不斷加強(qiáng)完善檔案管理的新思考

任春艷黑龍江省黑河市愛輝區(qū)二站鄉(xiāng)人民政府　黑龍江黑河　164332

?

不斷加強(qiáng)完善檔案管理的新思考

任春艷
黑龍江省黑河市愛輝區(qū)二站鄉(xiāng)人民政府黑龍江黑河164332

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，我們的生活也發(fā)生了巨大的改變。越來(lái)越多的新技術(shù)被用于我們的日常生產(chǎn)生活當(dāng)中。從之前的傳統(tǒng)檔案管理方式變成了現(xiàn)在高科技的管理方式。一些計(jì)算機(jī)，智能化等高科技的技術(shù)被用于檔案管理。檔案管理的重要性不言而喻，只有將每一份資料都進(jìn)行嚴(yán)密管理，我們的信息才能更好的為我們服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】加強(qiáng)完善；檔案管理；新思考

一、前言

檔案管理是我們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常實(shí)行的，所有的公司企業(yè)甚至是學(xué)校家庭等地方都離不開檔案管理。檔案管理將我們生產(chǎn)生活中需要的信息進(jìn)行合理的分類與保存，以便我們可以在各種活動(dòng)中順利完成。同時(shí)，檔案管理也可以讓人們的效率得到大大的提升。所以我們必須要不斷的加強(qiáng)完善檔案管理，使其發(fā)揮出更大的作用。

二、我國(guó)檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）對(duì)檔案管理的重視性不夠。檔案管理包括不同類型的檔案的管理。在很多的重要地方都需要建立檔案管理室，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ铍x不開各種檔案，檔案從某種角度上可以說是一個(gè)人區(qū)別與其他人的身份象征。在醫(yī)院，每一個(gè)病人的病情與治療資料等都需要建立檔案然后進(jìn)行管理。而在企業(yè)，人事檔案是十分重要的，它記錄了每一個(gè)員工的具體資料以及平時(shí)的表現(xiàn)記錄等，這些對(duì)員工的工資，升職等十分重要的，上層領(lǐng)導(dǎo)者必須通過這些檔案資料去評(píng)價(jià)一個(gè)人。所以說檔案管理在生產(chǎn)生活中的作用是無(wú)法代替的，但是很多單位以及個(gè)人對(duì)于檔案管理并不是特別的重視，不肯花心思及投入資金與技術(shù)去建立更加完善的檔案管理中心。認(rèn)為檔案管理并不會(huì)發(fā)揮太大的作用，其實(shí)不然，很多的事情必須要通過檔案管理才能解決。還有很多的管理者對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)存在著較大的誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理室的作用就是對(duì)檔案進(jìn)行保存以便日后能過查看。于是便導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展緩慢，工作人員工作效率低下，很多的新興技術(shù)都不能適當(dāng)運(yùn)用到其中。同時(shí)檔案管理的權(quán)限問題等也未得到重視，很多的無(wú)關(guān)人員為了自身私欲隨意查看資料并進(jìn)行更改，這樣做對(duì)于檔案所有者是一種隱私的侵犯。

（二）工作人員的能力與素質(zhì)低下。因?yàn)槿藗儗?duì)檔案管理的不重視，檔案管理在生產(chǎn)生活中的作用也在不斷的下降。與此同時(shí)，因?yàn)榧夹g(shù)及資金投入的不充足，使得檔案管理人員的素質(zhì)也得不到提高，因?yàn)榭萍嫉陌l(fā)展，檔案管理方式也在逐漸發(fā)生著改變，計(jì)算機(jī)，軟件等的融入檔案管理中，使得檔案管理的技術(shù)性也在不斷的提高。然而工作人員并沒有進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)，于是也就不能擔(dān)任這份工作，在檔案管理過程中就會(huì)出現(xiàn)很多的問題。還有的工作人員并沒有職業(yè)責(zé)任感，在工作過程中不去認(rèn)真嚴(yán)肅對(duì)待，于是便會(huì)導(dǎo)致檔案丟失，錯(cuò)誤等的現(xiàn)象。這樣對(duì)于檔案管理的正確性有著極大的破壞，檔案的缺失與錯(cuò)誤很可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)嚴(yán)重的事故危機(jī)。同時(shí)也會(huì)給人們的生活帶來(lái)極大的影響。

