醫(yī)學(xué)裝備管理中規(guī)范物資清查的研究

任慶惠　張和華　尹軍

醫(yī)學(xué)裝備管理中規(guī)范物資清查的研究

任慶惠①*張和華①尹軍①

目的：探討分析物資清查中存在的問題，提高醫(yī)學(xué)裝備在使用中的規(guī)范化管理。方法：根據(jù)醫(yī)學(xué)裝備管理現(xiàn)狀，按照物資清查中的具體相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合實際使用情況，采取建立健全管理制度、提升管理人員綜合素質(zhì)、提高醫(yī)療設(shè)備管理質(zhì)量以及加強信息化建設(shè)等方法，并對其予以分析和總結(jié)，完善現(xiàn)有工作制度及工作流程。結(jié)果：經(jīng)實施系列改進措施后，醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理質(zhì)量和控制管理機制逐漸完善，并逐漸趨于科學(xué)化、規(guī)范化、信息化發(fā)展，使工作流程精細(xì)化，制度法制化，并能提高帳物一致性，以助于提升醫(yī)療設(shè)備的使用質(zhì)量，有效提高了醫(yī)療設(shè)備管理工作的效率。結(jié)論：醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理是醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，通過物資清查，科學(xué)規(guī)范醫(yī)學(xué)裝備管理，提高醫(yī)院的整體服務(wù)水平和管理能力。

醫(yī)學(xué)裝備；物資清查；管理；魚骨圖

[First-author’s address] Department of Medical Engineering, Daping Hospital, Institute of Surgery Research, The 3rd Military University, Chongqing 400042, China.

隨著我國醫(yī)療改革不斷的推進和深化，醫(yī)院管理越來越受重視，醫(yī)院需不斷提升服務(wù)水平與管理質(zhì)量、增強自身核心競爭力。醫(yī)學(xué)裝備物資清查工作是醫(yī)院等級評審和國際聯(lián)合委員會(Joint Commission International，JCI)標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，既是對醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、服務(wù)能力和管理水平的綜合評定，也是對醫(yī)院科學(xué)管理、規(guī)范發(fā)展的監(jiān)督和指導(dǎo)[1]。

1　物資清查的目的與清查流程

物資清查主要是對醫(yī)療設(shè)備采購的合法性，配置的科學(xué)性，運行的有效性進行檢查，通過物資清查，找出醫(yī)學(xué)裝備管理工作中存在的不完整、不規(guī)范問題，并針對不足之處制定解決方案，逐一貫徹落實，不僅有益于提升相關(guān)人員的工作能力和水平，更利于進一步提高醫(yī)學(xué)裝備的使用效率[2-3]。

物資清查工作通常為從“內(nèi)”到“外”，從“理論”到“實踐”，從制度中解析設(shè)備購置情況，從購置情況延伸到使用情況，緊密聯(lián)系逐步擴展進行清查，物資清查工作流程如圖1所示。

圖1　物資清查工作流程圖

2　物資清查工作中存在的問題

根據(jù)不同階段出現(xiàn)的問題，可使用魚骨圖表示。魚骨圖可清晰地反應(yīng)問題產(chǎn)生的原因，主要表現(xiàn)為：制度不完善、人員綜合素質(zhì)低、管理質(zhì)量差、信息技術(shù)落后等，在分析問題產(chǎn)生原因的基礎(chǔ)上，設(shè)定改進措施及方法，有效的提高工作效率和管理質(zhì)量[4](如圖2所示)。

