巧用Excel，解決印刷企業(yè)質(zhì)量管理問(wèn)題

何簡(jiǎn)軍

柏拉圖法，又稱排列圖法或主次因素分析法，是一種分析方法。其將影響產(chǎn)品質(zhì)量的諸多因素羅列出來(lái)，再按照某種質(zhì)量特性值的大小或出現(xiàn)頻次的多少進(jìn)行排列，繪制出柏拉圖。柏拉圖能根據(jù)質(zhì)量特性值的大小和因素的多少確定影響問(wèn)題的關(guān)鍵因素，從而指出問(wèn)題的原因所在和主次關(guān)系，可用來(lái)進(jìn)行產(chǎn)品的質(zhì)量分析和質(zhì)量改善。一般可借助Excel軟件來(lái)繪制柏拉圖，然而就筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，很多印刷企業(yè)的質(zhì)量管理者并不能熟練使用Excel，還停留在數(shù)據(jù)的初級(jí)錄入階段或只能制作比較簡(jiǎn)單的圖表，更不用說(shuō)借助Excel繪制柏拉圖了。

本文中，筆者將以Excel 2013為例，和大家一起探討繪制柏拉圖的方法及其在印刷企業(yè)質(zhì)量管理中的運(yùn)用。

巧用Excel，繪制柏拉圖

1.處理數(shù)據(jù)

以某印刷企業(yè)某統(tǒng)計(jì)月度內(nèi)印刷質(zhì)量缺陷發(fā)生的次數(shù)為例，在Excel中輸入原始數(shù)據(jù)，并將原始數(shù)據(jù)按照B列降序排列。

為便于數(shù)據(jù)處理，需要在數(shù)據(jù)的右側(cè)加入“累計(jì)百分比”和“橫軸次坐標(biāo)”兩列數(shù)據(jù)，作為表格的C列和D列。其中，C列數(shù)據(jù)輸入的公式為：=SUM（B$3：B3）/ SUM（B$3：B$9），代表此不合格項(xiàng)以及之前所有的不合格項(xiàng)的頻次占不合格總頻次的百分比。D列數(shù)據(jù)輸入的公式為：=COUNT（B$3：B3）/ COUNT（B$3：B$9），代表假設(shè)橫坐標(biāo)的終點(diǎn)長(zhǎng)度為1，每種不合格項(xiàng)在橫坐標(biāo)軸上對(duì)應(yīng)的位置（根據(jù)最后的計(jì)算結(jié)果，相當(dāng)于“墨皮”不合格項(xiàng)在橫坐標(biāo)上位置為0～0.143，“色差”不合格項(xiàng)在橫坐標(biāo)上的位置為0.143～0.286，以次類推……）。

為了便于最后圖形的繪制，需要在表頭下插入輔助行（便于畫折線時(shí)使用）。經(jīng)過(guò)處理后的數(shù)據(jù)如圖1所示。

2.生成柏拉圖雛形

選中A3至C9單元格區(qū)域，然后在插入選項(xiàng)中找到“插入圖表”選項(xiàng)，并在左側(cè)圖表類型中選擇“組合”，在右上方選擇“簇狀柱形圖-次坐標(biāo)軸上的折線圖”。在下方選項(xiàng)中將折線圖作為次坐標(biāo)，最后單擊確定，即可在工作區(qū)得到柏拉圖雛形。

3.編輯繪圖區(qū)域數(shù)據(jù)

將圖表標(biāo)題改為“印刷缺陷分布”。單擊圖表區(qū)域的任何位置時(shí)，會(huì)顯示圖表工具選項(xiàng)（如果沒有選中圖表，而是選中了表格的其他位置，如單元格，圖表工具選項(xiàng)可能會(huì)消失，當(dāng)再次點(diǎn)擊圖表區(qū)域時(shí)，圖表工具選項(xiàng)會(huì)再次出現(xiàn)），在圖表工具選項(xiàng)“設(shè)計(jì)選項(xiàng)卡”下，依次單擊選擇添加圖表元素、坐標(biāo)軸、次要橫坐標(biāo)軸，操作完成后的結(jié)果如圖2所示。

右擊做好的圖表，再單擊“選擇數(shù)據(jù)”，會(huì)得到如圖3所示的對(duì)話框。在對(duì)話框中選擇左側(cè)的“系列1”，然后單擊左側(cè)“圖例項(xiàng)（系列）”的“編輯”，隨即會(huì)出現(xiàn)“編輯數(shù)據(jù)系列”對(duì)話框，刪除系列名稱框中的原有內(nèi)容，并輸入“頻次”或者點(diǎn)擊選擇B3到B9單元格，再點(diǎn)擊確定。

