提高辦公室檔案管理工作效率的思考

陳 騫

山東省日照市疾病預(yù)防控制中心 山東日照 276800

提高辦公室檔案管理工作效率的思考

陳 騫

山東省日照市疾病預(yù)防控制中心 山東日照 276800

辦公室檔案對于單位或企業(yè)都是重要的資料，與辦公室工作密不可分。高效率的檔案管理能夠很大程度上推動單位或企業(yè)順利展開工作。在當(dāng)前社會，信息技術(shù)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)不符合當(dāng)前社會的發(fā)展。所以，對其進(jìn)行改革創(chuàng)新十分必要。本文對目前辦公室檔案管理中存在的問題進(jìn)行了簡單的分析，并提出了提高辦公室檔案管理工作效率的幾點(diǎn)建議，希望能為檔案管理工作提供相應(yīng)的依據(jù)。

辦公室；檔案管理；工作效率

一、引言

在當(dāng)前的21世紀(jì)，是信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代。傳統(tǒng)的個辦公室檔案管理方式在當(dāng)今社會中已經(jīng)不適用，需要進(jìn)行改革與創(chuàng)新。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)也給檔案管理工作提供了新的發(fā)展空間。在過去，辦公室檔案管理系統(tǒng)更加重視“管理”這一過程，而沒有充分對檔案進(jìn)行利用，查閱檔案的方法也較為落后，雖然很多辦公室對于檔案管理工作提高了重視，效果卻并不顯著。因此，在新時(shí)代下，如何做好辦公室的檔案管理，提高工作效率是需要重新思考的熱點(diǎn)問題。

二、當(dāng)前辦公室檔案管理存在的不足

（一）管理意識較低，管理方式落后。造成辦公室檔案管理存在問題的主要原因就是由于我國當(dāng)前辦公室檔案管理的相關(guān)工作人員的管理意識較低。在檔案管理工作中的很多工作人員都是兼職，專業(yè)水平不足，進(jìn)而影響了工作效率與管理方式，在管理過程中沒有科學(xué)的方式，讓檔案管理工作越來越落后。在新時(shí)期，也沒有把現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，和時(shí)代脫節(jié)。

（二）單位或企業(yè)沒有重視檔案管理的重要作用。目前辦公室檔案管理工作的進(jìn)展較慢主要的原因之一就是因?yàn)閱挝换蚱髽I(yè)沒有認(rèn)識到檔案管理的重要作用。檔案是單位或企業(yè)中一個巨大的隱形資源，如果能夠把它合理地進(jìn)行使用，能夠促進(jìn)單位或企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。但是目前很多單位只認(rèn)為檔案管理就是把這些資料進(jìn)行保存，沒有重視對檔案的利用。在管理過程中，只做到了“管理”這個形式，并沒有重視這些檔案的價(jià)值。造成檔案管理工作的實(shí)際意義較低，沒有針對性與實(shí)用性。

（三）網(wǎng)絡(luò)信息化在檔案管理中使用不足。作為辦公室的檔案管理工作人員，需要把每個時(shí)期的不同類型的檔案進(jìn)行整理，如果工作人員還是使用傳統(tǒng)的管理方式，就無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展。目前網(wǎng)絡(luò)信息化在檔案管理中的使用不足，很多地方還有著信息化檔案和紙質(zhì)檔案并存、混亂的情況，需要進(jìn)一步改善。并且，目前辦公室檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的水平還較低，沒有形成一定的規(guī)模，這對于檔案的保存與尋找都有著很大的不便。

（四）檔案管理人員專業(yè)水平不足。目前由于辦公室的檔案管理工作人員的專業(yè)水平較低，導(dǎo)致檔案管理不能符合時(shí)代發(fā)展的需求。因此，提高管理人員的綜合素質(zhì)已經(jīng)十分迫切。信息化時(shí)代需要辦公室的檔案管理工作能夠達(dá)到信息化，這就對工作人員的素質(zhì)有了更高達(dá)要求。如果專業(yè)水平不足，對于檔案管理工作來說有很大的影響。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的建議