（三）檔案管理不規(guī)范。很多的檔案管理還是在使用著傳統(tǒng)的管理方式，也就是將資料記錄到紙本上然后放在固定的地方保存。很多檔案管理的工作人員并不是專業(yè)的管理人員，經(jīng)常身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理做不到盡心盡力，甚至連基本的認(rèn)真仔細(xì)都做不到。傳統(tǒng)的檔案管理方法存在著很多的缺點(diǎn)，如會(huì)占用較多的空間，對(duì)資源造成了一種浪費(fèi)，同時(shí)，檔案資料的查詢，歸納等也較復(fù)雜，甚至錯(cuò)誤率也較高。而如果利用現(xiàn)在的信息化技術(shù)，就會(huì)給檔案管理過程帶來(lái)方便與快捷，同時(shí)可以節(jié)約大量的空間，數(shù)據(jù)也不容易丟失，保存也較為簡(jiǎn)單。現(xiàn)在的檔案管理存在著很多的問題，如資料不全，中途出現(xiàn)破損等。這都是管理過程不規(guī)范的原因。

三、對(duì)于完善加強(qiáng)檔案管理的思考

（一）加大對(duì)檔案管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)者必須對(duì)檔案管理加大重視度，投入足夠的資金去完善檔案管理。通過拖入資金引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和人才，要特別注意管理工作人員的素質(zhì)與技能培訓(xùn)。只有工作人員將心思都放在檔案管理上，才能真正的將檔案管理工作做好。領(lǐng)導(dǎo)者平時(shí)要加大對(duì)檔案管理的日常監(jiān)督，完善制度，約束工作人員的行為，避免出現(xiàn)玩忽職守等的現(xiàn)象。

（二）增加工作人員的職業(yè)素能。定期對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，特別是一些計(jì)算機(jī)知識(shí)與實(shí)踐操作。因?yàn)樾畔⒒臅r(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，人們逐漸離不開智能化與自動(dòng)化。檔案管理中加入計(jì)算機(jī)運(yùn)用，可以節(jié)省很多的資源，同時(shí)也大大加快了作業(yè)的效率。檔案管理工作并不是所有的人都可以勝任的，它需要有較高的專業(yè)技能，同時(shí)還必須熟練掌握當(dāng)今的基本計(jì)算機(jī)知識(shí)。因?yàn)闄n案管理在資料的錄入，分類，保存等都需要計(jì)算機(jī)，同時(shí)，在對(duì)一些資料進(jìn)行分析整理時(shí)，還用到了很多的計(jì)算機(jī)知識(shí)，這些都需要工作人員去學(xué)習(xí)。在檔案管理過程中，還需要工作人員的責(zé)任心與耐心，檔案管理就是對(duì)龐大的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與分類，這極容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而只有有極強(qiáng)責(zé)任心的人才可能最大程度的避免這些問題。同時(shí)，還要設(shè)置嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)于錯(cuò)誤率較高的工作人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，而對(duì)于出錯(cuò)率較低的工作人員則要根據(jù)其工作能力給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。這樣才可以大大提高工作人員的工作熱情，也能有效的制止一些偷懶等的行為。

（三）進(jìn)行規(guī)范的管理。在檔案管理過程中一定要進(jìn)行規(guī)范化。對(duì)于資料要做好保密工作，設(shè)置閱讀權(quán)限，不能隨意更改，必須要以事實(shí)為依據(jù)。在管理過程中，一定要保證資料的完整性，不能造成資料的遺失和損壞，為了防止有的資料在管理過程中遺失或者損壞了，必須對(duì)資料進(jìn)行備份，可以是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份，也可以是文本備份。要嚴(yán)格規(guī)定管理過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)在我國(guó)的檔案管理還存在著很多的問題，而這些問題則是，現(xiàn)問題或是效率過低的原因。檔案管理在我們的生活中有很大的作用，它的發(fā)展與人們是息息相關(guān)的。因?yàn)榭萍嫉牟粩喟l(fā)展，檔案管理的方式也在不斷的發(fā)生著變化，檔案管理工作人員一定要跟上技術(shù)進(jìn)步的腳步，才能在新的世紀(jì)站穩(wěn)腳跟。

參考文獻(xiàn)

［1］智慧，尹彥紅.淺析新形勢(shì)下如何加強(qiáng)人事檔案管理工作［J］.黑龍江檔案，2014，11（3）:111-123.

［2］邵斤.淺談人事檔案管理工作存在的問題及解決對(duì)策［J］.黑龍江檔案，2015，23（11）:234-345.