信息，并在財(cái)務(wù)人員入賬后查詢已經(jīng)辦理完成的資產(chǎn)信息的人員。為保障固定資產(chǎn)安全，資產(chǎn)管理人員審核一般分為初審與復(fù)審，并定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行抽查、與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)賬。

2.實(shí)際報(bào)賬人及其需求。實(shí)際報(bào)賬人一般指的是固定資產(chǎn)保管、使用人員或經(jīng)辦人。在固定資產(chǎn)發(fā)生報(bào)增、報(bào)廢時(shí)，實(shí)際報(bào)賬人需要登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行固定資產(chǎn)的報(bào)增、報(bào)廢信息錄入，錄入后提交信息等待資產(chǎn)管理人員審核，審核通過，資產(chǎn)信息將自動(dòng)轉(zhuǎn)入到財(cái)務(wù)部門的無等候報(bào)賬系統(tǒng)，實(shí)際報(bào)賬人可以用自己的工號(hào)登錄無等候報(bào)賬系統(tǒng)生成無等候預(yù)約報(bào)銷單提交財(cái)務(wù)部門；未審核通過，實(shí)際報(bào)賬人需在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中修改資產(chǎn)信息，核對(duì)無誤后重新提交。

3.財(cái)務(wù)人員及其需求。財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際報(bào)賬人提交的無等候預(yù)約報(bào)銷單提取報(bào)銷單信息，導(dǎo)入資產(chǎn)信息，生成會(huì)計(jì)憑證，在出納人員完成支付后，可在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中生成固定資產(chǎn)信息，財(cái)務(wù)人員可在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查詢報(bào)增、報(bào)廢的資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)價(jià)格、資產(chǎn)卡片號(hào)、入賬時(shí)間、財(cái)務(wù)憑證號(hào)等。出納人員完成支付的同時(shí)，資產(chǎn)管理人員可在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中查詢到已經(jīng)入賬的資產(chǎn)信息，此時(shí)，整個(gè)固定資產(chǎn)報(bào)增、報(bào)廢流程已經(jīng)完成。由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中建立了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，財(cái)務(wù)人員也可在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查詢現(xiàn)有固定資產(chǎn)的明細(xì)及詳細(xì)信息。

四、固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)建成后對(duì)原有固定資產(chǎn)管理的影響

固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)建成后，固定資產(chǎn)管理的工作流程得到了改善，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.保證了資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)入賬時(shí)間一致。在固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)中，實(shí)際報(bào)賬人將資產(chǎn)信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，資產(chǎn)管理人員審批通過的資產(chǎn)信息只是預(yù)處理，資產(chǎn)信息并沒有保存在資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，財(cái)務(wù)人員制單生成憑證、完成支付后，資產(chǎn)信息才可以在資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)中查到。這種模式，保證了資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)資產(chǎn)信息的實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)，方便了資產(chǎn)管理人員和財(cái)務(wù)人員對(duì)固定資產(chǎn)的實(shí)時(shí)對(duì)賬，為資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)全生命周期管理提供進(jìn)一步的保障。

2.避免了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人多次審批的問題。高校固定資產(chǎn)管理的目的一方面要保障固定資產(chǎn)安全，另一方面要服務(wù)于師生，盡量減少師生固定資產(chǎn)報(bào)增、報(bào)廢過程中不必要的麻煩。平臺(tái)啟用前，實(shí)際報(bào)賬人需要在資產(chǎn)管理人員審核及網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單生成時(shí)多次找項(xiàng)目審批人審批，經(jīng)辦人需要很長(zhǎng)時(shí)間完成支付，平臺(tái)啟用后，實(shí)際報(bào)賬人只需在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單生成后找項(xiàng)目審批人審批，提高了經(jīng)辦人的工作效率，減少了不必要的麻煩。

