高校檔案館（室）應(yīng)用微信平臺(tái)開(kāi)展檔案信息服務(wù)研究

吳風(fēng)敏

摘要：本文在對(duì)高校檔案館（室）應(yīng)用微信平臺(tái)的現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化微信平臺(tái)建設(shè)工作；定期更新，提高微信平臺(tái)的更新頻次；挖掘高校特色檔案創(chuàng)新微信平臺(tái)的個(gè)性化服務(wù)等對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校檔案館（室）微信平臺(tái)檔案信息服務(wù)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，移動(dòng)互聯(lián)媒體平臺(tái)異軍突起，它以現(xiàn)代化、電子化的手段，向不特定的大多數(shù)或者特定的單個(gè)人傳遞規(guī)范性及非規(guī)范性信息。2016年1月22日，據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）發(fā)布的第37次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示：截至2015年12月，我國(guó)手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到6.20億，有90.1%的網(wǎng)民通過(guò)手機(jī)上網(wǎng)。[1]另?yè)?jù)騰訊公司2016年第一季度業(yè)績(jī)報(bào)告顯示：微信和We Chat的合并月微信活躍賬戶數(shù)達(dá)到7.62億，比去年同期增長(zhǎng)39%。[2]在微信用戶逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì)下，微信平臺(tái)為企業(yè)、媒體、機(jī)構(gòu)等團(tuán)體用戶和個(gè)人用戶提供信息服務(wù)的功能正日趨多樣化。作為保管高校檔案的重要機(jī)構(gòu)，高校檔案館（室）如何依托微信平臺(tái)，更好地提供服務(wù)，促進(jìn)檔案館（室）的發(fā)展成為我們需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。

一、高校檔案館（室）應(yīng)用微信平臺(tái)開(kāi)展檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀及問(wèn)題

自微信平臺(tái)推出以來(lái)，高校檔案館（室）相繼開(kāi)通了微信平臺(tái)。筆者于2016年10月1日，以“檔案館”、“檔案室”、“檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，剔除名稱包括檔案館（室）但和大學(xué)無(wú)關(guān)的微信公眾號(hào)后，發(fā)現(xiàn)開(kāi)通微信平臺(tái)的高校檔案館（室）共計(jì)28個(gè)。結(jié)合本次調(diào)查的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，筆者主要從整體情況、更新頻次、發(fā)布內(nèi)容等方面，對(duì)高校檔案館（室）微信平臺(tái)進(jìn)行分析。

（一）從整體來(lái)看，高校檔案館（室）微信平臺(tái)開(kāi)通率較低，但是認(rèn)證率相對(duì)較高，且呈東部地區(qū)開(kāi)通數(shù)量高于其他地區(qū)的趨勢(shì)

1.高校檔案館（室）微信平臺(tái)的開(kāi)通率偏低。從開(kāi)通情況看，全國(guó)2560所普通高等學(xué)校中僅有28所開(kāi)通了檔案微信平臺(tái)，僅占1.09%。其中，1219所普通本科院校中27所開(kāi)通了檔案微信平臺(tái)，僅占2.05%，1341所高職（?？疲┰盒Ｖ袃H有1所（菏澤醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校綜合檔案室）開(kāi)通了檔案微信平臺(tái)，僅占0.07%。[3]

2.半數(shù)以上（57.1%）的高校檔案館（室）通過(guò)了微信平臺(tái)的官方認(rèn)證。微信公眾號(hào)通過(guò)實(shí)名認(rèn)證后，其賬號(hào)頭像會(huì)有黃色的“V”字標(biāo)識(shí)，以便用戶檢索。截至2016年10月1日，28個(gè)高校檔案館（室）中通過(guò)微信官方認(rèn)證的有16個(gè)，認(rèn)證率57.1%，分別為福州大學(xué)、東南大學(xué)、重慶大學(xué)、東北農(nóng)業(yè)大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、燕山大學(xué)、山東大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、陜西師范大學(xué)、南京大學(xué)、上海工程技術(shù)大學(xué)、武漢理工大學(xué)、揚(yáng)州大學(xué)、中央財(cái)經(jīng)大學(xué)、北京外國(guó)語(yǔ)大學(xué)、蘭州大學(xué)檔案館（室）。

