人事檔案管理的發(fā)展趨勢研究

馬 欣

黑河市職業(yè)技術(shù)教育中心學校 黑龍江黑河

人事檔案管理的發(fā)展趨勢研究

馬 欣

黑河市職業(yè)技術(shù)教育中心學校 黑龍江黑河

人事檔案作為人力資源資部門的重要工作內(nèi)容， 能夠反映出個人的綜合信息，為企事業(yè)單位正確評價人才提供重要依據(jù)，因此，人事檔案管理工作受到人們越來越廣泛的關(guān)注。本文在分析了人事檔案管理重要性的基礎上，對人事檔案管理的現(xiàn)狀進行了全面剖析，最后提出了人事檔案管理的發(fā)展趨勢，促進企事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。

人事檔案管理；發(fā)展趨勢；措施

一、前言

近年來，我國人事改革制度逐漸深入，企事業(yè)單位對人才管理的認知不斷增加，人事檔案的有效管理顯得尤為重要。人事檔案是由人事部門管理的，記錄了個人在人事管理活動中的政治面貌、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、品德作風等內(nèi)容，是保證人才合理使用、提高人才隊伍素質(zhì)的主要依據(jù)?，F(xiàn)階段，我國人事檔案管理中存在一些問題，制約了人事檔案管理的發(fā)展，無法滿足社會發(fā)展的切實需要。針對以上現(xiàn)象，要總結(jié)人事檔案管理中的不足，提出有效的措施，為人才管理提供參考。

二、人事檔案管理的重要性

隨著人才管理意識的提高，人們加深了對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是對個人的基本信息、工作能力、品德修養(yǎng)等進行綜合評估的工作，作為人力資源機構(gòu)在人員調(diào)配時的參考依據(jù)，是企業(yè)人事管理的重要部分，具有不可或缺的重要地位。加強人事檔案的管理質(zhì)量，構(gòu)建完善的人事檔案管理體制，有效開展人事檔案管理工作，使企業(yè)更全面的評價人才，促進人才的合理配置，能夠有效提高企業(yè)的管理能力，保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）人事檔案管理制度不健全

隨著我國社會市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，人才流動越來越頻繁，我國人事檔案管理的制度不健全，無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。由于人事檔案制度的不健全，人事檔案的管理仍是采取手工管理和經(jīng)驗管理，在收集人事檔案時，工作人員的責任心較差，導致檔案資料歸檔不完整，檔案資料的連續(xù)性較差，檔案管理的執(zhí)行力不及時。檔案的轉(zhuǎn)接過程中，經(jīng)常發(fā)生人事檔案資料丟失的現(xiàn)象，導致現(xiàn)階段的人事檔案資料無法提供一個人的準確信息。

（二）人事檔案管理的意識淡薄

目前，在我國人事檔案的管理中，很多工作人員沒有認識到人事檔案的重要性，對人事檔案管理的資金投入較少，領導對檔案基礎工作的監(jiān)督和檢查不到位，造成人事檔案管理工作的不完整、缺乏科學性，制約了人事檔案作用的發(fā)揮，無法滿足部門工作的需要。現(xiàn)在社會堅持以人為本，企事業(yè)單位只看重個人的能力，忽略了人事檔案的功能，對檔案管理的認識只留在檔案資料的完整和安全的程度，越來越不在意人事檔案管理，導致人事檔案的利用效率低，無法發(fā)揮檔案人才調(diào)控的作用。由于對檔案管理工作的思想認識不夠且資金投入不足，導致檔案事的建設不夠規(guī)范，阻礙了人事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）人事檔案管理工作人員的素質(zhì)水平較低

由于單位領導對人事檔案管理工作的不重視，沒有專職的管理人員進行人事檔案的集中管理，大部分是由其他部門的人員兼職檔案管理工作，且換人比較頻發(fā)，這些新人未經(jīng)專業(yè)的檔案管理培訓，檔案管理水平較低，缺乏專業(yè)的知識和素質(zhì)，檔案管理意識薄弱，直接影響了人事檔案的質(zhì)量，這些人收集的檔案內(nèi)容往往不符合標準，很多檔案的內(nèi)容都是千篇一律，檔案管理手段無法滿足人事管理的需要，無法為人事部門提供個人的真實情況，使得人事檔案的質(zhì)量和作用都達不到要求。

四、人事檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）提高對人事檔案管理的認識

管理部門要提高對人事檔案管理工作的認識，了解人事檔案管理的重要性，提高相關(guān)工作人員的責任心，落實檔案管理人員的待遇。通過有效手段加強領導人員的重視，是促進檔案管理工作的前提，加大對人事檔案管理工作的資金及人力投入，并將人事檔案管理納入議事日程，聘請專業(yè)的人員對檔案資料進行管理并定期檢查。此外，人事檔案管理部門要規(guī)范檔案的管理，保證檔案庫房的設施建設，并為檔案的維護和搶救預留足夠的經(jīng)費，還應在檔案庫房中添置掃描議、計算機，確保檔案資料的安全。

（二）規(guī)范檔案管理工作，完善檔案管理制度

人事檔案管理需要嚴格遵循相關(guān)的規(guī)章制度，企事業(yè)單位要根據(jù)各自發(fā)展的實際情況，規(guī)范檔案管理工作，建立完善的檔案管理工作細則，相關(guān)部門要健全人事管理制度，在檔案的管理、利用等方面制定嚴格的規(guī)定，并從人事檔案的收集、歸檔、節(jié)約等方面做好把關(guān)工作，保證檔案信息的真實性，對檔案的各種行為進行登記入冊，使人事檔案管理有章可循，進而提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和整體水平。

（三）加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段

現(xiàn)代社會要求人事檔案管理必須引進信息化技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，建立以網(wǎng)絡為核心的檔案管理信息化體系，增加檔案管理的資金投入，配備先進的計算機設備，引進現(xiàn)代化技術(shù)，將人事檔案中的各種數(shù)據(jù)快速分類錄入，對圖片、音頻等資料進行保存，建立人事檔案的存儲和檢索系統(tǒng)，使用國家統(tǒng)一標準完善檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享。此外，要在檔案存放庫房中增設除濕機、空調(diào)和檔案密集架，并安裝監(jiān)控設施，保證人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整，實現(xiàn)人事檔案資源的優(yōu)化配置，防止檔案長時間放置后受損。最后，要加強檔案信息的保密系統(tǒng)建設，做好網(wǎng)絡系統(tǒng)中人事檔案信息的保密工作，檔案管理人員要具備高的責任心，對人事檔案數(shù)據(jù)庫備份，避免人為泄密的現(xiàn)象。

五、結(jié)論

綜上所述，我國人事檔案管理現(xiàn)狀表現(xiàn)在：人事檔案管理制度不健全，人事檔案管理的意識淡薄，檔案管理工作人員的素質(zhì)水平較低，限制了人事檔案管理作用的發(fā)揮。企事業(yè)單位要提高對人事檔案管理的認識，規(guī)范檔案管理工作，完善檔案管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段，充分發(fā)揮人事檔案管理的優(yōu)勢，為優(yōu)秀人才的錄用提供依據(jù)，促進人事檔案管理的發(fā)展。

［1］劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望［J］.檔案學研究，2011，05：20-23.