3.優(yōu)化了固定資產(chǎn)管理流程，促進(jìn)了財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門等的相互配合。高校固定資產(chǎn)管理工作一般實(shí)施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分類管理、分級(jí)使用、責(zé)任到人”的管理原則，需要資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)保管（或使用）人等部門或人員的共同參與。平臺(tái)啟用后，資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門增加了核對(duì)固定資產(chǎn)明細(xì)賬的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理的相互配合，把好了固定資產(chǎn)管理的資金籌集、使用的關(guān)口，確保了高校固定資產(chǎn)的安全、完整，資產(chǎn)明細(xì)信息可以為下一年的固定資產(chǎn)預(yù)算提供依據(jù)，進(jìn)而減少固定資產(chǎn)的閑置浪費(fèi)。

五、高校固定資產(chǎn)管理未來發(fā)展的建議

1.加強(qiáng)高校部門間固定資產(chǎn)的共享使用，減少固定資產(chǎn)的閑置浪費(fèi)。固定資產(chǎn)閑置浪費(fèi)的現(xiàn)象在國(guó)內(nèi)高校普遍存在，由于經(jīng)費(fèi)獨(dú)立管理，高校師生在購(gòu)置固定資產(chǎn)時(shí)，往往只考慮本部門或個(gè)人項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，而沒有考慮學(xué)校層面的整體規(guī)劃，師生在選購(gòu)固定資產(chǎn)時(shí)更傾向于高價(jià)格、高檔次、高標(biāo)準(zhǔn)的資產(chǎn)，同時(shí)，不同項(xiàng)目組之間也易于重復(fù)購(gòu)置相同資產(chǎn)，導(dǎo)致了資源浪費(fèi)。因此，高校資產(chǎn)管理部門應(yīng)按照國(guó)有資產(chǎn)管理信息化的要求，對(duì)資產(chǎn)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，建立統(tǒng)一的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，各資產(chǎn)二級(jí)使用單位應(yīng)當(dāng)按各資產(chǎn)分管部門的要求，及時(shí)將資產(chǎn)增減等變動(dòng)信息錄入管理信息系統(tǒng)，資產(chǎn)分管部門應(yīng)及時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行分析、匯總，評(píng)估，提高固定資產(chǎn)的利用率，減少固定資產(chǎn)的閑置浪費(fèi)。

2.建立合同管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理一體化的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。高校固定資產(chǎn)管理項(xiàng)目復(fù)雜，涉及采購(gòu)、入庫(kù)、報(bào)增、入賬等多個(gè)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)管理不到位，都將影響整個(gè)學(xué)校固定資產(chǎn)的管理水平。大型以及分期付款的設(shè)備需要從合同管理上進(jìn)行控制，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)共享合同信息，才能有效避免資產(chǎn)管理部門入賬不及時(shí)、財(cái)務(wù)部門重復(fù)付款等情況的發(fā)生。因此，建立合同管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理一體化的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是未來資產(chǎn)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)。由于資產(chǎn)分類不統(tǒng)一，資產(chǎn)管理部門使用的資產(chǎn)分類編碼與財(cái)務(wù)部門的資產(chǎn)分類會(huì)計(jì)科目不一致，其中，資產(chǎn)管理部門使用的是教育部高等教育司編制的《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼》，財(cái)務(wù)部門使用的是《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》。以儀器設(shè)備為例，設(shè)備儀器分為儀器儀表、機(jī)電設(shè)備、電子設(shè)備、印刷機(jī)械、衛(wèi)生醫(yī)療器械、文體設(shè)備、行政辦公設(shè)備共七大類，而財(cái)務(wù)部門儀器設(shè)備只分為專用設(shè)備和一般設(shè)備兩類。因此，資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，理順資產(chǎn)分類，通過信息化的手段加強(qiáng)信息互動(dòng)，提供基礎(chǔ)信息保障，為固定資產(chǎn)對(duì)賬和清查工作提供支持。

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（作者單位：西南交通大學(xué) 四川成都 610031）

[作者簡(jiǎn)介：徐云麗（1962—），女，吉林四平人，西南交通大學(xué)資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處副處長(zhǎng)，高級(jí)會(huì)計(jì)師，主要研究方向高校資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理；王家順（1985—），男，山東蓬萊人，西南交通大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)電算化科副科長(zhǎng)，主要研究方向高校財(cái)務(wù)信息化。通信作者：王家順]

（責(zé)編：若佳）