圖2　問題主要原因魚骨圖

3　針對問題的改進措施及方法

3.1建立健全設(shè)備管理制度

物資清查過程中，存在設(shè)備管理制度不完善、不健全，制定的制度無根據(jù)，不能溯源等問題。為此，建立健全醫(yī)療設(shè)備管理的相關(guān)制度，建立醫(yī)療設(shè)備分管領(lǐng)導(dǎo)、科主任、設(shè)備管理員崗位責(zé)任制，明確崗位責(zé)任分工，醫(yī)院并根據(jù)《軍隊醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)定》、《中國人民解放軍醫(yī)療設(shè)備管理辦法》等，制定“儀器設(shè)備購置管理規(guī)定”、“院所儀器設(shè)備采購流程”等相關(guān)制度，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，貫徹落實誰把關(guān)誰負(fù)責(zé)，確保醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)范，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備管理的制度化，為進一步開發(fā)利用醫(yī)療設(shè)備價值奠定基礎(chǔ)[5-7]。

3.2提升設(shè)備管理人員綜合素質(zhì)

醫(yī)學(xué)裝備管理中普遍存在對設(shè)備管理人員重使用、輕培養(yǎng)的現(xiàn)象，科室設(shè)備很少設(shè)專人分管，管理人員身兼多職或?qū)芾砣藛T缺乏專業(yè)知識培訓(xùn)，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備管理意識淡薄，專業(yè)知識欠缺，工作中存在責(zé)任心不強，對涉及到的技術(shù)難題不鉆研，直接影響醫(yī)療設(shè)備管理 工作的質(zhì)量和效率[8-9]。因此，設(shè)備管理員應(yīng)在工作中應(yīng)結(jié)合實際情況不斷學(xué)習(xí)，增強管理意識，加強與臨床使用科室的溝通，增強醫(yī)務(wù)人員尤其是設(shè)備操作和維修人員對醫(yī)學(xué)裝備管理重要性的認(rèn)識。

3.3提高醫(yī)療設(shè)備管理質(zhì)量

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理部門對單價萬元以上的醫(yī)療設(shè)備進行招標(biāo)談判，在物資清查工作中查看設(shè)備配置的規(guī)范性和合理性，主要體現(xiàn)在對設(shè)備的管理質(zhì)量，應(yīng)及時掌握使用科室申請購置醫(yī)療設(shè)備前對使用成本效益的分析、審批手續(xù)、購置后的預(yù)防性維護保養(yǎng)、送檢計量以及是否存在設(shè)備閑置與久壞未修等情況[10-11]。此外，按照儀器設(shè)備購置相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院對于單價＞50萬元的設(shè)備需進行大型設(shè)備購置可行性論證，重點審查招標(biāo)過程中是否嚴(yán)格把關(guān)按照采購制度進行專家論證，是否提供購置依據(jù)等。若僅簡單從購置合同及其運行使用過程中形成的文字圖片資料進行清查，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足清查的要求。需從設(shè)備申請、購置、運行、維護、報廢等各個環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，并確保設(shè)備的使用率和資源的最大利用，所以只有提高醫(yī)療設(shè)備管理質(zhì)量，才能更好的發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的開發(fā)利用價值[12]。

3.4加強醫(yī)療設(shè)備信息化管理建設(shè)

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理部門對購買單價≥800元的儀器設(shè)備進行建賬管理，臺帳內(nèi)容包括設(shè)備的名稱、規(guī)格、單價、使用科室及代理商等基本信息，還應(yīng)包括設(shè)備維修、報廢信息的記錄，屬于不斷更新的動態(tài)過程[13-14]。醫(yī)院引進醫(yī)院資源規(guī)劃(hospital resource plans，HRP)信息化系統(tǒng)，利用信息化系統(tǒng)的管理使醫(yī)護人員工作效率明顯提高。抽取5臺新近醫(yī)療設(shè)備從購置、安裝、檔案資料查詢時間、數(shù)據(jù)統(tǒng)計及提取時間進行比較，應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)前后工作效率見表1。

通過應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，醫(yī)療設(shè)備管理工作不斷更新與完善，使分類管理、標(biāo)準(zhǔn)預(yù)防、工作流程更為規(guī)范化，表中顯示出應(yīng)用后醫(yī)療設(shè)備管理的各項關(guān)鍵重要指標(biāo)都有所改善。

