關(guān)于檔案管理工作的幾點看法

張晗，閆立君，馬靜，關(guān)崴，唐諒

（哈爾濱東安汽車發(fā)動機制造有限公司技術(shù)中心，黑龍江 哈爾濱 150060）

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關(guān)于檔案管理工作的幾點看法

張晗，閆立君，馬靜，關(guān)崴，唐諒

（哈爾濱東安汽車發(fā)動機制造有限公司技術(shù)中心，黑龍江 哈爾濱 150060）

摘 要：文章從檔案工作現(xiàn)狀出發(fā)，從檔案部門的管理模式、如何完善檔案管理制度、建立檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、建立現(xiàn)代化的科研成果管理模式以及對檔案工作人才的培養(yǎng)闡述了對搞好檔案工作的幾點看法，并且對如何利用檔案資源更好地為企業(yè)服務(wù)提出了意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

10.16638/j.cnki.1671-7988.2016.02.063

CLC NO.: U472.1 Document Code: B Article ID: 1671-7988(2016)02-176-03

引言

檔案是原始的歷史記錄，具有很高的查考價值。企業(yè)檔案是特定的形成者在當(dāng)時當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物，不是事后編寫或隨意收集的材料。所以注重原本、原稿，且往往只有一份孤本，是企業(yè)檔案變得更為寶貴的原因之一。我們要利用好寶貴的信息資源，多途徑、多形式的開發(fā)和編研檔案信息，加強檔案管理，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，切實發(fā)揮檔案部門在企業(yè)振興中保駕護航的作用。

1、目前檔案工作的現(xiàn)狀

檔案工作不僅是要收集、整理和保存有價值的檔案信息，并且還要采取各種形式開發(fā)檔案資源，為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。因此，檔案工作不能單純停留在整理和分發(fā)檔案上，更應(yīng)該強化檔案工作的管理職能。目前造成檔案工作管理職能弱化的原因包括領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠?qū)е碌娜瞬帕魇В鄙傧嚓P(guān)部門的支持等。其中檔案人員沒有時間和精力開展檔案管理工作也是原因之一。由于型號研制任務(wù)不斷增加，而檔案人員不能同比增長，因此檔案人員以削弱自身擔(dān)負的管理職能為代價將精力投入到檔案整理事物中，逐漸走進了檔案工作等同于檔案整理的誤區(qū)。由于沒有精力學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，沒有時間摸索檔案工作的規(guī)律和方法，長此以往，檔案整理工作就代替了行政管理職能，其結(jié)果就是削弱了檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督、執(zhí)法和管理的職能。

2、如何加強檔案工作的管理職能

要想強化管理職能，把檔案人員從繁重的檔案整理工作中解脫出來，就要將更多精力放在履行檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和執(zhí)法上，放在探索和調(diào)研檔案工作出現(xiàn)的新情況、新問題上。

2.1 檔案部門的管理模式應(yīng)順應(yīng)生產(chǎn)發(fā)展的現(xiàn)狀

要想加強檔案工作的管理職能，首先應(yīng)從檔案部門自身做起，使檔案部門的管理模式順應(yīng)生產(chǎn)發(fā)展的現(xiàn)狀。當(dāng)前，隨著計算機輔助設(shè)計和應(yīng)用軟件的日益成熟和完善，電子文檔的管理和利用已經(jīng)成為檔案工作的重中之重。我們必須搞好電子文檔的收、管、用，加強檔案部門與設(shè)計生產(chǎn)部門的職責(zé)協(xié)調(diào)，調(diào)整與之不相適應(yīng)的工作模式，適應(yīng)科研生產(chǎn)、數(shù)字化的發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)移工作重點將檔案人員從瑣碎的整理工作中解脫出來。只有這樣，才能更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)，才能為加強檔案工作的管理職能奠定基礎(chǔ)。

2.2 確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念

在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術(shù)，如各種設(shè)計資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。

2.3 完善檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，要做好檔案管理工作，就必須要建立一個完善的檔案管理制度，這樣才能保證檔案管理工作的有效展開和有序進行。通過結(jié)合本單位實際的檔案管理工作情況來建立科學(xué)合理的檔案管理制度，使之能適應(yīng)單位檔案管理工作的需要，這樣才能有效促進單位檔案管理工作的推進。同時，檔案管理制度的建立還要以簡明實用為前提，保證其可行性，避免流于形式。建立檔案管理制度要以簡明易行、方便實用以及良好的可行性為目標(biāo)，這樣才可以在實際的檔案管理工作中充分發(fā)揮其指導(dǎo)性作用，并規(guī)范管理人員的工作行為。另外，制定檔案管理制度對于員工和領(lǐng)導(dǎo)都要有同樣的約束作用。在檔案管理制度實施的過程中，要體現(xiàn)出其嚴肅性和權(quán)威性，避免制度流于性質(zhì)，空有一張文書。

2.4 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性 。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/ T 15 -1995） 、《CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試》（ GB/T17679 - 1999） 、《CAD 電子文件管理》（ GB/T17825.1～10-1999）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T 32-2005）等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關(guān)法律，進一步為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。