選擇“系列2”，同樣單擊左側(cè)“圖例項(xiàng)（系列）”的“編輯”，刪除系列名稱框中的原有內(nèi)容，并輸入“累計(jì)百分比”或者點(diǎn)擊選擇C2至C9單元格區(qū)域，并點(diǎn)擊確定，此時(shí)折線圖的左端已從“0”點(diǎn)開始。然后點(diǎn)擊“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框右側(cè)的“水平（分類）軸標(biāo)簽”中的“編輯”，選取D2至D9單元格區(qū)域，然后點(diǎn)擊確定。

對(duì)繪圖區(qū)域數(shù)據(jù)進(jìn)行以上步驟的的編輯后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這幅圖表越來(lái)越清晰。它代表的是印刷車間的印刷質(zhì)量缺陷情況，其中柱狀圖代表某一種缺陷發(fā)生的次數(shù)，折線圖代表的是累計(jì)百分比，一目了然。

4.編輯坐標(biāo)軸

為了讓圖表更加清晰，我們還要對(duì)坐標(biāo)軸進(jìn)行一些修改。首先右擊次要橫坐標(biāo)的任何位置，選擇設(shè)置坐標(biāo)軸格式，則會(huì)在Excel工作區(qū)的右側(cè)出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的編輯選項(xiàng)，選擇設(shè)置坐標(biāo)軸位置為“在刻度線上”。再找到“標(biāo)簽”選項(xiàng)，設(shè)置標(biāo)簽位置為“無(wú)”。設(shè)置完畢后圖表上將不再顯示次要橫坐標(biāo)刻度。

在圖表上單擊左側(cè)縱坐標(biāo)軸，然后將“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”中的坐標(biāo)軸最小值設(shè)為0，最大值設(shè)為50。再單擊圖表右側(cè)縱坐標(biāo)軸，然后將坐標(biāo)軸選項(xiàng)中的最大值改為1（即100%），為了便于閱讀，可以將主要間隔值設(shè)為0.2，即20%。

5.編輯圖形

為了讓圖形更美觀、柱狀圖更飽滿，并且與折線圖相呼應(yīng)（折線圖同時(shí)以坐標(biāo)軸的0點(diǎn)和柱狀圖第一根柱子的左下角為起點(diǎn)，第一個(gè)折點(diǎn)從第一根柱子的右上角穿出），可以對(duì)圖形進(jìn)行必要的修改。

選中圖表上任意一根柱子，右擊選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”，這時(shí)將系列重疊和分類間距都設(shè)置為“0”。然后單擊左邊的填充與線條，可以對(duì)柱子設(shè)定邊框顏色和邊框?qū)挾取?/p>

到此，印刷工序的印刷缺陷分布柏拉圖就繪制完成了，最終效果如圖4所示。

另外，操作者可以根據(jù)自己的興趣每次只選定一種對(duì)應(yīng)的柱形，單獨(dú)對(duì)每一種不合格項(xiàng)對(duì)應(yīng)的柱形圖設(shè)置不同的填充顏色。也可以根據(jù)需要對(duì)坐標(biāo)軸的字體和文字大小進(jìn)行設(shè)置，也可以選擇是否將數(shù)據(jù)標(biāo)注于圖形上方或標(biāo)注于坐標(biāo)軸下方，以適合不同的場(chǎng)景應(yīng)用。

利用柏拉圖進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量分析

從制作好的圖形上我們可以比較直觀、清晰地看出，“墨皮”“色差”“臟版”是本統(tǒng)計(jì)月度內(nèi)影響印刷質(zhì)量的主要因素，占到了總?cè)毕莸?0%以上。所以在進(jìn)行質(zhì)量改善時(shí)，我們應(yīng)該將主要精力用在對(duì)“墨皮”“色差”“臟版”的原因調(diào)查分析和制定相應(yīng)的改正措施上。這樣做，雖然暫時(shí)忽略了其他質(zhì)量缺陷，卻能以花費(fèi)相對(duì)較少的精力和時(shí)間，最大限度地控制和改善占比較大的主要質(zhì)量缺陷。

本文對(duì)柏拉圖的制作和分析進(jìn)行了闡述，在實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中，柏拉圖同樣適用于印刷企業(yè)的印前及印后工序的質(zhì)量管理分析及質(zhì)量改善活動(dòng)。此外，柏拉圖也可以用來(lái)統(tǒng)計(jì)不合格產(chǎn)品的數(shù)量，或者結(jié)合生產(chǎn)成本，將不合格產(chǎn)品的數(shù)量與價(jià)格相乘獲得質(zhì)量損失金額，制作成質(zhì)量損失柏拉圖。總之，柏拉圖可以根據(jù)不同的需求，以不同的統(tǒng)計(jì)量（因素）進(jìn)行繪制，從而找出有效改進(jìn)的著力點(diǎn)。