醫(yī)療設(shè)備信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠保證臺賬與實物一致性，在物資清查中醫(yī)院為保證臺賬與實物的一致性，要求財務(wù)報銷設(shè)備購置費用前，需先在醫(yī)學(xué)工程科固定資產(chǎn)系統(tǒng)錄入建賬，然后憑醫(yī)學(xué)工程科固定資產(chǎn)單及發(fā)票等資料在財務(wù)財經(jīng)系統(tǒng)進行報銷，報廢設(shè)備同樣需先通過固定資產(chǎn)臺賬下賬，財務(wù)部門利用信息化管理平臺核算后扣除剩余經(jīng)濟成本[15]。通過信息化管理系統(tǒng)各科室可以在信息管理系統(tǒng)內(nèi)的子系統(tǒng)查閱和共享自己科室醫(yī)療設(shè)備的使用信息情況，對于未及時到貨安裝及維修的設(shè)備，使用科室能夠起到督促作用，使賬目明確，管理規(guī)范，有效提高了工作效率。通過臺帳信息可了解設(shè)備質(zhì)量及穩(wěn)定性，還可為購置新設(shè)備提供技術(shù)依據(jù)和支持，避免盲目采購[16-17]。

表1　應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)前后工作效率的比較

表1　應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)前后工作效率的比較

應(yīng)用時間醫(yī)療設(shè)備合同簽訂時間(d)數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計分析生成報表時間(min)應(yīng)用前6.2±1.52.8±13.6±18.36±0.5應(yīng)用后2.3±0.51.5±0.50.8±0.50.5±0.5醫(yī)療設(shè)備安裝驗收時間(d)查詢資料所耗時間(min)

4　結(jié)語

醫(yī)院物資清查工作是對醫(yī)院管理工作的綜合型評定，也是醫(yī)院均衡發(fā)展的基本要求，其中醫(yī)療設(shè)備使用運行情況在醫(yī)院管理中占據(jù)著重要地位，直接反應(yīng)醫(yī)院發(fā)展水平與管理質(zhì)量。建立健全的醫(yī)療設(shè)備管理體制，能夠確保醫(yī)療設(shè)備的正常運行和科學(xué)合理的配置。應(yīng)結(jié)合醫(yī)院自身實際發(fā)展現(xiàn)狀，進一步對醫(yī)療設(shè)備進行成本效應(yīng)評估、風(fēng)險管理、預(yù)防性維護等，從而提高醫(yī)療設(shè)備管理水平，以充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院診療工作中的作用，促進醫(yī)院診療工作的安全和順利進行[18]。

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Study on standardizing the process of inventory and management of medical equipment

REN Qing-hui, ZHANG He-hua, YIN Jun// China Medical Equipment,2016,13(11):125-127.

Objective: To analyze the problems existing in the materials inventory and improve the medical equipment use and management standardization. Methods: According to the situation of medical equipment management and the material inventory of specific standards and combining the actual usage, to establish a sound management system, enhance the quality management ideas, improve the quality of medical equipment management and strengthen information construction method for the analysis and summary, and improve the existing system and work flow. Results: After series of improvement measures, the hospital medical equipment management and quality control management system gradually perfect, and gradually tend to be more scientific, standardized and informationalized. The working process is fine, the system is legalized, and can improve the physical consistency, to help promote the use of medical equipment quality and efficiency. Conclusion: Hospital medical equipment management is an important part of hospital management, through the materials inventory, scientific and standardized management of medical equipment, to improve the service level of hospital and management ability.

Medical equipment; Material inventory; Management; Fishbone diagram

任慶惠,女,(1985- ),本科學(xué)歷，助理工程師。第三軍醫(yī)大學(xué)第三附屬醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科，從事醫(yī)療設(shè)備管理研究。

1672-8270(2016)11-0125-03

R197.39

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2016.11.036

①第三軍醫(yī)大學(xué)第三附屬醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科 重慶 400042

32193474@qq.com

2016-05-22