強(qiáng)化檔案意識 提升學(xué)校檔案管理水平

姜慶澤

佳木斯技師學(xué)院 黑龍江佳木斯 154000

強(qiáng)化檔案意識 提升學(xué)校檔案管理水平

姜慶澤

佳木斯技師學(xué)院 黑龍江佳木斯 154000

學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展對學(xué)校整體工作的進(jìn)行具有重要的基礎(chǔ)性作用，提升學(xué)校檔案管理水平是目前學(xué)校發(fā)展的重要工作。本文對學(xué)校檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行描述，通過介紹學(xué)校檔案管理的重要性，提出目前學(xué)校檔案管理工作存在的問題。針對目前學(xué)校檔案管理存在著的學(xué)校相關(guān)人員檔案意識不強(qiáng)、檔案管理技術(shù)水平有待加強(qiáng)、學(xué)校檔案建設(shè)責(zé)任意識不高等問題，筆者提出了要強(qiáng)化檔案意識、建立檔案管理系統(tǒng)、提高檔案管理水平等一系列解決途徑，旨在通過本文提高學(xué)校管理人員對檔案管理工作的重視程度。

學(xué)校檔案；檔案管理；檔案意識

所謂檔案意識是指人們對于檔案和檔案工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會生活各個方面的地位、作用的認(rèn)識?！稒n案法》明文規(guī)定：“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)?！庇謱ｉT規(guī)定了“法律責(zé)任”一章?！稒n案法》的貫徹實施，必然要具體地體現(xiàn)在一切單位、部門及其工作人員在檔案方面應(yīng)該履行的權(quán)利與義務(wù)的行為之中。

一、強(qiáng)化檔案意識提升管理水平的重要性

強(qiáng)化檔案管理意識是提升學(xué)校檔案管理整體水平的重要因素。學(xué)校檔案管理水平提升有利于學(xué)校建設(shè)、教育、教學(xué)、科研等工作的發(fā)展。教學(xué)檔案中會記錄教學(xué)、科研過程中出現(xiàn)的難題、關(guān)鍵點等。學(xué)校檔案管理水平的提升會為學(xué)校學(xué)術(shù)環(huán)境建設(shè)和科研工作提供依據(jù)和資料保障。學(xué)校檔案的其他構(gòu)成部分，例如行政檔案和人員師生檔案的建設(shè)管理會為學(xué)校發(fā)展過程中產(chǎn)生的問題和難處提供解決依據(jù)，使學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程有理可依，有跡可循。

二、現(xiàn)存學(xué)校檔案管理的缺陷

目前我國學(xué)校工作人員的檔案意識已經(jīng)有一定程度的提升，當(dāng)時仍然存在一系列的問題，檔案管理工作的順利進(jìn)行還有很多工作要做。

（一）學(xué)校相關(guān)人員檔案意識不強(qiáng)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校檔案管理工作的重視程度對學(xué)校整體的檔案工作的順利進(jìn)行具有重要的作用，目前我國學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)問題的重視程度仍然不夠，導(dǎo)致學(xué)校缺乏檔案管理人才、工作人員缺乏檔案管理的服務(wù)意識等。相關(guān)人員的檔案管理意識不增強(qiáng)便會導(dǎo)致學(xué)校檔案體系構(gòu)成不健全、檔案留存不完整等問題，這會為學(xué)校將來進(jìn)行問題解決時留下難題。學(xué)校工作人員檔案意識的提高是發(fā)展學(xué)校檔案管理的最重要一環(huán)，“人”是進(jìn)行一切工作的動作發(fā)出者，如果工作人員不能將本職工作重視起來，檔案管理工作發(fā)展的進(jìn)程將會十分緩慢。

（二）檔案管理技術(shù)水平有待加強(qiáng)。學(xué)校檔案管理工作存在信息化程度低，數(shù)字化能力弱等問題。如今是信息化的時代，也是互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理工作已經(jīng)能夠順應(yīng)時代的潮流進(jìn)行不斷地發(fā)展了。目前仍有很多學(xué)校的檔案管理工作停留在所有資料都是紙質(zhì)留存，人工管理的階段。學(xué)校加強(qiáng)檔案管理的過程中可能會出現(xiàn)缺乏專業(yè)的人才、缺乏培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)制等問題，檔案管理人員相互之間對于檔案管理的經(jīng)驗交流少，在技術(shù)水平不高的情況下會導(dǎo)致檔案管理水平發(fā)展緩慢的問題。提升檔案管理水平，重視檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，加強(qiáng)新時期學(xué)校檔案管理水平。

