人事檔案信息化建設(shè)工作的探討

紀(jì)秀玉哈爾濱供水集團(tuán)有限責(zé)任公司供水稽查大隊(duì)　黑龍江哈爾濱　150090

?

人事檔案信息化建設(shè)工作的探討

紀(jì)秀玉
哈爾濱供水集團(tuán)有限責(zé)任公司供水稽查大隊(duì)黑龍江哈爾濱150090

【摘要】人事檔案是個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記載，是對(duì)個(gè)人關(guān)系、學(xué)歷、工作能力、思想品德等方面的最原始記錄，能夠真實(shí)反映個(gè)人能力和閱歷。當(dāng)前人力資源成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中最重要的資源，這也使人事檔案的重要性得以更好的體現(xiàn)出來(lái)，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，因此需要加快人事檔案信息化建設(shè)，更好的促進(jìn)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化建設(shè)；問(wèn)題；措施

人事檔案作為文件材料，是個(gè)人參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的各類(lèi)信息的真實(shí)記錄，具有較好的全面性。同時(shí)人事檔案詳細(xì)的記錄著員工的個(gè)人成長(zhǎng)及思想發(fā)展等內(nèi)容，使人事部門(mén)在使用和選拔人才是具有科學(xué)的依據(jù)，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁﹥?yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也使人事檔案具有明顯的現(xiàn)實(shí)的性和真實(shí)性的特點(diǎn)。而且人事檔案管理工作中，員工和人事檔案保持良好的一致性，員工調(diào)動(dòng)過(guò)程中人員檔案也會(huì)隨其轉(zhuǎn)到新的部門(mén)。另外人事檔案中涉及的內(nèi)容較多，對(duì)于人事檔案材料不得泄露和私自保存，具有較強(qiáng)的機(jī)密性特點(diǎn)。人事檔案的這些特點(diǎn)對(duì)人事檔案管理工作帶來(lái)了較大難度，在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，需要加快推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)，為人事檔案工作的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義

長(zhǎng)期以來(lái)人事檔案都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息，使靜態(tài)人事檔案信息發(fā)展為動(dòng)態(tài)的人事檔案信息，有效的簡(jiǎn)化了人事檔案的管理工作。人事檔案信息化建設(shè)不僅是社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展的必然選擇，利用信息化技術(shù)來(lái)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行管理，進(jìn)一步簡(jiǎn)化了人事檔案管理工作的繁瑣性，加快推動(dòng)了人事信息的整合。利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，不僅檔案管理工作效率會(huì)有大幅度的提升，而且有效的降低了管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，對(duì)檔案信息的查詢(xún)和檢索帶來(lái)了更多的利利，能夠?yàn)楦刹窟x拔和人員考核提供重要的依據(jù)。

二、人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）信息化觀念滯后，管理部門(mén)權(quán)責(zé)不明。一直以來(lái)人事檔案管理模式都具有較強(qiáng)的封閉性，主要是對(duì)單位內(nèi)部的人員檔案進(jìn)行封閉式管理，同時(shí)個(gè)人對(duì)自己的檔案內(nèi)容不具有知情權(quán)。但在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人事制度改革不斷深入，人員流動(dòng)十分頻繁，而且人員職稱(chēng)、考核和學(xué)歷等資料時(shí)時(shí)在變化，這就使人事檔案動(dòng)態(tài)性增強(qiáng)，對(duì)人事檔案更新工作提出了更高的要求，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)工作勢(shì)在必行。但在當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)工作中，由于受傳統(tǒng)觀念影響較深，信息化建設(shè)存在著一定的滯后性。再加之人事檔案管理部門(mén)權(quán)責(zé)不明確，不能及時(shí)對(duì)人事檔案材料進(jìn)行收集，檔案管理工作存在較強(qiáng)的被動(dòng)性，在很大程度上制約了人事檔案信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

（二）信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是人事檔案管理的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)就必須建立規(guī)范機(jī)制。在現(xiàn)有的人事檔案管理工作中，很多單位都從自身利益出發(fā)，分別采用不同的管理模式，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去遵循，各搞一套，自稱(chēng)體系，造成檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)無(wú)法暢通，信息化資源共享也不可能實(shí)現(xiàn)。還有很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)往往只能符合它們本單位的需求，在人才流通迅速的今天，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息的社會(huì)化的需求。

（三）檔案管理信息化人才隊(duì)伍水平整體不高。人事檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要扎實(shí)掌握檔案管理知識(shí)和傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還要掌握分計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)工作中，很大一部分人事檔案管理人員工作仍局限在紙質(zhì)檔案建立和保管工作方面，只是利用計(jì)算機(jī)將簡(jiǎn)單的基本信息進(jìn)行錄入，對(duì)檔案目錄進(jìn)行打印，人事檔案數(shù)字化還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)，檔案管理隊(duì)伍整體水平不高，這對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作帶來(lái)了較大的阻礙。

三、加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程中，要不斷建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，提高各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)、檔案室的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。建設(shè)過(guò)程中充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，積極推擠檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，完善檔案信息資源建設(shè)和數(shù)字化進(jìn)程。同時(shí)建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，盡快在全國(guó)推廣應(yīng)用相對(duì)統(tǒng)一、符合規(guī)范的檔案管理軟件，為檔案信息交換以及檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

（二）建立健全各種規(guī)章制度，加大安全保密力度。在信息化建設(shè)進(jìn)程中，要注重健全各種相應(yīng)的規(guī)章制度，提出比較成熟的行政立法建議，推動(dòng)相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，應(yīng)注重檔案信息安全保障體系的建設(shè)，逐步完善檔案信息安全管理體制。各級(jí)檔案部門(mén)要實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人專(zhuān)管專(zhuān)用，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)有效完整。還要注重對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)工作，提高信息安全意識(shí)，防止泄密、失密等情況的發(fā)生。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。人事檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求。做為人事檔案管理人員，需要加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)的積累，不斷的拓寬自己的知識(shí)面，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)管理軟件知識(shí)的掌握，提高對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用技能，提高自身的綜合技能。同時(shí)還要重視對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，努力提高人事檔案管理人員的思想政治覺(jué)悟和責(zé)任心。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，任重而道遠(yuǎn)，檔案管理人員要認(rèn)清形勢(shì)，積極創(chuàng)造條件，加快推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，為人事檔案的開(kāi)發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

［1］扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策》［J］.工會(huì)論壇（山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)），2011，（02）.

［2］趙凌.淺談人事檔案在現(xiàn)今企業(yè)中的重要性［J］.價(jià)值工程，2015（2）.

［3］顧彩霞.高校人事檔案信息化建設(shè)探析［J］.黑龍江檔案，2011，（01）.