應(yīng)用文寫作相似文種辨析

尚艷

（湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院新聞與傳播學(xué)院，湖北武漢430205）

應(yīng)用文寫作相似文種辨析

尚艷

（湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院新聞與傳播學(xué)院，湖北武漢430205）

應(yīng)用文文種數(shù)量豐富的特點(diǎn)，給應(yīng)用文寫作者尤其是初學(xué)者的寫作帶來一定的難度。對應(yīng)用文一些相似文種進(jìn)行辨析，能幫助寫作者正確認(rèn)識應(yīng)用文種的概念、特征及適用范圍，從而寫出規(guī)范、得體的應(yīng)用文。

應(yīng)用文；寫作；文種；辨析

應(yīng)用寫作是指黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和人民群眾在處理公務(wù)和日常生活、交往中產(chǎn)生的社會性認(rèn)識和書寫實踐活動。隨著社會的發(fā)展，應(yīng)用寫作在人們的工作、學(xué)習(xí)和生活中變得日益重要。然而應(yīng)用文種類繁多，許多文種差別細(xì)微，如果不仔細(xì)辨別，就可能會錯用文種，給我們的學(xué)習(xí)、工作和生活帶來諸多麻煩。如何在眾多文種中正確選用文種，是應(yīng)用文寫作者尤其是初學(xué)者經(jīng)常遇到的一個問題。

應(yīng)用文寫作，要求寫作者必須在掌握應(yīng)用文概念和特征的基礎(chǔ)上，對相似文種能分辨清楚，正確選用文種。在應(yīng)用文寫作實踐中，主要有以下幾組應(yīng)用文種易錯用、混用。

一、請示與報告

“請示”和“報告”同屬于上行文，是下級機(jī)關(guān)經(jīng)常采用的文種。但是在具體的行文寫作中，報告和請示錯用現(xiàn)象也比較常見。具體來說二者有以下區(qū)別：

（一）行文目的、作用不同

請示旨在請求上級批準(zhǔn)、指示，需要上級批復(fù)，是陳請性公文，它是為解決某一問題而請求上級機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)，重在“己明”，是問件；報告要向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級詢問，不需上級答復(fù)，重在呈報，因此它是重在“人知”的，是陳述性公文，是閱件。

（二）行文時間不同

請示必須在事前行文，不允許先斬后奏；報告可根據(jù)情況，在事前、事中、事后行文均可。

（三）主送機(jī)關(guān)數(shù)量不同

請示只能寫一個主送機(jī)關(guān)；報告因為不需批復(fù)，有時可寫多個主送機(jī)關(guān)，如在情況緊急需要多級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道災(zāi)情、疫情時。

（四）涉及內(nèi)容及內(nèi)容含量不同

請示只能一文一事；報告可一文一事（如專題報告），也可一文多事（如綜合性報道）。

（五）寫作側(cè)重點(diǎn)不同

雖然都要陳述、匯報情況，請示中所陳述的情況只是作為請示的原因，即使反映情況以及闡述原由所占的篇幅再大，其重點(diǎn)依然是請示事項；但報告的重點(diǎn)只在匯報工作情況，報告中不能夾帶請示事項。

除以上一些主要區(qū)別之外，還有諸如正式印發(fā)請示報送上級時，還應(yīng)在“附注處”注明聯(lián)系人的姓名和電話，以利主送機(jī)關(guān)在必要時查詢，而報告沒有此項要求等區(qū)別。

掌握了以上請示與報告的區(qū)別之后，我們再來看看以下5個具體實例,判斷哪些可以用請示行文，哪些可以用報告行文：

A.某鄉(xiāng)政府?dāng)M行文請求上級撥款修復(fù)水災(zāi)損毀學(xué)校

B.某縣政府?dāng)M行文向上級匯報本縣災(zāi)情

C.某縣政府?dāng)M行文請求上級批準(zhǔn)引進(jìn)肉食品加工自動化生產(chǎn)線

D.黑龍江省人民政府、發(fā)展改革委員會向國務(wù)院報送《黑龍江省“兩大平原”現(xiàn)代農(nóng)業(yè)綜合配套改革試驗總體方案》，請求上級批復(fù)。

E.X市政府?dāng)M行文向上級反映農(nóng)民負(fù)擔(dān)增加的情況。

不難看出，以上五個實例當(dāng)中，A、C、D均對上級有所請求，或是請求上級批準(zhǔn)或請求上級指示，都需上級對請示中的請示事項給予答復(fù)，所以這三項選擇的文種是請示。B和E兩項是下級向上級反映相關(guān)情況，屬于報告中的情況報告，只需讓上級知曉相關(guān)情況并不需要上級答復(fù)，因此這兩項選用的文種應(yīng)是報告。

二、工作報告和情況報告

二者都是下級向上級匯報相關(guān)情況，工作報告需寫明某一階段的工作情況和成績、經(jīng)驗和教訓(xùn)、存在問題，今后開展工作的意見；情況報告則主要反映工作中的突發(fā)事件和重大事件，以反映情況為主。二者的區(qū)別可見下表：