3.從分布區(qū)域看，東部地區(qū)高校檔案館（室）微信平臺(tái)的開(kāi)通數(shù)量明顯高于其他地區(qū)。在28個(gè)開(kāi)通微信平臺(tái)的高校檔案館（室）中，東部地區(qū)有18個(gè)，占已開(kāi)通高校檔案館（室）的60.7%。微信平臺(tái)上線時(shí)間為2012年8月23日，位于東部地區(qū)的上海交通大學(xué)檔案館于2014年4月7日開(kāi)通檔案微信平臺(tái)，它也是本次調(diào)研首家開(kāi)通微信平臺(tái)的高校檔案館。自上海交通大學(xué)檔案館開(kāi)通微信平臺(tái)以來(lái)，東部地區(qū)相繼有16個(gè)高校檔案館（室）開(kāi)通微信平臺(tái)，為中山大學(xué)、中國(guó)石油大學(xué)、北京外國(guó)語(yǔ)大學(xué)、華東師范大學(xué)、福州大學(xué)、東南大學(xué)、燕山大學(xué)、山東大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、南京大學(xué)、上海工程技術(shù)大學(xué)、揚(yáng)州大學(xué)、天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)、菏澤醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校、中央財(cái)經(jīng)大學(xué)、中國(guó)計(jì)量大學(xué)檔案館（室）。東北地區(qū)3個(gè)，為東北師范大學(xué)、遼寧師范大學(xué)、東北農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館（室）；中部地區(qū)3個(gè)，為中南大學(xué)、華東交通大學(xué)、武漢理工大學(xué)檔案館（室）；西部地區(qū)5個(gè)，為西北工業(yè)大學(xué)、陜西師范大學(xué)、貴州大學(xué)、重慶大學(xué)、蘭州大學(xué)檔案館（室）。

（二）從更新頻次看，高校檔案館（室）微信平臺(tái)的活躍度普遍不高

一是微信平臺(tái)開(kāi)通后，部分高校檔案館（室）的公眾號(hào)停更或者低頻更新，淪為“僵尸賬號(hào)”。如華東師范大學(xué)、東北農(nóng)業(yè)大學(xué)、武漢理工大學(xué)等3個(gè)高校檔案館開(kāi)通微信平臺(tái)后，發(fā)帖數(shù)量為零；中南大學(xué)檔案館、重慶大學(xué)檔案館分別于2015年11月、2015年12月發(fā)布最后一條消息后再也沒(méi)有更新任何信息。中國(guó)計(jì)量大學(xué)檔案館自開(kāi)通微信平臺(tái)以來(lái)，僅2014年發(fā)帖1條，2015年發(fā)帖2條。二是高校檔案館（室）發(fā)帖數(shù)量相對(duì)較少。在28個(gè)高校檔案館（室）的微信平臺(tái)中，發(fā)布消息數(shù)超過(guò)20條的僅10個(gè)，分別為遼師微檔案（162）、西北工業(yè)大學(xué)檔案館校史館（134）、東師檔案（52）、上海交通大學(xué)檔案館（51）、北外檔案館校史館（50）、中山大學(xué)檔案館（46）、同濟(jì)大學(xué)檔案館（38）、燕山大學(xué)檔案館（31）、貴州大學(xué)檔案館校史館（28）、東南大學(xué)檔案館（22）。

（三）從發(fā)布內(nèi)容看，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容較多，特色服務(wù)工作內(nèi)容較少

根據(jù)調(diào)研，28個(gè)高校檔案微信平臺(tái)，基本都涉及檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。其檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作包括檔案服務(wù)、工作動(dòng)態(tài)、通知公告、檔案展覽等，除北京外國(guó)大學(xué)檔案館外，23個(gè)高校檔案館（室）都設(shè)有自定義菜單，14個(gè)高校檔案館（室）自定義菜單內(nèi)都有檔案展覽欄目，分別通過(guò)“檔案精粹”、“專題展覽”、“巡展”欄目展示館藏珍貴歷史檔案。但是在檔案特色服務(wù)工作方面，僅有華東交通大學(xué)、重慶大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)等3個(gè)高校檔案館（室）開(kāi)展了畢業(yè)生檔案在線查詢服務(wù)。

