大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與利用服務(wù)研究

杜娟

（黃河水利委員會檔案館，河南 鄭州 450003）

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與利用服務(wù)研究

杜娟

（黃河水利委員會檔案館，河南 鄭州 450003）

大數(shù)據(jù)時代推動了檔案管理和利用服務(wù)的變革，并為之帶來了巨大的機遇和挑戰(zhàn)。本文主要分析了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與利用服務(wù)的現(xiàn)狀，并針對問題提出了建議。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；檔案利用；策略

所謂大數(shù)據(jù)，是指一種需要新的處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。如今，大數(shù)據(jù)已逐漸成為主流的信息來源和數(shù)據(jù)之源。大數(shù)據(jù)的挖掘和分析既能夠幫助政府節(jié)約開支、提高公共服務(wù)能力和文化教育創(chuàng)新能力，也能為企事業(yè)單位提供更科學的決策。隨著時代的發(fā)展，數(shù)據(jù)的快速膨脹已成為一種必然趨勢，并廣泛影響人們的日常工作和生活。大數(shù)據(jù)環(huán)境下發(fā)生的一系列變化勢必引起檔案管理和服務(wù)方式的同步變革，這給檔案管理提出了新的時代課題。如何正確掌握大數(shù)據(jù)的核心價值，從而提升檔案管理的科學性和服務(wù)水平，是實現(xiàn)檔案管理飛躍性發(fā)展亟待解決的問題。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理與利用服務(wù)現(xiàn)狀

1.1 存在的問題

一是人才短缺。未來社會中，檔案的管理和利用都需要通過收集數(shù)據(jù)和精確分析來做出決策，所以，精通計算機技術(shù)且對大數(shù)據(jù)具備專業(yè)的統(tǒng)計、分析能力的管理員和分析員往往起著決定性作用。隨著數(shù)據(jù)的快速積累和發(fā)展，這類專業(yè)人才短缺的問題愈加突出，因此，要注重對此類人才的培養(yǎng)和引進，更要加強對現(xiàn)有技術(shù)人員的培訓力度，才能為今后的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)；二是檔案數(shù)據(jù)管理的安全問題。檔案數(shù)據(jù)是與網(wǎng)絡(luò)、計算機系統(tǒng)直接聯(lián)系的，由于計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞的存在，使其很容易被潛在的病毒感染，嚴重影響檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。此外，我國當前的檔案信息化建設(shè)受傳統(tǒng)檔案管理模式影響較大，信息間分散不流通，檔案數(shù)據(jù)從形成到利用的整個流程管理上缺乏科學性，加上檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識缺失等，都會對檔案數(shù)據(jù)存儲和管理的安全性造成潛在威脅。

1.2 面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)的存取狀態(tài)主要以添加、更新為主，搜索和檢索為輔。隨著數(shù)據(jù)信息的不斷積累，如何在海量數(shù)據(jù)中準確高效、智能快捷地獲取和存儲檔案信息是首要面臨的挑戰(zhàn)；其次，隨著數(shù)據(jù)量的增長，各種數(shù)據(jù)間的聯(lián)系變得愈加緊密，這不僅增加了檔案管理和利用服務(wù)的難度，也引發(fā)了人們對數(shù)據(jù)管理的重視和數(shù)據(jù)管理思想的革新。因此，檔案管理者應(yīng)時刻關(guān)注怎樣有效提高檔案數(shù)據(jù)的管理效率；最后怎樣從海量數(shù)據(jù)中分析出有用的結(jié)果使之更好地為利用者服務(wù)。隨著市場競爭越來越激烈，大數(shù)據(jù)已經(jīng)逐漸成為新的生產(chǎn)資料。但在發(fā)掘大數(shù)據(jù)中有效信息的同時，也不可避免會遇到許多“垃圾信息”，這種“垃圾信息”會嚴重誤導決策。這就需要對海量數(shù)據(jù)進行有效的收集、處理和分析，為管理層和決策者們提供更多有用信息和科學依據(jù)。此外，檔案利用者對檔案數(shù)據(jù)的要求也在不斷提高，越來越關(guān)注大數(shù)據(jù)背后蘊藏的知識。為此，檔案管理部門應(yīng)該與時俱進，改變簡單提供檔案信息的傳統(tǒng)服務(wù)方式，為利用者提供更多相關(guān)知識，這將是檔案管理與利用服務(wù)未來的發(fā)展方向。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理與利用服務(wù)策略分析

第一，技術(shù)的開發(fā)和創(chuàng)新是提高檔案管理與利用效率的先決條件。首先要明確的是，大數(shù)據(jù)的概念不但包括了海量數(shù)據(jù)，更注重解決和利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)。為了進一步優(yōu)化和提高檔案的管理和利用，就必須通過應(yīng)用先進技術(shù)，獲取、存儲、挖掘、分析大數(shù)據(jù)，并在互聯(lián)網(wǎng)帶動下，將傳統(tǒng)的檔案信息資源和大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)的存儲和應(yīng)用技術(shù)等緊密結(jié)合來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的自動化和智能化，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠程在線檢索和利用，從而為決策提供支持和創(chuàng)新，為檔案利用者提供更多方便，并不斷推動檔案管理與利用服務(wù)的發(fā)展和轉(zhuǎn)變。