（一）建立完善的辦公室檔案管理機(jī)制。單位或企業(yè)的管理人員要幫助檔案管理工作人員建立完善的辦公室檔案管理機(jī)制，讓檔案管理工作能夠發(fā)展的更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。辦公室的檔案管理與企業(yè)的文件有著直接的聯(lián)系，所以可以把它們放在一起進(jìn)行。在管理過程中，設(shè)定獨(dú)立的檔案管理工作時(shí)，把檔案根據(jù)不同的時(shí)間與類型進(jìn)行保存，并把文件進(jìn)行編號，如果需要使用能夠更快的尋找到。并且做好辦公室檔案的保密工作。如果是單位或企業(yè)的重要信息應(yīng)該放在獨(dú)立的地方，并且做好有關(guān)的記錄，在檔案管理工作需要最少兩個工作人員，方面在工作中做好相互監(jiān)督與管理，進(jìn)而讓辦公室檔案工作能夠開展的更加順利。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作意識。在進(jìn)行辦公室檔案管理的工作人員要對管理工作有充分的認(rèn)識，了解檔案管理的基本理論，改變在管理工作中的功利想法與消極的工作態(tài)度。工作人員要積極主動的了解單位或企業(yè)目前的運(yùn)行情況，明確自己的工作職責(zé)與工作目標(biāo)，做好日常工作中檔案的收集與管理，在完成工作后把管理結(jié)果上報(bào)給管理人員，按照實(shí)際情況結(jié)合有關(guān)部門建立信息溝通平臺，讓檔案管理工作更好的進(jìn)行。在工作中，不能盲目和隨意的對檔案進(jìn)行管理，要保證這些資料對單位或企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展切實(shí)有效。提升檔案管理的工作效率，同時(shí)為單位或企業(yè)的建設(shè)添磚加瓦。

（三）建立辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫。目前信息化科技在當(dāng)今社會中已經(jīng)十分成熟，并且企業(yè)的檔案信息量也不斷的提高。過去在檔案管理工作中主要是以手工抄寫與轉(zhuǎn)錄作為主要的工作，和當(dāng)今企業(yè)的發(fā)展需求你已經(jīng)很難符合。所以，建設(shè)一個健全的檔案信息資料庫十分迫切。這是對辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，是新時(shí)代進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)，對于管理工作有著十分重要的作用。使用檔案數(shù)據(jù)庫能夠方方便檔案的存放與查詢，把傳統(tǒng)的管理工作和高新科技緊密結(jié)合，產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)性是數(shù)據(jù)庫，從根本上讓辦公室檔案管理的工作效率得到提高。

（四）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平。目前很多單位或企業(yè)的辦公室檔案管理工作都有著管理人員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)較低的情況。只要讓管理人員的素質(zhì)得到提高，才能讓檔案管理工作更好的進(jìn)行。但是這并不表明要立刻辭退或者改變檔案管理的工作人員。想要提升水平，每個人都需要一個培養(yǎng)的過程。所以，單位或企業(yè)要能夠?qū)n案管理工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，如果頻繁的調(diào)動工作人員，只能讓管理工作的進(jìn)度與工作質(zhì)量造成不利的局面。單位或企業(yè)要加強(qiáng)對于辦公室檔案管理人員工作的培訓(xùn)，并且使用不同的方式來促進(jìn)他們學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識，提升其知識的儲備量。并且對于培訓(xùn)結(jié)果定期進(jìn)行檢查，讓員工有不斷學(xué)習(xí)，提升自己的意識。

四、結(jié)論

綜上所述，辦公室的檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理的主要環(huán)節(jié)，在單位或企業(yè)的管理中的重要性越來越明顯。所以，我們要建設(shè)完善的檔案管理機(jī)制，提升管理意識，并且有效地使用心悸技術(shù)，加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)，從實(shí)際上提升辦公室檔案管理的工作效率。

［1］杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，05：171-172.