三、請示與請批函、批復(fù)與復(fù)函

辨明這兩組公文的要點(diǎn)在于能正確判斷發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)的關(guān)系，根據(jù)二者的關(guān)系來選定文種。如果二者存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系（上一級黨組織和人民政府與下一級黨組織和人民政府之間的關(guān)系、各級黨組織和人民政府與其直屬機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系），或者指導(dǎo)和被指導(dǎo)關(guān)系（上一級黨組織部門和人民政府業(yè)務(wù)職能部門與下一級黨組織部門和人民政府業(yè)務(wù)職能部門之間的關(guān)系），則選用上下級之間使用的文種行文；如果不是以上兩種關(guān)系則選用平行或者不相隸屬關(guān)系適用的文種行文，如“函”。

（一）請示與請批函

二者對受文單位都有所請求。請批函主要用于平級單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)務(wù)上的主管和被主管關(guān)系單位之間的工作往來。發(fā)文機(jī)關(guān)向主管單位請求批準(zhǔn)有關(guān)事項，主管單位用復(fù)函批準(zhǔn)請求事項。

請示則用于有隸屬關(guān)系的上下級機(jī)關(guān)之間，下級機(jī)關(guān)對某項工作遇到困難需要一定的財力、物力、人力及本單位無力解決的問題，則用請示向上級機(jī)關(guān)行文請求指示批準(zhǔn)。二者的區(qū)別詳見下表：

從上表可看出，請示除了向受文單位請求批準(zhǔn)之外還可以向受文單位對自己不明確、不理解或想變通處理的事情請求指示，請批函只能向受文單位請求批準(zhǔn)相關(guān)事項。

（二）批復(fù)與復(fù)函

批復(fù)和復(fù)函都可以用來答復(fù)來文，不同的是批復(fù)是下行文，復(fù)函則是平行文，答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)的請求事項。二者區(qū)別見下圖：

現(xiàn)在我們在來分析以下具體案例：

A．某縣教育局行文請求市教育局增撥希望工程資金

B．某一企業(yè)向當(dāng)?shù)劂y行請求增加貸款指標(biāo)

C．縣教育局向縣財政局請撥校舍維修經(jīng)費(fèi)

A案例，縣教育局和當(dāng)?shù)氐氖薪逃质巧舷录夑P(guān)系，因此，下級向上級請求批準(zhǔn)某事項選用的文種應(yīng)是請示，當(dāng)?shù)氐氖薪逃纸拥娇h教育局的請示之后應(yīng)用批復(fù)回文。

B案例，由于某企業(yè)和當(dāng)?shù)劂y行不具備上下級關(guān)系，因此選用的文種應(yīng)是函。當(dāng)?shù)劂y行收到某企業(yè)請求增加貸款指標(biāo)的函之后用復(fù)函回文。

C案例，雖然縣教育局對縣財政局有所請求，但是由于縣教育局和縣財政局是平行關(guān)系，因此，選用的文種應(yīng)是是函而不是請示。

四、公告與通告

二者都是告曉性公文，都具有公開性和知照性，主要區(qū)別在以下幾點(diǎn)：

（一）制發(fā)單位的級別不同

公告的發(fā)文機(jī)關(guān)級別高，一般由國家高級權(quán)利機(jī)關(guān)、最高的行政機(jī)關(guān)及其工作部門發(fā)布，地方行政機(jī)關(guān)一般不適用公告，企事業(yè)單位、社會團(tuán)體不能制發(fā)公告。通告的發(fā)文機(jī)關(guān)級別比較低，多由業(yè)務(wù)主管部門發(fā)布。一般來說，行止通告和辦理性通告，多由政府機(jī)關(guān)發(fā)布；知照性通告則任何行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位均可發(fā)布。黨務(wù)機(jī)關(guān)一般較少發(fā)布公告、通告。

（二）行文范圍不同

公告的告曉對象廣泛，即國內(nèi)外；通告的告知對象范圍限制在一定范圍內(nèi)，即社會的有關(guān)方面。

（三）發(fā)布內(nèi)容不同

公告旨在宣布重要事項和法定事項，通告則是公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項而且業(yè)務(wù)性強(qiáng)，通告的使用頻率也比公告高。

（四）發(fā)布的目的不同

公告發(fā)布的目的是告知所發(fā)布的事項，傳達(dá)的信息讓國內(nèi)外都知道；通告發(fā)布的事項不僅讓人知道，而且讓人遵守。

（五）發(fā)布方式不同

公告不以一般公文的行文方式下發(fā)，而是通過新聞媒體如登報、廣播、電視的方式發(fā)布；通告則可根據(jù)實際需要，在公文形式下發(fā)的同時，用新聞媒體發(fā)布，還可以公開。

目前，公告和通告錯用的情況在實踐中存在著較嚴(yán)重的錯用現(xiàn)象，比如小區(qū)物業(yè)張貼的停電停水、補(bǔ)交有線電視費(fèi)等用公告等?，F(xiàn)在我們來分析以下幾個案例：