2.5 加強與其他各部門檔案工作的協(xié)調(diào)監(jiān)督

我公司設(shè)有設(shè)備科、動力廠、機加廠、裝試廠等多個部門。它們對于檔案工作的順利開展起著重要作用。在實際工作中，檔案工作需要跨部門進行協(xié)調(diào)的任務(wù)很多，單純依靠檔案部門自身來推動檔案工作的深入開展非常艱難。例如，有些企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，事后不能及時歸檔。有的即使歸檔也不注意歸檔原件，經(jīng)常歸檔復(fù)印件。有的領(lǐng)導(dǎo)為了方便工作，把一些重要的資料積壓在手上，并沒有移交檔案部門統(tǒng)一管理。這就容易造成部分設(shè)備資料、產(chǎn)品資料或流失或分散在各個職能部門得不到統(tǒng)一保管。因此，必須有各部門的積極配合和支持，才能實現(xiàn)有效通暢、實時性強的檔案管理。由此可見，各部門要設(shè)立兼職檔案員，由檔案部門對其進行檔案工作指導(dǎo)。通過制度建設(shè)、人員培訓(xùn)和執(zhí)法檢查，促使公司檔案工作的規(guī)范發(fā)展。

2.6 加強對檔案人員的集中培訓(xùn)

加強人才的培訓(xùn)是實現(xiàn)加強職能化管理的前提和重要基礎(chǔ)。檔案管理工作對于檔案管理人員的專業(yè)性和技術(shù)性要求比較高，而且一般還具有比較強的政策性，這就要求檔案管理的工作人員就要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。但是由于認知偏差，認為檔案部門就是收容站，因此對檔案人員不重視學(xué)歷、層次和知識結(jié)構(gòu)的搭配，造成檔案人員素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)不精、待遇也隨之下降，使檔案工作無人能做，無人安心做，給檔案工作的延續(xù)性帶來了嚴重危害，也成為系統(tǒng)發(fā)展檔案工作的阻礙。因此，急需加強從業(yè)人員素質(zhì)，培養(yǎng)一支精良的檔案隊伍。要想充分發(fā)揮檔案作用，加強檔案工作的管理職能，實現(xiàn)其可持續(xù)性發(fā)展，除提高檔案工作的地位，檔案人員要樹立良好的職業(yè)道德，鉆研專業(yè)知識，具備一定編研工作的專業(yè)素質(zhì)，提高檔案編研能力，在工作中善于發(fā)現(xiàn)新情況、掌握新信息、探索新辦法，才能適應(yīng)知識經(jīng)濟環(huán)境下的現(xiàn)代化管理需要，從而加強檔案工作的職能化管理。

2.7 建立現(xiàn)代化的科研成果管理模式

充分利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用現(xiàn)代管理手段加強檔案管理，建立文檔一體化管理系統(tǒng)。實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下的文檔一體化管理，要重新設(shè)置合理的工作流程，將文件和檔案工作的要求一同嵌人管理系統(tǒng)，實現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況?？蒲袡n案管理現(xiàn)代化是科研檔案管理規(guī)范化的重要手段?？蒲袡n案管理規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代化管理理念，所以，檔案工作人員應(yīng)該主動以現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識武裝自己，不斷優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)信息化社會對檔案管理人員的要求。學(xué)習(xí)應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，徹底擺脫長期沿襲的手工管理辦法，盡快依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，從而實現(xiàn)科研檔案管理規(guī)范化。其次，鼓勵電子文件收藏，在收集成果的同時可以收集電子版，以便在局域網(wǎng)上發(fā)布?？蒲袡n案利用形式關(guān)系到它在科研信息中的地位和作用，科研檔案管理部門應(yīng)以“用戶至上”和“周到服務(wù)”為宗旨，充分發(fā)揮科研項目檔案的作用，滿足利用者的要求。辦好科研成果閱覽室，印發(fā)科研項目信息指南，采取多種形式來提供科研項目檔案信息，充分利用計算機檢索目錄，同時加強網(wǎng)絡(luò)安全的管理。

3、結(jié)論

總而言之，企業(yè)的檔案資源已成為企業(yè)快速發(fā)展的動力源之一。企業(yè)發(fā)展的同時又為檔案工作創(chuàng)造了優(yōu)越條件，也提出了新的更高的要求。檔案工作要抓住這個機遇，積極地投入到服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中，真正發(fā)揮自身的存在價值。

參考文獻

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[2] 馮惠玲.主編.電子文件管理教程.[M].

[3] 電子文件歸檔與管理規(guī)范.[M](GB/T 18894-2002).

Opinions on Archives Management

Zhang Han, Yan Lijun, Ma Jing, Guan Wei, Tang Liang
（Center of Technology, Harbin DongAn Automotive Engine Manufacturing Co., Ltd, Heilongjiang Harbin 150060）

Abstract:From the current situation of archives from the archives department of management. how to improve the file management system. Establish technical standards for records management. Establish a modem management model research and archival work to cultivate talents elaborated on the work of a few do well archives view. And how to better use of archival resources made observations for business services.

Keywords:file management; technical standard

作者簡介：張晗，就職于哈爾濱東安汽車發(fā)動機制造有限公司技術(shù)中心。

中圖分類號：U472.1

文獻標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-7988(2016)02-176-03