二、高校檔案館（室）應(yīng)用微信平臺(tái)加強(qiáng)檔案信息服務(wù)的對(duì)策

高校檔案館（室）要想充分發(fā)揮微信平臺(tái)的作用，提升服務(wù)質(zhì)量和效能，需要做到以下幾點(diǎn)：

（一）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化微信公眾平臺(tái)的建設(shè)工作

一是呼吁更多的人關(guān)注高校檔案館（室）微信平臺(tái)，可通過(guò)學(xué)校主頁(yè)、各個(gè)新聞發(fā)布欄目分享二維碼、設(shè)置圖標(biāo)或者鏈接、在校園廣告欄內(nèi)設(shè)置醒目標(biāo)志等，鼓勵(lì)廣大師生、校友關(guān)注微信平臺(tái)，也可以通過(guò)qq群、微博、博客等對(duì)微信平臺(tái)進(jìn)行推廣；二是可以在新生入學(xué)、畢業(yè)時(shí)，邀請(qǐng)新老生參觀高校檔案館（室），了解學(xué)籍檔案，體驗(yàn)高校檔案館（室）微信平臺(tái)服務(wù)的便捷性；三是借助微信平臺(tái)開(kāi)展檔案展覽、校史展覽、有關(guān)檔案方面的投票活動(dòng)，以及“關(guān)注有禮”、“檔案知識(shí)調(diào)查有禮活動(dòng)”等，擴(kuò)大影響力。以燕山大學(xué)為例，在國(guó)際檔案日燕山大學(xué)在展廳和微信平臺(tái)同步展開(kāi)主題宣傳活動(dòng)，主要包括《臨近畢業(yè)季，請(qǐng)關(guān)注你的檔案》《檔案有哪些作用》《哪些單位有資格接管檔案》《學(xué)校檔案館可以為您做什么》《檔案與民生》五個(gè)主題，這樣既普及了檔案知識(shí)，又提高了用戶的興趣。最后，微信平臺(tái)也可以征集廣大校友對(duì)平臺(tái)發(fā)展方面的意見(jiàn)、建議等，讓更多的人參與到微信平臺(tái)的建設(shè)中來(lái)。此外，中部、西部、東北部高校檔案館（室）要借鑒東部地區(qū)的經(jīng)驗(yàn)，利用并維護(hù)好微信平臺(tái)。

（二）定期更新，提高微信公眾平臺(tái)的更新頻次

第一，設(shè)置專人負(fù)責(zé)微信平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)。及時(shí)發(fā)布檔案工作動(dòng)態(tài)、通知通告等與檔案工作相關(guān)的信息。更重要的是，要定期發(fā)布高校師生關(guān)注的話題，如在學(xué)生畢業(yè)季，中山大學(xué)檔案館發(fā)布了“畢業(yè)了，檔案怎么辦？別著急，檔案館給您支招”，西北工業(yè)大學(xué)檔案館發(fā)布了“學(xué)生零星檔案發(fā)檔流程”，都在特定時(shí)間及內(nèi)容上引起了高校師生的關(guān)注。第二，分析統(tǒng)計(jì)用戶咨詢的問(wèn)題頻率，對(duì)出現(xiàn)次數(shù)較多的問(wèn)題建立對(duì)應(yīng)的解答信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)微信進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)，以提供全天候的信息服務(wù)。

（三）挖掘高校檔案特色，創(chuàng)新微信平臺(tái)個(gè)性化服務(wù)

除了注意發(fā)布內(nèi)容的表現(xiàn)形式，可綜合運(yùn)用文字、圖片、視頻、語(yǔ)音信息等功能以外，還要注意：一是挖掘特色檔案，凸顯高校檔案存史資政，服務(wù)育人的作用。以南京大學(xué)檔案館微信平臺(tái)為例，其推出的“抗戰(zhàn)70周年專題”展覽以館藏材料為依托，宣揚(yáng)愛(ài)國(guó)主義情懷。又如中山大學(xué)檔案館發(fā)布的《風(fēng)雨同舟·血脈賡續(xù)——國(guó)立中山大學(xué)與私立嶺南大學(xué)歷史圖片展》，都起到了服務(wù)育人的重要作用。二是創(chuàng)新服務(wù)模塊，開(kāi)展檔案特色服務(wù)，如在自定義菜單時(shí)設(shè)置校史展覽、專題展覽、互動(dòng)欄目、畢業(yè)生檔案查詢等，并開(kāi)展畢業(yè)生檔案在線查詢服務(wù)。三是充分運(yùn)用微信的自動(dòng)智能應(yīng)答功能，其功能包括自動(dòng)歡迎語(yǔ)、非人工服務(wù)時(shí)間的消息回復(fù)及關(guān)鍵詞自動(dòng)回復(fù)。[4]可以通過(guò)建立“關(guān)鍵詞自動(dòng)回復(fù)+自定義菜單”設(shè)置微信查詢。[5]以往屆畢業(yè)生為例，學(xué)籍檔案中的錄取登記表、成績(jī)單、畢業(yè)生名冊(cè)是經(jīng)常要查找的，但他們又常常分散于各地，查找多有不便，利用微信平臺(tái)進(jìn)行咨詢服務(wù)十分必要。

參考文獻(xiàn)：

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[3]2015年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)[EB/OL].[2016- 7- 6].http：//www.moe.edu.cn/srcsite/A03/s180/ moe_633/201607/t20160706_270976.html.

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作者單位：河北地質(zhì)大學(xué)綜合檔案室