（三）學(xué)校檔案建設(shè)責(zé)任意識不高。工作人員的責(zé)任意識與上文提到問題比較一致，屬于相關(guān)人員的檔案意識，檔案意識可以分成對檔案管理的重視程度和對檔案建設(shè)的責(zé)任意識問題。工作人員提升學(xué)校檔案管理的責(zé)任意識能夠自然加強(qiáng)其對檔案管理中產(chǎn)生的細(xì)節(jié)問題的處理效率和重視程度。在對人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中要提升工作人員的檔案管理素養(yǎng)，使其具備檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識和能力，只有培養(yǎng)更高的檔案知識素養(yǎng)才能進(jìn)一步提升檔案管理意識、重視程度和檔案責(zé)任意識。

（四）缺乏檔案管理系統(tǒng)。在進(jìn)行良好的檔案管理工作后，還需要構(gòu)建檔案管理的完整系統(tǒng)，目前很多學(xué)校缺乏檔案管理系統(tǒng)。只有建立起一整套的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，才能加快管理步伐，提升整體管理工作效率。建立整套的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)需要更加專業(yè)的人才，也需要加強(qiáng)每個工作環(huán)節(jié)的連接性，在每個環(huán)節(jié)連接合理后形成完整的管理體系。

三、提升學(xué)校檔案管理水平的途徑

（一）強(qiáng)化檔案管理意識。學(xué)校檔案管理的發(fā)展離不開人員檔案意識的增強(qiáng)，提升工作人員檔案意識的途徑有很多，例如進(jìn)行專業(yè)人員的培訓(xùn)工作、聘請專業(yè)人員進(jìn)行講座、加強(qiáng)人員經(jīng)驗交流等。目前學(xué)校檔案管理存在工作人員管理水平分布不均等問題，必須提升整體工作水平，均衡管理水平，整體提升工作人員的檔案意識，加強(qiáng)學(xué)校檔案人員的素質(zhì)水平，提高檔案工作效率。

（二）建立檔案管理系統(tǒng)。隨著社會的發(fā)展，學(xué)校檔案工作不再是孤立的，已經(jīng)延伸到學(xué)校行政管理的方方面面，而機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員的配備、所需經(jīng)費等，都是構(gòu)成一個學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，所以整體的系統(tǒng)性越強(qiáng)越強(qiáng)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員的檔案意識就越強(qiáng)，工作效率就越高。在日常教育教學(xué)工作中必須把檔案工作列入議事日程，做到有計劃、有檢查、有總結(jié)。建立整套檔案管理系統(tǒng)可以從校外引進(jìn)高素質(zhì)人才進(jìn)行工作，檔案管理系統(tǒng)涉及檔案的錄入、管理、后期維護(hù)等環(huán)節(jié)，目前的檔案管理系統(tǒng)涉及數(shù)字化的方面比較多，必須提升相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)。

（三）提高檔案管理水平。提升學(xué)校的檔案管理整體水平是一項整體性的工作，在工作過程中必須保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和高質(zhì)量，同時注重工作效率與工作質(zhì)量。學(xué)校檔案管理工作要擺正各項工作的服務(wù)態(tài)度，提高學(xué)校檔案的查全率和查準(zhǔn)率。在工作中要做到對學(xué)校工作的預(yù)見性調(diào)查，通過對學(xué)校各部分人員與整體工作的把握，統(tǒng)一檔案管理的工作環(huán)節(jié)、統(tǒng)一人員能力與素質(zhì)，做好有針對性、有目的性的檔案管理工作。

四、結(jié)語

提升學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校進(jìn)行各項工作的保障，能夠為學(xué)校發(fā)展中出現(xiàn)的難點提供解決方法和歷史資料，檔案管理具有重要的歷史意義。提升檔案管理的重要一環(huán)便是提升相關(guān)人員的檔案意識，提升人員整體素質(zhì)素養(yǎng)，培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才。在數(shù)字化發(fā)展的今天，檔案管理的發(fā)展對學(xué)校整體運行、規(guī)范的構(gòu)建等工作均具有重要的基礎(chǔ)性作用。

［1］許永生.強(qiáng)化檔案意識 提升管理水平［J］.龍巖學(xué)院學(xué)報，2011，S1：122-124.