A.某區(qū)人民政府對國道××改線工程××段建設(shè)用地項目房屋進(jìn)行征收

B.全國人大公布領(lǐng)導(dǎo)人選舉結(jié)果

C.某市發(fā)布市內(nèi)春節(jié)期間禁止燃放煙花爆竹

D.告知即將達(dá)到國家規(guī)定強(qiáng)制報廢年限的機(jī)動車車主辦理注銷登記

根據(jù)以上公告和通告的區(qū)別可知，A、C、D三項由于發(fā)文機(jī)關(guān)級別較低，而且告知在一定范圍內(nèi)，需要有關(guān)人員遵守有關(guān)規(guī)定，因此選用的文種是通告；B項是告知重大事項，發(fā)文機(jī)關(guān)級別比較高，用公告行文。

五、通知與通報

通知和通報都具有告知性，二者具體區(qū)別如下

（一）行文目的不同

通知主要是告知下級機(jī)關(guān)某種工作要求，通報屬于知照性公文，重點(diǎn)在于“報”，不像“通知”那樣以具體的任務(wù)，詳細(xì)的執(zhí)行要求和有關(guān)規(guī)則來指導(dǎo)、推動工作，貫徹執(zhí)行。

（二）內(nèi)容范圍不同

通知內(nèi)容主要是發(fā)布行政法規(guī)或文件，或需要辦理和周知的事項、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)文件，內(nèi)容相對較廣；通報屬于獎勵與告誡性公文，運(yùn)用典型的人物事件及有關(guān)情況對干部和群眾進(jìn)行啟發(fā)教育，指導(dǎo)其工作行為，有關(guān)執(zhí)行要求方面也比通知要深刻，內(nèi)容相對較窄。

通報是上級機(jī)關(guān)經(jīng)常使用的一個文種，主要在一個機(jī)關(guān)或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用；通知則下行、平行均可。

（三）表達(dá)方式不同

通知需要把告知的事項以敘述或說明的表達(dá)方式說清楚，告知何事、怎么做即可，敘述具體，語言平實；通報除簡單告知事項之外，一般還需要對敘述的的典型事件進(jìn)行分析、議論，強(qiáng)調(diào)告知的事項性質(zhì)和重要性。

（四）行文時間不同

通知行文是在通知事項還沒發(fā)生之前，而通報則以事實為前提。

六、工作總結(jié)與工作報告

在寫作模塊上，這兩個文種很相似，都由基本情況-經(jīng)驗教訓(xùn)-今后打算三個要素構(gòu)成，但是這兩個文種目前混用的情況也較為常見，有的教材甚至錯稱為“工作總結(jié)報告”，將兩個文種混成了一個文種。

這二者一個是黨政公文，具有嚴(yán)格的公文格式，一個則是事務(wù)文書，二者在使用范圍、行文規(guī)范及用語方面都存在著較大的差異。具體來說，區(qū)別有以下幾點(diǎn)：

（一）適用范圍不同

工作總結(jié)比工作報告的使用范圍更為廣泛。工作總結(jié)可以是單位、部門、或個人對前一階段的實踐活動進(jìn)行回顧、分析和研究，從中找出規(guī)律性的認(rèn)識從而指導(dǎo)今后實踐而完成的應(yīng)用文書，在適用范圍上可以既是單位、部門也可以是個人的工作總結(jié)。工作報告則是下級向上級匯報過去一段時期的工作情況、做法，經(jīng)驗和不足，只適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或企事業(yè)單位。

（二）行文規(guī)范的不同

工作報告屬于黨政公文，在字體、行間距、落款、日期、印章等方面均嚴(yán)格按照黨政公文的格式要求來行文。工作總結(jié)屬于事務(wù)文書，格式上比工作報告要寬松許多。

（三）寫法不同

工作報告的標(biāo)題嚴(yán)格的按照公文的標(biāo)題來制作，而工作總結(jié)的標(biāo)題既可以寫成公文式的標(biāo)題，如“關(guān)于…….的工作總結(jié)”，也可以采用文章式標(biāo)題形式，單行、雙行標(biāo)題均可。

結(jié)束語方面，工作報告常采用習(xí)慣用語如“特此報告”、“以上報告，請審閱”等做結(jié)語，工作總結(jié)則靈活許多，只需語言簡明扼要即可，既可采用結(jié)束語結(jié)束也可采用結(jié)尾段的形式結(jié)束。

語言方面，工作報告除了具備應(yīng)用文語言的簡明扼要之外，還需具有公文用語莊重、嚴(yán)肅等特點(diǎn)。

當(dāng)然，要寫出規(guī)范、得體的應(yīng)用文，僅僅掌握了一些相似文種的不同點(diǎn)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還須在實踐中多寫多練，多思考多總結(jié)，就如同游泳，僅僅掌握理論知識不能說會游泳了，還需在泳池里多練習(xí)，多撲騰，甚至還可能會嗆點(diǎn)水，這樣才能掌握動作要領(lǐng)，提高游泳技能，游得更深更遠(yuǎn)。