第二，加強檔案信息資源建設(shè)和共享是提高檔案管理與利用服務(wù)水平的基礎(chǔ)。對于檔案部門來說，資源是基石，是安身立命之根本［1］。檔案工作的焦點應(yīng)放在加強資源建設(shè)上。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，如今的檔案館中數(shù)據(jù)資源的比例逐漸加大，并與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一起成為檔案管理與利用的基礎(chǔ)。要實現(xiàn)檔案管理與利用真正的現(xiàn)代化，就要大力推進傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，即在確保檔案實體及數(shù)字化加工過程中的檔案數(shù)據(jù)安全性的同時盡可能將館藏的傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。此外，大數(shù)據(jù)的本質(zhì)特征要求檔案部門間進行更大程度的合作與共享。但在傳統(tǒng)檔案管理體制下，檔案信息資源往往處于封閉的狀態(tài)，難以被整合與共享。這就需要檔案管理部門逐步打破界限，建立統(tǒng)一的檔案信息資源管理平臺。在這個平臺上，各檔案部門間能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享和共同協(xié)作，并對檔案數(shù)據(jù)實行規(guī)?；?、經(jīng)濟化的管理和利用。

第三，嚴格完善的管理體制和統(tǒng)一的管理規(guī)范是提高檔案管理與利用服務(wù)運作的保障。大數(shù)據(jù)的聚集可以帶來意想不到的信息資源，可以創(chuàng)造出巨大的價值。我們可以在檔案管理工作中充分利用新的信息技術(shù)，對各部門進行統(tǒng)一科學的管理，也就是說每個部門產(chǎn)生的檔案信息都可以借助在線的方式實現(xiàn)共享，但在實際工作中，各部門之間的數(shù)據(jù)不一定愿意共享，這就需要不斷完善現(xiàn)有的檔案管理體制。在此管理體制下可有效加強各檔案部門及各工作環(huán)節(jié)間的溝通與協(xié)調(diào)，從而最大限度地提高檔案信息資源的利用率和檔案管理水平。此外，在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，由于檔案信息量大，結(jié)構(gòu)類型復雜多樣，因此，必須要有統(tǒng)一的管理規(guī)范來保證信息資源管理平臺的有效運轉(zhuǎn)，利用這些統(tǒng)一的規(guī)范將看似無法管理的無序檔案信息變成有法可依的有序管理。只有在此基礎(chǔ)之上，才能將資源、技術(shù)、處理流程等統(tǒng)一起來，做到檔案管理和利用的規(guī)范化運作。

第四，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及服務(wù)是提高檔案管理和利用服務(wù)水平的基本要求。大數(shù)據(jù)時代為人們提供了新的檔案管理和利用對象，而這些電子文件的收集都需要在服務(wù)器和現(xiàn)代化的存儲設(shè)施中進行。隨著檔案數(shù)據(jù)量的快速增長，需要不斷加強檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)與服務(wù)方能應(yīng)對。

3 未來檔案管理與利用服務(wù)展望

3.1 要全面實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理

大數(shù)據(jù)背景下，各部門間應(yīng)該建立辦公局域網(wǎng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動化的辦公環(huán)境，并通過建立和完善一種以檔案數(shù)據(jù)信息為管理內(nèi)容，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳輸為利用方式的新型檔案管理系統(tǒng)［2］，來實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理功能，實現(xiàn)檔案的自動化查詢利用和信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞等。此外，檔案部門還可創(chuàng)建自己的檔案信息管理網(wǎng)頁，用以實現(xiàn)館藏檔案數(shù)據(jù)庫的檢索、瀏覽和下載；實現(xiàn)編研成果和珍貴檔案（照片）的在線展示；登載檔案宣傳報道，檔案相關(guān)的法規(guī)制度及業(yè)務(wù)動態(tài)等。

3.2 要主動做好檔案信息資源預(yù)測和深度挖掘

信息的最大價值就在于挖掘共享性，而檔案作為一種具有鮮明行業(yè)性的信息資源，其價值更多體現(xiàn)在對檔案資源的“用”上。因此，檔案部門要充分挖掘檔案的內(nèi)在價值，為各級領(lǐng)導決策服務(wù)、為單位的經(jīng)營和管理服務(wù)。要履行好這一職責，檔案部門就要緊緊圍繞單位中心工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，深入挖掘館（室）藏檔案信息資源，撰寫出高水平、高價值的編研作品及資料，為人們利用檔案信息資源提供更多便捷。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的未來世界已逐漸表現(xiàn)為數(shù)據(jù)的競爭。大數(shù)據(jù)的廣泛利用推動了整個社會的發(fā)展，但也帶來了新的問題與挑戰(zhàn)。作為檔案管理者，只有積極參與其中，充分發(fā)掘現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源并不斷創(chuàng)新，才能最大程度發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用和價值。

［1］付彩霞.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新［C］.建設(shè)與文化強國相匹配的“檔案強國”論文集，2014.

［2］錢小英.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)探討［J］.信息技術(shù)與信息化，2014（10）.

Research on Archives Management and Utilization Service under the Background of Big Data

Du Juan
(Archives of Yellow River Conservancy Commission,Zhengzhou Henan 450003)

The era of big data promotes the reform of archives management and utilization services,bring?ing great opportunities and challenges.This paper mainly analyzes the status of archives management and the utilizaiton services under the background of big data,and puts forward some suggestions.

Big data;file management;archives utilization;strategy

G271

A

：1671-0037（2016）11-90-2

2016-9-25

杜娟（1984-），女，本科，館員，研究方向：治黃檔案科技信息研究。